4    Erste Einführung in Project

Dieses Kapitel beschreibt den Einsatz von Project im Einsatz ohne Anbindung an Project Server oder Project Online im reinen »Stand-Alone«-Betrieb. Dabei wird auch darauf eingegangen, wie Project entweder per Click2Run oder konventionell installiert werden kann. Im Weiteren werden die ersten Grundfunktionen für das erste Erstellen eines einfachen Plans mit Project auf Basis der Beispielstory des Buches »AIRPORT Bielefeld« erklärt.

Die Flughafengesellschaft AIRBI GmbH hat Reiner Sonnenschein als zentralen Projektleiter beauftragt, mit der Planung eines neuen Flughafens für die Stadt Bielefeld zu beginnen. Der offizielle Name des Flughafens wurde bereits festgelegt und wird uns durch das Projekt begleiten: AIRPORT Bielefeld.

Als Werkzeug für die Projektplanung hat man sich auf die weitverbreitete Standardsoftware Microsoft Project in der Version 2016 festgelegt. Die Einzelplatzversion kann für die ersten Planungsphasen durchaus ausreichen.

Also informiert sich Reiner Sonnenschein, wie er am besten in den Besitz dieser Software kommen kann. Die erste Recherche ist nun allerdings verwirrend. Project in der Desktop-Lösung wird in drei verschiedenen Varianten angeboten. Die Unterschiede der Varianten lassen sich jedoch schnell erklären:

• Project Online Professional oder Premium: Diese Varianten lassen sich einzeln oder über eine entsprechende Office-365-Suite mit einem monatlichen Preis einfach mieten. Nach einer sogenannten Click2Run-Version, welche automatisch mit neu erscheinenden Funktionen stets aktuell gehalten wird, kann sofort mit der Projektplanung begonnen werden. Wichtig ist noch der Hinweis, dass Project Online Professional und Premium sich später über Project Server oder auch über Project Online vernetzen lassen.
• Project Professional: Diese Variante wird regulär gekauft und lässt sich ebenfalls später bei Bedarf mit Project Server vernetzen. Die Bereitstellung erfolgt über die klassische DVD oder über einen .msi-File (Installationsdatei).
• Project Standard: Diese Variante kann nur als reine »Stand-Alone«-Lösung genutzt werden. Eine Anbindung an Project Server oder Project Online ist nicht möglich. Ein wichtiger Hinweis ist noch, dass die Standard-Variante einige kleine funktionale Einschränkungen im Vergleich zu den anderen Varianten hat. Siehe dazu auch unten stehende Informationen.

Detaillierte Informationen zur Project-Implementierung finden Sie auch in Kapitel 3, »Implementierung aus strategischer Sicht«.

Abbildung 4.1    Microsoft Project Standard 2016

Nur in Microsoft Project Professional verfügbare Funktionen

• Teamplaner: grafisches Planen von Ressourcen über das gesamte Projekt unter Berücksichtigung deren Verfügbarkeit
• Inaktive Vorgänge: Vorgänge können, falls sie augenblicklich nicht benötigt werden, auf inaktiv gesetzt werden. Eine spätere Aktivierung ist jederzeit möglich.
• Anzeige der Anwesenheit von Ressourcen aus Skype for Business
• Synchronisation mit Microsoft-SharePoint-Listen: Projekte können mit SharePoint-Listen synchronisiert werden.
• Anbindung an den Microsoft Project Server: wie oben erwähnt, nur über Microsoft Project Professional möglich. Hierzu verfügt die Professional bereits über eine Client Access License für Project Server.

Update von Standard auf Professional

Sollten Sie die spätere Einführung eines Microsoft Project Servers zumindest nicht ausschließen, so empfiehlt es sich unbedingt, bereits am Anfang auf die Professional-Version zu setzen. Microsoft bietet in der Regel, bis auf gelegentliche »Promo-Angebote«, kein Update von der Standard-Version auf die Professional-Version an, sodass die Microsoft-Project-Professional-Version komplett neu erworben werden muss.

 

Natürlich entscheidet sich Reiner Sonnenschein für eine der beiden Pro-Varianten, da nicht auszuschließen ist, dass er bei steigendem Umfang der Projektarbeit nicht ohne Project Server oder Project Online auskommen wird.

4.1    Struktur und Aufbau

Dieses Kapitel orientiert sich an der Perspektive des Projektplaners und begleitet Sie durch die wesentlichen planerischen und operativen Projektphasen mit der Anwendung Microsoft Project. Zu Beginn verschaffen Sie sich gemeinsam mit Reiner Sonnenschein einen Überblick über die wichtigsten Elemente der Anwenderoberfläche. Nach dieser grundlegenden Einführung in Microsoft Project starten Sie direkt mit der praktischen Anwendung des Programms.

