17.4    Kreditorenrechnungen verarbeiten

Die Kreditorenbuchhaltung beschäftigt sich mit den Geschäftsvorfällen, die die Lieferanten betreffen, und verwaltet die Verbindlichkeiten eines Unternehmens. Die Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung sind daher in erster Linie die Administration und Verbuchung folgender Geschäftsvorfälle:

Die SAP-Komponente, mit der die Kreditorenbuchhaltung abgebildet wird, heißt FI-AP; AP steht dabei für Accounts Payable. Die Kreditorenbuchhaltung ist eng mit dem Einkauf verzahnt (Materialwirtschaft, siehe Kapitel 15). Innerhalb der Kreditorenbuchhaltung ist insbesondere die Komponente für die Rechnungsprüfung interessant, da hier Eingangsrechnungen verbucht werden können. Auf der Basis der gebuchten Rechnung wird dann der Zahlungsausgang durchgeführt.

Die Konten, die in der Kreditorenbuchhaltung und auch in der Debitorenbuchhaltung geführt werden, nennt man Personenkonten; die Personenkonten der Kreditorenbuchhaltung heißen Lieferantenkonten. Voraussetzung dafür sind die Kreditorenstammdaten im Lieferantenkonto, die über die Transaktion FK01 oder im SAP-Easy-Access-Menü über Rechnungswesen • Finanzwesen • Kreditoren • Stammdaten • Stammdaten • Anlegen angelegt werden. Über die Transaktion FD02 können Sie das Konto ändern.

[»]  CpD-Konten

Und was geschieht, wenn man nur einmalig eine Rechnung bucht und eine Zahlung an einen Lieferanten leisten muss? In diesem Fall können Sie ein sogenanntes CpD-Konto (Conto pro Diverse) als Sammelkonto für mehrere Kreditoren anlegen und bebuchen.

Betrachten wir nun ein exemplarisches Szenario in der Kreditorenbuchhaltung: Sie benötigen für einen Firmenwagen kurzfristig ein Ersatzteil, das bei einem Händler vor Ort zur Verfügung steht. Hier ist es nicht nötig, einen Beschaffungsprozess auszulösen, da die Rechnung direkt in der Buchhaltung erfasst werden kann. Bevor Sie dieses Ersatzteil bei dem Händler kaufen, schauen Sie nach, ob dieser Händler als Kreditor im SAP-System vorhanden ist.

Gehen Sie zunächst wie folgt vor, um zu prüfen, ob die Stammdaten des Kreditors im SAP-System angelegt sind:

  1. Wählen Sie im SAP-Easy-Access-Menü den Pfad Rechnungswesen • Finanzwesen • Kreditoren • Stammdaten • Stammdaten • Anzeigen, oder geben Sie die Transaktion FK03 in das Befehlsfeld ein.
  2. Prüfen Sie, ob der Kreditor BALTUS30 im System angelegt ist. Geben Sie dazu im Einstiegsbild der Transaktion FK03 im Feld Kreditor »BALTUS30« ein, im Feld Buchungskreis »1000«, und markieren Sie das Ankreuzfeld Anschrift.
    Im IDES ist der Kreditor vorhanden. Sollte das nicht der Fall sein, müssen Sie den Stammsatz mit der Transaktion FK01 anlegen. Als Vorlage können Sie den Kreditor aus     Kapitel 15, »Materialwirtschaft«, verwenden.
  3. Sie erhalten das Einstiegsbild und nehmen hier folgende Eingaben vor:
    • Kreditor: BALTUS30
    • Buchungskreis: 1000
    • Sie aktivieren die Kennzeichen Anschrift, Steuerung und Zahlungsverkehr
  4. Betätigen Sie die (¢)-Taste oder die Schaltfläche inline image (Weiter), um zum nächsten Bild zu gelangen.
  5. Anhand des nächsten Bildes Kreditor anzeigen: Anschrift erkennen Sie, dass der Kreditor im SAP-System angelegt ist. Wäre das nicht der Fall gewesen, hätten Sie sich im IDES-System einen anderen Stammsatz heraussuchen und diesen anpassen können.
[Video]  Einen Kreditorenstammsatz anzeigen

Sehen Sie in diesem Video, wie Sie sich einen bereits vorhandenen Kreditorenstammsatz anzeigen lassen können:

http://s-prs.de/v4088vb

Da der Händler als Kreditor im SAP-System angelegt ist, können Sie das dringend benötigte Ersatzteil ohne weiteren Aufwand erwerben. Der Händler lässt Ihnen für das kurzfristig beschaffte Einzelteil die nachfolgende Rechnung zukommen. Diese Rechnung möchten Sie nun im SAP-System erfassen.

