In dit hoofdstuk:
De gebruikersinterface van Excel 2016 draait, net als die van Excel 2013, 2010 en 2007, grotendeels rondom een strook boven aan het venster, het lint , waardoor het grootste gedeelte van de Excelopdrachten altijd binnen handbereik is.
Behalve het lint is er nog de tab Bestand, de werkbalk Snelle toegang en een paar resterende taakvensters (Klembord, Illustraties en Onderzoeken). Deze versie van Excel biedt je de handigste manier om je getallen te kneden, er gelikte financiële rapporten en afdrukken van te maken en je gegevens ook nog eens perfect te ordenen en in grafieken om te zetten. Met andere woorden, al die fantastische zaken waarvoor je Excel gebruikt.
Het mooiste van alles is dat de interface van Excel 2016 vol zit met grafische foefjes die het werken met spreadsheets supersnel en supergemakkelijk maken. Als opvallendste is er het livevoorbeeld, dat je een voorproefje geeft van hoe je werkblad er met een specifiek lettertype of bepaalde tabelkleuren uitziet voordat je de nieuwe opmaak daadwerkelijk doorvoert. Ook functies zoals Snelle analyse, Aanbevolen draaitabellen en Aanbevolen grafieken werken met het livevoorbeeld, dus je kunt je gegevens in diverse indelingen bekijken voordat je er echt eentje toepast.
Daarnaast heeft Excel 2016 de handige weergave Pagina-indeling, waarbij linialen en marges langs het werkblad verschijnen en de kop- en voetteksten zichtbaar zijn. Met de zoomschuifregelaar onderaan in het programma venster zoom je direct in of uit op de gegevens in het werkblad. Tot slot zit Excel 2016 vol met galerieën waarmee het opmaken van spreadsheets en het maken van grafieken een fluitje van een cent wordt, zeker in combinatie met het livevoorbeeld.
Als je Excel 2016 start, verschijnt als eerste het startscherm, dat eruitziet zoals je in figuur 1.1 ziet (al kan de exacte inhoud ervan bij jou net iets anders zijn). Hier geef je aan dat je een nieuwe, lege werkmap wilt aanmaken (door Lege werkmap te klikken) of kies je een sjabloon die als basis voor een nieuwe werkmap gaat dienen. Wanneer je geen van de aangeboden sjablonen echt mooi of handig vindt, dan kun je online naar nieuwe sjablonen zoeken. Het startscherm bevat ook de namen van recent gebruikte werkmappen, maar als dit de allereerste keer is dat je met Excel werkt, zijn die er natuurlijk nog niet.
Figuur 1.1:
Vanuit het startscherm maak je een nieuwe werkmap (al dan niet op basis van een sjabloon) en open je onlangs gebruikte werkmappen
Kies je in het startscherm voor de optie Lege werkmap, dan verschijnt het programmavenster van Excel 2016 (zie figuur 1.2) met daarin een nieuwe werkmap, Map1, die één werkblad bevat, Blad1 geheten.
Figuur 1.2:
Het venster van Excel 2016 met een nieuwe, lege werkmap
Het Excel-programmavenster bestaat uit de volgende onderdelen:
De knop Bestand staat direct links van de tab Start op het lint, onder de werkbalk Snelle toegang.
Als je op de tab Bestand klikt, wordt de Backstage-weergave geopend (zie figuur 1.3). Kies hier de optie Info om snel informatie te bekijken over de werkmap die op dat moment actief is in Excel.
Figuur 1.3:
Open de Backstageweergave voor snelle informatie over het actieve bestand, voor toegang tot bestandsopdrachten en om programmaopties te wijzigen
Het informatievenster is in twee delen opgesplitst: in het gedeelte aan de linkerkant staan grote knoppen waarmee je de beveiliging van de werkmap kunt wijzigen, de werkmap kunt controleren voordat je hem publiceert, en versies kunt beheren. Het gedeelte rechts bevat een lijst met velden waarin de documenteigenschappen staan. Sommige hiervan kun je wijzigen, zoals Titel, Codes, Categorieën, Auteur en Laatst gewijzigd door, andere niet, zoals Grootte, Laatst gewijzigd, Gemaakt en dergelijke.
Onder de optie Info staan de opdrachten die je waarschijnlijk regelmatig nodig zult hebben als je werkt met werkbladbestanden in Excel: Nieuw, Openen, Opslaan, Opslaan als, Afdrukken, Delen, Exporteren en Sluiten). Bijna onderaan in de lijst zie je de optie Account, waarmee je het onderdeel Account van de Backstage-weergave opent. In dit deelvenster kun je allerlei informatie bekijken over je gebruikersaccount in Excel, de services waarmee je verbonden bent (zoals SkyDrive) en je Microsoft Office-account. Het onderste item is Opties, waarmee je de programmainstellingen kunt aanpassen.
Als je verder wilt gaan met een werkmap die je eerder hebt gebruikt, klik je op Openen. Excel toont dan een lijst met de laatste paar werkmapbestanden die je hebt geopend. Je hoeft alleen maar op een van de namen te klikken om de gewenste werkmap te openen.
Om de Backstage-weergave te sluiten en terug te gaan naar de weergave van het werkblad, klik je in de linkerbovenhoek op de knop met de naar links wijzende pijl of druk je gewoon op Esc op je toetsenbord.
Het lint (zie figuur 1.4) is de plek op je scherm waar je de meest gebruikte opties voor het uitvoeren van allerlei taken in Excel altijd bij de hand hebt.
Figuur 1.4:
Het lint van Excel bestaat uit tabbladen met in groepen ondergebrachte opdrachten
Het lint bestaat uit de volgende onderdelen:
Wil je je werkblad meer ruimte geven, dan kun je het lint zodanig verkleinen dat alleen nog de tabnamen zichtbaar zijn. Klik aan de rechterkant, boven de verticale schuifbalk op de knop Het lint samenvouwen. Je kunt ook dubbelklikken (of dubbeltikken als je een aanraakscherm hebt) op een van de tabs, of de sneltoets Ctrl+F1 gebruiken. Om het lint vast te zetten, zodat alle tabs weer volledig zichtbaar zijn, dubbelklik of -tik je op een van de tabs of gebruik je opnieuw Ctrl+F1. Of je klikt op de knop Het lint vastmaken (met het punaisepictogram), die de plaats van de knop Het lint samenvouwen inneemt en die zichtbaar is telkens wanneer je een tab tijdelijk activeert om de knoppen zichtbaar te maken.
