12.2    EDI in der Praxis

Durch den Einsatz von EDI lassen sich viele Prozessschritte automatisieren. In diesem Abschnitt verdeutlichen wir den Einsatz von EDI am Beispiel des Beschaffungsprozesses.

Eine Bestellung wird zunächst im SAP-System des Kunden erfasst (Schritt 1 in der Abbildung) und dem Lieferanten in der Regel per E-Mail, per Post oder Telefax übermittelt. Diese Bestellung wird im SAP-System des Lieferanten erfasst 2. Der Lieferant legt daraufhin die Auslieferung im SAP-System an und bucht den Warenausgang 3. Gleichzeitig wird ein Lieferschein an den Kunden verschickt. Sobald die Ware beim Kunden eingetroffen ist, prüft dieser den Lieferschein und bucht den Wareneingang 4. Der Lieferant erfasst die Rechnung (Faktura) und sendet sie an den Kunden 5. Der Kunde führt die Rechnungsprüfung durch und begleicht die Rechnung 6.

Beschaffung ohne EDI

Wenn Sie EDI nutzen, erfolgt die Übertragung der Belege elektronisch. Da Belege nicht mehrfach erfasst werden müssen, kann so viel Zeit gespart werden. Statt manueller Eingaben werden Informationen automatisch vom SAP-System übermittelt. Dadurch sinkt außerdem die Gefahr von Übertragungsfehlern. Der Automatisierungsgrad hängt von den Anforderungen der jeweiligen Umgebung ab.