In dit hoofdstuk:
Bij spreadsheetprogramma’s als Excel maak je je meestal niet druk over het uiterlijk totdat alle gegevens ingevoerd en veilig opgeslagen zijn (zie de hoofdstukken 1 en 2). Pas dan ga je de spreadsheet verfraaien, zodat de informatie overzichtelijk en leesbaar wordt.
Bedenk eerst hoe je een werkblad wilt opmaken. Als je dat weet, selecteer dan alle cellen die je mooier wilt maken en klik op het gereedschap of kies de menuopdracht waarmee je die opmaak voor elkaar krijgt. Maar voordat je al die fantastische opmaakmogelijkheden gaat ontdekken, is het zaak te weten hoe je een groep cellen aanwijst om de opmaak op toe te passen. Je moet cellen selecteren oftewel een celselectie maken.
Realiseer je dat het invoeren van gegevens en het opmaken van deze gegevens twee compleet verschillende handelingen zijn in Excel. Omdat deze twee van elkaar losstaan, kun je probleemloos de invoer in een opgemaakte cel veranderen of nieuwe cellen automatisch bestaande opmaak laten overnemen.
Gezien de van nature monotone, rechthoekige aard van werkbladen en hun componenten is het vast geen verrassing voor je dat de celselecties die je maakt hetzelfde kubistische uiterlijk hebben. Uiteindelijk zijn werkbladen niet meer dan blokken cellen met een bepaalde hoeveelheid kolommen en rijen.
Een celselectie of celbereik (of gewoon bereik) is een verzameling aangrenzende cellen die je kiest om op te maken of te bewerken. De kleinst mogelijke celselectie die je kunt maken, bestaat uit één cel, de zogeheten actieve cel. De cel met de celaanwijzer is feitelijk een celselectie van één cel. De grootst mogelijke celselectie bestaat uit alle cellen in het werkblad. Waarschijnlijk liggen de meeste celselecties waarmee je het werkblad opmaakt ergens tussen deze twee uitersten en bestaan ze uit cellen in verschillende aangrenzende rijen en kolommen.
Excel toont een bereik in het werkblad door het blok in kleur te markeren, behalve de actieve cel die zijn eigenlijke kleur behoudt. In figuur 3.1 zie je een aantal celselecties met verschillende vormen en afmetingen.
Figuur 3.1:
Allerlei celselecties van verschillende vormen en afmetingen
In Excel kun je tegelijkertijd meer dan één celbereik selecteren, een fenomeen dat nogal teleurstellend een niet-aaneengesloten of niet-aangrenzende selectie wordt genoemd. Figuur 3.1 lijkt verschillende celselecties te bevatten, maar is eigenlijk niet meer dan één grote, niet-aangrenzende celselectie met cel L8 (de actieve cel) als laatst geselecteerde cel.
De muis, als het apparaat waarop je Excel 2016 uitvoert er een heeft, is natuurlijk een ideaal instrument voor het selecteren van een bereik. Plaats eenvoudigweg de muisaanwijzer (de dikke witte plus) op de eerste cel en sleep in de richting van de cellen die je wilt selecteren.
Breng wat vaart in de cel selectieprocedure met de oude vertrouwde methode Shift+klik:
De Shift-toets werkt in combinatie met de muis als een uitbreidingstoets waarmee je de selectie van het eerste object tot en met het laatste object uitbreidt. In de paragraaf ‘Een selectie uitbreiden’, verderop in dit hoofdstuk, lees je meer hierover. Met de Shift-toets selecteer je de eerste en laatste cel met alle tussenliggende cellen in een werkblad of alle documentnamen in een lijst in een dialoogvenster.
Zolang je de muisknop niet loslaat, is er niks aan de hand als je per ongeluk de verkeerde cellen in je selectie opneemt. Verplaats de muisaanwijzer simpelweg naar een andere cel om de selectie aan te passen. Als je de muisknop al had losgelaten, klik je op de eerste cel in het gemarkeerde gebied om alleen die ene cel te selecteren (en de selectie van alle andere op te heffen) en begin je gewoon weer opnieuw.
Wil je een bereik selecteren van meer dan één niet-aaneengesloten celblokken, sleep dan door het eerste celbereik en laat de muisknop los. Houd vervolgens de Ctrl-toets ingedrukt terwijl je op de eerste cel van het volgende bereik klikt en de muisaanwijzer over dit bereik sleept. Zolang je de Ctrl-toets ingedrukt houdt bij het selecteren van aanvullende bereiken, heft Excel geen van de eerdere celselecties op.
De Ctrl-toets werkt samen met de muis als een toevoegtoets, waarmee je niet-aaneengesloten objecten in Excel toevoegt. Zie de paragraaf ‘Nietaangrenzende celselecties met het toetsenbord’ verderop in dit hoofdstuk. Met de Ctrl-toets kun je nieuwe items (zoals cellen in een werkblad of bestandsnamen in een Verkenner-venster) aan een selectie toevoegen zonder dat de bestaande selectie verloren gaat.
Wanneer je Excel 2016 draait op een apparaat met een aanraakscherm , zoals een tablet of een smartphone, dan gebruik je je vinger of een stylus om celselecties te maken. Tik gewoon op de eerste cel van het bereik (vergelijkbaar met klikken met de muis), sleep dan een van de selectiegrepen (de cirkeltjes in de linkerboven- en rechterbenedenhoek van de cel) over de overige cellen die je wilt selecteren, en laat los als je alle gewenste cellen hebt gemarkeerd.
Wanneer je op een aanraakscherm door te slepen cellen selecteert, maak je per definitie altijd een nieuwe selectie en vervang je dus de oude selectie. Een bestaande selectie uitbreiden door Ctrl of Shift ingedrukt te houden terwijl je sleept, is alleen mogelijk op een apparaat met muis/ touchpad en toetsenbord.
Met de volgende klik-en-sleeptechnieken selecteer je alle cellen in hele kolommen of rijen of zelfs alle cellen in het hele werkblad:
Excel biedt met de optie AutoSelecteren een echt snelle manier om met de muis alle cellen in een gegevenstabel te selecteren. Dit doe je met de voglende stappen:
Figuur 3.2:
Plaats de muisaanwijzer op de onderste rand van de eerste cel om alle cellen van de eerste tabelkolom te kunnen selecteren
Door op de onderste rand van de cel te dubbelklikken, breid je de celselectie uit tot de onderste rij in de eerste kolom van de tabel (zie figuur 3.3). Als je dubbelklikt op de rechterrand van de cel, breid je de celselectie uit tot de laatste kolom van de eerste rij van de tabel.
Figuur 3.3:
Houd de Shift-toets ingedrukt terwijl je dubbelklikt op de onderste rand van de eerste cel om de hele kolom in de tabel te selecteren
Zo selecteer je alle overige rijen in de gegevenstabel (zie figuur 3.4).
Figuur 3.4:
Selecteer alle rijen van de tabel door met ingedrukte Shift-toets op de rechterrand van de selectie te klikken
Zo selecteer je alle overige rijen in de tabel.
Misschien heb je nu de indruk gekregen dat je alleen vanuit de eerste cel de rijen en kolommen van een gegevenstabel kunt selecteren. In werkelijkheid mag je in elke hoekcel beginnen. Pas dan gewoon de richting van de uitbreiding aan. Je gaat naar links door op de linkerrand te klikken, naar rechts door op de rechterrand te klikken, omlaag door op de onderrand te klikken en omhoog door op de bovenrand te klikken. Nadat je de celselectie met de eerste of laatste rij of kolom hebt uitgebreid, klik je op een willekeurige rand van de huidige celselectie om de overige rijen en kolommen van de gegevenstabel in de selectie op te nemen.
Heb je een keer geen zin om de muis te gebruiken, dan kun je ook met het toetsenbord cellen selecteren. We blijven gewoon bij de methode Shiftklik, want de eenvoudigste manier waarop je met het toetsenbord cellen selecteert is de Shift-toets ingedrukt houden terwijl je met toetsen de celaanwijzer verplaatst. In hoofdstuk 1 vind je een overzicht van de toetsen waarmee je de celaanwijzer verplaatst.
Plaats om te beginnen de celaanwijzer in de eerste cel van de selectie. Houd de Shift-toets ingedrukt terwijl je de juiste toets indrukt om de celaanwijzer te verplaatsen. Excel neemt niet alleen de eerste cel als uitgangspunt maar markeert ook alle cellen die onderweg in de selectie worden opgenomen, afhankelijk van de richting waarin je de celaanwijzer verplaatst met een van de pijltoetsen (↑, →, ↓, ←) of PageUp of Page-Down.
Zolang je de Shift-toets niet loslaat, kun je de vorm en de omvang van het bereik blijven aanpassen met de toetsen waarmee je de celaanwijzer verplaatst. Maar zodra je de Shift-toets dan loslaat en dan een van de toetsen indrukt waarmee je net nog de selectie maakte, wordt de selectie in een klap opgeheven. Alleen de cel met de celaanwijzer is dan nog geselecteerd.
Misschien vind je het vermoeiend om de Shift-toets ingedrukt te houden terwijl je de celaanwijzer verplaatst. Druk in dat geval op F8 (en laat meteen weer los) voordat je met een van de toetsen de celwijzer verplaatst. Op de statusbalk verschijnt de tekst Selectie uitbreiden. Je weet dan dat alle cellen waar je nu de celwijzer over beweegt in de selectie worden opgenomen (net alsof je de Shift-toets hebt ingedrukt).