Als je met een samengevouwen lint werkt, kun je pas een opdracht geven als je op een van de tabs klikt. Het lint wordt dan opengevouwen en de knoppen worden weer zichtbaar. Het tabblad waarop je had geklikt blijft geopend tot je op een knop klikt of iets op het werkblad selecteert. Zodra je op een knop hebt geklikt, vouwt Excel het lint weer samen en zijn opnieuw alleen de tabs zichtbaar. Merk op dat je ook kunt wisselen tussen de samengevouwen en de gewone versie van lint door in het menu van de knop Weergaveopties voor lint de optie Tabbladen weergeven respectievelijk Tabbladen en opdrachten weergeven te selecteren.
De eerste keer dat je een nieuwe werkmap opent in Excel 2016 bevat het lint van links naar rechts de volgende tabbladen:
Naast de zeven tabs die standaard op het lint staan biedt Excel nog een achtste optionele tab, Ontwikkelaars. Werk je veel met macro’s en XML-bestanden, voeg deze tab dan aan het lint toe. In hoofdstuk 12 lees je meer over de tab Ontwikkelaars. Sommige invoegtoepassingen (zoals Inquire of Power Pivot) voegen een eigen tab toe als je ze hebt geïnstalleerd.
Hoewel je deze standaardtabs altijd ziet als het lint in Excel wordt weergegeven, zijn ze niet het enige wat hier kan verschijnen. Excel kan ook nog gereedschappen laten zien die specifiek zijn voor het object dat op dat moment op het werkblad geselecteerd is, zoals een afbeelding die je hebt toegevoegd of een grafiek of draaitabel die je hebt gemaakt. De naam van zo’n zogeheten ‘contextuele tab ’ verschijnt direct boven de tab of de tabs die betrekking hebben op deze gereedschappen.
In figuur 1.5 zie je een voorbeeld van een werkblad nadat op de ingevoegde grafiek is geklikt. Je ziet dat aan het eind van het lint het contextuele gereedschap Hulpmiddelen voor grafieken is toegevoegd. Het heeft twee eigen tabs: Ontwerpen (standaard geselecteerd) en Opmaak. De knoppen op het tabblad Ontwerpen zijn in de volgende groepen onderverdeeld: Grafiekindelingen, Grafiekstijlen, Gegevens, Type en Locatie.
Op het moment dat je de selectie van het object weer opheft (meestal door ergens buiten de randen van het object op het gegevensblad te klikken), verdwijnt het contextuele gereedschap voor dat object met alle bijbehorende tabs direct weer van het lint. Wat overblijft zijn de gebruikelijke tabs: Start, Invoegen, Pagina-indeling, Formules, Gegevens, Controleren en Beeld.
Figuur 1.5:
Als je bepaalde objecten op het werkblad selecteert, voegt Excel contextuele gereedschappen aan het lint toe, met eigen tabs, groepen en knoppen
Excel 2016 draait op veel verschillende apparaten en configuraties, van desktop-pc tot tablets met aanraakscherm. Wat de effectiefste manier is om bijvoorbeeld een opdracht op het lint te kiezen, hangt daarom af van welk apparaat je gebruikt.
Ik heb bijvoorbeeld een Microsoft Surface 3-tablet, en als ik deze in zijn dock zet, waarop een toetsenbord en een muis zijn aangesloten, dan bedien ik het lint op dezelfde manier als wanneer ik Excel op mijn pc (of laptop) draai, namelijk met het toetsenbord en de muis (of de trackpad).
Maar mijn Surface 3 staat natuurlijk niet altijd in zijn dock en heeft dus ook niet altijd de beschikking over muis en toetsenbord. In dat geval bedien ik het lint met mijn vingers of een stylus.
De meest overzichtelijke manier om een opdracht op het lint te kiezen wanneer je de beschikking hebt over muis en toetsenbord, is door te klikken op de tab van het tabblad waarop de knop zich bevindt en vervolgens in de juiste groep op de gewenste knop te klikken. Wil je bijvoorbeeld een online afbeelding in je spreadsheet opnemen, klik dan op de tab Invoegen en vervolgens in de groep Illustraties op de knop Onlineafbeeldingen om het venster Afbeeldingen invoegen te openen.
Maar er is nog een eenvoudigere manier aan het lint om je weg te vinden op het lint, op voorwaarde dat je je toetsenbord goed kent: je drukt de Alt-toets kort in en typt dan de letter die verschijnt op de tab die je wilt gebruiken. Vervolgens laat Excel alle mogelijke toetsen voor de opdrachten op dit tabblad zien. Wanneer een groep een knop heeft om een dialoogvenster met aanvullende opties te openen, staat daar ook een sneltoets bij. Voor het kiezen van een opdracht of het openen van een dialoogvenster druk je simpelweg op de bijbehorende lettertoets.
Ook de sneltoetsen van oudere Excel-versies werken nog. Wil je een selectie kopiëren en plakken, dan kun je natuurlijk omslachtig eerst op Alt drukken, dan op R en dan op C om te kopiëren, en vervolgens op Alt, R en V om te plakken, maar de klassieke sneltoetsen Ctrl+C (kopiëren) en Ctrl+V (plakken) doen het ook nog prima.
Ben je van plan om het lint te bedienen met een aanraakscherm, dan raad ik je absoluut aan om de aanraakmodus van Excel 2016 in te schakelen. In deze modus worden de knoppen op het lint wat verder van elkaar geplaatst, waardoor je zeker weet dat je met je vinger of stylus op de juiste knop tikt. (Dit probleem treedt met name op in de groep Lettertype op het tabblad Start, die knoppen bevat om diverse soorten opmaak aan de inhoud van een cel toe te kennen, zoals vet, cursief en onderstrepen. Als je de aanraakmodus niet inschakelt, liggen deze knoppen zo dicht bij elkaar dat het praktisch onmogelijk is om foutloos op de knop te tikken die je wilt.)
