Hoofdstuk 2

Een spreadsheet vanaf het begin

In dit hoofdstuk:

• Een nieuwe werkmap beginnen
• Drie verschillende gegevenstypen onderscheiden
• Handmatig eenvoudige formules maken
• Foutjes bij gegevensinvoer oplossen
• De functie AutoCorrectie gebruiken
• Reeksen invoeren met Automatisch doorvoeren en Snel aanvullen
• Formules met ingebouwde functies maken en bewerken
• Met de knop AutoSom totalen van rijen en kolommen berekenen
• Je werk opslaan en werkmappen na een computercrash herstellen

 

Nu je weet hoe je Excel 2016 start, is het tijd om te ontdekken hoe je ermee werkt zonder in de problemen te komen! In dit hoofdstuk lees je hoe je allerlei informatie zet in de kleine, lege werkbladcellen die ik in hoofdstuk 1 heb beschreven. Je leest hoe je met de functies AutoCorrectie en Automatisch aanvullen fouten vermindert en sneller werkt. Ook krijg je een aantal slimme tips om de saaiheid van gegevensinvoer te minimaliseren, zoals het voltooien van een reeks gegevens met de voorzieningen Automatisch doorvoeren en Snel aanvullen, waarmee je het hele zaakje in één keer in een stapel cellen invoert.

En nadat je hebt ontdekt hoe je een werkblad met ruwe gegevens vult, leer je de belangrijkste les van alles: hoe je al deze informatie op schijf opslaat zodat je die gegevens nooit meer hoeft in te voeren!

En, wat ga je in die nieuwe werkmap van je zetten?

Het eerste wat je ziet nadat je Excel 2016 hebt gestart, is het startscherm, te zien in figuur 2.1 (al kan de precieze inhoud bij jou net iets anders zijn). Het startscherm bestaat uit twee deelvensters. Links laat Excel een lijst zien met de namen van werkmappen die je onlangs hebt geopend (voor zover van toepassing). Daaronder staat de koppeling Andere Werkmappen openen.

Figuur 2.1:
Het startscherm van Excel 2016

In de rechterhelft van het startscherm zie je miniatuurafbeeldingen van sjablonen die je als basis voor een nieuwe werkmap kunt gebruiken. Met sjablonen kun je snel werkmappen maken die al een specifieke vorm hebben en bedoeld zijn voor een specifiek soort informatie, zoals een lesrooster of een fitnessplan. Een nieuwe werkmap op basis van een sjabloon bevat al tabellen en lijsten, vaak al gevuld met voorbeeldgegevens en opschriften, die je vervolgens naar eigen smaak kunt aanpassen. Ben je tevreden, dan sla je de aangepaste werkmap op onder een nieuwe bestandsnaam.

De eerste sjabloon die wordt weergegeven is altijd Nieuwe werkmap en de tweede is altijd Welkom bij Excel. Daarna volgen allerlei sjablonen voor de meest uiteenlopende doeleinden, van Feestplanner tot Studiepuntentracker. Zit hier nog steeds niet bij wat je zoekt, typ dan een of meer trefwoorden in het zoekvak bovenaan. Ook kun je op een van de koppelingen vlak onder het zoekvak klikken (Zakelijk, Budgetten, Lijsten enzovoort) om in één keer een hele hoop sjablonen van een bepaald type te vinden.

Ik raad je absoluut aan om de sjabloon Welkom bij Excel eens te openen. Zodra je op de miniatuurafbeelding klikt (met de tekst Een rondleiding volgen erop), maakt Excel een nieuwe werkmap, getiteld Welkom bij Excel1, met vijf werkbladen: Starten, Opvullen, Analyseren, Op grafiek plaatsen en Uitleg. Ga naar het werkblad Opvullen als je de functie Snel aanvullen (waarover later meer) wilt uitproberen, of naar Analyseren voor een voorproefje van de functie Snelle analyse (zie hoofdstuk 3).

En de nieuwe voorziening Aanbevolen grafieken (zie hoofdstuk 10) kun je uitproberen op het werkblad Grafiek maken. Neus gerust wat rond in deze werkmap. Als je klaar bent, kun je hem sluiten. Opslaan hoeft niet.

Wanneer je op elke andere sjabloon dan Lege werkmap of Welkom bij Excel klikt, dan verschijnt er een nieuw venster, met daarin een grotere versie van de miniatuurafbeelding, de naam van de sjabloon, een korte omschrijving en wat andere informatie. Ook zie je hier de knop Maken: klik erop om een nieuwe werkmap te maken op basis van de sjabloon (die indien nodig automatisch gedownload wordt). Of klik op het kruisje rechtsbovenin of druk op Esc als deze sjabloon toch niet is wat je zoekt en je hem niet wilt gebruiken.

Wil je gewoon een kale nieuwe werkmap, zonder vooraf gemaakte tabellen of voorbeeldgegevens, kies dan in het startscherm de sjabloon Lege werkmap . Excel opent dan een nieuwe werkmap met de voorlopige naam Map1. Deze map bevat één leeg werkblad: Blad1. Je begint je nieuwe spreadsheet door gewoon gegevens op dit werkblad in te voeren.

De geheimen van gegevensinvoer

Onthoud bij het maken van een spreadsheet in Blad1 van je nieuwe werkmap de volgende eenvoudige richtlijnen – zeg maar de etiquette van gegevensinvoer :

• Orden informatie zo veel mogelijk in gegevenstabellen met aangrenzende kolommen en rijen. Begin tabellen in de linkerbovenhoek van het werkblad en werk zo veel mogelijk naar beneden in plaats van dwars over het blad. Laat bij voorkeur niet meer dan één lege rij of kolom tussen tabellen staan.
• Sla geen kolommen of rijen over om de informatie overzichtelijker weer te geven. In hoofdstuk 3 lees je hoe je net zo veel ruimte tussen aangrenzende cellen met informatie maakt als je wilt door kolommen te verbreden, rijen te verhogen en de uitlijning aan te passen.
• Reserveer één kolom aan de linkerkant van de tabel voor de rijkoppen.
• Reserveer één rij boven de tabel voor de kolomkoppen.
• Als je de tabel een titel wilt geven, plaats deze dan in de rij boven de kolomkoppen. Zet de titel in dezelfde kolom als de rijkoppen. In hoofdstuk 3 lees je hoe je de titel centreert over de breedte van alle kolommen van de tabel.

In hoofdstuk 1 ging ik uitgebreid in op de grootte van elk werkblad in een werkmap . Misschien vraag je je af waarom ik je dan nu niet vertel om deze ruimte te gebruiken en je gegevens zo veel mogelijk uit te spreiden. Zuinig met de beschikbare ruimte omspringen is met al die ruimte die je krijgt immers een van de laatste dingen waar je je zorgen over hoeft te maken.

En daar heb je ook helemaal gelijk in… op één klein, minuscuul detail na: door spaarzaam met het werkblad om te gaan, bespaar je geheugen. Als een tabel met gegevens groeit en over nieuwe kolommen en rijen uitdijt, besluit Excel voor de zekerheid wat extra computergeheugen te reserveren voor het geval je het op je heupen krijgt en al die cellen met gegevens gaat vullen. Wanneer je kolommen en rijen overslaat die je eigenlijk niet hoeft over te slaan (alleen maar voor het overzicht), verspil je dus computergeheugen waarin anders werkbladinformatie kon worden opgeslagen.

Niet vergeten…

 

Nu weet je het dus: de voor Excel beschikbare hoeveelheid computergeheugen bepaalt de uiteindelijke omvang van de spreadsheet die je kunt maken en niet het aantal cellen op de bladen van je werkmap. Als het geheugen opraakt, heb je dus geen ruimte meer, ongeacht het aantal rijen en kolommen dat nog leeg is. Houd de gegevens altijd zo dicht mogelijk bij elkaar om zo veel mogelijk informatie in een werkblad te krijgen.

Gegevens invoeren

Begin met het monotoon opzeggen van de basisregel van gegevensinvoer op een werkblad. Allemaal tegelijk nu :

Plaats de celaanwijzer in de cel waar je de gegevens wilt hebben en begin de gegevens in te voeren.

Denk eraan dat Excel in de modus Gereed moet staan voordat je de celaanwijzer in de juiste cel kunt zetten. Links op de statusbalk vind je de indicator die de modus van het programma aangeeft. Zodra je gegevens gaat invoeren, verandert Excel de modus van Gereed in Invoeren en geeft dat ook aan op de statusbalk . Is het programma nog niet in de modus Gereed, druk dan op de Esc-toets.

Als je op een apparaat met aanraakscherm werkt en je wilt gegevens gaan invoeren, doe jezelf dan een heel groot plezier, schakel het schermtoetsenbord in en houd het ingeschakeld zolang je met de gegevensinvoer bezig bent. Zie de paragraaf ‘Tips voor het schermtoetsenbord’ in hoofdstuk 1 voor meer informatie over het gebruik van het virtuele toetsenbord.

Zodra je in de modus Invoeren begint te typen, verschijnen de tekens die je in de cel in het werkblad invoert ook op de formulebalk bovenaan in het venster. Er verandert nog iets aan de formulebalk op het moment dat je begint te typen: tussen het naamvak en de knop Functie invoegen komen de knoppen Annuleren en Invoeren beschikbaar.

Tijdens het typen geeft Excel je invoer zowel op de formulebalk als in de actieve cel weer (zie figuur 2.2). Het invoegteken, het verticale knipperende balkje dat als cursor fungeert, zie je alleen aan het einde van de tekenreeks in de cel.

Figuur 2.2:
De gegevens die je invoert verschijnen zowel in de actieve cel als op de formulebalk

Het is zaak om ervoor te zorgen dat de gegevens die je in een cel hebt ingevoerd ook in die cel blijven staan. Wanneer je dit doet, verandert tegelijkertijd de programmamodus van Invoeren terug naar Gereed. Zo weet je dat je de celaanwijzer veilig kunt verplaatsen naar een andere cel en daar gegevens kunt invoeren of veranderen.

Om de gegevensinvoer te voltooien en de modus op Gereed te zetten klik je op de knop Invoeren op de formulebalk of druk je op de Enter-toets, een van de pijltoetsen (↓, ↑, →, ←), Tab of Shift+Tab op je echte of virtuele toetsenbord.

Bij de meeste van deze methoden wordt niet alleen je invoer vastgelegd, maar wordt ook de celaanwijzer naar een andere cel verplaatst. Dit is handig, want je kunt dan direct in de volgende cel verdergaan met het invoeren van gegevens. Wel doen ze dat allemaal op een iets andere manier . Zo werkt het:

• Klik je op de knop Invoeren op de formulebalk, dan leg je de celinvoer vast en dat was het dan. De celaanwijzer wordt niet verplaatst.
• Als je op Enter drukt (op een echt of virtueel toetsenbord), wordt de tekst in de cel vastgelegd en gaat de celaanwijzer naar de cel een rij lager.
• Als je een van de pijltoetsen indrukt, wordt de tekst in de cel vastgelegd en gaat de celaanwijzer naar de eerstvolgende cel in de richting van de pijl. Dus als je ↓ indrukt, verschijnt de celaanwijzer net als bij de Enter-toets een rij lager in dezelfde kolom. Met → gaat de celaanwijzer meteen naar de eerstvolgende cel aan de rechterkant. Met ← verschijnt de celaanwijzer in de cel in de vorige kolom. Met ↑ gaat de celaanwijzer naar de cel een rij hoger in dezelfde kolom.
• Als je de Tab-toets indrukt, wordt de tekst in de cel vastgelegd en verschuift de celaanwijzer naar de volgende cel aan de rechterkant, in dezelfde kolom (hetzelfde effect als met de toets →). Met Shift+Tab verschuift de celaanwijzer na het vastleggen van de tekst een kolom naar links in dezelfde rij (hetzelfde effect als de toets ←).

De celaanwijzer sturen met de Enter-toets

Elke keer dat je de Enter-toets indrukt, verplaatst Excel de celaanwijzer automatisch naar de volgende cel in dezelfde kolom, omlaag dus. Je kunt Excel echter ook zo instellen dat de celaanwijzer na het indrukken van Enter een cel omhoog, naar links of naar rechts gaat, of helemaal niet wordt verplaatst. Open hiervoor in het dialoogvenster Opties voor Excel het onderdeel Geavanceerd (Alt+BTG) .

Wil je dat de celaanwijzer helemaal niet wordt verplaatst, verwijder dan de markering uit het selectievakje Selectie verplaatsen nadat ENTER is ingedrukt. Wil je dat de celaanwijzer een andere richting op gaat, kies dan in de vervolgkeuzelijst Richting een andere richting (rechts, boven of links). Klik op OK of druk op Enter als je klaar bent met het wijzigen van de instellingen.

Nadat je de invoer met een van deze methoden hebt vastgelegd, verwijdert Excel de knoppen Annuleren en Invoegen weer uit de formulebalk. De gegevens die je invoerde blijven in de cel op het werkblad staan (op enkele uitzonderingen na die ik later in dit hoofdstuk bespreek). Iedere keer dat je de celaanwijzer in die cel plaatst, verschijnen de gegevens van die cel ook op de formulebalk.

Klik of tik op de knop Annuleren (met het rode kruisje) of druk op de Esctoets op je toetsenbord als je beseft dat je de gegevens in de verkeerde cel aan het invoeren bent . De gegevens worden dan uit de cel en van de formulebalk gewist en de formulebalk wordt gedeactiveerd. Ontdek je pas na afloop van het invoeren van de gegevens dat ze in de verkeerde cel staan, dan verplaats je de inhoud naar de juiste cel (in hoofdstuk 4 ontdek je hoe dat gaat) of je verwijdert de ingevoerde gegevens (zie ook hoofdstuk 4) en typt ze opnieuw in de juiste cel.

Alle typen zijn welkom

Zonder dat je het merkt, analyseert Excel voortdurend alles wat je typt en classificeert de invoer in een van drie mogelijke gegevenstypen: tekst, waarde of formule.

