Kapitel 2:
Inventur – Inventar – Bilanz

2.1  Inventur durchführen

Die Gründung eines Handelsgewerbes markiert den Beginn einer Geschäftstätigkeit. Nach § 240 Absatz 1 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, eine Aufzeichnung seiner Grundstücke, seiner Forderungen und Schulden, Bargeldbeträge und seinen sonstigen Vermögensgegenständen zu führen. Hierbei sollen die Werte der einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden angegeben werden.

Diese Verpflichtung der Dokumentation beschränkt sich nicht nur auf die Gründungsphase eines Handelsgewerbes, sondern wird gemäß § 240 Absatz 2 HGB ebenfalls am Ende eines jeden Geschäftsjahres gefordert. Diese schriftliche Erfassung wird als ‌Inventar bezeichnet.

Für die Erstellung eines Inventars ist eine ‌Inventur unerlässlich. Eine Inventur stellt eine körperliche Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden dar. Mittels Messung, Zählung oder Wiegen werden die Werte an einem bestimmten Stichtag ermittelt. In der Regel handelt es sich dabei um den Bilanzstichtag, der gewöhnlich auf den 31.12. jedes Jahres fällt.

Das Vorgehen mit Messen, Zählen und Wiegen ist nicht immer anwendbar, etwa bei Bankguthaben oder Krediten. In diesen Fällen kann die Überprüfung anhand von Kontoauszügen und Vertragsunterlagen erfolgen, was als Beleginventur oder Buchinventur bezeichnet wird.

Angenommen, ein Handelsgewerbe wird am 15. Mai gegründet. Zu diesem Zeitpunkt ist ein Inventar zu erstellen. Wenn der Bilanzstichtag auf den 31. Dezember festgelegt ist, um das Geschäftsjahr zu beenden, wird im selben Jahr ein weiteres Inventar am 31. Dezember erstellt. In den folgenden Jahren liegen dann stets zwölf Monaten zwischen den Inventarerstellungen.

Die ‌Stichtagsinventur beinhaltet eine körperliche Bestandsaufnahme an einem festgelegten Stichtag, beispielsweise dem 31. Dezember. In diesem Fall müssten an einem Tag sämtliche Vermögenswerte und Schulden erfasst werden. Das ist je nach Größe des Unternehmens nicht möglich. Nach § 241 HGB erlaubt der Gesetzgeber Inventurvereinfachungsmethoden, die die Arbeitslast erheblichen reduzieren können.

Gemäß § 241 Absatz 1 HGB wird die Durchführung einer ‌Stichprobeninventur gestattet, sofern der Warenbestand in Bezug auf Art, Menge und Wert mithilfe mathematisch-statistischen Verfahren anhand von Stichproben ermittelt werden kann. Dabei müssen die Ergebnisse dieser Methode mit dem der körperlichen Inventur übereinstimmen. Jedoch sind nicht alle Vermögensgegenstände für diese Methode geeignet. Bei leicht verderblicher Ware oder hochwertigen Produkten wie Maschinen ist die Anwendung der Stichprobeninventur nicht zulässig. Ebenso ist sie nicht angemessen, wenn ein Vermögensgegenstand einem unkontrollierten Schwund, wie beispielsweise Verdunstung, unterliegt. Die Stichprobeninventur ermöglicht zwar Zeitersparnis, jedoch ist ihre Anwendung eingeschränkt und nicht für alle Vermögensgegenstände geeignet.

Gemäß § 241 Absatz 2 HGB ist die ‌permanente Inventur erlaubt. Hierbei wird die körperliche Bestandsaufnahme über das gesamte Jahr verteilt. Als Beispiel könnte der gesamte Fuhrpark am 14. November gezählt und aufgezeichnet werden, obwohl der Bilanzstichtag erst am 31. Dezember liegt. Dieser Zeitraum ist variabel wählbar. Die Erfassung aller Vermögensgegenstände und Schulden muss nicht am selben Tag erfolgen. Dies gewährleistet eine hohe Flexibilität und kann bei vorhandenen Personalkapazitäten durchführt werden. Eine Grundvoraussetzung für diese Methode ist die Führung von Büchern, die Zu- und Abgänge dokumentieren. Nach der Erfassung müssen die Daten bis zum Stichtag fortgeschrieben werden. Der Wert am Stichtag muss mit den Büchern übereinstimmen und durch Belege belegbar sein.

