I deklarationen är det ju kostnaderna för föregående räkenskapsår som ska dras av. Inför deklarationen gäller det därför att fortfarande ha koll på vilka kvitton med kostnader som är avdragsgilla. Det finns också schablonavdrag som kan göras utan att det finns kvitton.
I princip är alla kostnader som har ett direkt samband med intäkterna avdragsgilla. Men tolkningarna av avdragsreglerna är inte alltid helt rättvisa eller konsekventa. Dessutom tolkas de mer eller mindre hårt av olika skattetjänstemän och revisorer.
Att någon i samma situation som du fått igenom ett avdrag är inte ett tillräckligt argument för att du ska få igenom samma sak. Avdraget som den andre fick var kanske helt felaktigt och har gått igenom helt enkelt därför att deklarationen inte kollats ordentligt.
Avdrag som godtagits av kammarrätterna och Regeringsrätten kan du däremot hänvisa till i din deklaration. Sådana rättsfall där reglerna tolkats till skattebetalarens fördel kan hjälpa till att ge dig rätt mot Skatteverket. Hänvisa då till numret på det rättsfall där man tolkat skattelagarna på ett sätt som liknar din situation. Sådana rättsfall finns i boken Avdragslexikon och på sajten rattsinfosok.dom.se/lagrummet.
Tänk på att du aldrig straffas för att du drar av en kostnad som du verkligen haft. Det värsta som kan hända är att avdraget underkänns.
Har du aktiebolag har du förhoppningsvis redan bokfört dina avdragsgilla kostnader när det är deklarationsdags. Men det kan finnas kostnader som du haft som privatperson och som du nu i efterhand kan fakturera ditt bolag, exempelvis traktamenten vid övernattningar med 210 kronor per dag.
Även om pengarna inte betalats ut till dig under räkenskapsåret ska bolaget ta upp sådana räkningar i bokslutet för detta år. Beloppet bokförs då som en skuld som bolaget har till bolagsägaren.
Här får du snabb hjälp med en korrekt reseräkning: driva-eget.se/reserakning. Och här med en körjournal: driva-eget.se/korjournal.
Mobilräkningen för en mobil som används både privat och i tjänsten är enligt en tolkning från Skatteverket avdragsgill i sin helhet om det finns en fast månadsavgift för alla samtal.
Någon uppdelning på en privatdel och en tjänstedel behöver då inte göras. Det blir då också fullt avdrag för själva mobilen om den ingår i ett sådant abonnemang, som ofta är bundet i ett eller två år.
Skatteverket slår fast att detta gäller för anställda, alltså även enmansföretagare med aktiebolag. Du som har enskild firma bör också kunna få igenom detta, genom att hänvisa till Skatteverkets ställningstagande med nummer 131 126210-09/111.
Tidigare har kostnader för maskiner, datautrustning och andra inventarier fått delas upp på flera år. Nu får det som kostar mindre än ett halvt prisbasbelopp (drygt 22 000 kronor) dras av på en enda gång.
Men om det finns ett samband mellan det som köpts utgår man ifrån det sammanlagda värdet, exempelvis för konferensbord och stolar som köpts in på en enda gång. Om beloppet ovan överskrids fördelas kostnaden på flera år – med lika mycket per år fördelat under fem år eller med upp till 30 procent första året och sedan 30 procent av restvärdet tills full avskrivning är gjord.
För möbler och andra inventarier som finns i ett kontor hemma har Skatteverket kommit med en tolkning som säger att momsen inte är avdragsgill eftersom de anses tillhöra en privat bostadsfastighet.
Fundera mot slutet av varje räkenskapsår om du ska köpa något som är avdragsgillt. Om du gör inköpet då i stället för i början på nästa år får du ju avdraget ett år tidigare.
En dator som dagligen används i ditt jobb är naturligtvis avdragsgill. På samma sätt är en Ipad avdragsgill, men endast om den är nödvändig för eller underlättar ditt jobb. Dataprogram som du behöver i jobbet är också avdragsgilla för företaget.
Men för den som arbetar hemma och har ett litet företag vid sidan av en anställning kan det bli problem om det bara finns en dator i familjen. Skattegranskarna kan hävda att datorer numera finns i de flesta hem och därför skulle ha köpts även om en familjemedlem inte haft någon firma.
