Capitolo 6

Formattazione

In questo capitolo è spiegato come lavorare sugli elementi di base della formattazione. Scopriremo come modificare l’aspetto dei caratteri e dei paragrafi nel documento così da renderlo più bello, più chiaro e più leggibile, oltre a capire come enfatizzare alcune parole, facilitare la comprensione del documento ed esprimere attraverso il testo il proprio gusto grafico.

NOTA La formattazione è l’operazione tramite cui si aggiungono a un testo realizzato con un elaboratore di testi le informazioni necessarie a definirne l’aspetto relativamente alla distribuzione nella pagina e agli attributi dei caratteri (colori, dimensioni, stile e così via).

La formattazione è un’operazione così importante nella redazione dei testi che Word mette a disposizione gli strumenti necessari in ben quattro punti dell’interfaccia (Figura 6.1).

• La via d’accesso “privilegiata” agli strumenti per la formattazione è la barra multifunzione: nella scheda Home i gruppi Carattere e Paragrafo raccolgono i pulsanti di utilizzo più frequente e danno accesso alle finestre di dialogo dedicate alla formattazione di caratteri e paragrafi.
• Facendo clic con il pulsante destro del mouse su una parola viene visualizzata una piccola barra degli strumenti che contiene i principali pulsanti per la formattazione. Questa barra contestuale compare automaticamente anche quando si seleziona il testo.
• Facendo clic con il pulsante destro del mouse su una selezione di testo compare anche un menu contestuale: selezionando la voce Carattere o Paragrafo è possibile aprire le finestre di dialogo omonime.

Figura 6.1 Visione d’insieme degli strumenti per la formattazione del testo.

• Infine, per la formattazione del paragrafo è disponibile un altro gruppo di comandi nella scheda Layout della barra multifunzione, chiamato Paragrafo. Anche in questo caso, facendo clic sul pulsante di visualizzazione della finestra di dialogo verrà mostrata la finestra di dialogo Paragrafo.

Formattazione dei caratteri

La dimensione e l’aspetto del testo vengono definiti principalmente dal tipo di carattere usato, un insieme di lettere, numeri e simboli che hanno in comune spessore, larghezza e design.

Le due principali famiglie di caratteri sono i caratteri con grazie, o serif (come Times New Roman), e quelli senza grazie, o sans serif (come Arial). Di norma si privilegia l’utilizzo dei font serif per i testi che andranno stampati e dei font sans serif per i testi che saranno letti a video. Le grazie sono delle terminazioni alla fine dei tratti delle lettere (Figura 6.2).

È possibile stabilire quale carattere utilizzare per il testo prima di cominciare a scrivere, modificare il tipo di carattere di tutto il testo una volta concluso il documento, oppure cambiare il tipo di carattere solo per una parte del testo selezionata.

Figura 6.2 Esempi di tipi di carattere serif e sans serif.

Gli attributi principali del carattere sono i seguenti.

• Tipo di carattere: Arial, Courier o Times New Roman, per citarne solo alcuni.
• Stile del carattere: normale, corsivo, grassetto, grassetto corsivo e sottolineato sono i principali stili di carattere.
• Dimensione del carattere: è misurata in punti. Un punto corrisponde a circa 0,37 millimetri.

Gli attributi principali dei caratteri possono essere modificati direttamente dalla scheda Home utilizzando i pulsanti del gruppo Carattere (Figura 6.3).

Figura 6.3 I pulsanti per la formattazione del carattere.

NOTA Per apportare le modifiche relative alla formattazione è di solito necessario selezionare il testo utilizzando i metodi descritti nel Capitolo 5; per modificare gli attributi di carattere di un’unica parola è tuttavia sufficiente posizionare il punto di inserimento nella parola da formattare.

Per applicare il grassetto a una selezione di testo, fare clic sul pulsante Grassetto nel gruppo Carattere della scheda Home. Per eliminare la formattazione una volta applicata, è possibile utilizzare il pulsante Cancella tutta la formattazione, oppure fare nuovamente clic sul pulsante utilizzato per applicarla.