Laut § 241 Absatz 3 HGB stellt die ‌verlegte Inventur eine alternative Methode dar. Diese kann innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten beiden Monate nach dem Bilanzstichtag durchgeführt werden. Weiterführende Erläuterungen zur Bestandsaufnahme des Vorratsvermögens finden sich im Einkommenssteuergesetz R 5.3. (zu § 5 EStG). Wenn die Komplexität des Unternehmens eine Inventur zum Bilanzstichtag aufgrund großer Bestände nicht zulässt, kann diese Methode angewandt werden. Bei einer Inventur nach dem Stichtag ist eine Rückrechnung zum Bilanzstichtag erforderlich. Im Fall einer vorverlegten Inventur muss eine wertmäßige Fortschreibung erfolgen. Das genaue Inventurdatum muss innerhalb von fünf Monaten festgelegt und dokumentiert werden.

Im Falle einer Fortschreibung werden alle Zugänge zwischen Inventur- und Bilanzstichtag addiert, während Abgänge in diesem Zeitraum subtrahiert werden.

Bei einer nachgelagerten Inventur erfolgt eine Rückrechnung. Dies bedeutet, dass die Zugänge zwischen dem Bilanz- und Inventurstichtag subtrahiert und die Abgänge addiert werden.

2.2  Inventar erstellen

Die Ergebnisse der Inventur werden in einem ‌Inventar festgehalten. Gemäß § 241a HGB sind bestimmte Einzelkaufleute von der Inventarerstellung befreit, sofern sie nicht zur Führung einer Buchhaltung verpflichtet sind.

Das Inventar wird in einer Staffelform präsentiert und besteht aus drei Hauptteilen: dem Vermögen, den Schulden und dem Reinvermögen bzw. Eigenkapital.

Das Vermögen unterteilt sich in Anlagevermögen und Umlaufvermögen. Zum Anlagevermögen gehören Vermögensgegenstände mit langfristiger Nutzungsabsicht, wie Maschinen, Fuhrpark und Betriebs- und Geschäftsausstattung. Im Umlaufvermögen sind kurzfristig genutzte Vermögensgegenstände erfasst, zu denen Forderungen, Bankguthaben und Kassenbestände gehören.

Die Schulden gliedern sich in langfristige Schulden wie Hypotheken und Darlehen sowie kurzfristige Schulden wie Verbindlichkeiten aus Lieferung und Leistung.

Die Unterscheidung zwischen langfristigen und kurzfristigen Schulden erfolgt anhand einer Zeitspanne von einem Jahr: Langfristige Schulden haben eine Laufzeit von mehr als einem Jahr, während kurzfristige Schulden innerhalb eines Jahres fällig werden.

Das Reinvermögen wird durch Subtraktion der Schulden vom Vermögen ermittelt. Es stellt somit den reinen Wert dar, der dem Unternehmen nach Abzug aller Verbindlichkeiten verbleibt.

‌Reinvermögen = Vermögen – Schulden

Lernsituation: Herr Bausig hat ein Bauunternehmen. Die Aufträge laufen zur Zeit sehr gut. Er weiß allerdings genau, wie schnell sich dies ändern kann. Von daher hat er beschlossen, die Buchhaltung stärker im Blick zu behalten. Aus diesem Grund lässt er sich von Frau Petryzka, seiner Mitarbeiterin in der Finanzbuchhaltung, die Buchhaltung erklären. Sie zeigt ihm zunächst das Inventar, das nach der Inventur erstellt wurde.

Frau Petryzka erklärt, dass in diesem Inventar jede Position detailliert zu sehen ist. Für jeden Posten brauchen wir Belege, wie Rechnungen, Vertragsunterlagen oder Kontoauszüge.

