Під час використовування посилань треба уникати зазначення редакції доку -мента з тим , щоб у випадку зміни редакції документа , на який посилаються , не змі -нювати документа , в якому є таке посилання . 6 ПРОЦЕС УХВАЛЮВАННЯ І ВИПУСКАННЯ ДОКУМЕНТІВ СИСТЕ -МИ УПРАВЛІННЯ ЯКІСТЮ ТА УПРАВЛІННЯ НИМИ6.1 Аналізування і ухвалювання Перед випуском документи мають бути проаналізовані уповноваженими осо -бами для забезпечення чіткості , правильності , відповідності і належної структури .Передбаченим користувачам також треба надати можливість ознайомитися з доку -ментами і висловити зауваження щодо зручності користування і щодо того , чи ві -дображають документи наявну практику . Випуск документів має бути ухваленийк е р і в н и ц т в о м , в і д п о в і д а л ь н и м з а ї х в п р о в а д ж е н н я . К о ж н и й п р и м і р н и к має м і с т и -ти доказ щодо санкціонування цього випуску . Треба зберігати доказ ухваленнядокументів . 6.2 Розповсюджування Спосіб розповсюджування документів уповноваженим персоналом має забез -печувати надавання актуалізованих видань відповідних документів у розпоря -дження персоналу , якому необхідна показана в документах інформація . Належно -му розповсюджуванню та контролюванню може сприяти , наприклад , використову -вання номерів примірників документів для одержувачів . Розповсюджування такихдокументів , як настанова з якості і програма якості , може передбачати зовнішніс т о р о н и ( н а п р и к л а д , з а м о в н и к і в , о р г а н и з с е р т и ф і к а ц і ї і р е г л а м е н т у в а л ь н і о р г а -ни ). 6.3 Внесення змін Необхідно забезпечити процес ініціювання , розробляння , аналізування , конт -ролювання та внесення змін у документи . Процес аналізування та ухвалюваннязмін має бути аналогічний процесові розробляння документів . 6.4 Керування випуском та змінами Керування випуском документів та змінами до них є суттєвим для забезпечен -ня належного ухвалення уповноваженим персоналом змісту документів і легкогоототожнювання такого ухвалення .Д л я с п р о щ е н н я п р о ц е с у в н е с е н н я з м і н м о ж у т ь б у т и п е р е д б а ч е н і р із н о м а н і т ніспособи .Треба запровадити процес забезпечування використовування лише чинних до -кументів . За певних обставин можна використовувати не найостаннішу редакціюдокумента . Переглянуті документи треба замінити найостаннішою редакцією .Можна використовувати реєстр документів з тим , щоб користувачі могли впевни -тися у тому , що вони володіють зактуалізованим виданням санкціонованих доку -ментів .Організації повинні передбачити реєстрування внесених змін у документи дляцілей правового характеру і ( або ) накопичення відповідних знань . 6.5 Неконтрольовані примірники У випадку використовування документів у тендерах , поза межами організації таіншого спеціального розповсюджування , коли контролювання за змінами не передба -чено , такі документи треба чітко позначати як неконтрольовані примірники .

568