Schakel na het selecteren van de cellen de modus Selectie uitbreiden uit door nogmaals op F8 te drukken. De tekst verdwijnt dan ook van de statusbalk. Je kunt de celaanwijzer nu weer over het werkblad bewegen zonder alles wat je tegenkomt te selecteren. Sterker nog, zodra je de celaanwijzer beweegt, hef je de selectie die er al was automatisch op.
Niet alleen met de muis (zie de paragraaf ‘Snel cellen in een gegevenstabel selecteren’ eerder in dit hoofdstuk), maar ook met het toetsenbord kun je snel cellen in een gegevenstabel selecteren. Laat de celaanwijzer razendsnel van de ene kant van een blok naar de andere kant springen en onderweg ook nog eens alle cellen selecteren door de toets F8 of de Shifttoets te combineren met Ctrl+pijltoetsen of End+pijltoetsen.
Zo selecteer je snel een gegevenstabel met het toetsenbord:
Je bent niet verplicht de richtingen in deze volgorde te kiezen. Je mag ook eerst Ctrl+↓ indrukken en daarna Ctrl+→. Let er wel op (als je de Shift-toets gebruikt in plaats van F8) dat je de Shift-toets pas loslaat als je beide bewegingen hebt uitgevoerd. En vergeet bovendien niet als je F8 gebruikt nogmaals op deze toets te drukken als alle cellen geselecteerd zijn. Dan kun je de celaanwijzer verplaatsen zonder automatisch cellen te selecteren.
Het selecteren van meer dan één bereik is met het toetsenbord iets ingewikkelder dan met de muis. Met het toetsenbord wissel je tussen aan de ene kant het verankeren van de celaanwijzer en het verplaatsen ervan om het bereik te selecteren en aan de andere kant het ontkoppelen van de celaanwijzer om hem aan het begin van het volgende bereik te zetten. Om de celaanwijzer te verplaatsen naar het begin van het volgende bereik dat je wilt selecteren, ontkoppel je hem eerst met de toetsencombinatie Shift+F8. Hierdoor wordt de modus ingeschakeld waarin je naar de eerste cel van het volgende bereik kunt gaan zonder onderweg cellen te selecteren. Als de celaanwijzer ontkoppeld is, verschijnt op de statusbalk de mededeling Toevoegen aan selectie.
Zo selecteer je meer dan één celbereik met het toetsenbord:
Het vergt nogal wat behendigheid om met de verschillende toetsen een echt groot bereik te selecteren. Gebruik in zo’n geval de opdracht Ga naar om de selectie naar een ver weggelegen cel uit te breiden. Je hoeft slechts een paar stappen uit te voeren:
Omdat Excel nog in de modus Selectie uitbreiden staat, spring je via de optie Ga naar niet alleen naar de cel die je kiest, maar worden tegelijkertijd alle tussenliggende cellen geselecteerd. Vergeet niet na afloop nogmaals op F8 te drukken om de modus Selectie uitbreiden weer uit te schakelen. Dan loop je geen kans dat het programma je selectie om zeep helpt door nieuwe cellen aan de selectie toe te voegen zodra je de muisaanwijzer verplaatst.
Hier is een opmaaktechniek waarvoor je geen enkele cel hoeft te selecteren. Klinkt verdacht, nietwaar? Het opmaken van een tabel is zo eenvoudig, dat je alleen maar hoeft te zorgen dat de celaanwijzer ergens in de gegevenstabel staat voordat je op de knop Opmaken als tabel klikt die je in de groep Stijlen op het tabblad Start vindt. Zodra je op deze knop klikt, verschijnt er een uitgebreide tabelstijlengalerie . Dit overzicht is onderverdeeld in drie delen, waarbij de namen Licht, Normaal en Donker elk naar de intensiteit van de gebruikte kleuren verwijzen.
Zodra je op een van de voorbeelden in deze tabelstijlengalerie klikt, gokt Excel op welk bereik in de gegevenstabel deze tabel toegepast moet worden en plaatst een markeringskader in de vorm van een bewegende stippellijn rond het gebied. Tegelijkertijd verschijnt het dialoogvenster Opmaken als tabel, dat je in figuur 3.5 ziet.
Figuur 3.5:
Kies een tabelopmaakstijl en geef aan waarop deze moet worden toegepast
In het dialoogvenster zie je een invoervak met het opschrift Waar zijn de gegevens voor de tabel?, met daarin de celverwijzingen van de cellen die momenteel in de selectie zijn opgenomen. Ook zie je het selectievakje De tabel bevat kopteksten.
Als Excel het bereik dat je als tabel wilt opmaken niet helemaal goed gokt, pas dan zelf de selectie aan door het markeringskader zo te verslepen dat de juiste cellen worden geselecteerd. Als je tabel geen kolomkoppen heeft, of als hij ze wel heeft maar je ze niet door de tabelstijl wilt laten opmaken, schakel dan eerst de optie De tabel bevat kopteksten uit voordat je op OK klikt.
De automatische tabelstijlen zijn niet beschikbaar wanneer je een nietaaneengesloten bereik hebt geselecteerd. Je kunt wel op de knop Opmaken als tabel klikken, maar alle stijlen in de galerie zijn grijs en je kunt er geen kiezen.
Zodra je in het dialoogvenster Opmaken als tabel op OK klikt, maakt Excel de gegevens in je tabel op aan de hand van de door jou gekozen stijl. Daarnaast verschijnt de contextuele tab Hulpmiddelen voor tabellen met het tabblad Ontwerpen op het lint, is de tabel automatisch geselecteerd, en verschijnt het gereedschap Snelle analyse in de rechterbenedenhoek. Dit alles is te zien in figuur 3.6.
Figuur 3.6:
Nadat je een opmaak hebt gekozen, verschijnt de contextuele tab Hulpmiddelen voor tabellen met het tabblad Ontwerpen
Op het tabblad Ontwerpen kun je met livevoorbeelden zien wat het effect van een andere opmaak op de tabel is. Beweeg gewoon met de muisaanwijzer over de voorbeelden in het groepsvak Stijlen voor tabellen: de tabel wordt steeds aangepast aan de opmaak waar je de muisaanwijzer over beweegt. Breng met de schuifpijlen nieuwe rijen met opmaken in deze groep in beeld, zodat je niet de hele galerie hoeft te openen en daarmee misschien een deel van je tabel zou bedekken. Wil je toch de hele galerie zien, klik dan op de knop Meer (het naar beneden wijzende driehoekje met een balkje erboven). Ook nu krijg je livevoorbeelden te zien wanneer je de muisaanwijzer beweegt over de verschillende voorbeelden, die zijn onderverdeeld in de groepen Licht, Normaal en Donker.
Als je een van de opmaken van de tabelgalerie op een gegevenstabel in je werkmap toepast, geeft Excel deze tabel automatisch een generieke naam (Tabel1, Tabel2 enzovoort). In het invoervak Tabelnaam in de groep Eigenschappen op het tabblad Ontwerpen kun je deze naam in een naam naar eigen keuze veranderen. In hoofdstuk 6 lees je alles over het benoemen van celbereiken.
Om een blok gegevens snel als tabel op te maken, kun je ook het onderdeel Tabellen van het gereedschap Snelle analyse gebruiken. Selecteer eerst alle cellen die je in de tabel wilt opnemen, dus ook de koprijen, klik dan op het onderdeel Tabellen van het gereedschap Snelle analyse en kies Tabel. Excel maakt de geselecteerde cellen dan op als tabel, volgens de stijl Normaal 2, en laat het tabblad Ontwerpen op het lint verschijnen. In de groep Stijlen voor tabellen kun je dan eventueel een andere stijl kiezen.
Naast de groep Stijlen voor tabellen, waarin je een nieuwe opmaak voor je tabel kunt kiezen, vind je op het tabblad Ontwerpen ook de groep Opties voor tabelstijlen. In deze groep staan selectievakjes waarmee je het uiterlijk van de geselecteerde tabel nog verder aanpast:
Klik op een cel buiten de tabel als je klaar bent met het selecteren en eventueel opmaken van je gegevenstabel. De contextuele tab Ontwerpen verdwijnt dan weer van het lint. Als je later alsnog verder wilt experimenteren met andere soorten opmaak van de tabel, klik dan gewoon op een van de cellen in de tabel zodat de contextuele tab Ontwerpen vanzelf weer op het lint verschijnt.
In Excel 2016 kun je ook zelf tabelstijlen maken en aan de tabelstijlengalerie toevoegen. Een aangepaste stijl kun je dan net als de ingebouwde tabelstijlen toepassen op elke tabel die je maakt. Het is zelfs mogelijk om een aangepaste stijl als standaardstijl in te stellen, zodat deze stijl wordt gekozen wanneer je gegevens als tabel opmaakt via het onderdeel Tabellen van het gereedschap Snelle analyse.
Op de volgende manier maak je een aangepaste tabelstijl:
Figuur 3.7:
Stel je eigen tabelstijl samen in het venster Nieuwe tabelstijl
De nieuwe stijl is nu toegevoegd aan de tabelstijlengalerie. De miniatuur van de stijl verschijnt als eerste van de snelle stijlen in de groep Stijlen voor tabellen op het tabblad Ontwerpen van het lint. Je hoeft er alleen maar op de klikken om de stijl toe te passen. En als je een groep gegevens hebt geselecteerd en Opmaken als tabel kiest in de groep Stijlen van het tabblad Start, zie je de nieuwe stijl bovenaan in de galerie, in de categorie Aangepast.