Gli stili corsivo e sottolineato si applicano e si rimuovono esattamente nello stesso modo utilizzando i pulsanti Corsivo e Sottolineato.

SUGGERIMENTO Il modo più veloce per attribuire al testo gli stili grassetto, corsivo e sottolineato è selezionare il testo e premere le seguenti combinazioni di tasti: Ctrl+G per il grassetto, Ctrl+I per il corsivo e Ctrl+S per la sottolineatura.

Anteprima automatica della formattazione

Una funzione particolarmente utile per la gestione della formattazione è l’anteprima automatica, grazie alla quale è possibile visualizzare l’effetto della formattazione scelta prima di applicarla.

Per utilizzarla basta posizionare il cursore all’interno di una parola e fare clic sulla freccia a fianco della casella di riepilogo Tipo di carattere nella scheda Home. Posizionando il puntatore sui vari tipi di carattere nella casella di riepilogo, Word formatta la parola con i tipi di carattere selezionati. La formattazione comunque non sarà applicata definitivamente finché non sarà confermata con un clic.

Uso della finestra di dialogo Carattere

È possibile modificare in una volta sola tutti gli attributi del carattere tramite i riquadri a disposizione nella finestra di dialogo Carattere (Figura 6.4), raggiungibile facendo clic sul pulsante di visualizzazione della finestra di dialogo nel gruppo Carattere della scheda Home, o selezionando la voce Carattere dal menu contestuale mostrato facendo clic con il pulsante destro del mouse nel testo. Si può impostare il tipo di carattere, lo stile e la dimensione del testo semplicemente selezionando le voci desiderate dalle caselle di riepilogo Tipo di carattere, Stile carattere e Dimensione. Per rendere effettive le modifiche è necessario fare clic sul pulsante OK.

Figura 6.4 La finestra di dialogo Carattere.

Il tipo di carattere utilizzato per impostazione predefinita dai documenti di Word 2019 è Calibri (per il corpo) con stile Normale e dimensione 11. Per fare in modo che tutti i nuovi documenti di Word utilizzino di default un carattere con attributi differenti è sufficiente apportare le modifiche desiderate nella finestra di dialogo Carattere e fare clic sul pulsante Imposta come predefinito. Word chiederà se si intende modificare il carattere predefinito solo per il documento attivo o se modificarlo per il modello Normal.dotm (e di conseguenza per tutti i nuovi documenti di Word creati a partire dal modello Normal.dotm).

Applicazione di effetti speciali al testo

Il nero è il colore predefinito per il testo, ma non è il solo utilizzabile: basta fare clic sulla freccia del pulsante Colore carattere nella scheda Home per trovare le opzioni disponibili per colorare il testo (Figura 6.5).

Figura 6.5 Le opzioni del pulsante Colore carattere.

Le tavolozze di colori presenti nel riquadro delle opzioni del pulsante Colore carattere sono due e sono chiamate Colori tema e Colori standard. Il tema è l’insieme di elementi di formattazione coordinati che, tramite colori, tipi di carattere ed elementi di grafica, definisce l’aspetto globale di un documento. I temi verranno affrontati più avanti; per ora è utile sapere che l’uso dei colori del tema aiuta a mantenere un’uniformità di stile nel documento.

Dopo aver selezionato il testo da colorare, fare clic sul pulsante Colore carattere e scegliere il colore desiderato con un clic del mouse. Il colore può essere selezionato anche prima di cominciare a scrivere: in questo modo il testo digitato apparirà già colorato. Per tornare a scrivere in nero basta fare clic di nuovo sul pulsante Colore carattere e selezionare l’opzione Automatico.

