Chapitre 21
Les dix incontournables en phase de clôture
Dans ce chapitre :
Troisième et dernière phase : comment bien clore un projet ?- Les points forts de la phase de clôture
Trop souvent négligée, la phase de clôture est d’une importance capitale pour bien terminer le projet et capitaliser pour les suivants. Évaluer les résultats obtenus, obtenir l’approbation du client, aider les membres de l’équipe à passer aux missions suivantes, clôturer des comptes, réaliser une évaluation finale et apprendre de ses erreurs… ce chapitre recense toutes les étapes incontournables de la phase de clôture.
La phase de clôture est trop souvent ignorée
Sachez que 90 % des projets ignorent la phase de clôture. La raison est simple : les équipes sont assignées à une autre mission et préfèrent laisser tomber les dernières activités de leur projet qui sont insignifiantes à leurs yeux.
L’évaluation postprojet a de nombreux atouts
Une évaluation postprojet ou « post mortem », permet d’aborder (1) les réussites du projet et les performances des membres de l’équipe, (2) les techniques et approches ayant fonctionné et, enfin, (3) de prendre les mesures nécessaires pour qu’elles soient réutilisées à l’avenir.
Les moments clés de l’évaluation postprojet
Pendant la réunion postprojet, (1) vous faites le bilan de l’expérience acquise grâce au projet, (2) vous mettez publiquement en avant la réussite des gens, (3) vous assurez les participants de la reprise des pratiques d’excellence lors de futurs projets, (4) vous prévoyez d’éviter dans les futurs projets les problèmes rencontrés lors de celui-ci.
L’évaluation postprojet se prépare en phase de démarrage
Une évaluation postprojet se prépare à l’avance. En phase de démarrage, (1) vous consignez par écrit les bénéfices attendus par les commanditaires, (2) vous effectuez un relevé préalable de l’existant, (3) vous décrivez clairement les objectifs du projet, (4) vous conserver bien votre OTP et, enfin, (5) vous incluez vos activités de préparation à l’évaluation postprojet à la fin de chaque phase ainsi qu’à la fin du projet.
L’évaluation postprojet se prépare en phase d’exécution
En phase d’exécution, (1) vous rappelez régulièrement à votre équipe qu’une évaluation postprojet aura lieu et à quel moment et (2) les encourager à consigner par écrit les succès et problèmes rencontrés pendant toute la durée du projet. À la fin de chaque phase, (3) vous réalisez des rapports de clôture de phase sur le respect des coûts, des délais et de contenu du projet.
L’évaluation postprojet se concrétise en phase de clôture
En phase de clôture, vous (1) trouvez des preuves de réalisation de l’objectif, (2) rassemblez les rapports finaux de vos équipes sur les succès, problèmes ainsi que vos relevés sur les coûts, délais et contenu du projet et, enfin, (3) sondez les parties prenantes pour savoir si elles estiment que le projet a répondu à leurs attentes.
La phase de clôture a elle aussi ses objectifs propres
Le fait que vous considériez la phase de clôture comme importante est crucial : encouragez les membres de votre équipe à la voir comme une mission à part entière, dotée de ses propres objectifs.
Sachez offrir une transition en douceur à votre équipe
Aidez les membres de votre équipe à terminer leur mission et à se focaliser sur les autres étapes, en (1) consignant par écrit les contributions des membres de votre équipe, (2) les aidant à trouver une autre mission, (3) annonçant à l’entreprise que le projet est terminé.
Offrez-leur un bouquet final
Soyez créatif pour la fin de votre projet : pensez à afficher dans l’entreprise une petite présentation retraçant le parcours et l’évolution du projet par des photos clés, tous garderont ainsi un excellent souvenir de sa réalisation et l’esprit d’équipe n’en sera que renforcé.