Sie meinte weiter: »Das Reinvermögen gehört uns. Es ist unser Eigenkapital.« Herr Bausig freut sich, dass es so hoch ist. Frau Petryzka gibt zu bedenken, dass es durch die Gebäude und Maschinen sehr viel gebundenes Kapital im Anlagevermögen gibt. Von daher ist es notwendig, dass das Eigenkapital so hoch ist. Ansonsten könnten sie auch schnell Liquiditätsprobleme bekommen. Im schlimmsten Fall führt das in die Insolvenz.

Diese Aussage erklärt sie noch einmal im Detail: Das Anlagevermögen umfasst langfristige Vermögenswerte, die dazu bestimmt sind, dem Unternehmen über einen längeren Zeitraum zu dienen, normalerweise länger als ein Jahr. Hierzu zählen Grundstücke, Gebäude, Maschinen usw. Diese Vermögenswerte sind oft teuer und haben eine längere Nutzungsdauer. Unternehmen können Eigenkapital nutzen, um das Anlagevermögen zu erwerben oder zu finanzieren. Sie müssen sicherstellen, dass ausreichend Eigenkapital vorhanden ist, um ihre langfristigen Vermögenswerte zu finanzieren, da dies ihre Fähigkeit beeinflusst, Investitionen zu tätigen und langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.

Bei unvorhergesehenen Ereignissen, wie wirtschaftlichen Abschwüngen, Naturkatastrophen oder anderen Krisen, könnte es sein, dass Unternehmen schnell liquide Mittel benötigen. In solchen Situationen kann es schwierig sein, rasch Bargeld zu generieren, insbesondere wenn die Vermögenswerte des Anlagevermögens nicht leicht liquidiert werden können. Das bedeutet, sie können nicht schnell verkauft werden. Daher hilft ein hohes Eigenkapital, um nicht in liquide Schwierigkeiten zu geraten. Eigenkapital ist im Gegensatz zu Fremdkapital unabhängig einsetzbar. Es stärkt die finanzielle Position eines Unternehmens, da es den Spielraum für unvorhergesehene Ausgaben und Engpässe erhöht. Im Gegensatz zum Fremdkapital, das zurückgezahlt werden muss, ist Eigenkapital nicht mit festen Zahlungsverpflichtungen verbunden. Unternehmen können somit auf Eigenkapital zurückgreifen, ohne zusätzlichen finanziellen Druck durch Rückzahlungen in wirtschaftlich schwierigen Zeiten zu erfahren. Die Unabhängigkeit bei der Verwendung von Eigenkapital im Vergleich zu Fremdkapital bedeutet, dass Unternehmen mehr Flexibilität bei der Bewältigung finanzieller Herausforderungen haben.

Herr Bausig ist mit dieser Übersicht zufrieden und fragt, was mit diesem Inventar nun gemacht wird. Frau Petryzka zeigt ihm die Bilanz.

2.3  Aufbau einer Bilanz

Gemäß § 242 Absatz 1 HGB ist jeder Kaufmann dazu verpflichtet, eine Eröffnungsbilanz bei Geschäftseröffnung sowie eine jährliche ‌Bilanz am Bilanzstichtag zu erstellen. Die Bilanz fungiert als Zusammenfassung des Inventars, wobei die detailliert aufgeführten Vermögensgegenstände und Schulden zu Posten zusammengeführt werden. Die Aufstellung der Bilanz zählt zu den Aufgaben des Jahresabschlusses, deren Grundsatz in § 243 HGB erläutert wird. Die Bilanz muss in deutscher Sprache und in Euro aufgestellt werden, wie es § 244 HGB vorschreibt.

In Übereinstimmung mit § 247 HGB werden Anlage- und Umlaufvermögen in Relation zu Eigenkapital und Schulden gesetzt. ‌Rechnungsabgrenzungsposten sind gesondert auszuweisen und werden hier der Einfachheit halber vernachlässigt.