Als Excel besluit dat de invoer een formule is, dan berekent het programma automatisch de formule en wordt het resultaat in de werkbladcel gezet. De formule zelf blijft gewoon op de formulebalk zichtbaar. Als Excel besloten heeft dat het niet om een formule gaat (ik vertel je straks aan welke criteria een formule moet voldoen), dan bepaalt het programma of de invoer als tekst of als waarde moet worden beschouwd.

Excel maakt dit onderscheid tussen tekst en waarden om de uitlijning van de gegevens in de cel te bepalen. Tekst wordt aan de linkerkant van de cel uitgelijnd en waarden aan de rechterkant van de cel. Omdat de meeste formules het alleen goed doen als ze met waarden worden gevoed, weet het programma door deze scheiding van waarden en tekst welke gegevens wel en welke niet bruikbaar zijn in de formules die je hebt gemaakt. Ik hoef je zeker niet te vertellen dat je de uitkomsten van je formules flink in de war kunt schoppen als je Excel met tekst laat rekenen terwijl het getallen had verwacht.

Een spoor leggen met tekst

Tekstinvoer is eenvoudigweg alles wat Excel niet als formule of als waarde kan indelen. Dit maakt tekst dan ook de vergaarbak onder de gegevenstypen van Excel. De meeste tekstinvoer (ook bekend als labels) bestaat uit een combinatie van letters en interpunctie of letters en cijfers. Tekst wordt voornamelijk gebruikt voor titels, kopteksten en opmerkingen op het werkblad.

Omdat Excel tekstinvoer automatisch links uitlijnt, zie je in één oogopslag of celinvoer als tekst geaccepteerd is. Tekst die breder dan de cel is, loopt gewoon door in de cel(len) rechts ervan, als daar tenminste ruimte is.

Als je later gegevens invoert in een cel waar tekst van de links gelegen cel in overloopt, dan kapt Excel de overlopende tekst af (zie figuur 2.3). Maar schrik niet: Excel gooit deze tekens niet weg, maar kapt alleen de weergave af om ruimte te maken voor de nieuwe invoer. Om de verdwenen tekst weer in beeld te krijgen, hoef je alleen maar de kolom waar die cel in staat te verbreden. (Hoe je dat doet, lees je in hoofdstuk 3.)

Figuur 2.3:
Invoer in cellen aan de rechterkant verbergt de lange tekst aan de linkerkant

Tekst is een grote nul voor Excel

Gebruik de automatische berekeningen in de statusbalk om te bewijzen dat Excel alle tekstinvoer de waarde 0 (nul) geeft. Typ bijvoorbeeld het getal 10 in een cel en daar direct onder nog wat tekst, zoals Excel is net een doos bonbons. Markeer vervolgens beide cellen (dus die met de waarde 10 en die met de tekst). Als je nu een blik op de statusbalk werpt, zie je daar Gemiddelde: 10 en Som: 10. Dit bewijst dat de tekst dus helemaal niets aan de totale waarde van de twee cellen toevoegt.

Hoe Excel zijn waarden waardeert

Waarden zijn de bouwstenen van de meeste formules die je in Excel maakt. En die waarden zijn er in twee smaken: cijfers voor hoeveelheden (14 fillialen of 140.000 euro) en cijfers voor datums (21 augustus 2015) of tijden (2 uur).

Omdat Excel waarden rechts uitlijnt, zie je snel of je invoer als waarde is geaccepteerd. Als de waarde die je invoert langer is dan de kolombreedte van de cel, zet Excel deze waarde automatisch om in een (jawel) wetenschappelijke notatie. Zie je in plaats van die vreemde wetenschappelijke notatie liever gewoon het getal, maak dan gewoon de kolom waarin daar cel staat breder. In hoofdstuk 3 lees je hoe je dit doet.

Zorgen dat Excel je nummer heeft

Bij het maken van een nieuw werkblad besteed je waarschijnlijk veel tijd aan het invoeren van getallen die allerlei soorten waarden voorstellen, van geld dat je hebt verdiend (of uitgegeven) tot het percentage van het kantoorbudget dat opging aan koffie en koekjes. Wat zeg je, eet je geen koekjes op je werk?

Voor het invoeren van een numerieke waarde die een positieve hoeveelheid voorstelt, zoals de omzet van afgelopen jaar, selecteer je een cel en voer je de cijfers in, bijvoorbeeld 459600. Voltooi daarna de invoer door op de knop Invoeren te klikken, op Enter te drukken of met een van de andere methoden. Voor het invoeren van een numerieke waarde die een negatieve hoeveelheid voorstelt, zoals het bedrag dat je werkgever vorig jaar uitgaf aan koffie en koekjes, start je de invoer met een minteken (-). Daarna vul je de getallen in, bijvoorbeeld -175 (wat behoorlijk zuinig is op een omzet van 459.600 euro) en voltooi je de invoer.

Heb je wat boekhoudervaring, dan ben je wellicht geneigd om negatieve getallen (uitgaven dus) tussen haakjes zetten: (175). Maar terwijl jij de moeite neemt de getallen tussen haakjes te plaatsen, zet Excel ze automatisch om naar negatieve getallen, dus met een minteken. Voer je in de cel met uitgaven aan koffie en koekjes (175) in, dan spuugt Excel -175 uit. Geen angst, in hoofdstuk 3 lees je hoe je die gekoesterde haakjes voor de uitgaven weer terugkrijgt in je spreadsheet.

Numerieke waarden die bedragen voorstellen, zoals de omzet van vorig jaar, kun je aanvullen met een euroteken (€) en punten (.), net als bij de handgeschreven bedragen die je overneemt. Houd er rekening mee dat als je een getal met punten invoert, Excel dat getal aanpast aan een numeriek formaat dat overeenkomt met je puntengebruik. In hoofdstuk 3 lees je meer over numerieke formaten en hoe je die gebruikt. Als je een getal door een euroteken laat voorafgaan, kent Excel automatisch het euroformaat met punten tussen de duizendtallen toe.

Als je numerieke waarden met decimalen invoert, gebruik dan een komma als decimaal scheidingsteken. Bij het invoeren van een decimale waarde plaatst het programma automatisch een nul voor de decimale komma (als je ,34 invult, maakt Excel er 0,34 van) en verwijdert het nul len na de decimale komma (als je 12,50 invult, maakt Excel er 12,5 van).

Als je de decimale waarde van een breuk niet weet, voer dan gerust de breuk zelf in. Weet je bijvoorbeeld niet dat 23/16 gelijk is aan 2,1875, typ dan gewoon 2 3/16 in de cel op het werkblad. Op de formulebalk verschijnt het getal 2,1875 en in de cel blijft netjes 2 3/16 staan. (De cel is dan opgemaakt in de notatie Breuk; zie hoofdstuk 3 voor meer informatie over notaties.)

Voer eenvoudige breuken als 3/4 of 5/8 in als een gemengd getal voorafgegaan door een nul, dus 0 3/4 of 0 5/8. Vergeet niet de spatie tussen de nul en de breuk te zetten, anders denkt Excel dat het om datums gaat, 3 april (3/4) en 5 augustus (5/8) in dit geval.

Bij het invoeren van een percentage als numerieke waarde (dus zoveel van de honderd) heb je deze mogelijkheden:

• Je kunt een getal door honderd delen en de decimale equivalent invoeren (zoals je op school leerde: de komma twee getallen naar links verschuiven, dus bijvoorbeeld ,12 voor 12 procent).
• Je kunt het getal met het procentteken invoeren (bijvoorbeeld 12%).

In beide gevallen slaat Excel de decimale waarde op in de cel, dus in dit voorbeeld 0,12. Als je het procentteken gebruikt, kent Excel een procentformaat aan de waarde op het werkblad toe, zodat het wordt weergegeven als 12%.

De decimale komma automatisch laten invoeren

Als je een grote hoeveelheid getallen met hetzelfde aantal decimalen moet invoeren, laat Excel dan de decimalen voor je doen. Dit is erg handig als je honderden bedragen moet invullen die allemaal twee decimalen hebben (om de centen aan te geven).

Met de volgende stappen leg je het aantal decimalen voor een numerieke invoer vast:

1. Kies Bestand Opties Geavanceerd of gebruik ALT+BTG.

   In het dialoogvenster Opties voor Excel wordt het onderdeel Geavanceerd weergegeven.

2. Markeer onder Opties voor bewerken het selectievakje Automatisch een decimaalteken invoegen.

   Standaard zet Excel het decimaalteken twee tekens links van het laatste cijfer dat je invulde. Wil je deze standaardinstelling aanpassen, ga dan verder met stap 3; ga anders naar stap 4.

   Kom niet in de knoop met je decimalen

   

   Als de optie Vaste decimaal is ingeschakeld, plaatst Excel een decimaalteken in alle getallen die je invoert. Wanneer je een getal zonder decimalen wilt invoeren, of een getal met een decimaalteken op een andere plek, vul dan zelf het decimaalteken (de komma) in. Als het decimaalteken op twee posities staat en je in plaats van 10,99 het getal 1099 wilt invul len, typ dan 1099, (met een komma na het getal).

   En vergeet alsjeblieft niet de functie voor het automatisch invoegen van decimaaltekens uit te schakelen voor je aan een ander werkblad gaat werken of Excel verlaat. Anders verschijnt bijvoorbeeld de waarde 0,2 terwijl je 20 verwachtte en heb je geen flauw idee hoe dat komt!

3. (Optioneel) Voer in het vak Posities een nieuw aantal in of kies een waarde met het kringveld.
   
   Wijzig de waarde bijvoorbeeld in drie decimale tekens, zodat je dit krijgt: 00,000.
4. Klik op OK of druk op Enter.
   
   Op de statusbalk verschijnt de indicator Vaste decimaal , zodat je weet dat deze functie nu geactiveerd is.

Nu je het aantal decimalen voor numerieke waarden hebt vastgelegd, plaatst Excel automatisch een komma in elke numerieke waarde die je invoert. Je hoeft alleen nog maar de getallen in te vullen en de invoer in de cel te voltooien. Heb je bijvoorbeeld het decimaalteken op twee tekens gezet, dan hoef je voor de waarde 100,99 alleen nog maar 10099 in te voeren, dus zonder komma. Zodra je de celinvoer voltooit, zet Excel automatisch een komma op twee tekens rechts van het laatste teken.

Wil je weer terugkeren naar gewone gegevensinvoer voor numerieke waarden (waarbij je zelf de komma als decimaalteken plaatst), open dan het tabblad Geavanceerd van het dialoogvenster Opties voor Excel (Alt+BTG), verwijder de markering uit het selectievakje Automatisch een decimaalteken invoegen en klik op OK of druk op Enter. De indicator Vaste decimaal verdwijnt weer van de statusbalk.

Het goede oude numerieke toetsenblok

Gebruik je een echt toetsenbord en heb je de optie voor het invoeren van vaste decimalen ingeschakeld (zie de vorige paragraaf), dan wordt het invoeren van grote hoeveelheden getallen helemaal een fluitje van een cent . Selecteer eerst het blok met cellen waar je getallen wilt invoeren (zie de paragraaf ‘Blokken vol gegevens invoeren’ verderop in dit hoofdstuk) en druk dan op de toets NumLock . Je kunt alle gegevens voor deze selectie nu invoeren met het numerieke toetsenblok op je toetsenbord (net als met een rekenmachine met tien toetsen).

Bij deze aanpak hoef je alleen maar de getallen voor elke cel in te voeren en op de Enter-toets op het numerieke toetsenblok te drukken. Terwijl de celaanwijzer een cel omlaag verschuift, zet Excel het decimaalteken op de juiste plek. En nog mooier: als je in de onderste cel van een kolom een waarde hebt ingevuld en je op Enter drukt, dan wordt de celaanwijzer automatisch naar de bovenste cel in de volgende kolom van de selectie verplaatst. Dit komt doordat je de cellen hebt geselecteerd voordat je met invoeren begon.

De figuren 2.4 en 2.5 laten zien hoe dit werkt. In figuur 2.4 is de optie Automatisch een decimaalteken invoegen geactiveerd (dat kun je zien aan de tekst ‘Vaste decimaal’ in de statusbalk) en is het celbereik van B3 tot en met D9 geselecteerd. In de cellen B3 tot en met B8 zijn al zes waarden ingevoerd en in B9 is een zevende waarde getypt (3083463), die op het punt staat om voltooid te worden (en dan automatisch 30834,63 wordt).

Figuur 2.4:
Voer in cel B9 de waarde 30834,63 in door 3083463 te typen en op Enter te drukken

Kijk nu eens in figuur 2.5 wat er gebeurt als je op Enter drukt (op het numerieke toetsenblok of op het gewone toetsenbord). Excel plaatst niet alleen automatisch het decimaalteken in de waarde van cel B9, maar verplaatst ook nog eens de celaanwijzer naar cel C3, waardoor je direct verder kunt gaan met het invoeren van de gegevens in de nieuwe kolom.

Dagelijks datums invoeren

Misschien vind je het wat vreemd dat datums en tijden als waarden in de cellen van een werkblad worden ingevoerd en niet als tekst. De reden hiervoor is eigenlijk heel simpel: datums en tijden die als waarden zijn ingevoerd, kunnen in formuleberekeningen worden gebruikt en tekst niet. Als je bijvoorbeeld twee datums als waarde invoert, kun je een formule maken die de recentste van de oudste aftrekt en zo berekent hoeveel dagen er tussen die twee datums liggen. Had je de datums als tekst ingevoerd, dan zou dit nooit mogelijk zijn geweest.

Figuur 2.5:
Druk op Enter om de invoer 30834,63 in cel B9 te voltooien; Excel verplaatst de celaanwijzer dan automatisch naar cel C3

Excel bepaalt aan de hand van het gebruikte formaat of de datum of tijd die je invoert een waarde of een tekst is. Als je een van de in Excel ingebouwde datum- of tijdformaten gebruikt, herkent het programma de datum of tijd probleemloos als waarde. Gebruik je niet een van de ingebouwde formaten, dan voert het programma de datum of tijd als tekst in. Zo simpel is het.