Je schakelt de aanraakmodus in via de knop Aanraak-/muismodus, die je rechts op de werkbalk Snelle toegang vindt, tussen de knoppen Opnieuw en Werkbalk Snelle toegang aanpassen. Tik op deze knop en er verschijnt een menu met twee opties: Muis en Aanraken. Tik op Aanraken om Excel in de aanraakmodus te gebruiken.
Klikken, slepen en meer
Er zijn zoveel verschillende manieren om items te selecteren en te manipuleren in Excel dat het me een goed idee lijkt om even stil te staan bij de conventies die ik in dit boek aanhoud. Als ik je vraag om ergens op te klikken (op een knop, een cel of wat dan ook), dan houdt dit op een conventionele pc of laptop in dat je de muisaanwijzer naar dat object beweegt en dan eenmaal met de primaire muisknop klikt. (De primaire muisknop is voor de meeste mensen de linkermuisknop. Dit is in principe anders in te stellen, maar ik ga ervan uit dat je dat niet gedaan hebt.) Op een aanraakscherm tik je eenmaal op het object. Wanneer ik zeg dat je ergens op moet dubbelklikken, dan klik je tweemaal snel achter elkaar met de primaire muisknop op het object, of je tikt er snel twee keer op. Als je leest dat je op met de rechtermuisknop op een item moet klikken, dan klik je er met de secundaire muisknop op (de rechterknop op je muis, tenzij anders ingesteld), of je tikt en houdt je vinger of stylus op het scherm totdat er een menu of iets anders verschijnt. En ten slotte kan het gebeuren dat ik je vraag om iets te slepen, bijvoorbeeld om meerdere cellen tegelijk te selecteren. In dat geval klik je met de primaire muisknop op een van de cellen, houd je de muisknop ingedrukt, verplaats je de muis, en laat je de muisknop pas weer los als de gehele selectie is gemaakt. Op een aanraakscherm tik je eenmaal, zodat de selectiegrepen (cirkeltjes linksboven en rechtsonder in een cel) verschijnen, en sleep je een van deze grepen met je vinger of stylus om de selectie te maken.
Kun je de knop Aanraak-/muismodus niet vinden? Dan gebruik je waarschijnlijk geen aanraakscherm; de knop staat standaard alleen op de werkbalk Snelle toegang wanneer Excel 2016 draait op een tablet-pc of ander apparaat met aanraakscherm. Als je een gewone computer hebt, zonder aanraakscherm, maar het idee van meer ruimte tussen de knoppen op het lint bevalt je wel, dan zet je de knop gewoon zelf op de werkbalk en kun je alsnog overschakelen op de aanraakmodus wanneer je maar wilt. Zie de paragraaf ‘De werkbalk Snelle toegang aanpassen’, verderop in dit hoofdstuk, voor meer aanwijzingen.
De eerste keer dat je Excel 2016 start, staan alleen de volgende knoppen op de werkbalk Snelle toegang:
De werkbalk Snelle toegang is erg flexibel: je kunt er elke opdracht aan toevoegen die je wilt. Je bent hierbij niet beperkt tot de knoppen van het lint; je mag ook obscure opdrachten gebruiken die niet eens op het lint staan.
De werkbalk Snelle toegang verschijnt standaard boven de tabs op het lint, rechts van de Excel-programmaknop die je gebruikt om het formaat van het werkmapvenster te wijzigen of om het programma te sluiten. Om de werkbalk onder het lint zetten, pal boven de formulebalk, klik je op de knop Werkbalk Snelle toegang aanpassen (het pijltje rechts naast de werkbalk) en kies je vervolgens in het menu de optie Onder het lint weergeven. Dit is vooral handig als je flink wat knoppen aan de werkbalk hebt toegevoegd, want zo voorkom je dat de snel naar rechts uitdijende werkbalk Snelle toegang de naam van de geopende werkmap verbergt.
Als je op de knop Werkbalk Snelle toegang aanpassen klikt, verschijnt er een vervolgmenu met de volgende opdrachten:
De eerste keer dat je dit menu opent, zijn alleen de opties Opslaan, Ongedaan maken, Opnieuw en wellicht ook Aanraak-/muismodus geselecteerd (herkenbaar aan het vinkje voor de naam) en dus ook de enige knoppen die op de werkbalk Snelle toegang staan. Om een van de andere opdrachten aan de werkbalk toe te voegen, klik je gewoon op de desbetreffende optie in het menu. Excel zet dan aan het einde van de werkbalk een knop voor die opdracht (en in het menu een vinkje voor de gekozen optie).
Wil je een toegevoegde knop weer van de werkbalk Snelle toegang verwijderen, klik dan nog een keer op de optie Werkbalk Snelle toegang aanpassen en klik in het vervolgmenu op de optie die je wilt verwijderen. Excel verwijdert de bijbehorende knop uit de werkbalk en het vinkje verdwijnt.
Als je een opdracht van het lint aan de werkbalk Snelle toegang wilt toevoegen, open dan het snelmenu van die opdracht (door er met de rechtermuisknop op te klikken, of door erop te tikken en vast te houden) en kies dan de optie Toevoegen aan werkbalk Snelle toegang. Excel voegt de lintopdracht dan toe aan de rechtkant van de werkbalk Snelle toegang, vlak voor de knop Werkbalk Snelle toegang aanpassen.
Wil je een knop op een andere plek op de werkbalk Snelle toegang zetten of met andere knoppen groeperen , kies dan in het menu Werkbalk Snelle toegang aanpassen de optie Meer opdrachten, bijna onderaan in de lijst.
In het dialoogvenster dat dan wordt geopend, Opties voor Excel, is het onderdeel Werkbalk Snelle toegang al geselecteerd (zie figuur 1.6). In de lijst aan de rechterkant zie je alle knoppen die op dit moment op de werkbalk Snelle toegang staan. Zoals ze in het dialoogvenster van boven naar beneden staan, staan de knoppen op de werkbalk van links naar rechts.
Figuur 1.6:
Je past het uiterlijk van de werkbalk Snelle toegang aan in het dialoogvenster Opties voor Excel
Als je een knop op de werkbalk wilt verplaatsen, selecteer deze knop dan eerst in de rechterlijst en verplaats hem dan door op de knop Omhoog (de knop met het omhoog wijzende pijltje) of de knop Omlaag (de knop met het omlaag wijzende pijltje) te klikken of te tikken. Klik of tik zo vaak als nodig is om de knop naar de gewenste plek op de werkbalk te promoveren of degraderen.