Als je de opmaak van Eerste rijstreep en/of Tweede rijstreep hebt aangepast, vergeet dan niet om een vinkje te zetten in het selectievakje Gestreepte rijen in de groep Opties voor tabelstijlen op het contextuele tabblad Ontwerpen. Op dezelfde manier moet er een vinkje staan bij Gestreepte kolommen, als je tenminste de opmaak van Eerste kolomstreep en/of Tweede kolomstreep hebt aangepast en dit wilt terugzien in je tabel.
Wil je bij nader inzien iets aan een aangepaste stijl wijzigen, klik er dan in de galerie met de rechtermuisknop op en kies Wijzigen in het snelmenu. Of kies Dupliceren als je een kopie van de stijl wilt gebruiken als basis voor een nieuwe stijl. Als je de aangepaste stijl weg wilt gooien, kies dan Verwijderen in het snelmenu. Met de onderste optie in het snelmenu, Galerie toevoegen aan werkbalk Snelle toegang, voeg je een knop voor de opdracht Opmaken als tabel toe aan de werkbalk boven aan het Excelvenster. Handig!
Soms vragen spreadsheets een luchtigere behandeling van de opmaak dan wat de opdracht Opmaken als tabel heeft te bieden. Denk maar aan een gegevenstabel waarin je alleen de kolomkoppen vet wilt maken en de rij met totalen onder aan de tabel wilt onderstrepen (waarvoor je een rand langs de onderkant van de cellen plaatst).
De knoppen voor opmaak in de groepen Lettertype, Uitlijning en Getal bieden voldoende mogelijkheden om juist deze kleine opmaak van cellen uit te voeren. In tabel 3.1 vind je een volledig overzicht van de werking van elk van deze knoppen.
Tabel 3.1: Knoppen voor opmaak in de groepen Lettertype, Uitlijning en Getal van het tabblad Start
| Groep | Naam van de knop | Functie |
| Lettertype | ||
| Lettertype | Toont een vervolgkeuzelijst waarin je een ander lettertype voor de celselectie kiest | |
| Tekengrootte | Toont een vervolgkeuzelijst waarin je een andere tekengrootte voor de celselectie kiest – als de juiste grootte er niet tussen staat, typ je zelf de gewenste grootte in het invoervak | |
| Grotere tekengrootte | Vergroot de tekengrootte in de celselectie met één punt | |
| Kleinere tekengrootte | Verkleint de tekengrootte in de celselectie met één punt | |
| Vet | Maakt de hele celselectie vet | |
| Cursief | Maakt de hele celselectie cursief | |
| Onderstrepen | Onderstreept de hele celselectie | |
| Randen | Toont een vervolgkeuzemenu waarin je een randstijl kiest voor de celselectie | |
| Opvulkleur | Toont een palet met kleuren waarin je een andere achtergrondkleur kiest voor de celselectie | |
| Tekstkleur | Toont een palet met kleuren waarin je een andere kleur kiest voor de tekst in de selectie | |
| Uitlijning | ||
| Boven uitlijnen | Lijnt alle invoer van de celselectie uit aan de bovenrand van de cellen | |
| Midden uitlijnen | Centreert de invoer van de celselectie tussen de bovenen onderrand van de cellen | |
| Onder uitlijnen | Lijnt de invoer van de celselectie uit met de onderrand van de cellen | |
| Afdrukstand | Toont een vervolgkeuzemenu met optie voor het aanpassen van de hoek en richting van de invoer in de celselectie | |
| Tekstterugloop | Plaatst celinvoer die over de rechterrand doorloopt in meerdere regels binnen de huidige kolombreedte | |
| Tekst links uitlijnen | Lijnt alle invoer van de celselectie uit aan de linkerzijde van de cellen | |
| Centreren | Centreert alle invoer in de celselectie in het midden van de cellen | |
| Tekst rechts uitlijnen | Lijnt alle invoer van de celselectie uit aan de rechterkant van de cellen | |
| Inspringing verkleinen | Verkleint voor de celselectie de marge tussen de celinvoer en de linker celranden met één tabafstand | |
| Inspringing vergroten | Vergroot voor de celselectie de marge tussen de celinvoer en de linker celranden met één tabafstand | |
| Samenvoegen en centreren | Voegt de celselectie in één cel samen en centreert de invoer in de eerste cel tussen de nieuwe randen links en rechts – klik op het pijltje voor een menu met de optie voor het samenvoegen van de celselectie zonder de inhoud te centreren of de optie die de samenvoeging juist opheft | |
| Getal | ||
| Getalnotatie | Toont hoe de waarde in de celselectie wordt weergegeven– klik op het pijltje voor een menu met voorbeelden waarop de actieve cel kan worden weergegeven | |
| Financiële getalnotatie | Voegt een valutateken toe, scheidt duizendtallen met een punt, voegt decimalen toe en plaatst een minteken voor negatieve getallen – klik op het pijltje voor een menu met andere bekende valuta waaruit je kunt kiezen | |
| Procentnotatie | Vermenigvuldigt de celselectie met 100 en plaatst een procentteken zonder decimalen | |
| Kommastijl | Voegt punten toe om duizendtallen aan te duiden, komma’s om twee decimalen aan te duiden en plaatst een minteken voor negatieve waarden | |
| Meer decimalen | Voegt een decimaal toe aan de waarden in de celselectie | |
| Minder decimalen | Verwijder een decimaal uit de waarden in de celselectie |
Vergeet niet dat je altijd scherminfo tevoorschijn kunt roepen door de muisaanwijzer even boven een knop te laten zweven. Niet alleen krijg je dan een korte omschrijving van waar de knop voor dient, ook krijg je de corresponderende toetsencombinatie te zien (als die er is). Gebruik deze toetsencombinaties om een bepaalde opmaak snel toe te passen of op te heffen.
Dankzij de miniwerkbalk is het in Excel 2016 wel heel eenvoudig om veelgebruikte opmaak snel op een celselectie toe te passen.
Selecteer de cellen die opgemaakt moeten worden en klik met de rechtermuisknop ergens in de celselectie. De miniwerkbalk verschijnt dan direct boven het snelmenu van de celselectie (zie figuur 3.8). Zodra je een opdracht kiest in de miniwerkbalk, zoals Lettertype of Tekstkleur, verdwijnt het snelmenu.
Figuur 3.8:
Met de knoppen op de miniwerkbalk verander je snel de opmaak van de celselectie
Zoals je in de figuur ziet, bevat de miniwerkbalk de meeste knoppen van de groep Lettertype van het tabblad Start. Alleen de knop voor het onderstrepen ontbreekt. Ook zie je op de miniwerkbalk de knoppen Centreren en samenvoegen en Centreren die in de groep Uitlijning staan (zie ook de paragraaf ‘De uitlijning aanpassen’ verderop in dit hoofdstuk). Uit de groep Getal staan op de miniwerkbalk de knoppen Financiële getalnotatie, Procentnotatie, Kommastijl en de knoppen voor het vermeerderen en verminderen van decimalen (zie de paragraaf ‘De getalnotaties leren kennen’ iets verderop). Klik gewoon op een knop om de bijbehorende opmaak op de huidige celselectie toe te passen.
Daarnaast bevat de miniwerkbalk ook nog de knop voor het kopiëren en plakken van de opmaak. Met deze knop, die je in de groep Klembord van het tabblad Start op het lint vindt, kopieer je de opmaak van de actieve cel en pas je die toe op een celselectie. In de paragraaf ‘Opmaak kopiëren en plakken’, later in dit hoofdstuk, lees je meer hierover.
Hoewel het lint je toegang geeft tot de meest gebruikte opmaakopdrachten, namelijk in de groepen Lettertype, Uitlijning en Getal op het tabblad Start, kent Excel nog veel meer opmaakopdrachten.
Wil je alle opmaakopdrachten die er maar mogelijk zijn, dan moet je het dialoogvenster Celeigenschappen gebruiken (zie figuur 3.9). Met een van de volgende methoden open je dit dialoogvenster:
Figuur 3.9:
Alles wat met de opmaak van cellen te maken heeft vind je in het dialoogvenster Celeigenschappen
Het dialoogvenster Celeigenschappen heeft zes tabbladen: Getal, Uitlijning, Lettertype, Rand, Opvulling en Bescherming. Op één na komen in dit hoofdstuk al deze tabbladen aan bod. Het tabblad Bescherming behandel ik in hoofdstuk 6.
De toetsencombinatie Ctrl+1 is echt iets om te onthouden als je snel het dialoogvenster Celeigenschappen wilt kunnen oproepen. Vergeet niet dat deze sneltoets met het getal 1 werkt en niet met de functietoets F1.
Zoals ik in hoofdstuk 2 al meldde, bepaalt de manier waarop je waarden in een werkblad invoert het type getalnotatie dat ze krijgen. Hier zijn enkele voorbeelden:
Zo kun je al tijdens het invoeren van gegevens de waarden opmaken. Bij datums is dit noodzakelijk maar bij de overige waarden niet. Het is ook mogelijk om een getalnotatie toe te wijzen voordat je een groep met waarden invoert of juist na afloop van de invoer. Sterker nog, het bepalen van de getalnotatie nadat je de waarden hebt ingevoerd is meestal de efficiëntste aanpak, aangezien het je dan slechts twee stappen kost:
Ook als je echt, écht goed kunt typen en liever elke waarde invoert zoals die in het werkblad verschijnt, kun je nog steeds niet om het gebruik van getalnotaties heen. Alleen zo zorg je er namelijk voor dat de waarden die met formules berekend worden, overeenkomen met wat je invoert. Excel plaatst namelijk alle waarden zonder specifieke getalnotatie in de categorie Standaard, zoals je ook kunt lezen in het dialoogvenster Celeigenschappen als je op de optie Standaard op het tabblad Getal klikt. Het grootste probleem hierbij is dat de opmaak Standaard alle begin- en eindnullen uit de waarde verwijdert. Het wordt dan wel heel lastig om getallen op basis van hun decimale scheidingstekens uit te lijnen in een kolom.