Excel herkent de volgende tijdformaten:

3 AM of 3 PM

3 A of 3 P (kleine letter of hoofdletter a of p – Excel maakt er 3:00 AM of 3:00 PM van)

3:21 AM of 3:21 PM (kleine letters of hoofdletters am of pm)

3:21:04 AM of 3:21:04 PM (hoofdletters of kleine letters am of pm)

15:21

15:21:04

Excel doet niet moeilijk over het invoeren van de aanduidingen AM en PM. Hoofdletters, kleine letters en zelfs een combinatie hiervan worden geaccepteerd.

Excel herkent de volgende datumformaten, waarbij maandafkortingen altijd drie letters van de naam van de maand gebruiken (jan, feb, maa enzovoort).

6 november 2015 of 6 november 14 (verschijnen in de cel als 6-nov-15)

6 nov 2015 of 6 nov 15 (verschijnen in de cel als 6-nov-15)

6-11-15 of 6/11/15 (verschijnen in de cel als 6-11-15)

6-nov-15 of 6/nov/15 of 6nov15 (verschijnen allemaal in de cel als 6-nov-15)

Is het alweer zo lang geleden?

Datums worden opgeslagen als seriële getallen die aangeven hoeveel dagen er zijn verstreken sinds een bepaalde startdatum. Tijden worden opgeslagen als decimale breuken die aangeven welk deel van de 24 uursperiode is verstreken. Excel ondersteunt twee datumsystemen: het 1900-datumsysteem van Excel voor Windows waarin 1 januari 1900 de begindatum is, en het 1904-systeem van Excel voor Macintosh, waarin 2 januari 1904 de begindatum is.

Mocht je ooit een werkmap in handen krijgen die gemaakt is met Excel voor Macintosh, dan zien de datums er nogal vreemd uit. Dit probleem los je op door het onderdeel Geavanceerd in het dialoogvenster Opties voor Excel te openen (Bestand Opties voor Excel Geavanceerd of ALT+BTG) en dan onder Bij het berekenen van deze werkmap het selectievakje 1904-datumsysteem gebruiken te markeren.

6/11 of 6-11 of 6-nov of 6/nov of 6nov (verschijnen allemaal in de cel als 6-nov)

06/11 of 06-11 of 06-nov of 06/nov of 06nov (verschijnen allemaal in de cel als 6-nov)

Een datum in de 21e eeuw

In tegenstelling tot wat je misschien verwacht, hoef je voor datums in de 21e eeuw alleen de laatste twee cijfers van het jaar in te vullen. Dus voor 6 januari 2015 kun je volstaan met 6-1-15. Op dezelfde manier typ je voor 15 februari 2016 de waarde 15-2-16 in de doelcel.

Dit tweecijferige invoeren van jaartallen werkt alleen voor de eerste drie decennia van deze eeuw (2000 tot en met 2029). Voor een datum vanaf het jaar 2030 moet je wel alle vier de cijfers van het jaar invullen.

Dit betekent echter dat je ook alle vier de cijfers van het jaar moet gebruiken wanneer je een datum van de eerste dertig jaar van de 20e eeuw wilt invoeren (1900 tot en met 1929). Voor de datum 21 juli 1925 typ je bijvoorbeeld 21-7-1925 in de doelcel. Als je alleen de laatste twee cijfers intypt (25), dan maakt Excel er het jaar 2025 in plaats van 1925!

Zelfs als je alleen de laatste twee cijfers van het jaartal in de cel en op de formulebalk invoert, dan nog laat Excel altijd alle vier de cijfers van het jaartal zien. Voer je bijvoorbeeld 6-11-15 in een cel in, dan converteert Excel dit automatisch naar 6-11-2015 in de cel en op de formulebalk als de cel actief is.

Zo zie je altijd in één oogopslag of je een datum in de 20e of in de 21e eeuw hebt genoteerd, zelfs als je de regels voor het invoeren van twee of vier cijfers niet meer uit elkaar kunt houden. In hoofdstuk 3 lees je hoe je de datuminvoer zo instelt dat alleen de laatste twee cijfers in het werkblad worden weergegeven.

In hoofdstuk 3 lees je ook hoe je eenvoudige rekenkundige bewerkingen uitvoert met de datums en tijden die op een werkblad zijn ingevoerd.

 

Fantastische formules fabriceren

Formules zijn de werkpaarden van de invoer op het werkblad. Een correct opgestelde formule berekent het juiste antwoord zodra je hem in een cel invoert. Vanaf dat moment zorgt de formule er zelf voor dat hij actueel blijft door elke keer als je de ingevoerde waarden verandert de resultaten opnieuw te berekenen.

Door invoer met een isgelijkteken (=) te laten beginnen, vertel je Excel dat je een formule (en geen tekst of waarde) in gaat voeren. De meeste eenvoudige formules bestaan uit een isgelijkteken gevolgd door een ingebouwde functie, zoals SOM of GEMIDDELDE. In de paragraaf ‘De knop Functie invoegen gebruiken’, verderop in dit hoofdstuk, lees je meer over het gebruik van functies in formules. Andere eenvoudige formules gebruiken een serie waarden of celverwijzingen met waarden die gescheiden zijn door een of meer van deze wiskundige operatoren:

+ (plusteken): optellen

- (minteken): aftrekken

* (asterisk): vermenigvuldigen

/ (slash): delen

^ (circonflex): machtsverheffen

Wil je bijvoorbeeld in cel C2 een formule maken die de waarde van cel A2 met de waarde in cel B2 vermenigvuldigt, dan luidt deze formule =A2*B2.

Met deze stappen voer je de formule in cel C2 in:

1. Selecteer cel C2.
2. Typ de volledige formule =A2*B2 in de cel.
3. Druk op Enter.

Of:

1. Selecteer cel C2.
2. Typ het isgelijkteken (=).
3. Selecteer met de muis of het toetsenbord cel A2 op het werkblad.
   
   Hierdoor wordt de celverwijzing A2 aan de formule toegevoegd, zoals je in figuur 2.6 ziet.

   

   Figuur 2.6:
   Typ = om de formule te beginnen en selecteer dan cel A2

4. Typ de asterisk (*, Shift+8 op je toetsenbord).
   
   De asterisk (het sterretje) wordt gebruikt om te vermenigvuldigen, in plaats van de ‘×’ die je op school gebruikte.
5. Selecteer cel B2 op het werkblad, met de muis of het toetsenbord of door op het scherm te tikken.
   
   Hierdoor wordt de celverwijzing B2 in de formule toegevoegd, zoals je in figuur 2.7 ziet.

   

   Figuur 2.7:
   Om het tweede deel van de formule te voltooien typ je * en selecteer je cel B2

6. Klik op de knop Invoeren op de formulebalk, zodat je de invoer van de formule voltooit maar de celaanwijzer in cel C2 laat staan.
   
   Excel laat in cel C2 het berekende resultaat zien en op de formulebalk de formule =A2*B2 (zie figuur 2.8).

   

   Figuur 2.8:
   Nadat je op de knop Invoeren hebt geklikt, toont Excel het resultaat in cel C2 en de formule in de formulebalk

Nadat je de invoer van de formule =A2*B2 in cel C2 van het werkblad hebt voltooid, voert Excel de berekening uit op basis van de gegevens in de cellen A2 en B2 en laat het in cel C2 de uitkomst zien. De kracht van een elektronische spreadsheet is het feit dat formules de berekende resultaten automatisch aanpassen aan wijzigingen in de cellen die bij de formules horen.

Nu komt het leuke gedeelte: na het maken van een formule die naar waarden in bepaalde cellen verwijst (en die waarden dus niet zelf bevat), kun je de waarden in die cellen gaan wijzigen. Excel voert automatisch nogmaals de berekening uit, maar nu met de gewijzigde gegevens, en plaatst het nieuwe resultaat direct op het werkblad! Stel dat je in het voorbeeld van figuur 2.8 de waarde in cel B2 van 100 in 50 wilt veranderen. Zodra je de nieuwe waarde in cel B2 hebt ingevoerd, berekent Excel de formule opnieuw en zet het nieuwe antwoord, 1000, in cel B2.

Als je iets wilt, wijs het dan aan

Zoals je al gezien hebt, hoef je een celverwijzing niet per se handmatig in te voeren; je kunt ook gewoon op de gewenste cel klikken. Op een cel klikken met de muisaanwijzer gaat sneller en verkleint ook nog eens de kans op vergissingen. Als je handmatig een celverwijzing typt, is de kans immers groot dat je een verkeerde kolomletter of een verkeerd rijnummer intypt, en aan het resultaat zie je niet altijd dat je een vergissing hebt gemaakt. Een cel die je in een formule wilt gebruiken kun je beter selecteren door erop te klikken of te tikken, of door de celaanwijzer met de pijltoetsen naar die cel te verplaatsen. Zo is de kans klein dat je naar de verkeerde cel verwijst.

Op een apparaat met een klein aanraakscherm, zoals een kleine tablet of een smartphone, geldt het omgekeerde van wat ik zojuist beweerde. Op een dergelijk apparaat kan het eenvoudiger zijn om gewoon de formule te typen dan om de juiste kolom en de juiste rij in beeld te krijgen en dan ook nog eens precies op de juiste cel te tikken. Onthoud bij het zelf typen van formules dat wanneer je alleen nog maar het lettergedeelte van een celverwijzing hebt getypt, zoals de kolomletter B van cel B2, Excel eerst een lijst met ingebouwde functies laat zien die beginnen met die letter. Deze lijst verdwijnt weer zodra je het rijnummer van de celverwijzing erachteraan typt. Controleer bij het handmatig intypen van celverwijzingen altijd extra goed of alles naar wens verloopt.

De natuurlijke volgorde van bewerkingen veranderen

Veel van je formules voeren meer dan één wiskundige bewerking uit. Excel voert alle bewerkingen van links naar rechts uit volgens de strikte volgorde van wiskundige bewerkingen. Bij deze volgorde wegen vermenigvuldigen en delen zwaarder dan optellen en aftrekken en worden daarom ook als eerste uitgevoerd, zelfs als ze in de formule niet aan het begin staan (van links naar rechts gelezen).

Kijk eens naar de bewerkingen in deze formule:

=A2+B2*C2

Als cel A2 de waarde 5 heeft, cel B2 de waarde 10 en cel C2 de waarde 2, maakt Excel daar de volgende formule van:

=5+10*2

In deze formule vermenigvuldigt Excel 10 keer 2 (20) en telt daar 5 bij op, wat als uitkomst 25 geeft.

Wil je dat Excel eerst de optelsom van de waarden in cel A2 en cel B2 uitvoert en pas daarna het resultaat vermenigvuldigt met de waarde in cel C2, plaats de optelsom dan als volgt tussen haakjes:

=(A2+B2)*C2

Doordat de optelsom tussen haakjes staat, weet Excel dat je deze bewerking eerst wilt uitvoeren en daarna pas de vermenigvuldiging. Als cel

A2 de waarde 5 heeft, cel B2 de waarde 10 en cel C2 de waarde 2, dan telt Excel 5 en 10 bij elkaar op (dat is 15) en vermenigvuldigt de uitkomst met 2, wat de uitkomst 30 oplevert.

In complexere formules zul je soms meer dan één set haakjes moeten gebruiken om de volgorde van de berekening aan te geven. Deze geneste haakjes lijken een beetje op de Russische poppetjes waar steeds weer een volgende in zit. Bij berekeningen met meerdere haakjes voert Excel eerst de berekening uit van de gegevens die tussen de binnenste haakjes staan en gebruikt het resultaat voor de volgende berekening, van binnen steeds verder naar buiten toe. Kijk maar eens naar deze formule:

=(A4+(B4-C4))*D4

Excel trekt eerst de waarde in cel C4 van de waarde in cel B4 af, telt dit verschil op bij de waarde in cel A4 en vermenigvuldigt deze uitkomst tot slot met de waarde in D4.

Zonder de twee paar haakjes zou Excel doen wat het gewend is te doen en eerst de waarde in cel C4 vermenigvuldigen met de waarde in cel D4, dan de waarde in cel A4 bij die van cel B4 optellen en tot slot de getallen van elkaar aftrekken.

Maak je niet te veel zorgen dat je per ongeluk niet evenveel linker- als rechterhaakjes invult en een rechterhaakje tekortkomt. Excel laat een waarschuwing zien met aanwijzingen waarmee je een vergeten haakje alsnog kunt plaatsen. Als je het eens bent met het voorstel van het programma, klik dan op Ja. Let er wel op dat je ook echt haakjes gebruikt, dus ( en ). Excel heeft een hekel aan rechte haken – [ en ] – en aan accolades – { en } – in formules en geeft dan ook resoluut een foutmelding als je ze toch gebruikt.

Fouten in formules

Onder bepaalde omstandigheden kunnen zelfs de beste formules zich soms vreemd gedragen in je werkblad. Je merkt het meteen als een formule op hol is geslagen, want in plaats van een netjes berekende waarde verschijnt er een onbegrijpelijk bericht in hoofdletters, voorafgegaan door een hekje (#) en eindigend met een uitroepteken (!) of, in één geval, met een vraagteken (?). In spreadsheettaal staat zo’n gek bericht bekend als een foutwaarde . Met een foutwaarde geeft Excel aan dat een element in de formule zelf of in een van de cellen waarnaar de formule verwijst het onmogelijk maakt de verwachte berekening uit te voeren.

Als een van je formules een foutwaarde bevat, verschijnt er in de linkerbovenhoek van de cel een groen driehoekje. Is de cel actief, dan zie je links ervan een waarschuwing (een uitroepteken in een ruitje). Als je de muisaanwijzer op deze waarschuwing zet, verschijnt er een korte omschrijving van de formulefout en een vervolgkeuzeknop. Klik op deze knop om een menu met opties te openen. Kies in dit menu bijvoorbeeld de optie Help-informatie over deze fout om toegang te krijgen tot online informatie inclusief tips voor het oplossen van je probleem.