Det är av sådana skäl som det oftast inte går att dra av en tv som finns i hemmet, även om företagaren ibland måste se ett tv-program för sitt företags räkning. En tv på ett kontor bör dock vara avdragsgill om den behövs för verksamheten.
Glasögon och synundersökning kan vara avdragsgilla för företaget och fria från förmånsskatt. Men förutsättningen är att det gäller sådana glasögon som brukar kallas för terminalglasögon, som bara ska användas vid dataskärmen på arbetsplatsen.
För att en konferensresa ska vara avdragsgill måste en rad krav vara uppfyllda: Det måste vara konferens minst sex timmar per dag, och endast en dag per vecka får vara konferensfri. Det gäller också att själva konferensen är det huvudsakliga syftet med resan och att företaget verkligen har nytta av vad som sägs där.
Även en del aktiviteter vid sidan av konferensen kan en egenföretagare få ta på firman. Om personalen i ett företag är på konferens är det inga problem att företaget bekostar sightseeing, någon liten vinprovning eller mindre utflykter. Detta är ju gemensamhetsskapande aktiviteter.
Fast när nöjesinslagen överstiger vad som kan anses normalt kan det bli problem. När ett företag anordnade en kickoffresa till Gotland som kostade 6 000 kronor per person för ett veckoslut blev det bakslag. Skatteverket godtar oftast stora avdragsgilla utgifter för teambuilding, men detta var tydligen över gränsen och betecknades av kammarrätten som alltför lyxbetonat och med för liten anknytning till företagets verksamhet. Företaget fick avdrag endast för intern representation. De anställda fick dock ingen förmånsbeskattning, eftersom det var närvaroplikt på kickoffen.
Men detta rättsfall visar att Skatteverket trots allt godtar vissa nöjesinslag:
En inköpschef reste över ett veckoslut till Paris för en mässa där en stor leverantör deltog. Leverantören bjöd på restaurang- och teaterbesök. Regeringsrätten menade att resan skulle vara skattefri bland annat därför att resan varit till nytta för inköpschefens arbetsgivare och därför att inköpschefen sagt att han varit på mässan under dagtid. Nöjes- och rekreationsinslaget godtogs därför att det inte var större än vad som är normalt vid tjänsteresor i utlandet. (RÅ 1988 ref 30)
Ofta ställs det högre krav på fåmansföretagare än på anställda och storföretag när det gäller att visa att en studieresa varit till nytta för företaget, som i dessa rättsfall:
För fåmansföretagare som arrangerar egna konferenser och studieresor med både studier och privata aktiviteter har ofta halva kostnaden godtagits som avdrag när det varit svårt att dra gränsen mellan privatresa och tjänsteresa.
Du kan kombinera utlandskonferens och semester genom att när konferensen är slut stanna kvar i kanske en vecka till. Vistelsen under extraveckan får du betala själv, men resekostnaden kan i sin helhet dras av i företaget.
Reglerna är generösare för så kallade fria kulturarbetare som ska kunna få avdrag för ”inspirationsresor” även om resan inte direkt leder till en specifik intäkt. Men det måste finnas ett syfte med resan och kostnaderna ska specificeras.
Här är några råd för dig som ska arrangera en avdragsgill resa:
Om du startat en liten enskild firma som du sköter hemifrån, kanske vid sidan av en anställning, finns det ett schablonavdrag för arbetsrum i bostaden. Det gäller arbetsrum för dig som jobbar minst 800 timmar om året i bostaden. Avdraget är 4 000 kronor per år för lägenhet och 2 000 kronor för villa.
I ett aktiebolag kan du i stället utgå ifrån den totala kostnaden för bostaden och dra av den del som gäller arbetsrummet och företagets lagerutrymme. Om bostaden är på 150 kvadrat och arbetsrum och lager är på 15 får 10 procent av totalkostnaden dras av.
Du skriver då räkning till ditt bolag på detta belopp. Du som privatperson får sedan ta upp hyresintäkten från bolaget som inkomst av kapital och då göra ett ”skäligt avdrag” i den privata deklarationen.