Met scheidingstekens kun je knoppen groeperen die naar jouw mening bij elkaar horen. Selecteer om dit te doen de optie <Scheidingsteken> in de lijst aan de linkerkant en klik of tik dan twee keer op de knop Toevoegen, zodat je twee scheidingstekens na elkaar invoegt. Verplaats daarna met de knoppen Omlaag en Omhoog het ene scheidingsteken naar het begin van de groep en het andere naar het einde ervan.
Ben je klaar met het toevoegen van knoppen, klik dan op OK om terug te gaan naar het hoofdvenster van Excel, waar je tot je genoegen kunt vaststellen dat de nieuwe knoppen nu inderdaad op de werkbalk Snelle toegang staan. Om een knop die je hebt toegevoegd weer van de werkbalk Snelle toegang te verwijderen, klik je met de rechtermuisknop op deze knop (of tik je erop en houd je vast), waarna je in het snelmenu de optie Verwijderen uit de werkbalk Snelle toegang selecteert.
Met het onderdeel Werkbalk Snelle toegang van het dialoogvenster Opties voor Excel (zie opnieuw figuur 1.6) kun je voor elke Excelopdracht een knop toevoegen, zelfs als de opdracht niet op een van de tabbladen op het lint voorkomt:
Ook je favoriete macro’s (zie hoofdstuk 12) kun je op de werkbalk Snelle toegang zetten, zodat je ze altijd bij de hand hebt. Kies hiervoor de optie Macro’s in de vervolgkeuzelijst Kies opdrachten uit in het dialoogvenster Opties voor Excel, klik op de naam van de macro en vervolgens op de knop Toevoegen.
De formulebalk toont de positie en inhoud van de actieve cel. De positie van de cel wordt aangegeven met de kolomletter(s), gevolgd door een rijnummer. Zo bevindt cel A1, de allereerste cel van elk werkblad, zich op het snijpunt van kolom A en rij 1. Cel XFD1048576 is de laatste cel van elk werkblad; deze bevindt zich op het snijpunt van kolom XFD en rij 1048576. De inhoud van de actieve cel wordt bepaald door het soort gegevens dat je in die cel hebt ingevuld: vulde je een kopje of bepaalde waarden in, dan verschijnen er tekst of getallen. Heb je een berekening ingevuld, dan verschijnen de ingrediënten van een formule.
De formulebalk bestaat uit drie onderdelen:
Het celinhoudgedeelte van de formulebalk is een nuttig onderdeel van Excel, om de volgende redenen. Ten eerste wordt er altijd de inhoud van de actieve cel getoond, ook als de cel zelf op het werkblad niet zichtbaar is. Als een cel een berekening bevat, dan toont Excel op het werkblad de uitkomst van de berekening; wil je echter de achterliggende formule zien, selecteer dan de cel en kijk in de formulebalk. Daarnaast kun je de inhoud van de actieve cel ook direct in de formulebalk bewerken, als je dat leuk vindt. En ten slotte duidt een leeg celinhoudgedeelte van de formulebalk er met zekerheid op dat de cel leeg is.
Hoe je 26 letters aan 16.384 kolommen toewijst
Voor het benoemen van de 16.384 kolommen van een Excel 2016-werkblad schiet ons alfabet met slechts 26 letters ernstig tekort. Om hieraan tegemoet te komen, verdubbelt Excel eerst het aantal letters in de celkolom, dus na kolom ‘Z’ komt kolom ‘AA’ (en daarna ‘AB’, ‘AC’ enzovoort). Vervolgens worden de let ters verdrievoudigd, zodat na kolom ‘ZZ’ kolom ‘AAA’ komt (en daarna kolom ‘AAB’, ‘AAC’ enzovoort). Aan het einde van dit verdrievoudigen heet de 16.384e en laatste kolom van het werkblad dus ‘XFD’. De laatste cel van de 1.048.576e rij (en de laatste cel in een werkblad) is cel XFD1048576.
In het werkbladgedeelte van het venster vindt de actie plaats, want hier staan de cellen in de verschillende delen van het actieve werkblad. Dit zijn de cellen waarin je alle gegevens invoert en opmaakt en bovendien een groot deel van je bewerkingen doet.
Een cel moet actief zijn als je er gegevens in wilt zetten of de gegevens die erin staan wilt aanpassen. Excel laat op drie manieren merken dat een cel actief is:
Een Excel-werkblad heeft veel te veel kolommen en rijen om alle cellen van een werkblad tegelijk te laten zien. En nee, een groter beeldscherm kopen zal je niet veel helpen, want we hebben het over een totaal van 17.179.869.184 cellen! Gelukkig biedt Excel veel manieren om de celaanwijzer in het werkblad te verplaatsen naar de cel waar je nieuwe gegevens wilt invoeren of de bestaande gegevens wilt aanpassen:
Excel kent veel toetsencombinaties om de celaanwijzer naar een nieuwe cel te verplaatsen. Het programma brengt automatisch een nieuw deel van het werkblad in beeld als dit nodig is om de celaanwijzer in beeld te houden. In tabel 1.1 zie je een overzicht van de toetsencombinaties en het effect ervan op de celaanwijzer.