Nel gruppo Carattere della scheda Home è disponibile anche il pulsante Colore evidenziatore testo, utilizzabile per evidenziare il testo selezionato con un colore. È sufficiente scegliere il colore desiderato dalla tavolozza visualizzata facendo clic sulla freccia a destra del pulsante Colore evidenziatore testo e trascinare sul testo da evidenziare. Per disattivare la funzione fare clic nuovamente sul pulsante, scegliere l’opzione Interrompi evidenziazione o premere Esc. Per eliminare l’evidenziazione basta selezionare il testo evidenziato e fare clic sull’opzione Nessun colore nel riquadro.

Nel gruppo di pulsanti Carattere, così come nella finestra di dialogo Carattere, sono presenti anche i pulsanti o le opzioni per applicare al testo effetti particolari, quali Apice, Pedice e Barrato: basta selezionare il testo e fare clic sul pulsante o sull’opzione corrispondente alla formattazione da applicare.

Nella scheda Avanzate della finestra di dialogo Carattere si trovano le opzioni destinate ai più esperti, che consentono per esempio di impostare una distanza tra i caratteri maggiore o minore rispetto alla distanza predefinita (Spaziatura caratteri) o di ingrandire o rimpicciolire proporzionalmente gli spazi tra i caratteri (Proporzioni).

Trasformazione delle maiuscole in minuscole

In alcuni contesti la funzione di Word che consente di modificare la selezione di testo trasformando tutte le lettere maiuscole in minuscole e viceversa può rivelarsi molto utile (Figura 6.6).

Figura 6.6 Le opzioni del pulsante Maiuscole/minuscole.

Grazie alla stessa funzione è anche possibile applicare il maiuscolo solo alle lettere iniziali della selezione di testo, nonché invertire le maiuscole e le minuscole rispetto alla scrittura iniziale.

L’opzione Normale mantiene maiuscole le lettere che si trovano dopo il punto fermo, mentre l’opzione tutto minuscole trasforma anche queste in minuscolo.

SUGGERIMENTO È possibile trasformare il testo nei modi sopra citati anche premendo più volte la combinazione di tasti Maiusc+F3.

Copia della formattazione

Nel gruppo Appunti della scheda Home è disponibile il pulsante Copia formato (l’icona relativa è un pennello): questa funzione consente di applicare a una parte di testo, con una sola operazione, tutti gli attributi di formattazione già definiti per un’altra parte. Ecco le istruzioni per utilizzarla.

1. Selezionare il testo con la formattazione da copiare.
2. Fare clic sul pulsante Copia formato: il puntatore assumerà la forma di un pennello.
3. Selezionare il testo cui applicare la formattazione copiata e rilasciare il pulsante del mouse: il testo selezionato risulterà formattato come il testo di partenza.

Per utilizzare la funzione Copia formato su più selezioni di testo, è sufficiente fare doppio clic sul pulsante Copia formato al punto 2: anche dopo aver rilasciato il pulsante del mouse, il puntatore mantiene la forma del pennello e consente di applicare la formattazione copiata per un numero arbitrario di volte.

NOTA In questo caso la funzione Copia formato deve essere disattivata al termine premendo Esc.

Formattazione automatica durante la digitazione

Word aiuta ad applicare velocemente e automaticamente formattazioni particolari al testo in fase di stesura. Tutte le opzioni sono inserite nella scheda Formattaz. autom. durante la digitazione della finestra di dialogo Correzione automatica, raggiungibile facendo clic sulla scheda File > Opzioni > Strumenti di correzione > Opzioni correzione automatica (Figura 6.7). Quando Word trova nel testo gli elementi per cui è selezionata la relativa casella, viene attivata la funzione di formattazione automatica.

Alcune opzioni sono attive per impostazione predefinita. Le caselle nella sezione Sostituisci durante la digitazione permettono di sostituire caratteri specifici con altri graficamente migliori. Per esempio, le virgolette inglesi (“”) hanno un aspetto migliore rispetto a quelle semplici (""), ma non possono essere inserite direttamente dalla tastiera.

