Gennem medierne er du ikke tæt på den enkelte kunde, men det giver dig mulighed for at øge kendskabsniveauet og din virksomheds image, når du udøver en aktiv medieindsats. Hvis du skal tættere på kunderne og skabe dialog med dem, kan det ske ved at være synlig med konferencer og seminarer, som du selv arrangerer. Du kan også samarbejde med andre om at holde dem.
Der er ikke nogle klare definitioner på, hvornår det skal kaldes en konference eller et seminar. Et seminar er ofte et mindre forum, hvor der er en tæt dialog mellem deltagerne, og hvor der er sat megen tid af til diskussion. En konference vil oftere foregå med megen envejskommunikation.
Når du selv er arrangør, har du mulighed for at holde indlæg eller være ordstyrer. Det er også en glimrende mulighed for at få din virksomhed markedsført. Det forudsætter imidlertid, at du har klare budskaber og er god til at formidle. Hvis du ikke er det, så lad hellere være. I givet fald kan det være mere ødelæggende end gavnligt.
Først og fremmest handler det om at få et overblik over, hvilke fora der findes i din omverden af relevans for dig, herunder hvilke budskaber du gerne vil fortælle om. Det er altid en god mulighed at være synlig i alle sammenhænge. Men det er en ufravigelig betingelse, at der skal være en klar sammenhæng mellem dit budskab og det forum, du skal optræde i. Nogle mennesker er ikke interesserede i at holde indlæg nogen steder. Det kan der være mange grunde til. Men prøv alligevel at få så mange, du kan, til at holde indlæg.
HVILKE FORA FINDES I DIT OMRÅDE?
Find ud af, hvem der udbyder konferencer inden for dit område. Det kan være både geografisk og fagligt. Hold øje med din egen post. Du vil ofte modtage invitationer til alt muligt mellem himmel og jord. Lad være med at smide dem i skraldespanden. Gem dem i en kasse, så du kan kigge i den ind imellem for at se, hvad der sker inden for et givet område. Samtidig er det også en oversigt over, hvem der udbyder seminarer og konferencer. Du kan også forsøge at finde samarbejdspartnere blandt udbyderne. Hvis din virksomhed sælger en vare, som er komplementær til noget andet, vil det være oplagt at samarbejde. Hardware og software er glimrende eksempler på det.
Her skal du tænke kreativt. Der kan være mange. En god idé kan være at udarbejde en oversigt over, hvem der findes inden for dit område. I nogle tilfælde kan det være relevant med udenlandske arrangører, men det er sjældent en farbar vej, da omkostningerne ved at arbejde sammen med dem er dyre. Der er ikke ret mange konferenceudbydere i Danmark, så du vil hurtigt kunne danne dig et overblik og finde ud af, hvem du eventuelt kunne have interesse i at samarbejde med.
Hånden på hjertet: Hvor spændende er det, du har på hylden? Er det noget, som alle vil flå ned, så snart de bliver bekendt med det? Eller skal du bruge mange ressourcer på at sælge budskabet? Når du skal kontakte en arrangør med et forslag til et emne, skal du igen tænke journalistisk. Hvad er den gode historie? Det nytter ikke, at du blot tager udgangspunkt i, at du har noget, du skal sælge. Det skal være noget, som andre har en klar interesse i.
Det er langt fra alle, som har lyst til at stille sig op foran en fremmed forsamling og fortælle løs. Men heldigvis er der også nogen, for hvem det er naturligt at gøre det. Dem skal du bruge til at fortælle om din virksomhed. De er de bedste ambassadører. Lad være med at tvinge nogen, der ikke har lyst til at gøre det. Det vil kun blive en dårlig oplevelse for alle involverede parter. Og endnu værre: Det kan ødelægge din virksomheds image.
Du skal sørge for, at det er mindst lige så accepteret at optræde på seminarer og konferencer som at køre rundt og besøge kunder eller at fremstille produktet.
At være med på konferencer og seminarer er som nævnt udbygning og fastholdelse af netværket. Når du deltager i konferencer, er der masser af tid mellem de enkelte indlæg, og det giver mulighed for at netværke aktivt. Brug chancen. Det koster ingenting.
Der sker altid noget uforudset, når man skal optræde. Især hvis man ikke har testet budskaberne inden. Derfor er det en god idé at teste budskaberne, og hvordan de bliver afleveret, inden man går i luften. Testen skal være så tæt på den virkelige situation som muligt. Husk at tage tid. Du taler ofte hurtigere, end du tror. Lad være med at komme i situationer som Nynne i Politiken den 13. maj 2006:
”… Skulle holde en præsentation for kunder i formiddag. Hvor man står sammen ved en overhead og prøver at ligne et team. Gik faktisk ok. Indtil han gled ind med sit hajsmil – midt i mit indlæg – og sagde: ’Det hedder hi-erarkisk, Nynne. Ikke hierarkisk’.”
Find ud af, hvem i virksomheden der kan tale om forskellige emner. Lav en oversigt over dem, og hvor de kan kontaktes. Husk, det skal være rigtige eksperter, og de skal være gode til at holde indlæg. En sådan liste kan også bruges i kontakten med medierne. De vil ofte have brug for en kilde eller to, og så har du listen til dem. Listen over talerne kan sendes til konferencearrangører, men også til erhvervsforeninger og andre foreninger, der jævnligt har behov for at få et indlæg eller to.
INTET FORUM ER FOR LILLE – INTET ER FOR STORT
Selvom et seminar kun består af ti deltagere, er det ikke nødvendigvis en fiasko for dig. Måske for arrangøren, der havde håbet på mange flere. Men for dig er situationen en anden. Først og fremmest er du blevet markedsført i forbindelse med foromtalen af arrangementet. Hvis det viser sig, at der kun dukker et begrænset antal deltagere op, har du mulighed for at komme i endnu tættere dialog med dem. Hvis arrangementet i sidste ende bliver aflyst, behøver det ikke nødvendigvis at være en tabt chance for dig. Hvis du har mulighed for det, kan det være en god idé at kontakte de tilmeldte og tilbyde dem et særskilt møde i deres virksomhed. Du har jo allerede udarbejdet præsentationen og forberedt, hvad du vil sige. På den måde kan du komme endnu tættere på – også på et salg.
DINE EGNE SEMINARER OG KONFERENCER
Der skal altid være noget, der sælger billetter til et arrangement. Derfor gælder det om at finde et topnavn, der kan tale på dit seminar, eller finde et emne, der er salg i. Og du skal ude i god tid. Det er ikke udsædvanligt med en planlægningshorisont på 6-12 måneder til at få talerne på plads. Har du flere, der skal tale på den samme dag, er det endnu sværere at få kalenderne til at passe sammen. Det er oftest den mest komplicerede øvelse, og den kan give anledning til frustrationer og ærgrelser. Men når det lykkes, er glæden tilsvarende stor.
En god idé er at holde seminarer på ydertidspunkter. Enten om morgenen eller om eftermiddagen. Morgenen er et god tidspunkt, da der sjældent er noget jobmæssigt, der står i vejen. Midt på dagen eller sidst på dagen sker der ikke sjældent noget uforudset, som kan betyde, at alle ikke-presserende aktiviteter bliver aflyst. Invitationer skal sendes ud mindst seks uger før eventen. Når de er udsendt, skal der løbende sendes bekræftelser til deltagerne. Også efter seminaret skal der sendes en opfølgning. Både til dem, der deltog, og dem, der ikke gjorde det – endnu en anledning til en netværksaktivitet. Hvis der er tale om en hel seminarrække, skal invitationerne sendes ud med minimum samme varsel, før det første arrangement.