Het vervelendste aan foutwaarden is dat ze andere formules in het werkblad kunnen beïnvloeden. Een formule die naar een cel met een foutwaarde verwijst, ontvangt een foutwaarde, een tweede formule die naar de eerste formule verwijst ontvangt daardoor ook een foutwaarde en zo gaat het steeds verder.

Zodra je een foutwaarde in een cel aantreft, is het zaak op om zoek te gaan naar de oorzaak van deze fout en dan eerst de formule aan te passen. In tabel 2.1 zie je een overzicht van fouten die je in een werkblad kunt tegenkomen en de meest gebruikelijke oorzaken ervan.

Tabel 2.1: Foutwaarden die je door foute formules kunt tegenkomen

Dit staat in de cel	Wat is er aan de hand?
#DEEL/0!	Deze melding verschijnt als de formule opdracht geeft tot het delen door nul of, wat vaker het geval is, door een lege cel. Delen door nul kan niet in wiskunde.
#NAAM?	De formule verwijst naar een bereiknaam (zie hoofdstuk 6) die niet bestaat in het werkblad. Deze foutwaarde verschijnt als je de verkeerde bereiknaam invult of vergeet tekst in de formule tussen aanhalingstekens te zetten, waardoor Excel denkt dat de tekst naar een bereiknaam verwijst.
#LEEG!	Deze melding verschijnt meestal als er in plaats van een puntkomma een spatie is gebruikt voor het scheiden van celverwijzingen die als argumenten bij formules worden gebruikt.
#GETAL!	Deze melding verschijnt als Excel een probleem met een getal in de formule tegenkomt, zoals een verkeerd argumenttype bij een functie of een berekening die een te groot of te klein resultaat oplevert om in het werkblad weer te geven.
#VERW!	Deze melding verschijnt als Excel een ongeldige celverwijzing tegenkomt, bijvoorbeeld als je een cel verwijdert waar een formule naar verwijst of cellen plakt over de cellen die in een formule worden gebruikt.
#WAARDE!	Deze melding verschijnt als je het verkeerde type argument of een verkeerde operator in een functie gebruikt of als je een wiskundige berekening laat uitvoeren op cellen met tekst.

Foutjes in gegevensinvoer corrigeren

We willen allemaal perfect zijn, maar omdat slechts weinigen dat zijn, is het verstandig dat we ons voorbereiden op de onvermijdelijke fouten die we gaan maken. Bij het invoeren van grote hoeveelheden gegevens sluipen er al snel vervelende typefoutjes in je werk. Bij je streven naar de perfecte spreadsheet zijn er enkele dingen die je kunt doen. Laat om te beginnen Excel bepaalde fouten meteen corrigeren op het moment dat je ze maakt. Daarnaast corrigeer je met de hand de lastige kleine foutjes die overblijven, zowel tijdens als na afloop van het invoeren van de gegevens.

AutoCorrigeer dat eens voor mij

De optie AutoCorrectie is een zegen voor iedereen die steeds weer dezelfde stomme typefouten blijft maken. Met AutoCorrectie vertel je Excel 2016 welke fouten je vaak maakt, zodat het programma ze automatisch voor je kan verbeteren.

Bij het installeren van Excel weet AutoCorrectie al dat het automatisch twee hoofdletters moet corrigeren (door de tweede hoofdletter in een kleine letter te veranderen), zinnen met een hoofdletter moet laten beginnen en bepaalde veel gemaakte fouten ook moet veranderen in de juiste schrijfwijze.

Je kunt op elk gewenst moment de lijst met vervangende woorden aanvullen. Er zijn twee soorten tekstcorrecties: het verbeteren van veelgemaakte type- en spelfouten en het volledig uitschrijven van afkortingen en acroniemen.

Zo voeg je woorden toe:

1. Kies Bestand Opties Controle of gebruik Alt+BTC. Klik vervolgens op de knop AutoCorrectie-opties of gebruik Alt+C (waarbij je Alt en C bij uitzondering tegelijk moet indrukken).
   
   Het dialoogvenster AutoCorrectie van figuur 2.9 verschijnt in beeld.

   

   Figuur 2.9:
   In de vakken Vervangen en Door van het dialoogvenster AutoCorrectie voeg je typefouten en afkortingen in die Excel automatisch verbetert en aanvult

2. Vul op het tabblad AutoCorrectie in het tekstvak Vervangen de typefout of de afkorting in.
3. Vul in het tekstvak Door de juiste typewijze of het volledige woord in.
4. Klik op de knop Toevoegen of druk op Enter om de nieuwe correctie of afkorting aan de lijst AutoCorrectie toe te voegen.
5. Klik op OK om het dialoogvenster AutoCorrectie te sluiten.

De etiquette van celbewerking

Ondanks de hulp die AutoCorrectie biedt, zul je altijd fouten maken. Hoe je die verbetert, hangt af van het moment waarop je ze ontdekt: voor of na voltooiing van de gegevensinvoer.

• Als je de fout tijdens het invoeren ontdekt, druk je op de toets Backspace tot alle foutieve tekens uit de cel zijn verwijderd. Typ de gegevens of formule daarna opnieuw voordat je de invoer voltooit.
• Ontdek je de fout pas nadat je de gegevens in de cel hebt ingevoerd, dan kun je de hele inhoud vervangen of alleen de fouten verbeteren.
• Bij weinig gegevens kun je het beste alles vervangen. Hiervoor selecteer je de cel met de celaanwijzer, typ je de vervangende gegevens en voltooi je de invoer door op de knop Invoeren te klikken of op Enter te drukken.
• Als er veel gegevens in een cel staan en de fout relatief eenvoudig is op te lossen, dan is het handiger de celinvoer te verbeteren dan hem helemaal te vervangen. Dubbelklik of dubbeltik op de cel of selecteer de cel en druk op F2 als je de celinvoer wilt verbeteren.
• Bij beide methoden wordt de formulebalk opnieuw geactiveerd en verschijnen de knoppen Invoeren en Annuleren weer. Tegelijkertijd wordt het invoegteken in de cel geplaatst. Als je dubbelklikt of dubbeltikt, verschijnt het invoegteken op de plek waar je klikte; als je de toets F2 indrukt, wordt het invoegteken achter het laatste teken van de invoer geplaatst.
• De modusindicator op de statusbalk verandert in Bewerken. In deze modus kun je met de muisaanwijzer of de pijltoetsen het invoegteken naar de plek brengen waar de fout moet worden hersteld.

In tabel 2.2 zie je een overzicht van de toetsencombinaties waarmee je het invoegteken in de cel kunt verplaatsen om ongewenste tekens te verwijderen. Als je nieuwe tekens wilt invoegen vanaf de plek waar het invoegteken staat, begin dan gewoon te typen. Je kunt bestaande tekens ook verwijderen door de gegevens te overschrijven. Druk op het toetsenbord op de Insert-toets om over te schakelen naar de modus Overschrijven. Druk nogmaals op Insert om terug te keren naar de gebruikelijke invoer. Als je klaar bent, moet je op Enter drukken om Excel de wijzigingen in de celinhoud te laten verwerken.

In de modus Bewerken voltooi je de bewerking van de celinhoud door op Enter te drukken of op de knop Invoeren te klikken. Ook kun je op de Tab-toets op het toetsenbord drukken of de toetsencombinatei Shift+Tab gebruiken, waarbij je tegelijkertijd de celaanwijzer naar de volgende of de vorige cel verplaatst. De pijltoetsen zijn alleen in de modus Invoeren bruikbaar voor het voltooien van de invoer. In de modus Bewerken verplaatsen de pijltoetsen het invoegteken alleen maar binnen de cel die je bewerkt en niet naar een nieuwe cel.

Tabel 2.2: Toetsen voor het oplossen van fouten in celgegevens

Toets(en)	Beschrijving
Delete	Verwijdert het teken rechts van het invoegteken
Backspace	Verwijdert het teken links van het invoegteken
→	Verplaatst het invoegteken een positie naar rechts
←	Verplaatst het invoegteken een positie naar links
↑	Verplaatst het invoegteken naar de vorige positie naar links als het aan het eind van de celinvoer staat
End of ↓	Plaatst het invoegteken achter het laatste teken van de celinvoer
Home	Plaatst het invoegteken voor het eerste teken van de celinvoer
Ctrl+→	Plaatst het invoegteken aan het begin van het volgende woord van de celinvoer
Ctrl+←	Plaatst het invoegteken aan het begin van het vorige woord van de celinvoer
Insert	Schakelt tussen de invoegmodus en de overschrijfmodus

Bewerken in de cel of op de formulebalk?

In Excel kun je celinhoud zowel in de cel als op de formulebalk bewerken. Meestal werkt het prima om bewerkingen direct in de cel uit te voeren, maar als je met echt lange invoer te maken hebt (zoals ellenlange formules waar geen einde aan lijkt te komen of tekstinvoer die alinea na alinea doorgaat), is het handiger om de bewerking op de formulebalk uit te voeren. Als de invoer te lang is voor de formulebalk, dan zorgt Excel aan het einde van de formulebalk voor schuifpijlen. Met deze schuifpijlen doorloop je de lange celinvoer regel voor regel, zonder dat de formulebalk groter wordt en het bovenste deel van het werkblad verbergt (zoals in eerdere Excel-versies).

Als je de inhoud op de formulebalk wilt wijzigen en niet in de cel zelf, gebruik dan de juiste schuifpijl om de regel in beeld te brengen met de gegevens die aangepast moeten worden. Verplaats dan de balkvormige muisaanwijzer naar de plek in de tekst of het getal waar je gegevens wilt wijzigen en voer de wijziging uit.

Gegevensinvoer spannend maken

Voordat we het onderwerp gegevensinvoer verlaten voel ik me toch geroepen een aantal tips te geven die deze taak minder vervelend maken. Je maakt kennis met de functies Automatisch aanvullen, Automatisch doorvoeren en Snel aanvullen, je leest hoe je gegevens in een geselecteerd celbereik invoert en hoe je in verschillende cellen gelijktijdig identieke gegevens invoert.

We vullen elkaar aan

Ook al heb je geen invloed op de functie Automatisch aanvullen, het is toch handig om te weten dat deze functie bestaat. De behulpzame softwareontwikkelaars van Microsoft bedachten deze functie om je typewerk uit handen te nemen.

Automatisch aanvullen lijkt een beetje op een niet al te snuggere gedachte lezer die aan de hand van wat je net typte voorspelt wat je misschien wilt gaat invoeren. Deze functie werkt alleen bij het invoeren van tekst in kolommen, niet bij het invoeren van waarden of formules of het invoeren van tekst in een rij. Bij het invoeren van tekst in een kolom kijkt Automatisch aanvullen welke tekst je eerder in die kolom hebt ingevoerd en kopieert die automatisch naar de volgende rij als je dezelfde beginletter gebruikt als van bestaande invoer.

Stel dat ik in cel A2 de bedrijfsnaam Snackbar De Snelle Hap (een van de vele dochterondernemingen van mijn wereldomspannende concern) invoer en vervolgens de celaanwijzer naar de onderliggende cel A3 verplaats. Als ik nu een S typ (het maakt niet uit of dat een hoofdletter is of niet), voegt Automatisch aanvullen meteen na de S de rest van de bekende invoer in, dus ‘nackbar De Snelle Hap’.

Dit is natuurlijk fantastisch als ik inderdaad in zowel cel A2 als cel A3 de tekst ‘Snackbar De Snelle Hap’ wil hebben. Toch houdt de functie Automatisch aanvullen er rekening mee dat ik eventueel iets anders wil invoeren dat toevallig met dezelfde letter begint, want alles na de eerste letter is geselecteerd (in dit voorbeeld dus alles na de S). Om de door Excel zo behulpzaam ingevulde tekst te overschrijven, hoef ik alleen maar verder te gaan met typen.

Zodra je een door de functie Automatisch aanvullen voorgestelde tekst door een andere vervangt, hef je de mogelijkheid op dat er andere aanvullingen voor die ene letter worden aangeboden. In mijn voorbeeld verving ik de suggestie ‘Snackbar De Snelle Hap’ door ‘Sauna Het Goede Leven’, waardoor de functie Automatisch aanvullen niet meer reageert als ik de letter S in cel A4 invoer. Als je het voorstel niet accepteert, word je door Excel verder aan je lot overgelaten.

Schakel de functie Automatisch aanvullen uit als je er alleen maar last van hebt bij het invoeren van gegevens die met dezelfde letter beginnen maar verder niet hetzelfde zijn. Kies Bestand Opties Geavanceerd of gebruik de sneltoets Alt+BTG om het tabblad Geavanceerd van het dialoogvenster Opties voor Excel te openen. Je schakelt de functie uit door het vinkje te verwijderen uit het selectievakje Automatisch aanvullen van celwaarden activeren. Klik tot slot op OK.

De functie Automatisch doorvoeren

Bij veel werkbladen die je met Excel maakt voer je een reeks opeenvolgende datums of getallen in. Denk maar aan de namen van de twaalf maanden voor kolommen en het van 1 tot 100 nummeren van rijen.

De functie Automatisch doorvoeren neemt je hierbij veel werk uit handen; je hoeft alleen maar de beginwaarde van de reeks in te voeren. In de meeste gevallen is Automatisch doorvoeren dan slim genoeg om te bedenken hoe de reeks verder aangevuld moet worden als je de vulgreep naar rechts versleept (om de reeks over de kolommen te verdelen) of omlaag (om de reeks over de rijen te verdelen).

De vulgreep heeft de vorm van een klein zwart plusje (+) en is alleen zichtbaar als je de muisaanwijzer op de rechteronderhoek van de cel of op de onderste cel van een blok cellen plaatst. Als je een selectie sleept terwijl de muisaanwijzer de vorm van een wit plusje heeft in plaats van het plusje van Automatisch doorvoeren, dan vergroot je alleen maar de selectie (zie hoofdstuk 3). Versleep je een selectie terwijl de muisaanwijzer de vorm van gekruiste dubbele pijlen heeft, dan wordt de celselectie verplaatst (zie hoofdstuk 4).