Figura 6.7 Le opzioni per la formattazione automatica.

Con l’opzione Virgolette semplici con virgolette inglesi è possibile inserire il carattere relativo da tastiera e lasciare che Word esegua automaticamente la correzione. Lo stesso vale per le frazioni o per i numeri ordinali.

SUGGERIMENTO In Office 2019 è stato migliorato il motore interno di gestione delle virgolette: ora la sostituzione automatica funziona correttamente anche dopo i trattini (–).

Elenchi automatici

Se nella finestra di dialogo Correzione automatica > Formattaz. autom. durante la digitazione sono selezionate le opzioni Applica durante la digitazione > Elenchi puntati automatici ed Elenchi numerati automatici:

• quando si inizia un paragrafo con un asterisco o con un trattino, non appena viene digitato uno spazio il testo viene formattato automaticamente come elenco puntato;
• quando si inizia un paragrafo con un numero seguito da un punto o con una lettera seguita da un punto (1. oppure a.), non appena viene digitato uno spazio il testo viene formattato automaticamente come elenco numerato.

Formattazione dei paragrafi

Il concetto di paragrafo è centrale in Word: è al paragrafo infatti che sono associati attributi di formattazione importanti come l’allineamento del testo, i rientri e la spaziatura del testo sulla pagina. Come è già stato affermato, il paragrafo è quella parte di testo che inizia con una maiuscola e termina con il segno di paragrafo (¶) e che si ottiene con la pressione di Invio.

SUGGERIMENTO I segni di formattazione, visualizzabili facendo clic sul pulsante Mostra tutto nel gruppo Paragrafo della scheda Home, aiutano a capire meglio le modalità di applicazione della formattazione di paragrafo. Infatti, se nella selezione viene incluso anche il segno di paragrafo, la formattazione applicata sarà assegnata automaticamente anche al successivo paragrafo inserito.

Per mandare a capo il testo senza creare un nuovo paragrafo occorre inserire nel testo un’interruzione di riga premendo Maiusc+Invio (Figura 6.8). In questo modo è possibile cominciare una nuova riga senza che a essa vengano applicate nuovamente le formattazioni particolari eventualmente associate al paragrafo, per esempio una spaziatura molto grande prima e dopo il paragrafo.

Figura 6.8 Segno di interruzione manuale di riga e segno di paragrafo.

Per apportare le modifiche relative alla formattazione di paragrafo è necessario selezionare il testo da formattare, oppure posizionare il punto di inserimento all’interno del paragrafo desiderato. Ovviamente, per applicare le modifiche a più paragrafi bisogna selezionarli.

Allineamento del testo

Per impostazione predefinita il testo è allineato a sinistra: comincia uniformemente sul margine sinistro della pagina e termina sul margine destro in modo non uniforme. Sono disponibili altre tre impostazioni per l’allineamento del testo, che possono essere applicate velocemente ai paragrafi selezionati facendo clic sui pulsanti relativi nel gruppo Paragrafo della scheda Home (Figura 6.9).

Figura 6.9 Possibilità di allineamento dei paragrafi sulla pagina.

Ecco in dettaglio le opzioni a disposizione.

• Allinea a destra: il testo è allineato uniformemente sul margine destro della pagina e in modo non uniforme sul margine sinistro.
• Allinea al centro: il testo è centrato tra il margine destro e il margine sinistro della pagina.
• Giustifica: il testo è allineato in modo uniforme sia sul margine destro sia sul margine sinistro della pagina.

Interlinea e spaziatura

È possibile rendere più ariosa o più compatta la disposizione del testo nella pagina modificando i valori dell’interlinea o della spaziatura. L’interlinea è la distanza tra una riga e l’altra di un paragrafo. La spaziatura è la distanza tra un paragrafo e l’altro nel testo.