Tabel 1.1: Toetsencombinaties voor het verplaatsen van de celaanwijzer
| Toets(en) | Waar gaat de celaanwijzer heen? |
| → of Tab | Een cel naar rechts |
| ← of Shift+Tab | Een cel naar links |
| ↑ | Een cel naar boven |
| ↓ | Een cel naar beneden |
| Home | De cel in de eerste kolom (kolom A) van de huidige rij |
| Ctrl+Home | De eerste cel (A1) van het werkblad |
| Ctrl+End of End, Home | De cel op het snijpunt van meest rechts niet-lege kolom en de onderste niet-lege rij (de laatste cel van het zogeheten actieve gebied van het werkblad) |
| Page Up | Een volledig scherm omhoog in dezelfde kolom |
| Page Down | Een volledig scherm omlaag in dezelfde kolom |
| Ctrl+→ of End, → | De eerstvolgende niet-lege cel in dezelfde rij naar rechts die wordt voorafgegaan of gevolgd door een lege cel. De celaanwijzer gaat naar het einde van de rij als er alleen nog lege cellen worden gevonden |
| Ctrl+← of End, ← | De eerstvolgende niet-lege cel in dezelfde rij naar links die wordt voorafgegaan of gevolgd door een lege cel. De celaanwijzer gaat naar het begin van de rij als er alleen nog lege cellen worden gevonden |
| Ctrl+↑ of End, ↑ | De eerstvolgende niet-lege cel in dezelfde kolom naar boven die wordt voorafgegaan of gevolgd door een lege cel. De celaanwijzer gaat naar de bovenste cel als er alleen nog lege cellen worden gevonden |
| Ctrl+↓ of End, ↓ | De eerstvolgende niet-lege cel in dezelfde kolom naar beneden die wordt voorafgegaan of gevolgd door een lege cel. De celaanwijzer gaat naar de onderste cel als er alleen nog lege cellen worden gevonden |
| Ctrl+Page Down | De actieve cel in het volgende werkblad van de werkmap |
| Ctrl+Page Up | De actieve cel in het voorgaande werkblad van de werkmap |
Let op: gebruik bij toetsencombinaties met de pijltoetsen de aparte pijltoetsen op het toetsenbord of schakel de optie NumLock uit en gebruik het numerieke toetsenblo
De toetsencombinaties uit tabel 1.1 waarbij de Ctrl-toets of End-toets gecombineerd wordt met een pijltoets zijn erg handig om in grote tabellen snel van de ene kant naar de andere kant te gaan of om van tabel naar tabel te springen als een werkblad veel gegevensblokken heeft die zijn gescheiden door lege cellen.
Houd de Ctrl-toets ingedrukt wanneer je met een van de pijltoetsen naar de andere rand in een tabel gaat of van de ene naar de andere tabel in een werkblad. In de toetsencombinatie geeft een plusteken aan dat je de toets ingedrukt houdt, bijvoorbeeld Ctrl+↓.
Als je de End-toets met een pijltoets combineert, laat je de End-toets weer los voordat je de pijltoets indrukt. Dit wordt aangegeven met de komma in de toetsencombinatie, bijvoorbeeld End, ↓. Door het indrukken en loslaten van de End-toets verschijnt de aanduiding Eindmodus op de statusbalk. Je weet dan dat Excel verwacht dat je nu een van de vier pijltoetsen indrukt.
Omdat je de Ctrl-toets ingedrukt mag houden tijdens het indrukken van de pijltoets, navigeer je met deze ‘Ctrl-en-dan-pijltoetsmethode’ veel vloeiender door de blokken met cellen dan met de ‘End-met-pijltoetsmethode’.
Met de toets ScrollLock blokkeer je de positie van de celaanwijzer in het werkblad. Je kunt dan met toetsen als PgUp (of Page Up) en PgDn (of Page Down) nieuwe delen van het werkblad in beeld schuiven zonder dat de positie van de celaanwijzer verandert (waardoor deze toetsen dus eigenlijk hetzelfde werken als de schuifbalken).
Als ScrollLock is ingeschakeld, verplaatst Excel de celaanwijzer niet tijdens het bladeren met het toetsenbord, ook niet als een nieuw deel van het werkblad wordt getoond. Wil je de blokkering opheffen en de celaanwijzer weer laten meebewegen tijdens het bladeren, druk dan nog een keer op de toets Scroll Lock.
Als je Excel 2016 uitvoert op een apparaat dat geen echt toetsenbord heeft, moet je het schermtoetsenbord gebruiken als je gegevens wilt invoeren.
Om het schermtoetsenbord te openen, tik je gewoon op de knop Schermtoetsenbord, rechts op de taakbalk in Windows. Het schermtoetsenbord verschijnt dan in beeld, zwevend boven het Excel-venster (zie figuur 1.7).
Figuur 1.7:
Het schermtoetsenbord van Windows 10 zwevend boven het Excelvenster
Wellicht vind je het handiger om het schermtoetsenbord vast te zetten onder het Excel-venster in plaats van dat het erboven zweeft. Tik daarvoor op de knop bijna helemaal in de rechterbovenhoek van het schermtoetsenbord, links naast de sluitknop. Tik opnieuw op de knop om het schermtoetsenbord weer los en vrij verplaatsbaar te maken.
Wanneer je het schermtoetsenbord onder het Excel-venster vastzet, kun je gewoon alle cellen en besturingselementen in het oog blijven houden tijdens het invoeren van gegevens. Het schermtoetsenbord heeft niet zoveel toetsen als een echt toetsenbord, maar de belangrijkste toetsen zijn aanwezig: alle letters natuurlijk, de spatiebalk en enkele leestekens (apostrof, komma, punt en vraagteken). Daarnaast zijn er de volgende speciale toetsen:
Ben je klaar met het invoeren van gegevens en wil je terugkeren naar de gewone werkbladweergave, dan sluit je het schermtoetsenbord door op het kruisje in de rechterbovenhoek te tikken.
Het schermtoetsenbord van Windows heeft een speciale duimtoetsenbordmodus , waarbij de lettertoetsen zijn verdeeld over de uiterste linker- en rechterkant van het beeldscherm, met het numerieke toetsenbord in het midden. Deze modus is speciaal bedoeld voor tabletcomputers en het idee erachter is dat je je tablet met beide handen vasthoudt en met je duimen typt. Het nadeel ervan is dat de toetsen beduidend kleiner zijn dan in de gewone modus en dat het dus lastiger is om de juiste letter te raken. Om het duimtoetsenbord weer te geven, tik je op de toetsenbordtoets, de toets helemaal rechtsonder op het schermtoetsenbord, en kies je in het snelmenu de tweede knop van links, die met de twee halve toetsenbordjes.
Met de horizontale schuifbalk onderaan in het werkblad blader je heen en weer door kolommen en met de verticale schuifbalk blader je omhoog en omlaag door rijen. Wil je één rij of kolom per keer verschuiven, klik dan op de toepasselijke schuifpijl aan een van de uiteinden van de schuifbalk. Na het stuk voor stuk doorbladeren van kolommen of rijen keer je in een keer terug naar het gebied waar je begon door te klikken (of te tikken, als je een aanraakscherm hebt) op het donkere gebied voor of achter de schuifbalk.