En utlandsresa med flyg kan vara avdragsgill även om den huvudsakligen är en semesterresa. Om du under semestern besöker leverantörer och kunder för att göra affärer som du inte kan göra på telefon är flygbiljetten avdragsgill i sin helhet, även om du varit på semester under största delen av utlandsvistelsen.
Även utlandstraktamente för dagarna då du arbetat kan tas upp som avdragsgill kostnad.
Att sponsra en idrottsklubb på samma ort där ditt företag har sin verksamhet är oftast inga problem, men i andra situationer kan det bli det värre. Ditt företag måste få en motprestation för de pengar du betalar för att sponsringen ska gå att dra av. Den stora frågan är då hur motprestationen ska värderas.
Värdet beräknas efter vad det normalt kostar att synas med sitt varumärke på annat sätt än genom sponsorupplägget. Exponeringen i ett programblad kan då jämföras med vad det kostar att annonsera i en lokaltidning.
Om du sponsrar en idrottsförening och får en annons i programbladet och ett antal fribiljetter som du kan använda för att ta med kunderna till matcherna blir det rätt enkelt:
Du tar reda på vad annonsen och biljetterna kostar. Om det priset totalt blir 9 000 kronor och du har sponsrat med 10 000 kronor är 9 000 kronor avdragsgillt och resten en icke avdragsgill gåva. Momsen för sådana sponsorkostnader är inte avdragsgill.
Men fribiljetterna måste verkligen ha utnyttjats och gynnat ditt företag. Det räcker inte med att du haft rätt att få biljetterna.
När motprestationen består i att idrottsmännen haft ditt företags logotyp på matchtröjorna eller att du haft en reklamskylt på läktaren blir det värre. Då blir det en rimlighetsbedömning om marknadsvärdet verkligen är så stort som vad du betalat.
Om företagets verksamhet ligger på samma ort som idrottsklubben spelar på är det lättare att få igenom avdraget eftersom det är uppenbart att reklamen gynnar företaget direkt. Men om företagets verksamhet ligger på annat ställe än där klubben finns blir beviskraven betydligt större.
När det gäller sponsring av kultur kan värdet vara extra svårbedömt. Skådespelarna kan ju knappast ha företagets logotyp på sina kläder. Både då och vid annan sponsring går det att ta till en regel som säger att sponsorkostnaden är avdragsgill om det finns en stark anknytning mellan sponsorn och den sponsrades verksamhet. Dessa rättsfall visar vad som kan godtas:
Frågorna kring kostnaden och skatten är alltså viktiga när du ska ta ställning till om ditt företag ska sponsra. Men den allra viktigaste frågan är ändå på vilket sätt sponsringen stärker företagets image.
Kostnader för restaurangbesök är avdragsgilla om denna representation behövs för affärerna i ditt företag. Även intern representation med anställd är avdragsgill, exempelvis vid planering och förhandling. Även vin och sprit i samband med maten är avdragsgill, och kostnad för mat och dryck vid representation i hemmet går att dra av med schablonbelopp.
Problemet är att endast 90 kronor per person går att dra av. Om kostnaden för representation är större än detta schablonbelopp får du inte heller göra avdrag för momsen på den överstigande kostnaden. Tänk dock på att det enligt råd 32 finns skattefördelar med att låta företaget betala även belopp som överstiger schablonen.
I samband med jubileumsfester och andra arrangemang får 180 kronor per person utöver schablonbeloppet göras för kringkostnader som lokalkostnad, musik och underhållning.
Schablonbeloppet vid personalfester får även göras för anställdas familjemedlemmar och tidigare anställda. Se vidare råd 52.
Gåvor till kunder och leverantörer är avdragsgill representation om det finns ett samband mellan gåvan och givarens verksamhet.
Så fort du betalar för något så tänk efter om det är en kostnad som på något sätt hänger ihop med ditt företag. Gör den det så spara kvittot och sätt in det i företagets verifikationspärm. Notera där direkt vad det är för kostnad, exempelvis namn på dem som varit med vid en representation.
Det är smidigast att betala företagets kostnader med ett särskilt kontokort som företaget har. För att ha extra koll och vänta med betalningen är det allra bäst med ett kontokort där hela månadens utgifter samlas och betalas i efterhand på en gång.