Chapitre 20
Les dix incontournables en phase d’exécution
Dans ce chapitre :
Deuxième phase de la gestion de projet : réalisation, surveillance et contrôle- Les points forts de la phase d’exécution
Garder le cap décidé en phase de démarrage, contrôler les étapes et les risques, résoudre les problèmes, enregistrer les modifications nécessaires, informer les membres de son équipe… ce chapitre recense les devoirs du chef de projet et les étapes incontournables de la phase d’exécution.
Soyez déterminé
En phase d’exécution, gardez toujours à l’esprit l’objectif initial de votre projet.
Restez focalisé sur la priorité du projet
Dans chaque décision que vous prenez, vous devez être en accord avec la priorité du projet décidée en phase de démarrage.
Votre système d’information
Vous avez créé un système d’information et vous mettez en œuvre le processus de contrôle de votre choix en confirmant régulièrement le plan, en évaluant les performances, en mettant en place des mesures correctives et enfin, en informant votre équipe.
Offrez-vous de la visibilité !
Le mot d’ordre en phase d’exécution est « visibilité » : donnez-vous les moyens de vous en offrir et d’en offrir aux autres : plus vous offrirez de visibilité sur des données, telles que le respect du calendrier du projet, la charge de travail effective, les dépenses du projet, meilleures seront votre gestion et vos décisions.
Soyez hyperréactif face aux problèmes
Résolvez les problèmes dès qu’ils apparaissent, plus vous attendrez, pire sera la situation.
Utilisez un tableau de bord : les gens adorent !
Vous avez établi un plan de communication clair et préparez régulièrement, dans l’idéal une fois par semaine, un rapport d’avancement du projet : utilisez un tableau de bord !
Communiquez clairement et consignez par écrit
Minimiser les réunions en augmente leur productivité, tous vous en seront reconnaissants ! Sachez aussi que la communication peut être source de nombreuses confusions : émettez des messages clairs, factuels et concis et assurez-vous, en retour, que le message a bien été reçu… et consignez tout par écrit !
Suivez et contrôlez les risques de votre projet
Vous avez une liste précise des risques à gérer et avez établi une stratégie de gestion. Vous communiquez régulièrement sur leur existence et leur suivi. De même, vous restez attentif à tout changement de délais, de coût et de contenu du projet. Leur gestion permettra un contrôle des modifications et vous permettra de garder votre projet sur les rails.
Le chef de projet est avant tout un leader
En tant que chef de projet, vous allez devoir développer des compétences de leader afin de mener votre équipe à la réussite : si vous n’êtes pas né avec ce don, vous allez devoir suivre ce vieux dicton que l’un de nous voyait tous les jours dans l’enceinte de sa formation en gestion de projet : « Sois motivé, pose des questions et apprends » !