Pas eventueel de grootte van de horizontale schuifbalk aan. Versleep hiervoor de knop die links naast de linkerschuifpijl op de schuifbalk staat. Soms is het handig de schuifbalk te verkleinen, zodat hij geen werkbladtabs verbergt als je met een flinke stapel werkbladen werkt.
Je bladert heel snel langs de kolommen en rijen van het werkblad door de Shift-toets ingedrukt te houden terwijl je met de schuifknop het gewenste gebied in beeld sleept. (Dit werkt alleen met een echt toetsenbord, niet met het schermtoetsenbord.) Tijdens het op deze manier bladeren wordt het schuifblokje behoorlijk smal en verschijnt er scherminfo met de letter(s) van de kolommen of de getallen van de rijen waar je je doorheen snelt.
Als je een muis met een wieltje gebruikt, kun je hiermee direct naar de kolommen en rijen in het werkblad bladeren zonder de horizontale of verticale werkbalken te gebruiken. Plaats de kruisvormige muisaanwijzer midden op het werkblad en druk het wieltje in. Zodra de muisaanwijzer de vorm van een vierpuntige pijl krijgt, versleep je de muisaanwijzer in de gewenste richting tot de gewenste kolom of rij in beeld verschijnt (naar links of rechts voor het bladeren door kolommen, omhoog of omlaag voor het bladeren door rijen).
Op een apparaat met een aanraakscherm kun je ook nieuwe delen van je werkblad in beeld brengen door gewoon met je vinger of stylus te slepen. Sleep van rechts naar links om naar de kolommen te gaan die zich rechts van de huidige weergave bevinden. En sleep omhoog (vanaf de onderkant) om de rijen in beeld te brengen onder de rijen waar je nu naar kijkt. De kracht van de sleepbeweging bepaalt hoeveel kolommen of rijen er tegelijk verschoven worden. Om terug te gaan naar de vorige weergave, herhaal je de sleepbeweging in omgekeerde richting, dus van links naar rechts om naar links te schuiven, of van boven naar onder om omhoog te gaan.
Het enige nadeel van het bladeren met de schuifbalken is dat ze alleen nieuwe delen van het werkblad in beeld brengen en dus niet de celaanwijzer meenemen. Vergeet niet eerst een cel te selecteren (door erop te klikken) of een gebied te selecteren (door te slepen). Pas dan kun je daar gegevens gaan invoeren.
Elke nieuwe werkmap die je met Excel 2016 opent, bevat een leeg werkblad met 16.384 kolommen en 1.048.576 rijen (wat het verbluffende aantal van 17.179.869.184 lege cellen oplevert!). Maar dat is nog niet alles: heb je meer werkbladen in je werkmap nodig, dan voeg je deze gewoon toe met een klik op de knop Nieuw blad, herkenbaar aan het plusteken in een cirkeltje. Deze knop vind je meteen rechts van de laatste zichtbare werkbladtab in de werkmap (zie figuur 1.8), maar je kunt ook de sneltoets Shift+F11 gebruiken.
Figuur 1.8:
Met de tabschuifknoppen, de tabs en de knoppen Vorige blad, Volgende blad en Nieuw blad beheer je de werkbladen in je werkmap
Aan de onderkant van het werkblad vind je links de tabschuifknoppen, dan de tabs voor de werkbladen in de werkmap, en daarnaast de knop Nieuw blad. Als je meerdere werkbladen in je werkmap hebt en je wilt een ander blad bewerken dan op dit moment actief is, dan moet je het eerst activeren door op de gewenste tab te klikken. Je kunt altijd zien wat het actieve blad is, want de naam is vetgedrukt en er staat een streepje aan de onderkant van de tab.
Vergeet niet de sneltoetsen Ctrl+PgDown en Ctrl+PgUp, waarmee je respectievelijk het volgende of het vorige werkblad in je werkmap kiest.
Als je werkmap zoveel werkbladen bevat dat niet alle tabs onder aan het venster te zien zijn, dan gebruik je de tabschuifknoppen om nieuwe tabs in beeld te brengen, waarna je alsnog op de gewenste tab kunt klikken om het bijbehorende blad te activeren. Klik op de drie puntjes links van de eerste zichtbare tab om de eerste onzichtbare werkbladtab links daarvan in beeld te krijgen en direct te activeren, of klik op de drie puntjes rechts van de laatste zichtbare tab om naar de eerste onzichtbare tab rechts daarvan te schuiven en deze te activeren.
Een goede reden om extra bladen toe te voegen
Misschien vraag je je af waarom je ooit meer werkbladen nodig zou hebben dan het blad dat je standaard krijgt als je een nieuwe werkmap maakt. Dat ene blad heeft zeventien miljard cellen; is dat dan niet genoeg? Natuurlijk, maar de behoefte aan extra werkbladen heeft meer te maken met de manier waarop iemand structuur in een spreadsheet aanbrengt dan met ruimtegebrek. Stel je voor dat je een werkmap wilt maken met budgetten voor de verschillende afdelingen in je bedrijf. Je kunt natuurlijk alle verschillende tabellen bij elkaar in een werkblad zetten, maar het ligt meer voor de hand elke afdeling een eigen werkblad te geven (waarbij de spreadsheettabellen er voor elke afdeling hetzelfde uitzien). Met deze indeling, waarin elk afdeling een eigen werkblad krijgt, is het veel eenvoudiger om de verschillende budgetten terug te vinden en een enkel budget af te drukken als losse pagina of rapport. Mocht het ooit nodig zijn, dan kun je de afzonderlijke gegevens altijd nog samenvoegen op een apart werkblad.
Klik op de tabschuifknoppen, de knoppen met de pijltjes helemaal linksonder in het venster, om alleen maar langs de tabs te schuiven zonder dat het actieve werkblad verandert.
Wil je in één keer de allereerste tab van de werkmap in beeld brengen, klik dan op de tabschuifknop met het naar links wijzende pijltje terwijl je de Ctrl-toets ingedrukt houdt. Doe hetzelfde, maar dan met het naar rechts wijzende pijltje, om het laatste blad in beeld te brengen.
Vind je dit alles te omslachtig, klik dan gewoon met de rechtermuisknop op een van de tabschuifknoppen, waardoor je het dialoogvenster Activeren oproept. Kies daar het werkblad waarin je wilt gaan werken en klik op OK.
