Chapitre 16

Une phase de clôture : ça se prépare !

Dans ce chapitre :

• Qu’est-ce qu’une évaluation postprojet ?
• Comment la préparer tout au long du projet
• Planifier la clôture du projet

Votre projet touche à sa fin, on vous a proposé un nouveau projet, que faites-vous ? L’un de nous a réalisé une étude sur plusieurs projets et il s’est avéré que 90 % d’entre eux ignoraient cette phase de clôture. Ce sont justement ces 90 % qui passent au projet suivant sans se soucier de bien clôturer le précédent. Une petite pensée amicale tout de même pour les 10 % qui s’échinent à clôturer le leur !

Il en est ainsi, la phase de clôture souffre du même phénomène que la phase de planification : ignorée ! Mais poussons plus loin notre analyse et demandons-nous : pourquoi est-elle ignorée ? Dans cette étude, nous avons trouvé les deux raisons principales :

• La clôture d’un projet revient à terminer un nombre incalculable de petits problèmes techniques, administratifs, fonctionnels, ce qui en décourage plus d’un, on peut le comprendre !
• Il se peut que les équipes assignées à notre projet soient appelées sur d’autres tout beaux, tout nouveaux où les challenges d’exécution sont à la hauteur de leurs ambitions.

Malheureusement, les projets à venir vont souffrir presque directement de ce manque de temps passé à clôturer un projet, dans la mesure où le retour d’expérience, ou activité de « post mortem », ne sera pas réalisé et les apprentissages seront définitivement perdus.

Préparer l’évaluation tout au long du projet

Lors de chaque phase (démarrage et préparation, exécution des travaux et clôture du projet), préparez le terrain à la réalisation de l’évaluation postprojet (le chapitre 2 vous dit tout sur les différentes phases d’un projet).

Qu’est-ce qu’une évaluation postprojet ?

Une évaluation postprojet passe en revue les résultats, activités et processus et vous permet :

• D’identifier les réussites et de saluer le travail des participants ;
• De repérer les techniques et approches ayant fonctionné et de prendre les mesures nécessaires pour qu’elles soient réutilisées à l’avenir ;
• De repérer les techniques et approches n’ayant pas fonctionné et de prendre les mesures nécessaires pour qu’elles ne soient pas réutilisées.

C’est une réunion au cours de laquelle vous :

• Faites le bilan de l’expérience acquise grâce au projet ;
• Mettez publiquement en avant la réussite des gens ;
• Assurez les participants de la reprise des pratiques d’excellence lors de futurs projets ;
• Prévoyez d’éviter dans les futurs projets les problèmes rencontrés lors de celui-ci.

Dès le début du projet, veillez à recueillir toutes les informations pertinentes qui serviront lors de la réunion d’évaluation. Pour ce faire, procédez comme suit :

• Indiquez à l’équipe que vous ferez un bilan une fois le projet terminé ;
• Incitez les membres de l’équipe à consigner les problèmes, idées et suggestions au fur et à mesure. Lorsque vous préparez l’ordre du jour de la réunion d’évaluation finale, demandez aux participants de relire ces notes afin de récapituler les thèmes à aborder ;
• Clarifiez les critères de réussite du projet en passant en revue la dernière version des objectifs de votre projet avec les membres de l’équipe ;
• Détaillez la situation dans laquelle s’inscrit votre projet avant le début des travaux (si le projet a pour objectif de changer ou d’améliorer une situation). Vous serez ainsi en mesure d’évaluer les changements avec précision une fois le projet terminé ;
• Tenez vous-même un journal de votre projet et incitez les autres membres de l’équipe à en faire autant.

Démarrage et préparation – Processus d’initialisation du projet

L’évaluation postprojet se prépare dès l’initialisation du projet. Vous devez alors :

• Déterminer les bénéfices que les commanditaires de votre projet voulaient tirer de votre projet lorsqu’ils ont donné leur feu vert (le chapitre 10 traite les commanditaires et autres parties prenantes d’un projet) ;
• Si votre projet est destiné à changer une situation existante, effectuer des relevés préalables pour décrire la situation existante afin de disposer d’un élément de comparaison pour les relevés postérieurs que vous effectuerez une fois le projet achevé.