Op een aanraakscherm verschijnt de vulgreep door op de selectie greep (het cirkeltje) onder de actieve cel te tikken. In de miniwerkbalk die dan wordt weergegeven tik je op het Automatisch doorvoeren-pictogram. Nu kun je de vulgreep met je vinger of stylus verslepen.

Je kunt maar naar één kant slepen als je met de vulgreep een reeks maakt. Je kunt naar links of rechts van de cel met de beginwaarden slepen om de reeks te maken of om de beginwaarden te kopiëren of omhoog of omlaag. Maar je kunt niet tegelijkertijd twee richtingen opgaan, dus je kunt bijvoorbeeld niet schuin omlaag gaan door de vulgreep diagonaal te verslepen.

Tijdens het slepen met de muis houdt het programma je via scherminfo op de hoogte en laat het zien wat er in de cel die je passeert komt te staan. Wanneer je met de vulgreep cellen hebt geselecteerd, plaatst Excel een reeks in de geselecteerde cellen of kopieert het de waarde van de eerste cel in alle overige cellen. Er verschijnt rechts van de laatste waarde ook een knop waarmee je andere opties voor Automatisch doorvoeren kiest dan het standaard aanvullen of kopiëren van gegevens. Als je de vulgreep gebruikt, kopieert Excel een beginwaarde in een celbereik. Wil je echter een opeenvolgende reeks, dan kun je de optie Reeks doorvoeren in het menu Opties voor Automatisch doorvoeren kiezen.

In de figuren 2.10 en 2.11 zie je hoe ik met de functie Automatisch doorvoeren heel snel een rij (afgekorte) maanden invoer. Ik begin in cel B2 met jan(uari) en eindig in cel G2 met jun(i). Voer hiervoor gewoon jan in cel B2 in, plaats de muisaanwijzer op de vulgreep rechts onderaan in de cel en sleep dan naar cel G2 (zie figuur 2.10). Zodra je de muisaanwijzer loslaat of je vinger van het aanraakscherm haalt, zet Excel in de geselecteerde cellen de overige namen van de maanden, dus feb tot en met jun (zie figuur 2.11). Het celbereik met de maanden blijft geselecteerd, zodat je de reeks eventueel meteen kunt aanpassen. En ging je per ongeluk te ver, sleep dan de vulgreep terug naar links om de lijst met maanden in te korten. Ging je juist niet ver genoeg, sleep de vulgreep dan verder naar rechts om zo de maanden verder aan te vullen.

Figuur 2.10:
Voer de naam van de eerste maand in en sleep de vulgreep in de richting waar de rest van de maanden moeten staan

Figuur 2.11:
Zodra je de muisknop loslaat, vult Excel de geselecteerde cellen met de ontbrekende maanden

Je kunt nu ook gebruikmaken van de mogelijkheden die het menu Opties voor Automatisch doorvoeren biedt. Je opent dit menu door op de knop te klikken die rechts van jun verschijnt (zie opnieuw figuur 2.11). Wil je dat Excel de tekst jan naar elke geselecteerde cel kopieert, kies dan de optie Cellen kopiëren. Met de optie Alleen opmaak doorvoeren kopieer je wel de opmaak maar niet de inhoud van cel B2, wat in dit geval betekent dat de tekst in de cellen vet zou worden. (In hoofdstuk 3 lees je meer over de opmaak van cellen.) Wil je de maanden ingevuld zien zonder dat de opmaak van cel B2 wordt overgenomen, kies dan de optie Doorvoeren zonder opmaak.

In tabel 2.3 in de volgende paragraaf staan de verschillende beginwaarden van de functie Automatisch doorvoeren en de reeksen die Excel daarmee kan maken.

Werken met gegevensreeksen

De functie Automatisch doorvoeren maakt een gegevensreeks aan de hand van de eerste waarde die je kiest, zoals een datum, tijd, dag of jaar. Alle voorbeeldreeksen in tabel 2.3 veranderen met een factor een (een dag, een maand of een getal). Je kunt Automatisch doorvoeren ook opdracht geven een serie te maken op basis van een andere factor: typ twee voorbeeldwaarden in aangrenzende cellen die de hoeveelheid verandering aangeven tussen elke cel in de reeks. Selecteer deze twee cellen en versleep dan de vulgreep.

Om bijvoorbeeld een reeks te maken die op zaterdag begint en dan steeds een dag overslaat, voer je in de eerste cel zaterdag en in de naastgelegen cel maandag in. Selecteer die twee cellen en versleep de vulgreep net zo ver in het verlengde van de twee cellen als nodig is. Excel volgt de aanwijzing van de eerste twee cellen op en slaat steeds een dag over bij het invullen van de reeks (dus na maandag komt woensdag, daarna vrijdag enzovoort).

Tabel 2.3: Voorbeelden van reeksen die je kunt maken met de functie Automatisch doorvoeren

Waarde in de eerste cel	Reeks in de volgende drie cellen
juni	juli, augustus, september
jun	jul, aug, sep
dinsdag	woensdag, donderdag, vrijdag
di	wo, do, vr
4-1-13	5-1-13, 6-1-13, 7-1-13
jan-13	feb-13, mrt-13, apr-13
15-feb	16-feb, 17-feb, 18-feb
11:00	12:00, 13:00, 14:00
8:01	9:01, 10:01, 11:01
kwartaal 1	kwartaal 2, kwartaal 3, kwartaal 4
kwart 1	kwart 2, kwart 3, kwart 4
Q1	Q2, Q3, Q4
product 1	product 2, product 3, product 4
1e product	2e product, 3e product, 4e product

Kopiëren met Automatisch doorvoeren

Je kunt met de functie Automatisch doorvoeren ook een tekst door het hele celbereik kopiëren in plaats van de reeks door te voeren. Om een tekst naar alle cellen van het celbereik te kopiëren, houd je de Ctrl-toets ingedrukt terwijl je de vulgreep versleept. Zolang je de Ctrl-toets indrukt, verschijnt er rechtsboven naast de vulgreep een klein plusje. Je weet zo dat de functie Automatisch doorvoeren de inhoud van de actieve cel kopieert en er geen reeks van maakt. Dat de inhoud gekopieerd wordt weet je ook zodra je de vulgreep versleept, want de scherminfo laat steeds de inhoud van de actieve cel zien als gegevens die in de cel geplaatst gaan worden. Bedenk je nu na het kopiëren van een tekst of waarde dat je eigenlijk een reeks had willen hebben, klik dan bij de laatste cel met gekopieerde gegevens op de knop rechts naast de vulgreep. In het menu Opties voor automatisch doorvoeren dat dan verschijnt, kies je de optie Reeks doorvoeren.

Kopiëren met ingedrukte Ctrl-toets werkt alleen bij tekst; bij getallen gebeurt precies het omgekeerde! Als je het getal 17 in een cel invoert en vervolgens de vulgreep over de rij sleept, dan kopieert Excel in alle cellen van het bereik het getal 17. Als je nu de Ctrl-toets ingedrukt houdt tijdens het slepen met de vulgreep, dan vult Excel de reeks aan (17, 18, 19 enzovoort). Als je per ongeluk een reeks met getallen maakt terwijl je eigenlijk alleen de oorspronkelijke waarde gekopieerd wilde hebben, dan los je dit op door in het menu Opties voor automatisch doorvoeren de optie Reeks doorvoeren te kiezen.

Aangepaste lijsten maken voor Automatisch doorvoeren

Naast het aanvullen van reeksen kun je met de optie Automatisch doorvoeren ook eigen aangepaste reeksen maken. Dat is handig als je er genoeg van hebt om in elke nieuwe spreadsheet steeds weer de hele lijst in te vullen met alle plaatsen waar je bedrijf vestigingen heeft:

• Amsterdam
• Den Haag
• Utrecht
• Eindhoven
• Nijmegen
• Maastricht

Als je een aangepaste lijst met deze locaties hebt, kun je de hele reeks met steden invullen door alleen maar Amsterdam in de eerste cel te typen en de vulgreep over de lege cellen te slepen waar je de andere namen wilt zien.

Zo maak je een aangepaste reeks:

1. Kies Bestand Opties Geavanceerd of gebruik Alt+BTG, blader omlaag naar het onderdeel Algemeen en klik daar op de knop Aangepaste lijsten bewerken. Het dialoogvenster Opties van figuur 2.12 verschijnt dan in beeld.
   
   Als je al de moeite hebt genomen de aangepaste lijst in een groep cellen te typen, ga dan naar stap 2. Als je de serie nog niet in een geopende spreadsheet hebt gezet, ga dan naar stap 4.
2. Klik in het invoervak Lijst importeren uit cellen en selecteer de cellen die je in je aangepaste lijst wilt opnemen (zie hoofdstuk 3 voor meer informatie over selecteren).

   

   Figuur 2.12:
   Maak aan de hand van bestaande celinvoer een aangepaste lijst

   Zodra je begint met selecteren, wordt het dialoogvenster Opties automatisch verkleind tot één enkele regel. Zo heb je een zo onbelemmerd mogelijk zicht op je werkblad en is het gemakkelijker om de juiste cellen te selecteren. Wanneer je de muisknop loslaat of je vinger van het scherm haalt, krijgt het dialoogvenster zijn oorspronkelijke afmetingen terug.

3. Klik op de knop Importeren om de lijst in het vak Aangepaste lijsten te kopiëren.
   
   Ga verder met stap 6.
4. Klik in het vak Gegevens in lijst en typ de plaatsnamen (in de volgorde die ze de uiteindelijke lijst moeten hebben). Druk na elke naam op Enter.
   
   Ga naar stap 5 als alle steden voor de aangepaste lijst in het vak Gegevens in lijst in de juiste volgorde staan.
5. Klik op de knop Toevoegen om de lijst met gegevens aan het vak met aangepaste lijsten toe te voegen.
   
   Maak met de vorige stappen alle aangepaste lijsten die je nodig hebt. Als je klaar bent, ga dan naar stap 6.
6. Klik twee keer op OK. Met de eerste keer sluit je het dialoogvenster Aangepaste lijst en met de tweede keer sluit je het dialoogvenster Opties voor Excel. Je keert terug naar het actieve werkblad.

Nadat je een aangepaste lijst hebt gemaakt, hoef je alleen nog maar de eerste plaatsnaam van de lijst (Amsterdam in dit voorbeeld) in te voeren en met de vulgreep de cellen naast of onder deze eerste cel te selecteren. De cellen worden vanzelf met de overige plaatsnaam gevuld.

Gebruik de optie AutoCorrectie als je zelfs geen zin hebt de eerste naam te typen. Maak een afkorting die op het moment dat je die invoert automatisch in de hele naam verandert. Bijvoorbeeld asd voor Amsterdam. In de paragraaf ‘AutoCorrigeer dat eens voor mij’, eerder in dit hoofdstuk, lees je meer over deze optie.

 

Automatisch doorvoeren op een aanraakscherm

 

Werk je op een apparaat met een aanraakscherm, zonder muis of toetsenbord, dan kun je toch deze reuzehandige functie Automatisch doorvoeren gebruiken met een beetje hulp van de miniwerkbalk voor aanraakschermen:

1. Tik op de cel die de eerste waarde bevat van de reeks die je wilt doorvoeren.
   
   De cel wordt geselecteerd en de cirkelvormige selectiegrepen verschijnen in de linkerboven- en rechterbenedenhoek.
2. Tik op de cel en houd je vinger of stylus op het scherm totdat de mini werkbalk verschijnt.
   
   De miniwerkbalk bestaat uit één rij knoppen, van Plakken tot Automatisch doorvoeren. De rij wordt afgesloten door de knop Context-menu tonen, die eruitziet als een zwarte, omlaag wijzende driehoek.
3. Tik op de knop Automatisch doorvoeren op de miniwerkbalk.
   
   De werkbalk wordt gesloten en Excel plaatst een Automatisch doorvoeren-knop in de linkerbenedenhoek van de op dit moment geselecteerde cel. Deze knop heeft het uiterlijk van een blauwe, omlaag wijzende pijl in een vierkantje.
4. Sleep de knop Automatisch doorvoeren naar de lege cellen in dezelfde kolom of rij waarin je de gegevens wilt doorvoeren.
   
   Terwijl je sleept, houdt de formulebalk je op de hoogte van wat de eerstvolgende waarde in de reeks zal zijn. Zodra je je vinger of de stylus van het scherm haalt, vult Excel de waarden door tot aan de cel waar je gekomen was.

Automatisch doorvoeren met het lint

Er is nog een andere manier om reeksen door te voeren wanneer je een aanraakscherm gebruikt (of als je geen zin hebt of het te lastig vindt om een muis of touchpad te gebruiken): de knop Doorvoeren op het tabblad Start van het lint.

Dit werkt als volgt:

1. Typ de eerste waarde(n) van de reeks in de cel(len) waar je de reeks wilt laten beginnen.
2. Selecteer het celbereik waarin je de reeks wilt doorvoeren. Dat kunnen dus cellen in dezelfde rij of in dezelfde kolom zijn. De cel(len) met de eerste waarde(n) moet(en) ook geselecteerd zijn.
3. Klik op de knop Doorvoeren op het tabblad Start, en kies dan Reeks in het menu. Of gebruik de toetsencombinatie Alt+RGOK.
   
   Je vindt de knop Doorvoeren in de groep Bewerken, direct onder de knop met de Griekse hoofdletter sigma. Wanneer je de optie Reeks kiest, open Excel het dialoogvenster Reeks.
4. Kies de optie Automatisch doorvoeren (in de groep Type) en klik op OK.
   
   Excel voert de reeks door in de cellen die jij geselecteerd had en op basis van de beginwaarde(n) die jij ingevoerd had.