Mehr Informationen über die Rechnungsabgrenzungsposten erfahren Sie hier:

Die Gliederung der Bilanz ist nach § 266 HGB festgelegt. In Bezug auf Kapitalgesellschaften bestehen, abhängig von ihrer Größe, zusätzliche Vorgaben bezüglich der Ergänzung der Bilanz.

Grundsätzlich ist die Bilanz in Kontenform zu erstellen. Dabei werden die aktiven und passiven Bilanzposten in einem Konto nebeneinander aufgeführt. Auf der linken Seite, der Aktivseite, werden die Anlage- und Umlaufvermögensposten erfasst, die auch als Aktivkonten bezeichnet werden. Auf der rechten Seite, der Passivseite, werden Fremd- und Eigenkapitalposten notiert, die als Passivkonten bezeichnet werden.

Die grundsätzliche Struktur der Bilanz sieht wie folgt aus:

2.3.1  Aktiva

Die linke Seite, auch als Aktiva bezeichnet, veranschaulicht die Zusammensetzung des Vermögens. Hier wird aufgezeigt, wie die zur Verfügung stehende Mittel im Unternehmen eingesetzt werden (Mittelverwendung). Die Reihenfolge der Posten auf der Aktivseite erfolgt grundsätzlich unter Berücksichtigung der Liquidität. Das bedeutet, dass sich die Posten, die weiter unten aufgeführt sind, schneller in liquides Geld umwandeln lassen können. Im Gegensatz dazu stehen die Sachanlagen oben als erste Position, da Grundstücke nicht schnell in liquides Geld umgewandelt werden können.

Zum‌ Anlagevermögen zählen:

• immaterielle Vermögensgegenstände, wie gewerbliche Schutzrechte und Lizenzen,

• Sachanlagen, wie Gebäude und Maschinen, technische Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung,

• Finanzanlagen, wie Wertpapiere als langfristige Wertanlage

Zum‌ Umlaufvermögen zählen:

• Vorräte, wie Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe,

• Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände, wie Forderungen aus Lieferung und Leistung,

• Wertpapiere zur kurzfristigen Nutzungsabsicht,

• Liquide Mittel, wie Bankguthaben und Kassenbestand

Damit die Übertragung vom Inventar in die Bilanz übersichtlich und einfach erfolgt, wird das Inventar ebenfalls in dieser Reihenfolge der Posten aufgestellt.

2.3.2  Passiva

Auf der rechten Seite, auch als Passiva bezeichnet, erfolgt die Zusammenfassung des Kapitals. Diese Seite verdeutlicht, aus welchen Quellen die Mittel stammen, die dem Unternehmen zur Verfügung stehen. Sie zeigt auf, ob Vermögenswerte wie Maschinen durch Fremd- oder Eigenkapital finanziert werden. Das ‌Eigenkapital repräsentiert das Kapital, das dem Unternehmen gehört, während das ‌Fremdkapital das Kapital darstellt, das das Unternehmen von Externen zur Verfügung gestellt bekommt. In der Regel sind das Banken in Form von Krediten.

Die Art und Weise der Erfassung des Eigenkapitals variiert je nach Rechtsform. Während für Aktiengesellschaften die Vorschriften des § 266 HGB gelten, kann dieser Posten für andere Rechtsformen angepasst werden. Nehmen wir an, das Unternehmen ist eine offene Handelsgesellschaft (OHG); in diesem Fall wird der Posten Eigenkapital als einziger, ohne Unterteilung aufgeführt.

Das Eigenkapital muss nicht zwangsläufig positiv sein. Wenn das Vermögen geringer ist als die Schulden, resultiert ein negatives Eigenkapital. In solchen Fällen erscheint der Posten Eigenkapital auf der Aktivseite. Gemäß § 266 Absatz 3 HGB muss dies als »Nicht durch Eigenkapital gedeckte Fehlbetrag« ausgewiesen werden.