Het droevige resultaat zie je in figuur 3.10, een voorbeeldwerkblad met de kwartaalcijfers van de dochterbedrijven van Moeder de Gans bv voordat ook maar één van de waarden is opgemaakt. Omdat er geen vast aantal cijfers achter de decimale komma is ingesteld, staan de komma’s kriskras onder elkaar en zijn de bedragen lastig te interpreteren. Dit is de schuld van Excels getalnotatie Standaard. De enige manier waarop je deze kwaal geneest, is door de waarden op te maken met een uniforme getalnotatie.
Figuur 3.10:
Getallen met decimalen lijnen niet uit in de notatie Standaard
Aangezien spreadsheets vaak over geld gaan, gebruik je de financiële getalnotatie waarschijnlijk vaker dan alle andere getalnotaties. Deze notatie is eenvoudig toe te passen, want je hoeft slechts op de knop Financiële getalnotatie op het tabblad Start te klikken.
De optie Financiële getalnotatie plaatst bij alle waarden in een geselecteerd bereik een euroteken voor het getal, punten als scheidingsteken tussen duizendtallen en twee decimale posities achter de waarde. Bij negatieve getallen wordt automatisch een minteken voor het bedrag gezet, net als een boekhouder dat zou doen. Heb je het minteken liever voor het euroteken, kies dan in de keuzelijst Getalnotatie of op het tabblad Getal in het dialoogvenster Celeigenschappen de optie Valuta.
In figuur 3.11 zie je dat ik alleen de cellen met de totalen zijn geselecteerd (celbereik E3:E10 en B10:D10). Dit bereik is vervolgens opgemaakt door simpelweg te klikken op de knop Financiële getalnotatie (die knop met het geld natuurlijk) in de groep Getal van het tabblad Start op het lint.
Figuur 3.11:
De totalen voor Moeder de Gans bv na een klik op de knop Financiële getalnotatie op het tabblad Start
Ik had de dezelfde getalnotatie natuurlijk aan álle getallen in de tabel kunnen toewijzen, maar dat zou een overdaad aan eurotekens betekenen voor deze betrekkelijk kleine tabel. Daarom heb ik in deze tabel alleen de maand- en kwartaaltotalen opgemaakt met de financiële getalnotatie.
Zodra ik in figuur 3.11 de financiële getalnotatie toepas op de bereiken E3:E10 en B10:D10, voegt Excel niet alleen eurotekens, punten tussen duizendtallen, een komma en twee decimale posities aan de selectie toe, maar verbreedt het tegelijkertijd automatisch de kolommen B, C, D en E om ruimte voor de nieuwe opmaak te maken. In Excel-versies van voor 2003 moest je deze kolommen zelf verbreden, want in plaats van perfect uitgelijnde cijfers verschenen er regels met hekjes (#) in de cellen E3:E10 en B10:D10. Deze hekjes (die de plek innamen van mooi opgemaakte bedragen) fungeerden als overlooptekens om aan te geven dat door de toegevoegde opmaak de celinhoud breder was geworden dan de kolom.
Gelukkig heeft Excel deze overlooptekens nauwelijks meer nodig, omdat de kolommen nu automatisch verbreed worden wanneer dat nodig blijkt te zijn bij het opmaken van de cellen. Je komt deze vervelende #-tekens alleen nog tegen als je kolommen handmatig zodanig hebt versmald dat er in de cel niet genoeg ruimte is voor alle tekens van de opgemaakte waarde (zie de paragraaf ‘Kolommen kalibreren’, later in dit hoofdstuk).
De notatie Kommastijl (in eerdere Excel-versies Duizendtalnotatie genoemd) biedt een goed alternatief voor de opdracht Financiële getalnotatie. Ook de opdracht Kommastijl voegt scheidingstekens toe bij duizendtallen, honderdduizendtallen, miljoenen… Enfin, je snapt het.
Deze opmaak toont ook twee decimale posities en plaatst een minteken voor een negatieve waarde. Het is in feite ook gewoon de financiële notatie, maar dan zonder het valutateken. Hierdoor is deze getalnotatie ideaal voor tabellen waarin toch wel duidelijk is dat het om geldbedragen gaat, en voor tabellen met grote waarden die niets met geld te maken hebben.
Ook voor de meeste waarden in de voorbeeldtabel werkt deze opmaak goed. In figuur 3.12 zie je hoe de tabel eruitziet nadat ik de omzetten per maand volgens de kommastijl heb opgemaakt. Selecteer hiervoor het bereik B3:D9 en klik op de knop Kommastijl (de knop met de drie nullen) in de groep Getal op het tabblad Start.
Figuur 3.12:
De bedragen van de afzonderlijke maanden zijn nu opgemaakt met de notatie Kommastijl
In figuur 3.12 zie je nu dat deze opmaak direct het eerdere probleem met de decimale uitlijning in de getallen oplost. De maandcijfers passen met hun komma’s zelfs prima bij de financiële getalnotatie van de maandtotalen in rij 10 en de totalen per bedrijf in kolom E. Als je goed kijkt (misschien heb je een vergrootglas nodig), zie je dat de opgemaakte waarden niet meer tegen de rechterrand van de cellen staan; ze zijn iets naar links opgeschoven. Dat ziet er mooier uit.
Veel werkbladen bevatten percentages voor rente, groeiprognoses, inflatie en dergelijke. Plaats een procentteken (%) achter een waarde om een percentage in een cel in te voegen. Voer bijvoorbeeld 12% in om een rentetarief van 12 procent aan te geven. Excel kent dan de procentnotatie toe en deelt de waarde door 100 om er een percentage van te maken. De waarde wordt in de cel weergegeven als 12%, maar is in feite 0,12.
Niet alle percentages in een werkblad worden handmatig ingevoerd. Sommige waarden worden met een formule berekend en als ruwe decimale waarden aan hun cellen geretourneerd. In zulke gevallen pas je de procentnotatie toe om de berekende decimale waarden om te zetten naar percentages. De decimale waarde wordt hierbij met honderd vermenigvuldigd en er wordt een procentteken toegevoegd.
Toevallig staan er in het werkblad met omzetcijfers voor het eerste kwartaal in rij 12 wat met formules berekende percentages die opmaak nodig hebben. Deze percentages geven aan welk deel van het kwartaaltotaal de afzonderlijke maandcijfers bedragen. In figuur 3.13 zijn deze waarden met de procentnotatie opgemaakt. Selecteer hiervoor eenvoudigweg de cellen en klik op de knop Procentnotatie in de groep Getal op het tabblad Start. Moet ik je er nog op wijzen dat het de knop is met het procentteken?
Figuur 3.13:
De maandomzet als percentage van de kwartaalomzet, opgemaakt met de procentnotatie
Als je met een van de knoppen in de groep Getal op het tabblad Start een opmaak met de financiële notatie, procentnotatie of kommastijl toepaste, kun je in die cellen het aantal decimale posities vermeerderen of juist verminderen. Klik hiervoor in dezelfde groep op de knop Meer decimalen of Minder decimalen. Elke keer dat je op de knop Meer decimalen klikt (de knop met het pijltje naar links), voegt Excel een decimale positie toe aan de getalnotatie.
Voor de duidelijkheid: deze fraaie getalnotaties doen niets anders dan het polijsten van de gepresenteerde waarden in het werkblad. Net als een goede goochelaar lijkt een getalnotatie de inhoud van een cel te transformeren, maar in werkelijkheid blijven het dezelfde waarden als waar je mee begon. Stel dat een formule deze waarde oplevert:
25,6456
En stel nu dat je de cel met deze inhoud opmaakt met de knop Financiële getalnotatie op het tabblad Start. De waarde ziet er dan zo uit:
€ 25,65
Door deze verandering zou je kunnen denken dat Excel de waarde op twee decimalen heeft afgerond. In werkelijkheid heeft het programma alleen de weergave afgerond. De cel bevat nog steeds de oorspronkelijke waarde 25,6456, alleen zie je die niet omdat de notatie maar twee cijfers achter de komma toestaat. Bij berekeningen gebruikt Excel altijd de volledige waarde, zeg maar de waarde achter de schermen, en niet de bijgeschaafde die je in de cel ziet.
Maar wat nu als je de echte waarden wilt laten overeenstemmen met de opgemaakte waarden in het werkblad? Geen probleem: Excel kan zoiets in een enkele stap doen, al is een waarschuwing op zijn plaats: dit is een enkele reis. Met één vinkje in een selectievakje pas je alle onderliggende waarden aan naar de waarden die je op het scherm ziet. Maar de aanpassing is dan niet meer terug te draaien door het vinkje weer te verwijderen.