Als je wat rondkijkt in het dialoogvenster Reeks, valt het je misschien op dat er hier allerlei mogelijkheden zijn om het doorvoeren van reeksen nog verder te verfijnen. Wil je bijvoorbeeld een reeks met een grotere waarde laten toenemen, dan vul je in het vak Intervalwaarde een hoger getal in dan 1. En als je wilt dat het doorvoeren vanzelf stopt wanneer een bepaalde waarde bereikt wordt, vul dan iets in het vak Eindwaarde in.

Als je een reeks datums wilt doorvoeren, en je wilt dat de toename niet één dag is maar iets anders, kies dan de gewenste waarde in de groep Datum eenheid in het dialoogvenster Reeks. Je kunt hier kiezen tussen Weekdag, Maand en Jaar.

Razendsnel aanvullen

De functie Snel aanvullen is ideaal als je een kolom met gegevens ergens op je werkblad hebt en een deel van deze gegevens met enkele toetsaanslagen wilt kopiëren naar een andere kolom. Zodra Excel een patroon ontwaart in wat je aan het doen bent, geeft het automatisch een suggestie voor de gegevens in de volgende cellen. Je hoeft dan alleen nog maar op Enter te drukken om de gegevens daadwerkelijk in te voeren. En dat allemaal zonder dat je iets van formules hoeft af te weten.

Ik weet geen betere manier om je duidelijk te maken hoe dit werkt dan door het gewoon in actie te laten zien. In figuur 2.13 zie je een tabel met drie kolommen. De eerste kolom bevat in elke cel de volledige naam van een persoon, en nu wil je in de tweede kolom alleen de voornamen hebben en in de derde alleen de achternamen (om deze bijvoorbeeld in e-mails of brieven te kunnen gebruiken, in een vorm als ‘Beste Tim’, ‘Geachte mevrouw Toonen’ enzovoort).

Om alleen de voornamen in kolom B te krijgen, zou je ze natuurlijk allemaal met de hand kunnen intypen. Ook zou je alle gegevens van kolom A naar kolom B kunnen kopiëren en dan het overbodige gedeelte (de achternaam dus) verwijderen. Maar beide methoden kosten veel moeite en verhogen de kans op fouten. Gelukkig biedt Snel aanvullen uitkomst:

Figuur 2.13:
Volledige namen opdelen in voor- en achternaam met behulp van Snel aanvullen

1. Ga naar cel B2 en typ Peter. Sluit af door op Enter of op ↓ te drukken.
   
   De celaanwijzer staat hierna in cel B3. Eigenlijk hoef je nu nog maar één toetsaanslag te verrichten om Snel aanvullen zijn werk te laten doen.
2. Typ de eerste letter van de tweede voornaam, A dus, in cel B3.
   
   Snel aanvullen begrijpt wat je bedoeling is, maakt de voornaam Anja voor je af en doet tegelijkertijd een voorstel om de rest van kolom B te vullen (zie figuur 2.13).
3. Druk op Enter of op ↓ om het voorstel te accepteren.
   
   De cellen vanaf B4 tot en met B10 worden automatisch gevuld met de voornamen.

Op dezelfde manier isoleer je ook de achternamen. Ga eerst naar cel C2, typ van Dongen, druk op Enter of ↓, typ T en... Wacht eens... waarom vult Excel nu niet zelf ‘oonen’ in? Omdat sommige achternamen uit één woord bestaat, maar sommige uit twee en andere zelfs uit drie. Excel kijkt nog even de kat uit de boom en heeft iets meer informatie nodig voordat het goed genoeg snapt wat je wilt. Typ daarom de achternaam Toonen helemaal uit en druk weer op Enter of ↓. Vanaf de derde achternaam is het gelukkig raak: in cel C4 hoef je alleen maar de P van Peeters te typen om Snel aanvullen zijn werk te laten doen. Als je nu op Enter drukt, wordt deze achternaam aangevuld en ook de overige achternamen in de kolom.

Als ik goed geteld heb, heb ik 28 toetsaanslagen nodig gehad om de volledige namen in kolom A op te splitsen in voor- en achternamen. 20 toetsaanslagen waren er nodig om een voor- of achternaam volledig te typen, de overige 8 waren slechts losse letters of een Enter of ↓. Stel je nu eens voor dat kolom A geen 9, maar 9000 namen zou bevatten, dan begrijp je hoe die 28 toetsaanslagen in het niet vallen bij al het typewerk dat erbij zou komen kijken als ik alle voor- en achternamen met de hand zou splitsen.

Onthoud dat Snel aanvullen de beste prestaties levert wanneer de gegevens waarmee het moet werken zo eenduidig mogelijk zijn. Als alle achternamen in het voorgaande voorbeeld uit één woord hadden bestaan, dus zonder tussenvoegsels zoals ‘van’, ‘van der’ enzovoort, zou Snel aanvullen nog sneller in de gaten hebben gehad wat de bedoeling was. Overigens hoef je Snel aanvullen niet alleen te gebruiken voor tekst. Het laat zich ook prima inzetten voor gegevens die bestaan uit een combinatie van letters en cijfers, zoals AJ-1234, RW-8007 enzovoort.

Speciale tekens invoegen

Met Excel is het niet moeilijk speciale tekens of symbolen toe te voegen aan de cellen die je bewerkt of invoert. Denk hierbij aan valutasymbolen of aan het teken voor copyright. Klik op het lint op Invoegen Symbool of gebruik de toetsen Alt+NSY. Het dialoogvenster Symbool verschijnt dan in beeld.

Dit dialoogvenster bevat twee tabbladen: Symbolen en Speciale tekens. Als je een wiskundig symbool of een valutateken wilt invoegen, kies dan dat symbool en klik of tik op de knop Invoegen. Je kunt ook op het symbool dubbelklikken of -tikken. Voor het invoegen van speciale tekens, zoals buitenlandse lettertekens of accenttekens, klik je op de vervolgpijl naast Deelverzameling en daarna op de naam van de deelverzameling die het symbool bevat dat je wilt invoegen. Kies vervolgens het gewenste symbool. Je kunt ook veelgebruikte valutasymbolen en wiskundige symbolen, zoals het euroteken en de plusminus selecteren. Deze vind je onder Laatst gebruikte symbolen onderaan in het dialoogvenster.

Klik op de tab Speciale tekens voor het invoegen van speciale tekens, zoals het alineateken, het copyrightteken en het trademarkteken. Zoek in de keuzelijst het juiste teken, klik erop en klik dan op de knop Invoegen. Je kunt het gewenste teken ook invoegen door erop te dubbelklikken of te dubbeltikken.

Als je klaar bent met het invoegen van symbolen en speciale tekens, sluit je het dialoogvenster Symbool door op de Esc-toets te drukken of door rechtsboven op het kruisje te klikken.

Blokken vol gegevens invoeren

Je vereenvoudigt de invoer van een tabel met gegevens in een nieuw werkblad door eerst alle cellen te selecteren waarin je de gegevens wilt invoeren. Plaats de celaanwijzer in de eerste cel van wat de gegevenstabel gaat worden en selecteer alle cellen in de bijbehorende kolommen en rijen. (In hoofdstuk 3 lees je meer over het selecteren van een groep cellen.) Hierna kun je met de invoer beginnen.

Het is handig om eerst het blok cellen, oftewel het bereik, te selecteren voordat je gegevens gaat invoeren, want dan beperkt Excel de gegevensinvoer tot dat bereik. Dit gaat als volgt:

• Als je de invoer afrondt door op de knop Invoeren op de formulebalk te klikken of op Enter te drukken, springt de celaanwijzer automatisch naar de volgende cel in het bereik.
• In een celbereik met verschillende rijen en kolommen verplaatst Excel de celaanwijzer na elke invoer een rij omlaag. Zodra de onderste cel in het bereik is ingevuld, gaat de celaanwijzer verder met de bovenste cel van de volgende kolom. Als het bereik maar één rij omvat, verplaatst Excel de celaanwijzer van links naar rechts door de rij.
• Als je klaar bent met het invoeren van gegevens in de laatste cel van het geselecteerde bereik, plaatst Excel de celaanwijzer in de eerste cel van de nu volledig ingevulde gegevenstabel. Klik of tik op een cel in het werkblad (binnen of buiten het bereik, dat maakt niet) om de selectie van het celbereik op te heffen. Of druk op een van de pijltoetsen.

Wanneer je gegevens aan het invoeren bent in een vooraf geselecteerd bereik, kun je niet op een pijltoets drukken om de celinvoer te voltooien en naar de volgende cel te gaan, omdat je dan weliswaar de celaanwijzer verplaatst maar ook de selectie van het bereik opheft. Gebruik een van de volgende methoden om de celaanwijzer naar een andere cel in het bereik te verplaatsen zonder de selectie op te heffen:

• Druk op Enter om één cel omlaag te gaan, of om vanaf de laatste cel van de huidige kolom naar de eerste cel van de volgende kolom te gaan. Met Shift+Enter doe je het omgekeerde.
• Druk op Tab om één cel naar rechts te gaan, óf om vanaf de laatste cel van de huidige rij naar de eerste cel van de volgende rij te gaan. Met Shift+Tab ga je juist de andere kant op.
• Met Ctrl+. (punt) verplaats je de celaanwijzer van hoek naar hoek, met de klok mee.

Supersnelle gegevensinvoer

Als je één bepaalde tekst , waarde of formule in meerdere cellen wilt invoeren, dan kun je dat met één handeling doen en jezelf daardoor veel tijd en moeite besparen. Selecteer eerst het celbereik waarin je de informatie wilt plaatsen (zie hoofdstuk 3). Vervolgens stel je de invoer samen op de formulebalk en gebruik je Ctrl+Enter om de gegevens in alle cellen van het bereik in te voeren.

Het geheim achter deze bewerking is dat je de Ctrl-toets ingedrukt houdt wanneer je op Enter drukt (op een echt toetsenbord tenminste). Zo plaatst Excel de gegevens op de formulebalk in alle geselecteerde cellen. Vergeet je de Ctrl-toets in te drukken als je op Enter drukt, dan worden de gegevens alleen maar in de eerste cel van de selectie geplaatst. Werk je met het schermtoetsenbord, dan mag je eerst op Ctrl tikken en dan op Enter.

Je kunt ook de gegevensinvoer in een lijst met formules versnellen. Markeer hiervan het selectievakje Opmaak en formules van gegevensbereiken doorvoeren. Je vindt dit vakje in het dialoogvenster Opties voor Excel in het onderdeel Geavanceerd in het vak Opties voor bewerken. (Kies Bestand Opties Geavanceerd of gebruik ALT+BTG.) Als deze optie is ingeschakeld, maakt Excel de nieuwe gegevens die je aan een lijst toevoegt automatisch hetzelfde op als de eerdere lijstgegevens en kopieert het de formules die in eerdere rijen voorkomen. Om deze nieuwe functie zijn werk te laten doen, moet je wel in ten minste drie rijen voor de nieuwe rij handmatig de formules hebben ingevoerd en de gegevens hebben opgemaakt.

Hoe je formules nog beter laat werken

Eerder in dit hoofdstuk liet ik je in de paragraaf ‘Fantastische formules fabriceren’ zien hoe je formules maakt om eenvoudige wiskundige bewerkingen uit te voeren, zoals optellen, aftrekken, vermenigvuldigen en delen. In plaats van zelf een ingewikkelde formule te bouwen, kun je ook eerst even kijken of er niet een voorgeprogrammeerde Excel-functie bestaat die de klus kan klaren.

Een functie is een vooraf gedefinieerde formule die een bepaald soort berekening uitvoert. Als je een functie gebruikt, hoef je alleen maar de waarden op te geven die bij de berekening worden gebruikt. In spreadsheetjargon wordt er dan niet over de waarden maar over de argumenten van de functie gesproken. Net als bij eenvoudige formules kun je de argumenten voor de meeste functies opgeven als numerieke waarde (bijvoorbeeld 22 of -2,56), als celverwijzing (B10) of als celbereik (C3:F3).

Net als bij een formule die je zelf maakt, moet elke functie met een isgelijkteken (=) beginnen, zodat Excel weet dat de functie een formule is en geen tekst. Na het isgelijkteken vul je de naam van de functie in (het maakt niet uit of dat met hoofdletters is of niet, zolang je de naam maar goed spelt). Na de naam van de functie vul je de argumenten in die nodig zijn voor de berekeningen. Alle argumenten van de functie komen tussen haakjes te staan.

Als je de functie meteen in een cel zet, plaats dan geen spaties tussen het isgelijkteken, de functienaam en de argumenten die tussen haakjes staan. Sommige functies gebruiken meerdere waarden (argumenten in Excel-taal) bij hun berekening. Gebruik in dat geval puntkomma’s (en geen spaties) om de argumenten van elkaar te scheiden.

Na het invoeren van het isgelijkteken en de eerste letters van de naam van de functie die je wilt gebruiken, verschijnt een vervolgkeuzelijst met alle functies die beginnen met de letters die je typte. Zie je de functie die je wilt gebruiken ertussen staan, dubbelklik dan op de naam. Excel vult de functienaam in de cel en op de formulebalk aan en plaatst ook het linkerhaakje, (, dat het begin van de argumenten van de formule markeert.

Excel toont nu onder de cel alle argumenten van de formule. Wijs een cel of celbereik als eerste argument aan door erop te klikken of door de celverwijzing te typen. Bevat de functie nog een volgend argument, plaats dan eerst een puntkomma (;) achter het eerste argument voor je de cel of het celbereik voor het tweede argument kiest.

Na het laatste argument sluit je de functie af met een rechterhaakje om het einde van de argumentenlijst te markeren. De weergave van de functienaam verdwijnt dan uit beeld, samen met de argumenten die onder de cel verschenen toen je de functie uit de vervolgkeuzelijst selecteerde. Klik op de knop Invoeren of druk op Enter of de juiste pijltoets om de functie in de cel te voeren en Excel het antwoord te laten berekenen.

