2.2 Betriebliche Ausgangslage und Anforderungen
Die ersten Planungsschritte für den Neubau des AIRPORT Bielefeld sind noch einfach. Die erste Vorplanung ist überschaubar und muss noch nicht wirklich detailliert sein.
Doch langsam steigen die Anforderungen. Die Zahl der Teilprojekte und vor allem auch die der Beteiligten wächst stetig. Wo ursprünglich bei der Planung noch Pioniergeist herrschte, wirken die ständig zunehmenden Anforderungen fast dämpfend. Hinzu kommt, dass das Projekt von der Öffentlichkeit aufmerksam verfolgt wird. Werden Budget, Termin oder Qualität nicht eingehalten, so hat dies nicht nur Folgen innerhalb der Flughafenplanungsgesellschaft AIRBI GmbH, auch die Wahrnehmung des Projekts in der Öffentlichkeit wird darunter leiden.
Auf dieser Basis muss sich die AIRBI Planungsgesellschaft immer weiter mit dem Thema Werkzeuge für das Projektmanagement beschäftigen.
Die Ausgangslage der Planungsgesellschaft lässt sich folgendermaßen beschreiben:
- Es gibt keine einheitliche Vorgabe für den Einsatz eines Projektmanagement-Werkzeugs. Daher werden neben Project auch Excel und/oder Word und PowerPoint für die Planung und Abbildung des Projektmanagements verwendet.
- Es existieren keine Standards für die Projektplanung, keine einheitlichen Projektvorlagen und keine übergreifend definierten Begrifflichkeiten.
- Ressourcen werden ohne Rücksprache und Überprüfung der Verfügbarkeit kurzfristig Projektvorgängen zugeordnet.
- Es gibt keine Transparenz auf Knopfdruck über Daten der Projektplanung und ‐steuerung der operativen Projektphase. Soll-/Ist-Vergleiche über Termine, Aufwände und Kosten können nur mit hohem Aufwand oder gar nicht erstellt werden.
Welche Anforderungen an Prozesse und Funktionalitäten ergeben sich für die AIRBI GmbH nun konkret an ein zukünftiges Projektmanagement-Werkzeug?
Um die Anforderungen entsprechend umsetzen zu können, sollte man sich natürlich erst einmal einen Überblick über die aktuell verfügbaren Software-Systeme verschaffen.
Natürlich fällt der Blick hier auch auf Project. Ein erstes Argument, welches für Project sprechen kann, ist die Möglichkeit der iterativen Einführung des Werkzeugs. In einer ersten Ausbaustufe reicht möglicherweise das Modul Project ohne Project Server oder Project Online aus. In der zweiten Ausbaustufe kann dann Project an den Project Server oder Project Online angebunden werden und zusätzlich die Project Web App genutzt werden, um eine optimale Vernetzung aller Projektbeteiligten zu gewährleisten.
Eine nähere Erläuterung zu Einführungsverlauf und -strategie finden Sie in Kapitel 3, »Implementierung aus strategischer Sicht«.
Abbildung 2.2 Beispiel für die Projektplanung mit Microsoft Excel