Goed, omdat je zo aandringt, leg ik uit hoe het werkt (maar zeg niet dat ik je niet gewaarschuwd heb):
Opties Geavanceerd of gebruik de toetsencombinatie Alt+BTG om het onderdeel Geavanceerd van het dialoogvenster Opties voor Excel te openen.Sla voor je begint eerst het werkblad met de berekende gegevens op. Bewerk dan de waarden in het werkblad door de optie Precisie instellen als weergegeven in te schakelen en open daarna het dialoogvenster Opslaan als (Bestand Opslaan als of gebruik Alt+BA). Bewerk de naam in het invoervak Bestandsnaam (bijvoorbeeld door weergegeven waarden achter de huidige naam te zetten) en sla het bewerkte bestand op met de knop Opslaan of door op Enter te drukken. Zo heb je twee exemplaren: het originele werkmapbestand met de oorspronkelijke en door Excel berekende waarden en het nieuwe bestand met de weergegeven waarden.
In hoofdstuk 2 vertelde ik al dat het niet moeilijk is om formules te maken waarmee je de verschillen berekent tussen de datums en tijden in je werkblad. Het enige nadeel is dat Excel het berekende resultaat automatisch in de bijbehorende datum- of tijdnotatie weergeeft. Typ bijvoorbeeld 15-8-12 in cel B4 en 15-4-12 in cel C4. In cel E4 bereken je dan met de volgende formule het aantal tussenliggende dagen:
=B4-C4
Excel toont in cel E4 de correcte uitkomst, 122, in de getalnotatie Standaard. Dit werkt ook met tijden. Stel dat je in cel C8 de tijd 8:15 invoert en in cel D8 de tijd 16:30. Vervolgens maak je in cel E8 een formule waarmee je het verschil in uren tussen de twee tijden berekent:
=D8-C8
Het resultaat in E8 is 08:15, en tussen kwart over acht ’s morgens en half vijf ’s middags zitten inderdaad acht uur en een vijftien minuten.
Excel biedt meer getalnotaties dan alleen de financiële notatie, de procentnotatie en de kommastijl. Om deze te gebruiken, selecteer je het bereik (of de bereiken) waar je de notatie op wilt toepassen en kies je de optie Celeigenschappen in het snelmenu van de cel (open dit snelmenu door ergens in de celselectie met de rechtermuisknop te klikken) of gebruik de toetsencombinatie Ctrl+1 zodat het dialoogvenster Celeigenschappen verschijnt.
Klik in het dialoogvenster Celeigenschappen op de tab Getal en kies in de keuzelijst Categorie de gewenste opmaak. Bij sommige categorieën biedt de keuzelijst Type extra opmaakmogelijkheden, zoals bij Datum, Tijd, Breuk en Speciaal. Andere getalnotaties, zoals Getal en Valuta, hebben hun eigen keuzelijsten die opties bieden voor het verfijnen van de opmaak. Als je op de verschillende mogelijkheden in deze keuzelijsten klikt, laat Excel een voorbeeld zien van het effect van de opmaak op de eerste waarde in de huidige celselectie. Ziet het er goed uit, klik dan op OK of druk op Enter om de nieuwe getalnotatie toe te passen.
Excel heeft ook nog een slimme getalnotatie met de naam Speciaal. In deze categorie vind je de volgende zes getalnotaties die van pas kunnen komen:
De getalnotatie Speciaal is vooral handig bij het maken van databases met veel telefoonnummers, rekeningnummers of burgerservicenummers. In hoofdstuk 9 lees je alles over het maken van databases.
Voor die enkele keer dat Excel 2016 niet naar volle tevredenheid automatisch de breedte van je kolommen aanpast, biedt het programma de mogelijkheid om de kolombreedte zelf in een handomdraai aan te passen. De eenvoudigste methode waarmee je de kolombreedte aanpast is met de opdracht AutoAanpassen . Hiermee bepaalt Excel zelfstandig hoeveel de kolom moet worden verbreed of verkleind om zelfs de langste waarde van de eeuw te kunnen tonen.
Zo pas je de kolombreedte aan met de opdracht AutoAanpassen:
Je kunt deze aanpassing ook op meerdere kolommen tegelijk uitvoeren. Selecteer gewoon alle kolommen die aangepast moeten worden door bij aangrenzende kolommen over de kolomletters te slepen of houd bij nietaangrenzende kolommen tijdens het klikken op de afzonderlijke kolommen de Ctrl-toets ingedrukt. Klik na het selecteren van de kolommen op een van de rechterranden.
De breedte aanpassen met AutoAanpassen levert niet altijd het verwachte resultaat op. Zo krijg je bij een lange titel die over verschillende kolommen loopt een afgrijselijk brede kolom.
Als het resultaat van AutoAanpassen je niet bevalt, dubbelklik dan niet op de rechterrand, maar versleep hem tot je de gewenste breedte hebt bereikt. Dit handmatig aanpassen van de kolombreedte werkt ook als er meerdere kolommen zijn geselecteerd. Besef dat alle geselecteerde kolommen de breedte krijgen van de kolom waarvan je op dat moment de rand versleept.
Je kunt de breedte van kolommen ook aanpassen met het vervolgmenu dat je opent door op de knop Opmaak in de groep Cellen op het tabblad Start te klikken. Het vak Celgrootte in dit menu biedt de volgende opties:
Het aanpassen van de rijhoogte is vrijwel hetzelfde liedje als het aanpassen van de kolombreedte, met het verschil dat je rijhoogten minder vaak zult aanpassen. Excel past de hoogte van rijen namelijk automatisch aan de inhoud aan, bijvoorbeeld als je een grotere tekengrootte kiest of tekst in een cel samenvoegt. Later in dit hoofdstuk, in de paragraaf ‘De uitlijning aanpassen’, bespreek ik deze twee technieken. Meestal pas je de hoogte van een rij aan om extra ruimte tussen de tabeltitel en de tabel of tussen een kopje en de gegevens te creëren, zonder een lege rij toe te voegen (zie voor meer bijzonderheden de paragraaf ‘Van boven naar beneden’ verderop in dit hoofdstuk).
Voor het vergroten van de rijhoogte versleep je de onderste rand van een rij op het rijframe omlaag totdat de rij hoog genoeg is. Voor het verlagen van de rijhoogte volg je de omgekeerde route en sleep je de onderste rand omhoog. Je kunt de rijhoogte ook automatisch laten aanpassen: dubbelklik dan op de onderste rand.
Net als bij kolommen kun je ook de hoogte van geselecteerde rijen aanpassen in het vervolgmenu van de knop Opmaak in de groep Cellen op het tabblad Start. In het vak Celgrootte in dit menu zie je deze opties:
Het grappige aan het verkleinen van kolommen en rijen is dat je ze zo smal of laag kunt maken dat ze van het werkblad verdwijnen! Dit is handig als je een deel van het werkblad niet wilt laten zien. Stel dat je een werkblad hebt waar ook de salarisgegevens van werknemers op staan. Het werkblad heb je nodig om budgetten te berekenen, maar in je rapport laat je liever geen gevoelige informatie zien. Verspil je tijd dan niet aan het verslepen van de kolom naar een het gebied buiten het af te drukken gedeelte, maar verberg deze kolom gewoon voordat je het rapport afdrukt.
Je kunt kolommen en rijen natuurlijk zo klein maken dat ze niet meer zichtbaar zijn, maar Excel biedt een eenvoudigere methode om ze te verbergen: met de optie Weergeven en verbergen in het vervolgmenu van de knop Opmaak (in de groep Cellen op het tabblad Start). Stel dat je kolom B in je werkblad wilt verbergen omdat er onbelangrijke of gevoelige informatie op staat die je niet wilt afdrukken. Zo verberg je de kolom:
Kolommen verbergen.En dat is het: kolom B verdwijnt als sneeuw voor de zon. Alle informatie in de kolom verdwijnt van het werkblad. Bedenk wel dat in de kolomkoppen nu achtereenvolgens A, C, D, E enzovoort staat.
Je had kolom B ook kunnen verbergen door met de rechtermuisknop op de kolomkop te klikken en in het snelmenu de optie Verbergen te kiezen.
Goed, stel nu dat je het werkblad afgedrukt hebt en iets in de gegevens in kolom B wilt veranderen. Zo maak je kolom B weer zichtbaar :
Kolommen zichtbaar maken.Excel brengt de verborgen kolom B weer in beeld en alle drie de kolommen (A, B en C) zijn geselecteerd. Hef de selectie op door op een cel in het werkblad te klikken.
Je had kolom B ook tevoorschijn kunnen halen door de kolommen A tot en met C te selecteren, dan met de rechtermuisknop op een van beide kolomkoppen te klikken en in het snelmenu de optie Zichtbaar maken te kiezen.
De procedure voor het verbergen en weer zichtbaar maken van rijen is eigenlijk hetzelfde als die voor het verbergen en zichtbaar maken van kolommen. Het enige verschil is dat je na het selecteren van de rijen die je wilt verbergen Weergeven en verbergen Rijen verbergen kiest in het vervolgmenu van de knop Opmaak. Om een rij weer zichtbaar te maken kies je dan Weergeven en verbergen Rijen zichtbaar maken.
Vergeet niet dat je geselecteerde rijen ook kunt verbergen of zichtbaar kunt maken met het snelmenu dat je opent door met de rechtermuisknop te klikken.
Bij een nieuw werkblad past Excel 2016 een standaardlettertype (Calabri) en een standaardtekengrootte (11 punten) toe op alle celinvoer. Hoewel dit lettertype in deze grootte uitstekend werkt voor normale invoer, wil je soms iets meer pit geven aan titels en kopjes.