Vergeet niet dat waar je op een gewone pc of laptop op een besturingselement (een tabschuifknop in dit geval) zou klikken met de rechtermuisknop, je op een aanraakscherm moet tikken-en-vasthouden. Pas wanneer er een cirkel rond je vinger of de stylus verschijnt, mag je loslaten. Hierna verschijnt hetgene wat je wilde oproepen, zoals een snelmenu of, zoals in dit voorbeeld, het dialoogvenster Activeren.
Het laatste onderdeel onderaan in het Excel-programmavenster is de status balk (zie figuur 1.9). De statusbalk bestaat uit de volgende onderdelen (van links naar rechts):
Figuur 1.9:
Kies in de statusbalk een andere weergave en bekijk de huidige modus van het programma
Op een aanraakscherm zoom je in- en uit door twee vingers op het scherm te zetten en deze van elkaar af of naar elkaar toe te bewegen. Als je de vingers (met duim en wijsvinger gaat het ’t beste) van elkaar af beweegt, worden de cellen groter en passen er dus minder tegelijk op het scherm. Je zoomt dan in: de zoomschuifregelaar gaat naar rechts en het zoompercentage dat ernaast afgebeeld staat wordt hoger. Beweeg je je vingers naar elkaar toe, dan zoom je uit: de schuifregelaar gaat naar links en het percentage wordt lager.
Als het NumLock-lampje op je toetsenbord brandt, weet je dat je met het numerieke toetsenblok cijfers kunt invoeren. Brandt het lampje niet, dan fungeren de toetsen van het numerieke toetsenblok als pijltoetsen en krijg je dus geen cijfers te zien als je erop drukt. (Op losse toetsenborden vind je het numerieke toetsenblok meestal rechts van de lettertoetsen; op laptops met een ingebouwd toetsenbord is het meestal geïntegreerd met het rechterdeel van de gewone toetsen en moet je eerst een speciale toets indrukken om het te activeren.)
Excel 2016 werkt alleen onder Windows 7, Windows 8 en uiteraard de nieuwste versie Windows 10. Werkt jouw computer nog met de oudere Windows-versies XP en Vista, dan moet je upgraden voordat je Excel 2016 kunt gebruiken. Vanwege de forse verschillen tussen de interfaces van Windows 8 en Windows 10 zal ik hierna voor beide besturings systemen uitleggen hoe je Excel opstart.
In Windows 10 is het menu Start, bekend van oudere Windows-versies en tot verdriet van velen afwezig in Windows 8, terug van weggeweest. Dit Start-menu combineert de rechttoe rechtaan opsomming van menu-items met de karakteristieke tegels van Windows 8. Het menu Start verschijnt als je op het Windows-pictogram linksonder op de taakbalk klikt of tikt, of als je op de Windows-toets op het toetsenbord drukt.
Klik dan op Alle apps, linksonder in het menu Start, en blader in de lijst totdat je de vermelding Excel 2016 ziet. Klik erop om het programma te starten. (Het kan ook zijn dat Excel zich in de map Microsoft Office 2016 in Alle apps bevindt. Met een klik op het omlaag wijzende pijltje open je de map en dan pas zie je Excel 2016 staan.)
Ben je van plan om Excel vaak te gebruiken en wil je er niet steeds naar hoeven zoeken, plaats het pictogram dan permanent als een tegel in het Start-menu en/of als een knop op de taakbalk. Zoek Excel 2016 op de zojuist beschreven manier op in het menu Start, klik met de rechtermuisknop op de vermelding en kies Aan Start vastmaken en/of Aan taakbalk vastmaken.
Als Windows 10-gebruiker zie je waarschijnlijk een zoekvak direct rechts naast het Windows-pictogram op de taakbalk. (Zo niet, klik dan met de rechtermuisknop op de taakbalk, kies Zoeken in het snelmenu en klik tot slot op Zoekvak weergeven.) In plaats van dat je met veel moeite de vermelding Excel opspoort in het menu Start, kun je ook gewoon in het zoekvak klikken en excel typen. Je hoeft dan alleen nog maar op Excel 2016 te klikken bovenaan in de lijst met zoekresultaten.
In Windows 8 is het heel eenvoudig om Excel 2016 te starten : klik (als je een muis hebt) of tik (als je een aanraakscherm hebt) eenvoudig op de tegel van Excel 2016.
Staat deze tegel onverhoopt niet op het startscherm, zoek hem dan zelf en maak hem vast op het startscherm. Dit doe je als volgt:
Als de Excel 2016-tegel eenmaal op het startscherm is vastgemaakt, kun je hem slepen naar de positie die jij wilt.
Hier volgt een van de manieren om Excel 2016 te starten via het Start-menu van Windows 7:
De volgende manier vind ik persoonlijk handiger. Gebruik gewoon het zoekvak onder aan het menu Start en je hebt Excel in een oogwenk aan de praat:
Sommige mensen vinden het prettig om het Excel-pictogram op het Windows-bureaublad te zetten, zodat ze daar alleen maar op hoeven te dubbelklikken om het programma te starten. Je maakt op de volgende manier zo’n snelkoppeling naar Excel 2016 op het bureaublad:
Als je Excel vaak gebruikt, is het handig om het pictogram aan het Start-menu vast te maken, zodat je het direct bij de hand hebt zodra je op de knop Starten hebt geklikt. Zo doe je dat:
Als je Excel eenmaal hebt vastgemaakt, staat de optie Excel 2016 altijd bovenaan in het menu Start. Telkens als je vanaf nu met Excel wilt werken, hoef je alleen maar op de knop Starten te klikken en daarna linksboven in het Start-menu op Excel 2016.
Een ander voordeel van het vastmaken van Excel aan het Start-menu is dat Windows een vervolgpijltje naast het Excel-pictogram laat zien. Als je hierop klikt, verschijnt er een overzicht van recent gebruikte werkmappen, en je hoeft dan alleen maar een bestand te kiezen om dit direct te openen in Excel.
Je kunt het Excel-pictogram niet alleen een vaste plek geven in het menu Start, maar ook op de Windows-taakbalk .