De knop Functie invoegen gebruiken

Je kunt een functie natuurlijk gewoon direct in een cel invoeren, maar Excel biedt op de formulebalk ook nog de knop Functie invoegen om een van de functies te kiezen. Klik op deze knop om het dialoogvenster Functie invoegen te openen waarin je de functie kiest die je wilt gebruiken (zie figuur 2.14). Nadat je een functie hebt geselecteerd, opent Excel het dialoogvenster Functieargumenten. In dit dialoogvenster kies je de argumenten. En het mooie van dit venster ontdek je bij het bouwen aan onbekende of ingewikkelde functies (en reken maar dat er lastige tussen zitten). Je kunt namelijk uitgebreid hulp krijgen bij het samenstellen van de functieargumenten. Klik hiervoor linksonder in het dialoogvenster Functieargumenten op de link Help-informatie over deze functie.

Het dialoogvenster Functie invoegen bevat drie vakken: het invoervak Zoek een functie, de vervolgkeuzelijst Of selecteer een categorie en de keuzelijst Selecteer een functie. Bij het openen van het dialoogvenster is in de vervolgkeuzelijst Of selecteer een categorie de optie Laatst gebruikt standaard geselecteerd. In de keuzelijst Selecteer een functie staan daarom de functies die je onlangs hebt gebruikt.

Figuur 2.14:
Kies in het dialoogvenster Functie invoegen de functie die je wilt gebruiken

Staat de functie die je zoekt niet in deze lijst, kies dan in de vervolgkeuzelijst Of selecteer een categorie de categorie waarin de functie wel staat. Als je niet weet in welke categorie de gezochte functie te vinden is, typ dan een beschrijving van de functie in het vak Zoek een functie en klik op de knop Zoeken of druk op Enter. Wil je bijvoorbeeld weten waar je alle functies vindt die optellen, typ dan in het invoervak de term optellen en druk op Zoeken. Excel toont vervolgens in de keuzelijst Selecteer een functie een overzicht met alle functies die waarden optellen. Als je op de afzonderlijke functies in deze lijst klikt, verschijnt er onder de lijst een korte beschrijving van de werking ervan.

Als je de gewenste functie hebt gevonden, selecteer je die en klik je op OK. De functie wordt aan de actieve cel toegevoegd en het dialoogvenster Functieargumenten verschijnt weer. Dit dialoogvenster toont de vereiste argumenten voor de gekozen functie en nog enkele optionele. Stel dat je de optie SOM (het kroonjuweel in de lijst met laatst gebruikte functies) kiest in de keuzelijst Selecteer een functie. Zodra je op OK klikt of tikt, voegt het programma:

=SOM()

toe aan de actieve cel, op de formulebalk en boven in het dialoogvenster Functieargumenten (zie figuur 12.15). In het dialoogvenster specificeer je de argumenten voor de functie Som.

Figuur 2.15:
Kies in het dialoogvenster Functieargumenten de argumenten voor de gekozen functie

In het dialoogvenster Functieargumenten van figuur 2.15 zie je dat je maximaal 255 getallen kunt optellen. Wat niet duidelijk is (ja, er is altijd wel een addertje onder het gras), is dat deze getallen niet in afzonderlijke cellen hoeven te staan. Sterker nog, meestal selecteer je juist een hele groep getallen in nabijgelegen cellen (je weet wel: in een bereik) die je wilt optellen.

Zorg dat het invoegteken in het dialoogvenster in het vak Getal 1 staat en selecteer vervolgens je eerste argument door in het werkblad de cel of het bereik te selecteren. In het vak Getal 1 verschijnt dan de verwijzing naar de cel (of het bereik) en tegelijkertijd verschijnt in het vak rechts ervan de waarde van de cel (of de waarden van de cellen in het bereik). Het voorlopige resultaat van de formule verschijnt onderaan in het dialoogvenster bij de tekst Resultaat formule=.

Tijdens het selecteren van cellen kun je het dialoogvenster Functieargumenten minimaliseren, zodat alleen nog het invoervak Getal 1 zichtbaar is. Sleep hiertoe de celaanwijzer over de cellen in het werkblad. Nadat je de cellen voor het eerste argument hebt geselecteerd, maximaliseer je het dialoogvenster weer door de muisaanwijzer los te laten.

Je verkleint het dialoogvenster ook tot het invoervak Getal 1 als je op de knop Minimaliseren rechts ervan klikt. Selecteer vervolgens de cellen en klik op de knop Dialoogvenster maximaliseren (de enige knop uiterst rechts) of door op Esc te drukken. Je kunt het dialoogvenster natuurlijk ook tijdelijk verplaatsen door erop te klikken en naar een andere plek op het scherm te slepen, zodat het niet in de weg staat.

Voeg je meer dan één cel (of een groep cellen) van een werkblad toe, druk dan op de toets Tab of klik in het invoervak Getal 2. Als reactie voegt Excel dan het invoervak Getal 3 toe. In het vak Getal 2 specificeer je de tweede cel die je als argument wilt toevoegen (of het tweede cel bereik). Rechts van het vak toont Excel de celverwijzingen en onderaan in het venster, achter de woorden Resultaat formule=, staat weer het totaal van de berekening (zie opnieuw figuur 2.15). Ook nu weer kun je het dialoogvenster minimaliseren tot alleen het invoervak waarin je gegevens invoert door te klikken op de knop Dialoogvenster minimaliseren aan het einde van het vak waar je de cellen invoert.

Als je klaar bent met het aanwijzen van de cellen of groepen cellen die opgeteld moeten worden, klik je op OK om het dialoogvenster Functieargumenten te sluiten en de functie SOM in de actieve cel te zetten.

Een functie bewerken met de knop Functie invoegen

Met de knop Functie invoegen kun je ook formules bewerken die op de formulebalk staan. Selecteer eerst de cel met de functies die je wilt bewerken en gebruik dan de knop Functie invoegen (dat is de knop met ‘fx’ die op de formulebalk direct voor het vak met de celinhoud staat).

Zodra je op de knop klikt of tikt, opent Excel het dialoogvenster Functieargmenten, waarin je de argumenten kunt bewerken. Als je alleen de argumenten van een functie wilt bewerken, selecteer dan de celverwijzing in het vak dat bij het argument hoort (Getal 1, Getal 2, Getal 3 enzovoort). Wijzig daarna wat gewijzigd moet worden aan het celadres of selecteer een nieuw celbereik. Excel voegt automatisch elke cel die je in het werkblad selecteert toe aan het huidige argument. Als je het huidige argument wilt vervangen, selecteer het dan en verwijder de celverwijzing door op Delete te drukken voordat je de nieuwe cel of cellen voor het argument kiest. Minimaliseer of verplaats ook nu weer het dialoogvenster als het de cellen bedekt die je wilt selecteren.

Druk op Enter of klik op OK als je klaar bent met het aanwijzen van cellen. Het dialoogvenster Functieargumenten wordt gesloten en de formule in het werkblad wordt bijgewerkt.

Ik ben verloren zonder AutoSom

Voordat we deze fantastische discussie over het invoegen van functies verlaten, wil ik je eerst nog wat vertellen over het gereedschap AutoSom in de groep Bewerken op het tabblad Start. Zoek naar het Griekse sigmateken (Σ), want het is zijn gewicht in goud waard. Niet alleen biedt AutoSom de functies Som, Gemiddelde, Aantal getallen, Max en Min, maar het probeert ook nog eens zelf te ontdekken welke cellen je wilt gebruiken en vult dan alvast de functieargumenten in. Negen van de tien keer kiest Excel de juiste selectie (met een markeringskader in de vorm van een bewegende stippellijn) voor het optellen, delen enzovoort. De tiende keer verbeter je de selectie door met de celaanwijzer door het blok cellen te slepen en zo de juiste cellen te selecteren.

Als je de somfunctie in de actieve cel wilt plaatsen, ga dan naar het tabblad Start van het lint en klik op de knop AutoSom. Maar misschien vind je de sneltoets Alt+= gemakkelijker. (Dus Alt plus het isgelijkteken; je moet ze overigens tegelijk indrukken, in tegenstelling tot de meeste andere toetsencombinaties met Alt.)

Wanneer je een andere functie wilt toepassen, zoals Gemiddelde, Aantal getallen, Max of Min, klik je op het pijltje naast de AutoSom-knop en kies je de functie die je nodig hebt in de vervolgkeuzelijst. Met de optie Meer functies klikt open je het dialoogvenster Functie invoegen, hetzelfde venster als wanneer je op de knop ‘fx’ op de formulebalk klikt.

In figuur 2.16 zie je hoe in rij 3 met de opdracht AutoSom de omzetcijfers van Snackbar De Snelle Hap worden berekend. Plaats de celaanwijzer op cel E3, waarin het totaal moet komen te staan, en klik op de knop AutoSom (of druk op Alt+=). Excel zet SOM (plus de andere benodigde tekens) op de formulebalk, plaatst een kader rond de cellen B3, C3 en D3 en gebruikt dit celbereik, B3:D3, als argument voor de functie SOM.

Kijk nog eens naar het werkblad nadat je de functie in cel E3 hebt ingevoegd (zie figuur 2.17). In cel E3 verschijnt het berekende totaal en in de formulebalk staat deze formule:

=SOM(B3:D3)

Nu er eenmaal een functie is ingevoerd om de kwartaalomzet van Snackbar De Snelle Hap te berekenen, kun je de formule kopiëren om snel hetzelfde te doen voor de overige dochterbedrijven van Moeder de Gans bv. Sleep gewoon de vulgreep omlaag totdat je het bereik E3:E9 hebt gemarkeerd (zie opnieuw figuur 2.17).

Figuur 2.16:
Plaats de celaanwijzer in cel E3, klik op de knop AutoSom en druk dan op Enter om het totaal van de eerste rij te krijgen

Figuur 2.17:
De kwartaalomzet berekend met AutoSom

In figuur 2.18 zie je hoe je met de functie AutoSom in kolom B de omzet van alle dochterbedrijven in de eerste maand van het kwartaal berekent. Plaats de celaanwijzer in cel B10, waar je het totaal wilt laten verschijnen, en klik op de knop AutoSom. Excel plaatst een kader rond de cellen B3 tot en met B9 en gebruikt dus het celbereik B3:B9 als argument voor de functie SOM.

In figuur 2.19 zie je het werkblad nadat je de functie in cel B10 hebt toegevoegd en met de optie Automatisch doorvoeren de formule naar de cellen C10, D10 en E10 hebt gekopieerd. Voor het toepassen van de optie Automatisch doorvoeren sleep je de vulgreep naar rechts tot je cel E10 hebt bereikt. Laat dan de muisknop los of haal je vinger of de stylus van het scherm.

Figuur 2.18:
Selecteer cel B10, klik op de knop AutoSom en druk op Enter om in kolom B voor alle bedrijven de omzet van de eerste maand te berekenen

Figuur 2.19:
Het werkblad na het met de vulgreep kopiëren van de functieformule SOM

Optellen met Snelle analyse

Ben jij zo’n ongeduldig type dat zelfs AutoSom en Automatisch doorvoeren niet snel genoeg resultaat opleveren, dan zul je het onderdeel Totalen van de functie Snelle analyse wel kunnen waarderen. Niet alleen is Snelle analyse een prima gereedschap om heel snel allerlei dingen met je gegevens te doen, van het toepassen van voorwaardelijke opmaak (zie hoofdstuk 3) tot het maken van grafieken (zie hoofdstuk 10), draaitabellen (zie hoofdstuk 9) en sparklines (zie hoofdstuk 10), het biedt ook diverse mogelijkheden om berekeningen los te laten op de waarden in je tabellen.

Om het gereedschap Snelle analyse te gebruiken, hoef je alleen maar de gewenste cellen te selecteren (zie hoofdstuk 3), waarna de knop Snelle analyse vanzelf verschijnt in de rechterbenedenhoek van de selectie. Klik erop om een deelvenster te laten verschijnen met talloze mogelijkheden, verdeeld in vijf categorieën (van Opmaak tot Sparklines).

Wil je de waarden in de geselecteerde cellen optellen, klik dan eerst op de categorie Totalen. Vervolgens kun je door met de muis over de knoppen te bewegen, livevoorbeelden bekijken van de verschillende mogelijkheden. Zo zijn er twee knoppen met de naam Som: met de eerste plaats je onder de geselecteerde waarden, in rij 10 dus, de totalen van de kolommen B, C, D. Met de tweede knop plaats je rechts van de geselecteerde waarden, in kolom E dus, de totalen van de rijen 3 tot en met 9. In figuur 2.20 zie je hoe ik mijn muisaanwijzer op de tweede Som-knop zet en dat er dus in kolom E een livevoorbeeld van de totalen wordt gegeven. Zodra je klikt, worden de totalen daadwerkelijk in de juiste cellen gezet.

Figuur 2.20:
Met het onderdeel Totalen van het gereedschap Snelle analyse plaats je snel een optelling in je werkblad

Nu wil je vast ook nog de waarden van boven naar beneden optellen, oftewel onder aan de tabel de totalen per maand zetten. Selecteer de gegevens van B3 tot en met E9 (je selecteert dus ook de nieuwe kolom), klik op Snelle analyse, kies Totalen en kies de eerste Som-knop. Klaar!

Verschijnt bij jou de knop Snelle analyse om wat voor reden dan ook niet vanzelf? Maak een selectie en gebruik de sneltoets Ctrl+Q. Of klik met de rechtermuisknop op de selectie en kies Snelle analyse in het snelmenu.

Je gegevens in veiligheid brengen

Al je werk loopt risico verloren te gaan zolang je de werkmap niet als een bestand op je harde schijf opslaat. Je hebt een groot probleem als de stroom uitvalt of als je computer crasht voordat je de werkmap hebt opgeslagen, want je moet dan nog een keer alles van voren af aan doen. En dat is vervelend, vooral omdat je weet dat het niet nodig was. Houd je aan de volgende stelregel om deze nare situatie te voorkomen: sla je werk steeds op als je meer gegevens invoert dan je wilt verliezen.