So, wie Reiner Sonnenschein die Planung und die Realisierung seines Projekts Neubau eines Flughafens AIRPORT Bielefeld erlebt, sind auch die nächsten Abschnitte aufgeteilt und aufgebaut.

Als Erstes legt Reiner Sonnenschein in Microsoft Project eine Projektidee als einfachen Plan an. In diesem erfasst er die ersten Gedanken und Arbeitsschritte für das kommende Projekt.

Nach dem Sammeln der ersten Gedanken geht es zügig weiter zum eigentlichen Projektplan. Diesen erweitert er Schritt für Schritt um weitere Daten, z.B. um Dauern der Vorgänge (Arbeitspakete) und weitere Details. Während der Erstellung dieser Vorgangsliste bringt Reiner Sonnenschein die Vorgänge in eine logische Reihenfolge und gliedert diese nach den ersten groben Projektphasen. Nachdem die erste Projektstruktur festgelegt ist, werden die relevanten Vorgänge in Abhängigkeit gesetzt, das heißt miteinander verknüpft.

In den nächsten Arbeitsschritten kümmert sich Reiner Sonnenschein um die Ressourcen und die Frage, wer und in welcher Menge die Arbeit an den Vorgängen abarbeiten soll. Dabei prüft Reiner Sonnenschein auch, ob die Vorgänge wie geplant abgearbeitet werden können oder ob er vielleicht zu wenige Ressourcen zur Verfügung hat, um die geplanten Termine entsprechend der Planung einzuhalten. Also werden als erster Schritt für das Ressourcenmanagement Ressourcen in Microsoft Project angelegt und anschließend den jeweiligen Vorgängen zugeordnet.

Bereits an dieser Stelle kann Reiner Sonnenschein Informationen über die Auslastung und Verfügbarkeit der Ressourcen ablesen. Um mögliche Ressourcenkonflikte zu lösen, wird er später die Funktion für den sogenannten Kapazitätsabgleich nutzen. Ziel dieser Funktion ist die Modellierung einer Ressourcenverteilung auf Vorgänge ohne Überlastung bei möglichst optimaler Projektlaufzeit.

Sobald Reiner Sonnenschein die Planung abgeschlossen hat, legt er einen Basisplan zur Fixierung des ersten Planungsstandes fest, der ihm als Referenzplan dient, um spätere Planabweichungen sofort erkennen zu können. Nur so kann er während der Projektdurchführung den Überblick behalten und bei Bedarf rechtzeitig gegensteuern. Genauso wichtig wie dieser Vergangenheitsbezug während der Realisierung von Reiner Sonnenscheins Flughafenneubau ist natürlich auch die Aktualisierung des Projektplans. Alle sich ergebenden Änderungen müssen in dem Plan berücksichtigt werden. Dadurch ist gewährleistet, dass Reiner Sonnenschein nicht nur eine realistische Abbildung der Wirklichkeit erhält, sondern auch eine präzise Fortschrittsermittlung für sein Projekt. Um zu jeder Zeit genau die Informationen zu erhalten, die er als Projektleiter benötigt, lernt Reiner Sonnenschein neben zahlreichen unterschiedlichen Ansichten auch vordefinierte Berichte und die Druckfunktionalitäten in Project kennen. Am Ende dieses Kapitels kann Reiner Sonnenschein dank einer umfassenden Projektplanung mit Project den pünktlichen Abschluss einer ersten Bauphase des AIRPORT Bielefeld feiern.

Hinweis zu Empfehlungen

Die in den folgenden Kapiteln beschriebenen Vorgangsweisen stellen oft Empfehlungen dar. Das Bearbeiten von Vorgängen kann z.B. über die Tastatur oder auch über die Maussteuerung erfolgen. Auch die Reihenfolge der Dateneingabe oder die Strukturierung von Projektplänen kann auf unterschiedliche Art und Weise vorgenommen werden. Ebenso existieren verschiedenste Meinungen über die richtige Vorgehensweise zur Projektplanerstellung. Die hier vorgestellten Varianten stellen einfach nur eine individuelle beste Vorgehensweise und somit Empfehlung der Autoren dar. Würden alle Varianten erläutert werden, würde dies den Umfang des Buches mindestens verdoppeln und die Lektüre sehr unübersichtlich gestalten. Gleiches gilt auch für den Umfang der Erläuterungen. Würden wirklich alle Funktionen und Details des Programms beschrieben werden, so wäre dieses Buch kaum mehr lesbar.