Interlinea e spaziatura possono essere modificate per un singolo paragrafo o una selezione di paragrafi; è altresì possibile impostare i valori di interlinea e spaziatura prima di cominciare a scrivere.

L’interlinea predefinita è Multipla 1,08; per impostare un valore differente è sufficiente utilizzare il pulsante Interlinea e spaziatura paragrafo nel gruppo Paragrafo della scheda Home (Figura 6.10): facendo clic sulla freccia del pulsante è possibile selezionare l’interlinea.

Gli strumenti per impostare l’interlinea sono presenti anche nella finestra di dialogo Paragrafo (Figura 6.11), visualizzabile facendo clic sul pulsante di visualizzazione della finestra di dialogo nel gruppo Paragrafo o facendo clic con il pulsante destro del mouse all’interno del paragrafo e selezionando dal menu contestuale la voce Paragrafo.

Figura 6.10 I pulsanti per la gestione del paragrafo sulla barra multifunzione.

Figura 6.11 La finestra di dialogo Paragrafo.

Nella casella di riepilogo Interlinea della finestra di dialogo Paragrafo sono disponibili i seguenti valori di interlinea.

• Singola: imposta il valore dell’interlinea di ogni riga sulla base del carattere più alto per il tipo di carattere utilizzato nel testo, più uno spazio aggiuntivo. Il valore dell’interlinea singola varia quindi in relazione al tipo e alla dimensione del carattere utilizzato.
• 1,5 righe e Doppia: impostano un’interlinea su valori multipli dell’interlinea singola; si può impostare un’interlinea su valori multipli dell’interlinea singola anche attraverso l’opzione Multipla, per la quale occorre specificare un valore nella casella Valore. L’interlinea 1,5 righe di solito garantisce una buona leggibilità del testo.
• Minima: imposta l’interlinea in modo che si adatti al valore in punti specificato nella casella Valore o all’elemento grafico più grande presente nel testo.
• Esatta: imposta un’interlinea fissa; in questo caso, se all’interno del testo ci sono dei caratteri che richiedono un’interlinea più grande di quella impostata, tali caratteri vengono “tagliati”.

La spaziatura consente di distanziare i paragrafi tra di loro. I comandi per impostare la spaziatura sono anch’essi nella finestra di dialogo Paragrafo o nel gruppo Paragrafo della scheda Layout.

• Indicando un valore nella casella Spaziatura > Prima si allontana il paragrafo selezionato da quello precedente.
• Indicando un valore nella casella Spaziatura > Dopo si allontana il paragrafo selezionato da quello successivo.

Tramite questi comandi si agisce sulla spaziatura dei paragrafi selezionati; per modificare uniformemente la spaziatura dei paragrafi in tutto il documento si può ricorrere alla funzione Spaziatura paragrafo nella scheda Progettazione (Figura 6.12). La distanza in punti è riferita alla dimensione del carattere impostata per il paragrafo: se si sta usando un carattere 10 punti e si desidera allontanarlo di due righe dal paragrafo precedente, è sufficiente impostare una spaziatura Prima di 20 punti.

Figura 6.12 Gestione della spaziatura per l’intero documento.

Impostazione di rientri

Un modo di distinguere visivamente uno o più paragrafi all’interno del testo è impostarne il rientro. Il rientro è lo scostamento del paragrafo rispetto al margine sinistro o destro della pagina. È possibile aumentare o ridurre velocemente un rientro selezionando il paragrafo e facendo clic sui pulsanti Riduci rientro e Aumenta rientro nel gruppo Paragrafo della scheda Home: a ogni clic sui pulsanti corrisponde uno scostamento del paragrafo di 1,25 cm.

Per gestire in modo più preciso e completo i rientri dei paragrafi occorre aprire la finestra di dialogo Paragrafo. Nella sezione Rientri è possibile impostare una misura precisa e arbitraria per il rientro del paragrafo rispetto al margine sinistro o destro della pagina, nonché una misura per i seguenti rientri speciali.