Aus der Rechnung entnehmen Sie die folgenden Angaben:

Gehen Sie wie folgt vor, um die Rechnung im SAP-System zu erfassen:

  1. Wählen Sie über das SAP-Easy-Access-Menü den Pfad Rechnungswesen • Finanzwesen • Kreditoren • Buchung • Rechnung • FB60 – Rechnung, oder geben Sie den Transaktionscode FB60 in das Befehlsfeld ein.
  2. Es öffnet sich das Bildschirmbild zum Erfassen der Kreditorenrechnung. Nehmen Sie hier die folgenden Eingaben vor:
    • Kreditor: BALTUS30
    • Referenz (wenn Pflichtfeld): beliebige Eingabe, um auf die Rechnung zu referenzieren
    • Rechnungsdatum: Angaben aus der Rechnung (aktuelles Tagesdatum)
    • Betrag: 22,00 EUR
    • das Kennzeichen Steuer rechnen markieren
    • Steuersatz: 1I Vorsteuer Schulung 10%
    • Text: RECHNUNG LEUCHTMITTEL (optional)
    • Sachkonto: 890000
    • Betrag Belegwährung: 22,00 EUR
    • Kostenstelle: 4100
  3. Wenn alle Felder gepflegt sind, klicken Sie auf die Schaltfläche inline image (Buchen).
  4. Die Rechnung ist nun im SAP-System erfasst.
[Video]  Eine Kreditorenrechnung erfassen

In diesem Video sehen Sie, wie Sie die Rechnung eines Kreditors mit Transaktion FB60 im SAP-System erfassen.

http://s-prs.de/v4088yp

Bevor Sie die Rechnung begleichen, möchten Sie eventuell prüfen, ob weitere offene Rechnungen zu diesem Lieferanten vorliegen. Hierzu gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lassen Sie sich die offenen Rechnungsbeträge zum Lieferanten anzeigen, indem Sie über das SAP-Easy-Access-Menü den Pfad Rechnungswesen • Finanzwesen • Kreditoren • Konto • Salden Anzeigen wählen oder den Transaktionscode FK10N in das Befehlsfeld eingeben.
  2. Es öffnet sich die Saldenanzeige der Kreditoren, in der Sie die offenen Felder wie folgt ausfüllen:
    • Kreditor: BALTUS30
    • Buchungskreis: 1000
    • Geschäftsjahr: 2016
  3. Sind die Daten im Einstiegsbild gepflegt, klicken Sie auf die Schaltfläche inline image (Weiter), oder wählen Sie die Funktionstaste (F8). Anschließend werden Ihnen die Salden zum ausgewählten Kreditor/Lieferanten angezeigt.
  4. Die Saldenanzeige zeigt offene bzw. beglichene Forderungen des Kreditors in einer Kontendarstellung.
[Video]  Salden eines Kreditors anzeigen

In diesem Video wird Klick für Klick gezeigt, wie Sie mit Transaktion FK10N die Salden eines Kreditors anzeigen:

http://s-prs.de/v4088eu

Sie möchten nun den Zahlungsausgang buchen. So geht’s:

  1. Wählen Sie über das SAP-Easy-Access-Menü den Pfad Rechnungswesen • Finanzwesen • Kreditoren • Buchung • Zahlungsausgang • Buchen+Formulardruck, oder geben Sie die Transaktion F-58 in das Befehlsfeld ein. Die Transaktion F-58 bietet die Möglichkeit, ein Scheckformular zu bedrucken.
  2. Im sich nun öffnenden Einstiegsbild füllen Sie die folgenden Felder aus:
    • Buchungskreis: 1000
    • Zahlweg: C Scheck
    • Hausbank: 1000
    • Scheckstapelnummer: 1
    • Drucker für Formular: LP01
      das Kennzeichen Zahlbetrag rechnen markieren
    Sind die notwenigen Angaben im Einstiegsbild gepflegt, klicken Sie auf die Schaltfläche Zahlungen erfassen.
  3. Im nächsten Bildschirmbild erfassen Sie die folgenden Daten:
    • Kreditor: BALTUS30
    • Betrag: 22,00 EUR
  4. Um Ihre Angaben zu bestätigen und die Buchung auszuführen, klicken Sie auf die Schaltfläche inline image (Buchen). Die blau markierten Felder brauchen hier nicht bearbeitet zu werden, da das nur bei einem abweichenden Zahlungsempfänger erforderlich ist.
  5. Zum Abschluss möchten Sie die Salden zum Lieferanten mithilfe der Transaktion FK10N überprüfen. Füllen Sie hierzu die Felder Kreditor (BALTUS30), Buchungskreis (1000) und Geschäftsjahr (2016).
  6. Sie sehen in der folgenden Abbildung, dass die Salden nun ausgeglichen sind.
[Video]  Den Zahlungsausgang buchen

In diesem Video buchen Sie einen Zahlungsausgang direkt. Sie erfahren, wie Sie mit Transaktion F-58 den Zahlungsausgang im SAP-System veranlassen.

http://s-prs.de/v4088xr

Nachdem Sie nun die wichtigsten Funktionen in der Kreditorenbuchhaltung kennengelernt haben, betrachten wir anhand ähnlicher Beispiele die Debitorenbuchhaltung.