15.2    Was ist Anforderungsmanagement?

Bevor ein Projekt entsteht, muss immer eine gewisse Vorarbeit stattfinden. Am Anfang ist nur eine Projektidee, eine Anforderung da: ein neuer Einkaufsbereich, ein Flughafenhotel, die Einführung von Qualitätsmanagement-Prozessen, eine Investition in eine neue Software … Diese Idee ist noch nicht im Detail formuliert. Bevor sie zum Projekt werden kann, müssen einige Fragen geklärt werden: Was sind die Projektziele? Wie viel würde die Realisierung kosten? Wie viel Ressourcenaufwand würde es bedeuten? Ist die Idee umsetzbar? Wie lange sollte das Projekt ungefähr dauern, wann könnte das Team starten? Innerhalb des Anforderungsmanagement-Prozesses werden diese Fragen beantwortet. Das Anforderungsmanagement befasst sich zum einen mit der Aufgabe, neue Projektideen zu verwalten. Zum anderen gehört dazu, die Projektideen zu definieren und zu präzisieren, sodass eine Entscheidung über ihre Durchführung getroffen werden kann. Die Sammlung aller Informationen über eine Projektidee wird Projekt-Business-Case genannt und umfasst die Projektbeschreibung sowie die Kosten- und Ressourcenschätzung, einen ersten Terminplan und gegebenenfalls weitere Informationen wie eine Machbarkeits- oder eine Wirtschaftlichkeitsanalyse. Dieser Business Case ist entscheidend für die Planung der Durchführungsphase.

Das Anforderungsmanagement findet in den ersten Phasen des Projektlebenszyklus statt, die oft Projektinitiierungsphase, Projektinitialisierung oder Vorprojektphase genannt werden.

Das Anforderungsmanagement kann je nach Projekttyp sehr aufwendig sein. Eine Machbarkeitsanalyse kann viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen, und das, obwohl noch gar nicht sicher ist, ob das Projekt durchgeführt wird oder nicht. Diese Investition in Vorprojektarbeit ist notwendig, muss aber angemessen sein.

Die Ziele des Anforderungsmanagements sind:

Microsoft Project Server unterstützt Sie beim Anforderungsmanagement, z.B. durch Standardformulare, die Antragsteller und Projektleiter bei der Projektbeschreibung verwenden können. Diese Formulare werden im Laufe der Projekterstellungsphase immer detaillierter und regelmäßig von einem Gremium abgenommen. Durch regelmäßige Reviews hat dieses Gremium die Chance, die Bearbeitung des Projekts abzubrechen, sobald klar ist, dass das Projekt nicht durchgeführt werden kann oder soll. So werden keine unnötigen Aufwände in weitere Vorarbeiten investiert.

Diese Formulare können in verschiedenen Formen existieren, z.B. als Word- oder Excel-Vorlage. Solche lokalen Dateien haben aber Nachteile: Die Daten können nicht ausgewertet werden. Ein globaler Überblick über alle Projektideen kann nicht automatisch erzeugt werden.

Mit Microsoft Project Server können diese Formulare elektronisch abgebildet werden. Alle berechtigten Benutzer können darauf zugreifen. Workflowgesteuert verlaufen Überprüfungen und Genehmigungen online. Die Daten sind in der Datenbank gespeichert und können entsprechend über das zentrale Berichtswesen ausgewertet werden.