Als je het standaardlettertype Calabri maar zozo vindt, pas het dan aan naar je eigen smaak. Ga naar het dialoogvenster Opties voor Excel (Bestand Opties of Alt+BT). Open in het vak Wanneer nieuwe werkmappen worden gemaakt de vervolgkeuzelijst Dit lettertype gebruiken en kies een nieuw standaardlettertype. Wil je de standaardtekengrootte aanpassen, typ dan een andere waarde in het vak Tekengrootte of kies een optie in de vervolgkeuzelijst.
De meeste wijzigingen in de lettertypen kun je met de knoppen in de groep Lettertype op het tabblad Start maken (een nieuwe tekenstijl of tekengrootte) zonder dat je de instellingen in het dialoogvenster Celopmaak (Ctrl+1) hoeft aan te passen:
Je kunt ook vet, cursief, onderstrepen en doorhalen op het gebruikte lettertype toepassen. De groep Lettertype op het tabblad Start bevat de knoppen voor het vet, cursief en onderstreept weergeven van tekst. Met deze knoppen pas je de eigenschappen niet alleen toe op de tekst, maar je verwijdert de aanpassingen er ook mee. Je ziet dat deze knoppen een kleur krijgen als je de celaanwijzer in een cel of celselectie zet waar deze knoppen op zijn toegepast. Als je dan nogmaals op de knop klikt, verwijdert Excel de toegepaste eigenschap en verdwijnt de kleur van de knop.
Meestal voer je lettertypeveranderingen op het lint uit, maar soms is het handiger het tabblad Lettertype van het dialoogvenster Celeigenschappen te gebruiken (Ctrl+1).
Het tabblad Lettertype bevat de aanpassingsmogelijkheden voor het lettertype, de tekenstijlen (vet en cursief), effecten (doorhalen, superscript en subscript) en kleurstijlen. Het tabblad Lettertype komt goed van pas als je veel wijzigingen aan het lettertype op een werkblad wilt uitvoeren. Een van de slimste dingen van deze tab is dat er een voorbeeld van de aanpassingen te zien is.
Wil je de kleur van de invoer in de celselectie aanpassen, klik dan op de knop Tekstkleur (in de groep Lettertype op het tabblad Start) en kies in het kleurenpalet een andere kleur voor de tekst. Vergeet de mogelijkheid van de livevoorbeelden niet. Beweeg de muisaanwijzer over de vakjes in het palet om direct een voorbeeld van de toepassing in de celselectie te zien, zonder dat je de kleur hoeft te kiezen (en natuurlijk zorg je ervoor dat het palet de selectie niet bedekt).
Wanneer je de tekstkleur aanpast en je werkblad met een zwart-witprinter afdrukt, zorgt Excel ervoor dat de kleuren in grijstinten worden weergegeven. De optie Automatisch, bovenaan in het vervolgmenu van de knop Tekstkleur, wijzigt de tekst in de kleur die in Windows als standaardtekstkleur geldt. Dit is zwart, tenzij je de standaardinstelling hebt gewijzigd. Voor meer informatie hierover verwijs ik je naar de boeken Windows 8.1 voor Dummies of Windows 10 voor Dummies, beide van Andy Rathbone. Doe Andy de groeten van mij!
Cellen worden standaard aan de hand van het ingevoerde gegevenstype uitgelijnd: alle tekst wordt links uitgelijnd en alle waarden rechts. Je kunt deze standaarduitlijning echter op elk gewenst moment wijzigen.
De groep Uitlijning van het tabblad Start bevat drie gewone knoppen voor horizontale uitlijning: Tekst links uitlijnen, Centreren en Tekst rechts uitlijnen. Deze knoppen lijnen de geselecteerde cel precies zo uit als je dat verwacht. Rechts van deze knoppen vind je meestal de knop Samenvoegen en centreren.
Ondanks zijn vreemde naam zul je deze knop nog gaan waarderen. Gebruik hem bijvoorbeeld om een werkblad in een oogwenk over de volledige breedte van je tabel te centreren (of sneller, afhankelijk van je computer). In figuur 3.14 laat ik zien hoe dat werkt. In cel A1 is de titel van het werkblad ingevoerd, maar om deze titel boven de gehele tabel (dus van kolom A tot en met E) te centreren, selecteer je het bereik A1:E1 en klik je op de knop Samenvoegen en centreren in de groep Uitlijning op het tabblad Start.
In figuur 3.14 zie je dat de cellen in rij 1 van kolommen A tot en met E in één cel zijn samengevoegd en dat de titel nu correct is uitgelijnd in deze supercel en dus ook boven de hele tabel.
Figuur 3.14:
De werkblad titel na het centreren over de kolommen A tot en met E
Een supercel die je met de knop Samenvoegen en centreren hebt gemaakt, kun je ook weer terug in zijn oorspronkelijke vorm brengen. Selecteer de cel en klik eenvoudigweg nogmaals op de knop Samenvoegen en centreren in de groep Uitlijning op het tabblad Start. Je kunt dit ook doen door op het pijltje naast de knop te klikken en in het vervolgmenu de optie Samenvoeging van cellen opheffen te kiezen (ik geef toe: het is wel iets meer werk).
In Excel 2016 laat je de gegevens in een celbereik inspringen door op de knop Inspringing vergroten te klikken. Deze knop in de groep Uitlijning op het tabblad Start is herkenbaar aan een pijltje dat regels tekst naar rechts duwt. Elke keer als je op deze knop klikt, verplaatst Excel de tekstinvoer een tekengrootte van het standaardlettertype naar rechts. Blader terug naar de paragraaf ‘Langs lettertypen laveren’ als je niet weet wat een standaardlettertype is of hoe je dat aanpast.
Met de knop Inspringing verkleinen verwijder je één inspringing. Deze knop vind je in de groep Uitlijning op het tabblad Start meteen links van de knop Uitlijning vergroten en is herkenbaar aan een pijltje dat regels naar links trekt. In het dialoogvenster Celeigenschappen wijzig je voor deze knoppen het aantal tekens dat de tekst standaard naar links of naar rechts wordt verplaatst. Open het dialoogvenster Celeigenschappen (Ctrl+1). Klik op de tab Uitlijning en verander de instelling in de vervolgkeuzelijst Inspringing door een nieuwe waarde in het invoervak in te voeren of door op het kringveld te klikken.
De uitlijntypen links, rechts en centreren verwijzen allemaal naar de plaatsing van de tekstinvoer in verhouding tot de linker- en rechter celranden (horizontaal dus). Je kunt gegevens ook in verhouding tot de boven- en onderrand van de cel uitlijnen (verticaal dus). Standaard zijn alle celgegevens aan de onderkant van de cel uitgelijnd, alsof ze op de onderrand steunen. Je kunt gegevens ook verticaal in een cel centreren of ze aan de bovenkant van de cel uitlijnen.
Klik voor het wijzigen van de verticale uitlijning van een geselecteerd bereik op het tabblad Start in de groep Uitlijning op de toepasselijke knop (Boven uitlijnen, Midden uitlijnen of Onder uitlijnen).
Vroeger waren kolomkoppen het zorgenkindje van werkbladtabellen; je moest ze compact houden of afkorten om te voorkomen dat de kolommen te breed voor de gegevens werden. In Excel voorkom je dit probleem met de knop Tekstterugloop in de groep Uitlijning op het tabblad Start. In figuur 3.15 heb ik een nieuw werkblad gemaakt, met daarin de namen van de dochterondernemingen van Moeder de Gans bv. In de meeste cellen is de bedrijfsnaam botweg afgekapt door de naam die in de cel rechts ervan staat. Alleen in de laatste cel (H2) is dat niet gebeurd, omdat de laastliggende cel, I2, leeg is.
Figuur 3.15:
De kolommen zijn niet breed genoeg om de namen geheel te kunnen weergeven
Ik kan nu een aantal dingen doen. Ik kan de kolommen B tot en met H elk zo breed maken dat de namen niet meer afgekapt hoeven te worden. Maar dan worden de kolommen overdreven breed, en dat is niet mooi. In plaats daarvan laat ik de tekst gewoon teruglopen: ik selecteer de cellen met de kolomkoppen, B2 tot en met H2 dus, en klik op de knop Tekstterugloop in de groep Uitlijning op het tabblad Start. Het resultaat zie je in figuur 3.16. Nog steeds niet ideaal, aangezien sommige woorden nu afgebroken worden, maar ik hoef nu in elk geval alleen nog maar enkele kolommen iets breder te maken, in plaats van allemaal een stuk breder.
Figuur 3.16:
Hier heb ik tekstterugloop toegepast, zodat alle tekst te lezen is zonder dat de kolommen verbreed hoefden te worden
Met de optie Tekstterugloop loopt lange tekstinvoer in de selectie niet over in de volgende cellen en wordt de invoer ook niet afgebroken, maar komt de lange tekst op aparte regels te staan. Het programma past automatisch de rijhoogte aan, zodat de hele tekstinvoer zichtbaar blijft.
Als je de optie Tekstterugvoer kiest, blijft de horizontale en verticale uitlijning die je al voor dit celbereik had gekozen gewoon gehandhaafd. Je kunt nog steeds gebruikmaken van alle horizontale uitlijnmogelijkheden van het dialoogvenster Celeigenschappen (Ctrl+1), zoals Links (Inspringing), Gecentreerd, Rechts (Inspringing), Uitvullen en Centreren over selectie. Maar de opties Vullen of Verdeeld (Inspringing) kun je niet gebruiken. Kies de optie Vullen in de vervolgkeuzelijst Horizontaal alleen als je wilt dat Excel de invoer over de hele breedte van de cel herhaalt.