Démarrage et préparation – Processus de planification et préparation

Toujours en phase de démarrage et préparation, lors du processus de planification et préparation de votre projet, veillez à :

• Identifier les commanditaires que vous pourriez avoir oubliés lors de la phase précédente. Les attentes des commanditaires servent de référence pour définir le succès de votre projet. Vous devez donc les connaître tous avant de démarrer l’exécution des travaux ;
• Décrire clairement et en détail tous les objectifs du projet ;
• Inclure l’activité mener une évaluation postprojet dans votre organigramme technique de projet et prévoir le temps et les ressources nécessaires pour la réaliser (le chapitre 6 vous dit tout sur l’OTP).

Exécution – Processus de surveillance

Ne perdez pas de vue l’évaluation postprojet lors de la réalisation des travaux. Au cours du processus de surveillance, vous devez :

• Dire aux membres de votre équipe qu’il y aura une évaluation postprojet ;
• Encourager les membres de votre équipe à consigner par écrit dans un journal (papier ou électronique) les succès et problèmes rencontrés pendant toute la durée du projet. Consultez le journal lorsque vous proposez des sujets à aborder lors de l’évaluation postprojet ;
• À la fin de chaque phase clé de projet, rédiger des rapports sur les coûts, les charges de travail et le respect du calendrier tout au long du projet (le chapitre 13 décrit en détail le suivi et la transmission de ces informations).

Clôture – Processus de clôture du projet

Enfin, voici les tâches à accomplir lors du processus de clôture du projet pour bien achever de préparer l’évaluation postprojet :

• Si l’un des objectifs du projet était le changement d’une situation existante, effectuer des relevés postérieurs des caractéristiques majeures de cette situation afin de vérifier si cet objectif a été rempli ;
• Obtenir des rapports finaux concernant les coûts, les heures de travail et le respect du calendrier ;
• Sonder les parties prenantes clés afin de savoir si elles estiment que le projet a répondu à leurs besoins et de connaître leur avis sur le travail accompli par l’équipe et le chef de projet.

Planifier à l’avance la clôture du projet

Si vous attendez la fin de votre projet pour commencer à réfléchir à sa clôture, il sera peut-être trop tard pour rassembler toutes les informations et ressources nécessaires. Prévoyez et planifiez donc la clôture dès la préparation du plan initial en procédant comme suit (le chapitre 2 vous dit tout sur le plan de projet) :

• Décrivez clairement et en détail les objectifs de votre projet et identifiez toutes les mesures et caractéristiques objectives pertinentes. Si l’un des objectifs de votre projet est de changer une situation existante, décrivez cette dernière avant de démarrer les travaux afin de pouvoir disposer d’une base comparative pour votre évaluation postprojet.
• Préparez une liste de contrôle de tout ce que vous devez faire avant de clore officiellement votre projet. Voici des éléments pouvant figurer sur cette liste :
  • • Terminer les activités du projet encore en cours ;
  • • Boucler tous les livrables nécessaires ;
  • • Obtenir toutes les acceptations et approbations des résultats du projet, dont celles du ou des client(s) ;
  • • Évaluer la conformité des résultats du projet aux attentes ;
  • • Réaliser toutes les tâches administratives ;
  • • Mettre fin à tous les contrats de biens et de services ;
  • • Faciliter la transition des membres de l’équipe vers leur nouvelle mission ;
  • • S’assurer de l’archivage de tous les documents et livrables du projet dans les sites de stockage appropriés.

Pour chaque élément de la liste de contrôle servant à la clôture du projet, précisez qui va faire quoi, quand et à l’aide de quelles ressources.

• Intégrez les activités liées à la clôture dans votre plan de projet.

  Précisez dans l’organigramme technique de projet toutes les activités de clôture en veillant à prévoir suffisamment de temps et de ressources pour les réaliser (voir chapitre 8).