Bizonyos tekintetben igazuk van azoknak, akik szerint az értekezletek időpocsékolást jelentenek. Valószínűleg mindenki távozott már úgy egy-két megbeszélésről, hogy azt kérdezte magától, végeztek-e bármilyen produktív munkát. Garold Strasser és William Titus pszichológusok több mint 25 évvel ezelőtt adták ki nagy hatású munkájukat arról, hogyan kommunikálnak az emberek döntéshozó csoportokban. Annak ellenére, hogy ez a tanulmány már jó negyedszázados, eredményei ma is érvényesek.
A kutatók szerint az értekezletek során általában rengeteg idő megy el azzal, hogy az emberek elmondják egymásnak, amit már amúgy is mindenki tud. Ennél is kétségbeejtőbb az a megállapításuk, hogy az értekezletek azon résztvevői, akiknek új információ van a birtokukban, gyakran nem tudják felkelteni a többiek érdeklődését.
Az eredmény: a legjobb esetben elfogadható, a legrosszabb esetben silány döntések.
Ezeket az eredményeket újabb kísérletek is igazolták. James Larson Jr. és kollégái kutatásuk során orvosoknak mutattak két videofelvételt, amelyek konkrét esetekről készültek. Az orvosokat kis csoportokba osztották, ám mindegyik csoport egy kicsit más filmet látott. Ezenkívül néhány személyt további információkkal is elláttak az esetekkel kapcsolatban. Ennek eredményeképpen mindegyik orvos kapott valamennyi lényeges információt a két beteg állapotáról, de egy sem volt köztük, aki minden lényeges információt megkapott volna.
A videók megtekintése után az orvosokat megkérték, hogy vitassák meg a két esetet a többi csoport egyikével, és jussanak egyetértésre a diagnózis és a szükséges kezelés tekintetében. A kutatók úgy rendezték a dolgot, hogy csakis akkor születhettek helyes döntések, ha minden orvos hozzájárult a saját információival a csoport munkájához. Sajnálatos módon azt tapasztalták, hogy az információ többiekkel való megosztása és összesítése ritkán történt meg a szükséges mértékben. Ennek következtében a probléma megoldása nem járt sikerrel.
Mit tehetnénk azért, hogy kellő mennyiségű információt osszunk meg egymással, és hatékonyan kommunikáljunk? Íme, négy dolog, amelyek segítségével javíthatunk munkahelyi értekezleteink és otthoni megbeszéléseink minőségén.
Az első apró változtatás, amely nagy különbséghez vezethet, ha megkérjük a résztvevőket, hogy még az értekezlet előtt gyűjtsék össze és adják át az információikat. Ez a megoldás nyilvánvalónak tűnhet, ám a gyakorlatban nagyon ritkán alkalmazzák. E módszer különösen hatékony lehet olyan megbeszéléseken, amelyeken új ötletekkel kell előrukkolni. Az előre bekért információknak köszönhetően többen hallathatják a hangjukat, és ez több új ötlet születéséhez vezethet. Mint kiderült, hasonló megközelítés edzések és családi megbeszélések esetében is alkalmazható. Ha olyan helyzettel vagy kihívással szembesülünk, amely közös gondolkodást igényel a csoport minden tagjától, hatékonyabb lehet, ha mindenki csendben elmélkedik néhány percet, leírja a javaslatait, és csak azután osztja meg a csoporttal. Ha így leszünk, biztosíthatjuk, hogy a nagy hangú tagok ne nyomják el a csendesebbeket. Az ehhez szükséges minimális újításhoz nincs szükség másra, csak néhány perc csendre.
A második apró változtatás, amely növelheti a hatékonyságot: ügyeljünk rá, hogy az értekezletet vezető személy mindig utoljára szólaljon meg. Hihetetlen, hogy a megbeszéléseket vezető emberek mennyire nem veszik számításba a csoportra gyakorolt befolyásukat. Ha először a vezető, a menedzser vagy a családfő osztja meg véleményét, a csoport többi tagja gyakran akaratlanul is csatlakozik hozzá, ennek eredményeképpen viszont az alternatív ötletek és meglátások elvesznek. Az egyik mód ennek a helyzetnek az elkerülésére az, ha a vezető az előtt kéri ki a többiek véleményét, mielőtt a sajátját nyilvánosságra hozná.
A harmadik változtatás: jó lenne, ha mindenki felismerné az írott vázlat hasznosságát. Ma már az orvosok úgy igyekeznek elkerülni a rossz döntéseket, hogy egy egyszerű listát alkalmaznak Mint ahogy arról Atul Gawande is beszámolt The Checklist Manifesto (A tevékenységi lista kiáltványa) című könyvében, ezek a listák meglepően kézenfekvő elemeket tartalmaznak, amelyek kihagyása azonban katasztrófához vezethet. Például: Ez az a beteg, akiről szó van? Megvannak az orvosi leletei? Allergiás valamire? Tudjuk a vércsoportját?
Ugyanilyen felelőssége van a megbeszélés szervezőjének abban, hogy a megfelelő elemek kerüljenek fel a tevékenységi listára. Például: A megfelelő emberek vannak jelen? Megfelelő a szakértők egyensúlya? Van valaki, aki építő jellegű véleménykülönbségnek ad majd hangot?
A negyedik lényeges változtatás: Juliet Zhu és J. J. Argo friss kutatásai kimutatták, hogy az értekezletek ülésrendjének apró módosítása hatással lehet az emberek összpontosítására. Az ülőhelyek körkörös elrendezése aktivizálja az emberekben a valahová tartozás iránti igényt. Ilyen ülésrendnél nagyobb valószínűséggel koncentrálnak a csoport kollektív céljaira és a csoportos előnyökre. Ez a hatás azonban az ellenkezőjére fordul, ha a székeket L-alakban vagy négyszög alakban rendezik el. Ezek az elrendezések inkább az emberek egyediségre való igényét aktivizálják. A kutatások során e tárgyalások résztvevői azokra az üzenetekre és felvetésekre reagáltak kedvezőbben, amelyek az egyénre irányultak, és az individualizmust helyezték előtérbe.
A kutatók arra a következtetésre jutottak, hogy ha az értekezlet célja a résztvevők közti együttműködés és a közös gondolkodás légkörének megteremtése, célravezetőbb, ha kör alakban foglalnak helyet. Ez különösen fontos akkor, ha van olyan a csapatban, aki előszeretettel vonja ki magát a közös munkából.
Ha viszont a csoportvezetőnek az a célja, hogy emberei figyelmét az egyéni tettekre és felelősségvállalásra irányítsa, a szögletes elrendezés jobb megoldást kínálhat.
Bizonyos esetekben az általunk vezetett megbeszélésnek az együttműködés és az individualizmus elemeit is magában kell foglalnia. Ennek következtében szükségessé válhat, hogy menet közben átrendezzük a székeket. Egy konferenciaszervező például, aki tudja, hogy az értekezlet korai szakaszában inkább együttműködésre lesz szükség, erre az időre körkörös elrendezést alakíthat ki, az egyéni ötletek előtárásakor pedig szögletes formában helyezheti el a székeket. A megbeszélés vezetője kijelölheti a helyeket, ahelyett hogy mindenki oda ülne, ahová akar. (Ne feledjük, hogy a hasonszőrűek mindig egymás társaságát keresik.) Bármelyik esküvőszervező megmondhatja, hogy az emberek hihetetlenül készséges hozzáállást tanúsítanak, ha meglátják a nevüket egy ülésrenden.