Kies de optie Verdeeld (Inspringing) in de vervolgkeuzelijst Horizontaal op het tabblad Uitlijning van het dialoogvenster Celeigenschappen als je tekst in een cel wilt laten teruglopen en in de cel wilt centreren.
Een lange tekst verdeel je over verschillende regels door het invoegteken in de cel (of op de formulebalk) te plaatsen op de plek waar je de nieuwe regel wilt laten beginnen en dan de toetsencombinatie Alt+Enter te gebruiken. Excel vergroot dan de rij met de cel (en de formulebalk bovenaan) als er een nieuwe regel bijkomt. Zodra je dan op Enter drukt om de invoer of bewerking te voltooien, laat Excel de tekst automatisch in de cel teruglopen.
Soms is het overzichtelijker om de richting van de tekst aan te passen dan de tekst in een cel over verschillende regels te plaatsen. Je kunt een tekst met de klok mee draaien, maar ook tegen de klok in. In figuur 3.17 zie je een voorbeeld van een werkblad dat veel overzichtelijker is gemaakt door de richting van de kolomtitels aan te passen.
Figuur 3.17:
De kolomkoppen zijn 90 graden tegen de klok in gedraaid
De namen in dit voorbeeld zijn dezelfde als in de vorige figuur, maar nu 90 graden tegen de klok in gedraaid. Om de tekst te draaien, selecteer je eerst het bereik B2:H2. Klik dan op de knop Afdrukstand in de groep Uitlijning op het tabblad Start. Kies in het vervolgmenu dat verschijnt de optie Tekst omhoog draaien.
In figuur 3.18 zie je dezelfde kolomkoppen, maar nu in een hoek van 45 graden gedraaid. Kies hiervoor de optie Linksom draaien in het vervolgmenu Afdrukstand, nadat je eerst dat bereik (B2:H2) hebt geselecteerd.
Figuur 3.18:
De kolomkoppen zijn 45 graden tegen de klok in gedraaid
Je zit heus niet vast aan hoeken van 90 of 45 graden. Kies in het vervolgmenu van de knop Afdrukstand de optie Celuitlijning opmaken. Het dialoogvenster Celeigenschappen verschijnt met het tabblad Uitlijning op de voorgrond. Je kunt overigens ook Ctrl+1 gebruiken en op de tab Uitlijning klikken. Kies in het vak Stand een andere hoek.
Typ een nieuwe hoek in het invoervak Graden of klik in het kringveld tot de gewenste hoek verschijnt. Je kunt ook de lijn die voorafgegaan wordt door het woord ‘Tekst’ naar de gewenste tekstrichting verslepen.
Kies een positief getal tussen 1 en 45 om de tekst omhoog te laten gaan. Wil je de tekst omlaag laten wijzen, kies dan een negatief getal tussen -1 en -45.
Wil je de tekst verticaal plaatsen, zodat de letters in een kolom onder elkaar staan, kies dan de optie Verticale tekst in het vervolgmenu Afdrukstand (in de groep Uitlijning op het tabblad Start).
Gebruik de functie Tekst passend maken voor situaties waarin je wilt voorkomen dat Excel de kolombreedten aanpast aan de celinvoer. Je wilt dit bijvoorbeeld voorkomen als je een gegevenstabel in zijn geheel op één scherm wilt zien of op één pagina wilt afdrukken.
Klik in het dialoogvenster Celeigenschappen (Ctrl+1) op de tab Uitlijning en markeer in het vak Tekstconfiguratie het selectievakje Tekst passend maken. Excel verkleint de tekengrootte in de geselecteerde cellen dan zodanig dat de huidige kolombreedte niet hoeft te worden aangepast. Besef wel dat je, afhankelijk van de lengte van de tekst en de breedte van de kolom, het risico loopt op onleesbaar kleine tekst!
De rasterlijnen die in het werkblad de kolommen en rijen aangeven, zijn niet meer dan hulpmiddelen voor de oriëntatie op het werkblad. Je hebt de keuze of je ze samen met de gegevens laat afdrukken of niet (door het selectievakje Afdrukken in de groep Werkbladopties op het tabblad Pagina-indeling van het lint wel of niet te markeren).
Met randen of schaduwen benadruk je in je werkblad bepaalde delen van een tabel. Verwar de randen die je toevoegt voor een accent niet met de rasterlijnen die normaal gesproken de celranden aangeven. Randen die je zelf toevoegt worden altijd afgedrukt, ongeacht of je de rasterlijnen laat afdrukken of niet.
Verberg de rasterlijnen die normaal gesproken de cellen in een werkblad aanduiden. Zo zijn de randen die je zelf rond de cellen toevoegt beter zichtbaar. De rasterlijnen verberg je door in de groep Weergeven/verbergen op het tabblad Beeld de optie Rasterlijnen uit te schakelen.
Voor het aanbrengen van een rand rond een celselectie klik je op het tabblad Start in de groep Lettertype op het pijltje naast de knop Randen. Er verschijnt een vervolgmenu met alle soorten randen die je op de celselectie kunt toepassen (zie figuur 3.19). Klik op de rand die je aan alle cellen wilt toevoegen.
Figuur 3.19:
Kies de randstijl die je op de geselecteerde cel(len) wilt toepassen
Houd bij het kiezen van een optie in dit menu het volgende in gedachten:
Op het tabblad Rand van het dialoogvenster Celeigenschappen vind je meer lijnstijlen en kun je ook een andere kleur voor de lijn kiezen. Dit tabblad open je door op de knop Randen te klikken en onder in het vervolgmenu de optie Meer randen te kiezen. Of gebruik Ctrl+1 en klik op de tab Rand.
Wil je een andere lijndikte of lijnstijl voor de rand, kies dan eerst een optie onder Stijl. Als je een rand een andere kleur wilt geven, klik je eerst op de vervolgpijl Kleur en dan op de gewenste kleur. Daarna pas je de gekozen stijl op de celselectie toe door in het vak Vooraf ingesteld of Rand op de gewenste rand te klikken. Klik tot slot op OK.
Je kunt ook bestaande randen in een werkblad verwijderen. Selecteer de cel of cellen met die randen en kies de optie Geen rand boven in het tweede deel van het vervolgmenu Randen.
Je kunt bepaalde delen van een werkblad of delen van een tabel natuurlijk ook benadrukken door een andere opvulkleur, een patroon of een opvuleffect op de celselectie toe te passen.
Heb je een zwart-witprinter, beperk dan je kleurgebruik tot de grijstinten in het kleurenpalet. Kies voor celselecties met invoer liever zeer open patroonstijlen met zo min mogelijk stippen, want anders zijn de gegevens in de cellen niet meer leesbaar als je ze afdrukt.
Als je alleen de achtergrondkleur van een cel wilt veranderen, klik dan in de groep Lettertype (op het tabblad Start) op het pijltje naast de knop Opvulkleur om het vervolgmenu te openen. Kies in het kleurenpalet een andere kleur. Vergeet niet dat je met livevoorbeelden direct een voorbeeld krijgt van de kleurtoepassing zonder dat je eerst de kleur daadwerkelijk hoeft te kiezen. Beweeg enkel de muisaanwijzer over de kleuren. Klik op de kleur die je wilt kiezen.
Open het dialoogvenster Celeigenschappen (Ctrl+1) en klik op de tab Opvulling als je een patroon voor de celselectie wilt kiezen. Klik in de vervolgkeuzelijst Patroonstijl en kies daar een patroon. Als je het patroon ook nog een bepaalde achtergrondkleur wilt geven, kies dan een kleur in het palet links in het dialoogvenster.
Voor het aanbrengen van een overgang van de ene naar de andere kleur in de celselectie klik je op de knop Opvuleffecten, zodat het dialoogvenster Opvuleffecten verschijnt. Dit dialoogvenster bevat het tabblad Kleur overgang, waarin je twee kleuren kiest, de arceringstijl en een variant.
Kies de kleuren en de arceringstijl voor de overgang en bekijk het effect ervan in het vak Voorbeeld. Klik op OK zodra je tevreden bent met de overgang. Het dialoogvenster Opvuleffecten sluit en je bent weer terug in het dialoogvenster Celeigenschappen. Onder in dit dialoogvenster zie je een voorbeeld van de kleurovergang. Helaas werkt de functie livevoorbeelden hier niet. Je zult dus op OK moeten klikken om de opmaak op de cel toe te passen en te bekijken hoe het er werkelijk uitziet op het werkblad.
Met de knop Opvulkleur op het tabblad Start kun je alleen kleuren kiezen en geen nieuwe patronen of opvuleffecten. Wel kun je met deze knop opvulkleuren, patronen en opvuleffecten uit de celselectie verwijderen. Kies hiervoor de optie Geen opvulling in het vervolgmenu van de knop Opvulkleur.
In Excel 2016 kun je heel gemakkelijk stijlen toewijzen aan de gegevens in je werkblad. Je gebruikt hiervoor de celstijlengalerie, die je opent door op de knop Celstijlen in de groep Stijlen op het tabblad Start te klikken. Deze galerie bevat ladingen kant en klare stijlen die je direct op de actieve celselectie kunt toepassen. Bekijk eerst met livevoorbeelden wat de beste opmaak voor je gegevens is en klik dan eenvoudigweg op het gewenste stijlvoorbeeld in de galerie.