Die Rückstellungen, die im Gesetz aufgeführt werden, stellen eine spezielle Schuldenart dar (ungewisse Verbindlichkeiten) und werden der Einfachheit halber nicht näher erläutert. Das Fremdkapital, im Gesetz als Verbindlichkeiten bezeichnet, kann gegenüber Kreditinstituten, Lieferanten und anderen Unternehmen bestehen.

Die Reihenfolge der verschiedenen Posten erfolgt in Abhängigkeit von der Laufzeit des Kapitals. Das Eigenkapital, das am längsten genutzt werden kann, steht daher an erster Stelle. Langfristige Schulden erscheinen vor den kurzfristigen Schulden, da das Kapital dem Unternehmen länger zur Verfügung steht.

Die Bilanz von Herrn Bausig wurde auf Grundlage des Inventars (siehe Abschnitt 2.2) erstellt und sieht wie folgt aus:

Bei der Bausig OHG befinden sich im Anlagevermögen nur Sachanlagen. Vergleicht man die Bilanz von Herrn Bausig mit den gesetzlichen Bestimmungen in § 266 HGB fällt Folgendes auf: Er besitzt weder immaterielle Vermögensgegenstände noch Finanzanlagen. Dann tauchen sie auch nicht in seiner Bilanz auf. Dieses Prinzip wird bei der gesamten Bilanz verfolgt. Wenn die Posten im Unternehmen nicht vorhanden sind, werden sie auch nicht aufgeführt.

Die Werkzeuge sind für die Bausig OHG notwendig, um die Lagerhallen, Garagen und Holzhütten zu errichten. Von daher zählen sie zu den anderen Anlagen, die im Gesetz, § 266 HGB unter II Sachanlagen aufgeführt werden.

Der Fuhrpark beinhaltet alle Fahrzeuge, die die Bausig OHG nutzt. Sie könnten auch zur Betriebsausstattung zusammengefasst werden.

BGA ist die Abkürzung für Betriebs- und Geschäftsausstattung. Dazu zählen alle Güter, die für die Produktionsausstattung und Büroausstattung notwendig sind. Im Büro sind das Kopierer, Laptops, Schränke etc. Bei der Produktionsausstattung handelt es sich z.B. um Lagerbehälter, Modelle und auch die Kantineneinrichtung.

Den Punkt 3 und 4 im Umlaufvermögen kann man auch zu Liquide Mittel addieren und als einen Posten führen.

Da sich Herr Bausig für die Rechtsform der offenen Handelsgesellschaft entschieden hat, braucht das Eigenkapital nicht in die Posten Gezeichnetes Kapital, Kapitalrücklagen etc. unterteilt zu werden.

Die Bilanzsumme muss immer auf der Aktiv- und auf der Passivseite gleich sein. Sie dient als Kontrolle, ob man alles richtig gebucht hat und kein Flüchtigkeitsfehler passiert ist.

Herr Bausig fragt sich, warum die Bilanz erstellt werden muss und nicht ein Inventar ausreicht. Frau Petryzka, seine Mitarbeiterin in der Finanzbuchhaltung, erklärt, dass beispielsweise die Sparkasse bei Aufnahme des Darlehens die letzte Bilanz sehen wollte. Damit hat sie eine gute Übersicht über die finanzielle Lage des Unternehmens, ohne dass sie jedes Detail sehen muss, bei wem wir noch Forderungen oder Schulden haben. Eine Kapitalgesellschaft ist verpflichtet, ihre Bilanz zu veröffentlichen. Da wir eine OHG sind, brauchen wir das nicht zu machen, aber zur Rechtfertigung für Gläubiger ist sie nützlich.

Weiterhin wird sie beim Finanzamt eingereicht. Gesetzlich sind Unternehmen verpflichtet, Steuern auf ihre Gewinne zu zahlen. Die Bilanz liefert dem Finanzamt wichtige Informationen über die finanzielle Situation des Unternehmens und dient als Grundlage für die Berechnung der Einkommensteuer.

Für das Unternehmen selbst ist die Bilanz ebenfalls eine wichtige Darstellung für einen schnellen Überblick über Vermögen und Schulden.

Überprüfen Sie Ihr Wissen zu diesem Kapitel:

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