Je hoeft alleen maar het pictogram Excel 2016 dat je aan het Start-menu hebt vastgemaakt of als snelkoppeling op het bureaublad hebt geplaatst naar de gewenste plek op de taakbalk te slepen. Zie de paragrafen ‘Excel een vaste plek in het Start-menu van Windows 7 geven’ en ‘Een snelkoppeling naar Excel op het bureaublad van Windows 7 zetten’, eerder in dit hoofdstuk, voor meer informatie.
De nieuwe knop Excel 2016 staat nu elke keer dat je de computer start, op de taakbalk op je te wachten. Je start Excel door eenmaal op deze taakbalkknop te klikken of te tikken.
Vind je dat je wel weer genoeg hebt gedaan en wil je Excel verlaten, dan zijn er twee mogelijkheden om het programma te sluiten:
Heb je veranderingen in de geopende werkmap(pen) gemaakt, maar deze nog niet opgeslagen, dan sluit Excel niet zonder meer af (gelukkig maar!). Er verschijnt een berichtvenster dat je vraagt of je de wijzigingen wilt opslaan. Kies Opslaan als dit het geval is (je leest meer over opslaan in hoofdstuk 2) of kies Niet opslaan als je alleen een beetje hebt geoefend en je de veranderingen niet wilt opslaan.
Excel 2016 sluiten met een aanraakscherm
Als je Excel 2016 draait op een apparaat zonder echt toetsenbord, maar wel met een aanraakscherm , vergeet dan zeker niet de aanraakmodus in te schakelen (zie de paragraaf ‘Opdrachten geven in de aanraakmodus’, eerder in dit hoofdstuk). In deze modus staan de knoppen wat verder uit elkaar en is het dus gemakkelijker om de juiste knop te raken, iets wat zelfs op mijn relatief grote 10-inch Microsoft Surface 3-tablet nog weleens misgaat. Wanneer de aanraakmodus is ingeschakeld, komt de knop Sluiten (het kruisje in de rechterbovenhoek) echt goed vrij van de Verkleinen-knop ernaast en kun je Excel dus daadwerkelijk met een aanraking sluiten in plaats van dat je het venster kleiner maakt!
Excel biedt op twee manieren hulp:
Een van de interessantste nieuwe dingen in Excel 2016 is het slimme zoekvak Geef aan wat u wilt doen. Je vindt dit vak direct rechts naast de laatste tab boven aan het lint van Excel. Klik erop en typ een vraag of een of meer steekwoorden. Zodra je gaat typen, toont Excel een lijst met mogelijke Help-onderwerpen.
Klik op het item in de lijst dat het meest aansluit bij wat je wilt. Wat er daarna precies gebeurt, hangt af van hoe ingewikkeld de taak is. Het kan bijvoorbeeld zijn dat Excel de juiste opdracht op het lint activeert (ongeacht welk tabblad op het lint actief was) en vervolgens wacht op verdere invoer van jou, of zelfs de hele opdracht zonder jouw tussenkomst uitvoert.
Typ je bijvoorbeeld afdrukken in het Geef aan wat u wilt doen-vak, dan vindt Excel de volgende Help-items:
Zodra je op het derde item (Afdrukken) klikt, stuurt Excel het huidige werkblad naar de printer. Handig! Naast het eerste item (Een voorbeeld weergeven en afdrukken) zie je een pijltje staan. Klik op dit pijltje om een submenu te openen met de items Afdrukvoorbeeld en afdrukken, Snel afdrukken en Afdrukvoorbeeld op volledig scherm. Kies het eerste item om snel naar het onderdeel Afdrukken van de Backstage-weergave te gaan. Hier kun je een afdrukvoorbeeld van het huidige werkblad inspecteren en desgewenst daadwerkelijk naar de printer sturen. Met de tweede optie in het submenu (Snel afdrukken), druk je het werkblad zonder verdere plichtplegingen af. En met de derde optie (Afdrukvoorbeeld op volledig scherm) open je een afdrukvoorbeeld dat het welsiwaar niet het hele scherm, maar wel het grootste deel daarvan in beslag neemt en waar zo min mogelijk knoppen en opties bij staan. (Voor meer informatie over afdrukken en het afdrukvoorbeeld kun je het beste doorbladeren naar hoofdstuk 5.)
Wanneer je in het Geef aan wat u wilt doen-vak bijvoorbeeld de tekst onderstrepen typt, zie je slechts één item: Onderstrepen. Klik hierop om direct de inhoud van de huidige cel of selecte te onderstrepen. Of klik op het pijltje om uit de opties Onderstrepen en Dubbel onderstrepen te kunnen kiezen.
De laatste twee opties bij het zoeken naar een zoekterm in het Geef aan wat u wilt doen-vak zijn altijd Hulp krijgen voor <je zoekterm> en Slim zoeken gebruiken voor <je zoekterm>. Kies Hulp krijgen als je wilt lezen hoe je een bepaalde taak zelf uitvoert in plaats van dat je het Excel voor je laat doen. En kies Slim zoeken om de zoekterm op te zoeken in Wikipedia en op internet in het algemeen.
Tijdens het werken kan Excel je op elk gewenst moment online hulp bieden. Een simpele klik op de knop Microsoft Excel Help (de eerste knop in het groepje van vijf aan de rechterkant van de titelbalk) of het indrukken van de toets F1 is voldoende om het venster Help van Excel te openen.
Na het openen van het Help-venster probeert Excel via je internetverbinding de artikelen bij te werken. Het startvenster van de Help van Excel bevat koppelingen naar onderwerpen zoals ‘Wat is nieuw’ en ‘Basisvaardigheden van Excel leren’.
Gebruik voor het zoeken naar een specifieke functie of opdracht het zoekvak bovenaan in het venster. Vul een of meer steekwoorden in die het gezochte onderwerp beschrijven (zoals afdrukvoorbeeld of werkbladen afdrukken) en druk op Enter of klik op de knop Zoeken. In het venster verschijnt dan een lijst met koppelingen naar gerelateerde helponderwerpen. Klik op een koppeling om de daarin opgeslagen informatie te bekijken.
Om een weergegeven helponderwerp af te drukken, klik je op de knop Afdrukken (met het printerpictogram) op de werkbalk van het venster Help voor Excel. Excel opent dan het dialoogvenster Afdrukken, waarin je de printer selecteert en de opties instelt voor het afdrukken van de informatie.