Excel maakt het je graag gemakkelijk om je werk op te slaan en heeft daarom op de werkbalk Snelle toegang een knop gezet waarmee je het bestand snel opslaat (de knop die eruitziet als een diskette, links op de werkbalk). Je hoeft niet eens de moeite te nemen om de opdracht voor opslaan te kiezen via de knop Bestand of met de toetsen combinatie Ctrl+S. Klik op de knop als je nieuwe gegevens in het bestand wilt opslaan.

Als je met een nieuwe werkmap bent begonnen en voor de allereerste keer op de knop Opslaan klikt, de toetsencombinatie Ctrl+S gebruikt of Bestand Opslaan kiest, verschijnt het onderdeel Opslaan als van de Backstage-weergave . (Het kan er bij jou net iets anders uitzien, maar zal in grote lijnen lijken op figuur 2.21.) De standaardlocatie voor het opslaan is de hoofdmap van de OneDrive die bij de huidige Windows-account hoort. Ook zie je hier de laatst gebruikte locaties.

Als je je werkmap liever lokaal opslaat, dus op een harde schijf op je computer of ergens in je eigen netwerk, klik dan op de knop Deze pc, vlak onder de knop OneDrive.

Zodra je dit doet, verschijnt er in de rechterhelft van het venster een lijst met onlangs gebruikte mappen en netwerkschijven, plus de mappen Documenten en Bureaublad op de harde schijf van je computer. Klik je op een van deze locaties, dan wordt het dialoogvenster Opslaan als geopend, met de inhoud van de locatie waarop je klikte.

OneDrive, wat is dat?

Je hebt vast weleens gehoord van ‘opslaan in de cloud’, in ‘de wolk’ dus. Het betekent simpelweg dat je iets niet op je eigen harde schijf opslaat, zoals nog niet zo lang geleden heel normaal was, maar ‘ergens’ op internet. OneDrive (voorheen SkyDrive) is de naam van de cloud opslagdienst van Microsoft; iedereen met een Live-, Hotmail- of Windows-account heeft automatisch een OneDrive die aan deze account gekoppeld is. Wanneer je je Excel werkmappen in je OneDrive bewaart, dan heeft dat als zeer groot voordeel dat je ze altijd en overal kunt bekijken, bewerken en afdrukken, zolang je maar een apparaat gebruikt waarop Excel is geïnstalleerd en dat verbonden is met internet. Je kunt bijvoorbeeld op de pc bij jou op kantoor een werkmap maken en opslaan, en deze vervolgens thuis op de bank bekijken en bewerken met je tablet, of in een lunchroom met je smart phone.

Figuur 2.21:
Het venster Opslaan als, dat je te zien krijgt als je een nieuwe werkmap voor het eerst wilt opslaan

Wil je de huidige werkmap ergens anders opslaan dan in een recente map, in Documenten of op het bureaublad, klik dan op Bladeren. Ook dan wordt het dialoogvenster Opslaan als geopend, waarin je kunt bladeren naar het gewenste station en de gewenste map.

Wanneer je eenmaal de juiste map hebt geselecteerd in het dialoogvenster Opslaan als, wordt het tijd om de tijdelijke bestandsnaam (Map1, Map2 enzovoort) te vervangen door een beter passende naam. Ook kun je nu desgewenst een ander bestandsformaat kiezen in de vervolgkeuzelijst Opslaan als.

Klik op de knop Opslaan of druk op Enter als je alle veranderingen hebt aangebracht. Excel 2016 slaat je werk op. Als Excel je werkmapbestand opslaat, bewaart het alle informatie van elk werkblad in de werkmap (zelfs de positie van de celaanwijzer) in de door jou gekozen map en schijfstation.

Je hoeft vanaf nu niet meer te rommelen in het dialoogvenster Opslaan als, tenzij je de werkmap een andere naam wilt geven of een kopie van het bestand in een andere map wilt opslaan. Wil je een van deze dingen doen, kies dan Bestand Opslaan als of gebruik Alt+BA in plaats van op de knop Opslaan op de werkbalk Snelle toegang te klikken of de toetsencombinatie Ctrl+S te gebruiken.

De standaardbestandslocatie veranderen

Iedere keer dat je het dialoogvenster Opslaan als opent om een nieuw werkmapbestand op te slaan, kiest Excel 2016 automatisch de map die als standaardbestandslocatie is ingesteld in het onderdeel Opslaan van het dialoogvenster Opties voor Excel (Bestand Opties Opslaan of ALT+BTO).

Zolang je niets wijzigt, is de map Documenten van jouw account de standaardmap voor de opslag van nieuwe werkmappen. Overigens is ‘Documenten’ alleen maar de naam die Windows aan jou laat zien. Het feitelijke pad van deze map is:

C:\Users\[jouw accountnaam]\Documents

Hoe dan ook, het kan natuurlijk best zo zijn dat jij je nieuwe werkmappen altijd op een andere plek op de harde schijf wilt opslaan dan in Mijn documenten. Op deze manier verander je de standaardbestandslocatie in een andere map op je computer:

1. Kies Bestand Opties Opslaan of gebruik Alt+BTO om het onderdeel Opslaan van het dialoogvenster Opties voor Excel te openen.
   
   In het invoervak Standaardbestandslocatie zie je het pad naar de huidige standaardmap.
2. Klik in het vak Standaardbestandslocatie.
   
   Om een deel van het pad te bewerken, zoals de map Documents na de gebruikersnaam, klik je in het vak en selecteer je alleen het gedeelte dat je wilt vervangen.
3. Verander het bestaande pad of vervang het door het pad naar een andere map waarin je voortaan de werkmappen automatisch wilt laten opslaan.
4. Klik op OK om het dialoogvenster Opties voor Excel te sluiten.

Het verschil tussen de bestandsformaten XLSX en XLS

Excel 2016 ondersteunt een op XML gebaseerd bestandsformaat dat in Excel 2007 voor het eerst werd gebruikt; officieel wordt het Microsoft Office Open XML genoemd. Over dit standaard bestandsformaat wordt gezegd dat het gegevens efficiënter opslaat. Dit resulteert in kleinere bestandsgrootten en biedt superieure integratiemogelijkheden met externe gegevensbronnen (en dan vooral bronnen op het web die XML ondersteunen). Dit XML-georiënteerde bestandsformaat waarin Excel automatisch al je nieuwe werkmappen opslaat gebruikt de extensie .xlsx.

Het enige nadeel van dit bestandsformaat is dat geen van de Excelversies van voor 2007 het kan openen. Dat is een probleem als er mensen zijn die een oudere versie dan Excel 2007 hebben en toch je werkmap willen bekijken. Sla in dat geval de nieuwe werkmap op in het bestandsformaat .xls, dat in de versies 97 tot en met 2003 werd gebruikt. Om dit te doen, klik je in het dialoogvenster Opslaan als op de vervolgkeuzelijst Opslaan als, direct onder het invoervak Bestandsnaam, en kies de optie Excel 97-2003-werkmap (*.xls).

Extensies achter bestandsnamen, zoals .xlsx en .xls, horen wel bij de naam, maar worden in het vak Bestandsnaam (in het dialoogvenster Opslaan als) niet weergegeven, tenzij je de mapopties van Windows aanpast. In Windows 10 en 8 doe je dat op de volgende manier: open de Verkenner, ga naar het tabblad Beeld van het lint en plaats een vinkje in het selectievakje Bestandsnaamextensies. In Windows 7 open je eveneens de Verkenner, maar klik je daarna op de knop Organiseren en kies je Map- en zoekopties in het menu. In het dialoogvenster Mapopties ga je naar het tabblad Weergave en verwijder je het vinkje bij de optie Extensies voor bekende bestandstypen weergeven.

Excel 2016 ondersteunt ook een speciaal binair bestandsformaat. Dit bestandsformaat heeft de naam Excel binaire werkmap, met bestandsextensie .xlsb. Kies dit bestandsformaat als je echt gigantische spreadsheets hebt gemaakt die compatibel moeten zijn met eerdere versies van Excel.

De werkmap opslaan als pdf-bestand

Dankzij het bestandsformaat pdf (Portable Document File) van Adobe Systems kunnen mensen die geen toegang tot de oorspronkelijke programma’s hebben toch met die programma’s gemaakte bestanden bekijken en afdrukken.

In Excel 2016 kun je werkmapbestanden direct in het bestandsformaat pdf opslaan. Dit betekent dat je vanaf nu probleemloos je Excel-werkmappen deelt met gebruikers die Excel niet op hun computer hebben geïnstalleerd, alleen maar door je bestanden eenvoudigweg op te slaan als pdf-bestand. Het enige wat de ontvanger nodig heeft om het bestand te openen en af te drukken is de gratis software Adobe Reader (die gratis te downloaden is op www.adobe.com/nl of www.adobe.com/be_nl).

Om een werkmap als pdf op te slaan, kies je eenvoudigweg de optie PDF in de vervolgkeuzelijst Opslaan als van het dialoogvenster Opslaan als. Excel toont dan pdf-specifieke opties onderaan in het dialoogvenster, waarbij het keuzerondje Standaard (online publiceren en afdrukken) achter Optimaliseren voor is gemarkeerd.

Wil je het pdf-bestand zo klein mogelijk maken omdat het werkblad zo groot is, markeer dan het keuzerondje Minimale grootte (online publiceren) achter Optimaliseren voor. Klik op de knop Opties als je wilt aangeven welke delen van de werkmap als pdf worden opgeslagen. Excel slaat automatisch alle bereiken in het actieve werkblad van de werkmap op. In het dialoogvenster Opties maak je de toepasselijke wijzigingen en klik je op OK.

Als je het bestandsnaam niet hoeft te veranderen (Excel voegt automatisch de extensie .pdf aan de huidige bestandsnaam toe) en ook de maplocatie niet, klik dan eenvoudigweg op de knop Opslaan. Excel slaat de werkmap op als pdf-bestand en opent het automatisch in Adobe Reader, zodat je het kunt controleren. Nadat je het bestand hebt gecontroleerd, klik je in Adobe Reader op de knop Sluiten of gebruik je Alt+F4.

Stel dat je een werkmap maakt waarin je nieuwe functies van Excel 2016 toepast die niet ondersteund worden door eerdere versies van Excel. Als je het bestand als .xls-bestand opslaat, ben je in een klap al die specifieke 2016-verbeteringen kwijt. Het is daarom een goed idee om het bestand als pdf op te slaan. Zo kunnen collega’s die met verouderde Excel-versies werken, dankzij Adobe Reader toch het bestand in volle glorie bekijken.

Documenten herstellen

Excel biedt de mogelijkheid om na computerproblemen door een stroomstoring of ellende met het besturingssysteem je bestanden te herstellen. De functie AutoHerstel slaat je werkmappen regelmatig op. Wanneer je de computer opnieuw opstart en Excel weer start, verschijnt automatisch het taakvenster Document herstellen.

Standaard staat de functie Auto Herstel ingesteld op het om de 10 minuten opslaan van je werkmap, mits je deze al een eerste keer hebt op geslagen en een naam hebt gegeven. Als je wilt, kun je dit interval aanpassen. Kies Bestand Opties Opslaan of gebruik de toetsencombinatie Alt+BTO om het dialoogvenster Opties voor Excel met het onderdeel Opslaan te openen. Gebruik het kringveld of typ een nieuwe waarde in het invoervak bij Elke … minuten AutoHerstel-gegevens opslaan en klik op OK.

Als je Excel 2016 voor de eerste maal start na een ernstige crash, meldt het startvenster (hopelijk!) dat er een of meer herstelde bestanden zijn. Klik op de koppeling Herstelde bestanden weergeven om het taakvenster Documenten herstellen te openen. In dit taakvenster zie je de beschikbare versies van de werkmappen die geopend waren op het moment van het onverwachte afsluiten. Je ziet de oorspronkelijke versie van de werkmap en wanneer die voor het laatst was opgeslagen en je ziet de herstelde versie (met de extensie .xlsb) en wanneer die voor het laatst was opgeslagen.

Open de herstelde versie om te bekijken hoeveel werk er toch nog is gered ondanks dat je het nog niet had opgeslagen. Plaats hiervoor de muisaanwijzer op de AutoHerstel-versie, klik op de knop om de vervolgkeuzelijst te openen en kies Openen. Nadat je een herstelde versie hebt geopend, kun je deze eventueel opslaan door op de knop Opslaan op de werkbalk Snelle toegang te klikken of te tikken (of door Bestand Opslaan te kiezen).

Je kunt een herstelde werkmap ook meteen opslaan zonder hem eerst te openen. Klik hiervoor in het taakvenster Documenten herstellen op de omlaagwijzende pijl naast de naam van het herstelde bestand en kies de optie Opslaan als. Als je de herstelde versie wilt weggooien (wat betekent dat je alleen de versie overhoudt die je zelf voor het laatst had opgeslagen en die dus misschien niet volledig is), klik dan onderaan in het taakvenster Documenten herstellen op de knop Sluiten. Zodra je dit doet, verschijnt er een waarschuwing die je nog een laatste kans geeft om de herstelde versie voor een later moment te bewaren. Wil je de bestanden bewaren om er later nog naar te kijken, klik dan op het keuzerondje Ja (ik wil deze bestanden later bekijken) en vervolgens op OK. Als je alleen het oorspronkelijke bestand wilt behouden, klik dan op het keuzerondje Nee (verwijder deze bestanden. Ik heb de bestanden die ik nodig heb opgeslagen).

AutoHerstel werkt alleen met Excel-werkmappen die je ten minste één keer eerder hebt opgeslagen (meer hierover lees je in de paragraaf ‘Je gegevens in veiligheid brengen’, eerder in dit hoofdstuk). Als je dus een nieuwe werkmap maakt en die niet opslaat voordat de computer uitvalt, dan kan AutoHerstel je niet helpen. Dit is dan ook de reden waarom het zo belangrijk is dat je er een gewoonte van maakt nieuwe werkmappen vrij snel na het begin op te slaan met de knop Opslaan op de werkbalk Snelle toegang. Of gebruik de vertrouwde toetsencombinatie Ctrl+S.