Je kunt ook zelf een nieuwe stijl voor de galerie maken. Maak een cel op met alle eigenschappen die je in de stijl wilt opnemen (lettertype, tekengrootte, tekstkleur, vet, cursief, onderstreept, opvulkleur, patroon, randen, opvuleffect, afdrukstand enzovoort). Klik dan op de knop Celstijlen in de groep Stijlen op het tabblad Start en daarna bijna onderin de galerie op de optie Nieuwe celstijl. Excel opent het dialoogvenster Stijl waar je de naam van de nieuwe stijl verandert in een beter passende naam voordat je op OK klikt.
Excel voegt in het gedeelte Aangepast bovenaan in de galerie een voorbeeld van je zelfgemaakte stijl toe. Het voorbeeld is opgemaakt in de stijl die je koos. Klik op deze aangepaste stijl om hem toe te wijzen aan een celselectie.
Aangepaste celstijlen worden pas opgenomen in de werkmap op het moment dat je de werkmap opslaat. Vergeet dus niet op de knop Opslaan op de werkbalk Snelle toegang te klikken of gebruik de toetsencombinatie Ctrl+S als je wilt dat de aangepaste stijl ook de volgende keer dat je de werkmap opent nog in de galerie met celstijlen staat.
Met Excel kopieer je eenvoudig aangepaste celstijlen vanuit een andere werkmap naar de werkmap waarin je werkt. Dit gaat als volgt:
Excel sluit het dialoogvenster Samenvoegen en voegt alle aangepaste stijlen van het eerste bestand in het geopende bestand. De stijlen worden in de stijlengalerie onder het kopje Aangepast geplaatst. Sla de werkmap op om de zojuist geïmporteerde aangepaste stijlen te bewaren (klik op de werkbalk Snelle toegang op de knop Opslaan als of gebruik de toetsencombinatie Ctrl+S). Keer dan terug naar het bestand met de originele aangepaste stijlen waar je net uit gekopieerd hebt en sluit dit bestand (Alt+BY1).
Celstijlen zijn erg handig als je bij het opmaken van celbereiken in werkbladen steeds weer dezelfde opmaak moet toepassen. Maar soms wil je alleen de opmaak van één cel in andere cellen van een werkblad overnemen. Je hoeft dan niet de moeite te nemen om die stijl eerst in de celstijlen-galerie op te nemen.
Voor de momenten dat je de behoefte hebt snel even tussendoor (bij wijze van spreken) celinvoer op te maken, heeft het tabblad Start in de groep Klembord de knop Opmaak kopiëren/plakken (de kwast). Met dit fantastische kleine gereedschap kopieer je de opmaak van een bepaalde cel en pas je die toe op andere cellen in het werkblad, die je alleen maar hoeft te selecteren.
Zo eenvoudig kopieer je de opmaak van een cel naar andere cellen op het werkblad:
Dubbelklik op de knop Opmaak kopiëren/plakken nadat je de voorbeeldcel met de gewenste opmaak hebt geselecteerd. Zo houd je de opdracht Opmaak kopiëren/plakken geactiveerd om er verschillende bereiken mee op te maken. Klik als je klaar bent met het kopiëren van de opmaak nogmaals op de knop Opmaak kopiëren/plakken om de functie uit te schakelen en de muisaanwijzer weer zijn oude vertrouwde uiterlijk te geven. Zorg welk dat je één keer klikt, want bij dubbelklikken blijft de opdracht gewoon geactiveerd.
Gebruik de opdracht Opmaak kopiëren/plakken ook om een bereik met gekopieerde opmaak weer terug te transformeren in zijn oude saaie standaardcelopmaak. Klik op een ongebruikte cel en sleep de celaanwijzer met kwastje over de cellen die je weer het saaie standaarduiterlijk wilt geven.
Op een aanraakscherm heb je niet zoveel vrijheid bij het kopiëren van opmaak. Je kunt eigenlijk alleen maar de opmaak van een cel naar één andere cel kopiëren, omdat het niet mogelijk is de doelcellen te selecteren door met je vinger te slepen.
Voordat we afscheid nemen van het spannende onderwerp celopmaak, wil ik je laten kennismaken met een laatste opmaakknop in de groep Stijlen van het tabblad Start. Met de knop Voorwaardelijke opmaak kun je tijdelijke opmaak op een celbereik toepassen aan de hand van de categorieën waarin de huidige waarden vallen. Het fraaie van deze opdracht is dat het programma automatisch de celopmaak aanpast als je de waarden verandert en ze in andere categorieën vallen.
Als je op de knop Voorwaardelijke opmaak in de groep Stijlen van het tabblad Start klikt, zie je de volgende opties:
De eenvoudigste manier om voorwaardelijke opmaak op een celbereik in een werkblad toe te passen, is gebruik te maken van de paletten Gegevensbalken, Kleurschalen en Pictogramseries in het vervolgmenu van de knop Voorwaardelijke opmaak :
In figuur 3.20 zie je een voorbeeld van bereiken (met identieke waarden) die deze drie soorten voorwaardelijke opmaak gebruiken. De waarden in het eerste bereik (B2:B12) zijn opgemaakt met een gegevensbalk van het type Blauwe gegevensbalk (met kleurovergang). Het tweede bereik (D2:D12) gebruikt de kleurenschaal groen-geel-rood en het derde bereik (F2:F12) is opgemaakt met de pictogramserie 3 pijlen (gekleurd).
Figuur 3.20:
Drie identieke bereiken die met de opties Gegevensbalken, Kleurenschalen en Pictogram-series zijn opgemaakt
De voorwaardelijke opmaak in figuur 3.20 werkt als volgt:
Met de opties Markeringsregels voor cellen en Regels voor bovenste/ onderste in het vervolgmenu van de knop Voorwaardelijke opmaak kun je snel interessante invoer op het werkblad opsporen. Met de optie Markeringsregels voor cellen markeer je cellen die groter dan, kleiner dan, gelijk aan een specifieke waarden zijn of zich ertussen bevinden. Je kunt hiermee ook naar specifieke tekst zoeken, zoals Ja en Nee in vragenlijsten, of naar specifieke datums, zoals deadlines.
De optie Dubbele waarden in het vervolgmenu van de optie Markeringsregels voor cellen is misschien wel de nuttigste. Je herkent hier snel doublures mee in een celbereik door er een speciale opmaak aan toe te kennen. Hierdoor zijn ze niet alleen met het oog beter zichtbaar, maar kun je er ook elektronisch naar zoeken aan de hand van de opmaakeigenschappen. In hoofdstuk 6 lees je meer over het zoeken in werkbladen.
Met de opties in het vervolgmenu van de optie Regels voor bovenste/ onderste kun je waarden in gegevenstabellen en lijsten opmaken (en dus snel herkennen) die zich boven of onder een specifieke norm bevinden. Je kunt automatisch alle waarden in een bereik laten markeren die deel uitmaken van de tien hoogste of laagste (in waarde of als percentage) of die zich boven of onder het gemiddelde bevinden (wat berekend wordt door het totaal door het aantal waarden te delen).
Naast de kant-en-klare regels voor voorwaardelijke opmaak is er ook nog eens de mogelijkheid om zelf regels te maken. In zo’n aangepaste regel specificeer je niet alleen de regel om waarden of tekst te identificeren, maar ook de opmaak die erop moet worden toegepast.
Een van de snelste methoden om gegevensbalken, kleurschalen, pictogramseries en andere voorwaardelijke opmaak toe te passen, is met het gereedschap Snelle analyse. Erg handig hierbij is dat je direct een livevoorbeeld ziet van hoe je gegevens eruitzien met de nieuwe opmaak nog voordat je deze daadwerkelijk toepast.
Selecteer eerst de gegevens die je wilt opmaken en klik dan op het gereedschap Snelle analyse, rechtsonder naast je selectie. Het onderdeel Opmaak is standaard geselecteerd als je dit gereedschap opent, en dat komt in dit geval mooi uit. Je hoeft alleen maar een gewenste voorwaardelijke opmaak aan te wijzen om er direct een livevoorbeeld van te zien.
In figuur 3.21 zie je het livevoorbeeld van de opmaak Gegevensbalken, toegepast op het bereik E3 tot en met E9, oftewel de kwartaaltotalen van de diverse dochterbedrijven. Ik hoef alleen maar de muisaanwijzer te laten rusten op de optie Gegevensbalken om te zien dat Snackbar De Snelle Hap met afstand de langste gegevensbalk heeft en dus de hoogste omzet heeft gedraaid in het afgelopen kwartaal. Over snelle analyse gesproken! Om de opmaak daadwerkelijk toe te passen, klik ik op Gegevensbalken. Maar ik kan natuurlijk ook een andere opmaak aanwijzen om daar een livevoorbeeld van te zien.
Figuur 3.21:
Een livevoorbeeld van een voorwaardelijke opmaak bekijken met Snelle analyse
Als je in het gereedschap Snelle analyse op Groter dan klikt, opent Excel het dialoogvenster Groter dan, waarin je een drempelwaarde opgeeft in het vak Cellen opmaken die groter zijn dan. In de vervolgkeuzelijst rechts in het venster kies je een opmaak die toegepast moet worden op cellen met waarden die inderdaad groter zijn dan de drempelwaaarde.
Voor de overige voorwaardelijke opmaken van Snelle analyse (Gegevensbalken, Kleurenschaal, Pictogramseries en Bovenste 10%) kun je niets instellen: Excel gebruikt daarvoor steeds de eerste optie in de gelijknamige submenu’s in het menu van de knop Voorwaardelijke opmaak op het lint.