• Prima riga: allontana dal bordo sinistro della pagina solo la prima riga del paragrafo; in pratica, la prima riga del paragrafo rientra rispetto al resto del paragrafo.
• Sporgente: allontana dal bordo sinistro della pagina tutte le righe del paragrafo, tranne la prima; in pratica, la prima riga del paragrafo sporge rispetto al resto del paragrafo.

Impostazione dei rientri con il righello

Anche il righello orizzontale consente di impostare tutte le tipologie di rientro del paragrafo: sul righello, infatti, sono presenti marcatori che servono proprio a questo scopo (Figura 6.13).

NOTA I righelli sono nascosti per impostazione predefinita. Per renderli visibili occorre selezionare la voce Righello nel gruppo Mostra della scheda Visualizza.

Figura 6.13 Uso del righello per impostare i rientri dei paragrafi.

I marcatori sul righello orizzontale, da sinistra verso destra e dall’alto verso il basso, sono Rientro prima riga, Rientro sporgente, Rientro sinistro e Rientro destro.

Posizionare il cursore nel paragrafo di cui regolare i rientri e trascinare il segnaposto desiderato nella posizione prescelta.

Aggiunta di bordi e sfondi ai paragrafi

Per distinguere ed evidenziare uno o più paragrafi nel testo è possibile applicare un bordo. Selezionare il paragrafo (o i paragrafi) cui aggiungere un bordo, fare clic sulla freccia accanto al pulsante Bordi nel gruppo Paragrafo della scheda Home e selezionare l’opzione Bordi e sfondo per aprire la finestra di dialogo Bordi e sfondo.

Dalla scheda Bordi si possono definire il tipo, lo stile e il colore del bordo con il quale incorniciare il paragrafo o i paragrafi selezionati. La sezione Anteprima mostra in tempo reale come verrà resa la cornice sulla base delle opzioni di formattazione impostate.

Nella sezione Predefinito sono presenti le anteprime dei tipi di cornice disponibili, vale a dire Nessuno, Riquadro, Ombreggiatura, 3D e Personalizzato.

• Personalizzato consente di creare un bordo che utilizza linee con stili diversi per ciascun lato del riquadro.
• Nessuno è l’opzione da selezionare per togliere un bordo al paragrafo, invece che applicarlo.

Nella sezione Stile della finestra di dialogo Bordi e sfondo si possono definire lo stile, il colore e lo spessore della linea che delimiterà la cornice: basta selezionare l’opzione desiderata dalle caselle di riepilogo Stile, Colore e Spessore.

Nella sezione Anteprima è inoltre possibile indicare su quanti lati del paragrafo disegnare il bordo, sia facendo clic sul diagramma visualizzato in corrispondenza dei lati a cui aggiungere (o togliere) il bordo, sia utilizzando i pulsanti a sinistra e sotto il diagramma (Figura 6.14).

Figura 6.14 Un esempio di utilizzo della finestra di dialogo Bordi e sfondo.

Per applicare velocemente una cornice al paragrafo, o definire un bordo per uno o più lati del paragrafo, è possibile utilizzare direttamente il pulsante Bordi sulla barra multifunzione, selezionando una delle opzioni disponibili nel relativo menu. Per aggiungere uno sfondo a uno o più paragrafi occorre utilizzare la scheda Sfondo della finestra di dialogo Bordi e sfondo. Da qui si può scegliere con un clic il colore da usare dalla tavolozza Riempimento. Per impostare uno sfondo è disponibile anche il pulsante Sfondo nel gruppo Paragrafo della scheda Home: la tavolozza di colori proposta è la stessa del pulsante Colore carattere.

NOTA Bordi e sfondi possono essere applicati anche a una selezione di testo che non corrisponde a un paragrafo.

Per applicare effettivamente al testo il bordo e lo sfondo impostati è indispensabile confermare le scelte facendo clic sul pulsante OK nella finestra di dialogo.