Openen te kiezen (Alt+BW) of de oude vertrouwde toetsencombinaties Ctrl+O of Ctrl+F12 te gebruiken.In dit hoofdstuk:
Stel je het volgende eens voor: je bent net klaar met het maken, opmaken en afdrukken van een omvangrijk project in Excel, bijvoorbeeld een werkmap met het budget van jouw afdeling voor het komende fiscale jaar. Omdat je eindelijk wat meer van Excel afweet, heb je de klus in recordtijd geklaard. Je loopt zelfs een beetje voor op schema.
Je levert de werkmap in bij je baas, zodat zij de getallen kan controleren. Je baas brengt het document al snel terug en aan haar gezicht zie je dat er iets niet klopt. ‘We zijn vergeten de schattingen van tijdelijke krachten en overuren toe te voegen. Die gegevens moeten hier komen te staan. En als je dan toch bezig bent, wil je dan gelijk deze kolommen naar rechts verplaatsen? En deze rij staat te laag.’
Terwijl je de benodigde aanpassingen aanhoort, zakt je langzaam de moed in je schoenen. Dit is wel wat anders dan kolomtitels vet maken in plaats van cursief of het geven van een kleurtje aan de rij met totalen. Het is duidelijk dat deze wijzigingen veel meer tijd gaan kosten dan je verwacht had. Erger nog; je moet structurele aanpassingen gaan uitvoeren die de complete opmaak van je werkmap in gevaar brengen.
De voorgaande fabel maakt duidelijk dat het bewerken van werkbladen op verschillende niveaus kan plaatsvinden:
In dit hoofdstuk kom je erachter hoe je op een veilige manier deze aanpassingen in je werkmap uitvoert. Je zult ontdekken dat je de technieken voor het kopiëren en verplaatsen van gegevens of voor het toevoegen of verwijderen van rijen snel onder de knie kunt krijgen. Het kost wat meer tijd om het effect van zulke bewerkingen op de werkbladen te doorgronden. Maar geen angst! Je hebt altijd nog de optie Ongedaan maken als een kleine wijziging het hele werkblad in een complete chaos blijkt te veranderen.
In de laatste paragraaf van dit hoofdstuk (‘Minder kans op fouten met de tekst-naar-spraakfunctie’) ontdek je hoe je met de tekst-naar-spraakfunctie de gegevens die je in je werkblad invoert controleert op juistheid en bevestigt.
Voordat je schade aan een werkmap kunt toebrengen – ik bedoel, voordat je veranderingen kunt aanbrengen – moet je hem eerst openen in Excel. Open een werkmap door Bestand Openen te kiezen (Alt+BW) of de oude vertrouwde toetsencombinaties Ctrl+O of Ctrl+F12 te gebruiken.
Wanneer je de sneltoets Ctrl+F12 gebruikt, sla je de Backstage-weergave over en ga je direct naar het dialoogvenster Openen. Dit kan een voordeel zijn, zeker wanneer het werkmapbestand dat je wilt gebruiken zich in de huidige geopende map bevindt. (Dit is ofwel de bibliotheek Documenten op je harde schijf, of de laatst gebruikte map tijdens de huidige Excel-sessie.)
Is Excel 2016 net opgestart en is er nog geen enkele werkmap geopend, kies dan in de lijst Recent, links in het startvenster , het bestand waarmee je wilt gaan werken. Als het bestand dat je wilt gebruiken niet in de lijst staat, klik dan op de onderste optie, Andere Werkmappen openen. Je gaat dan naar het onderdeel Openen van de Backstage-weergave .
Wanneer het je naar onderdeel Openen in de Backstage-weergave gaat, is de optie Recent standaard geselecteerd in de lijst met locaties (zie figuur 4.1). Je kunt dan een recente werkmap kiezen in de rechterkant van het venster. Kun je de gewenste werkmap niet vinden, bijvoorbeeld omdat je hem niet recent hebt gebruikt, kies dan een van deze andere locaties:
Figuur 4.1:
Recent geopende werkmappen in het onderdeel Openen van de Backstageweergave
Als je in de Backstage-weergave op de knop Bladeren klikt, of als je vanuit het hoofdvenster van Excel de sneltoets Ctrl+F12 gebruikt, dan verschijnt het dialoogvenster Openen (te zien in figuur 4.2, al kan het bij jou een net iets andere inhoud hebben). Dit venster bestaat uit twee deelvensters: het navigatiedeelvenster aan de linkerkant waar je een nieuwe map kunt kiezen en het hoofdvenster aan de rechterkant met de pictogrammen van alle submappen in de actieve map en alle documenten die Excel kan openen.
Figuur 4.2:
Zoek en open in het dialoogvenster Openen de werkmap die je wilt bewerken
De map die in het dialoogvenster Openen wordt getoond, is ofwel de standaardmap die is ingesteld bij het onderdeel Opslaan in het dialoogvenster Opties voor Excel, of de map die je hebt geselecteerd in het onderdeel Openen van de Backstage-weergave.
Om naar een andere map te gaan, gebruik je het navigatiedeelvenster, links in het dialoogvenster. Klik hier bijvoorbeeld in de categorieën Snelle toegang of Favorieten op de koppeling van de gewenste map, of gebruik de naar rechts wijzende driehoekjes links van de mapnamen om te bladeren door de schijven en mappen op je computer.
Lijkt een map leeg te zijn, hoewel je zeker weet dat er bestanden in staan, dan betekent dit alleen maar dat de map geen bestanden bevat die Excel kan openen (de map bevat dus geen werkmappen, sjablonen of macrobladen). Als je toch alle bestanden in de map wilt zien, zelfs al kan Excel ze niet openen, klik dan op de knop rechts van het vak met de bestandsnaam van het huidige bestand. De knop waar momenteel Alle Excel-bestanden op staat. Kies in het vervolgmenu dat verschijnt de optie Alle bestanden.
Zodra het pictogram van de werkmap die je zoekt in het dialoogvenster Openen verschijnt, kun je het bestand openen door erop te klikken en dan op de knop Openen te klikken of, als je een beetje handig bent met de muis, door op het bestandspictogram te dubbelklikken.
Verander de weergave van de mappen en bestanden in het dialoogvenster door op de vervolgpijl naast de knop Weergave wijzigen te klikken en dan de schuifregelaar te gebruiken. Als je hier voor de weergaven Grote pictogrammen of Extra grote pictogrammen kiest, zie je een voorvertoning van de linkerbovenhoek van het eerste werkblad van dat bestand. Maar dit werkt alleen als je bij het opslaan van het bestand de optie Miniaturen opslaan had ingeschakeld. Markeer hiervoor het selectievakje Miniaturen opslaan in het dialoogvenster Opslaan als wanneer je een werkmap voor de eerste keer opslaat. Dankzij de voorvertoning van het eerste werkblad van een werkmap herken je snel de werkmap die je wilt openen.
Wanneer in het onderdeel Openen van de Backstage-weergave de locatie Recent is geselecteerd, bevat de rechterhelft van het venster een lijst met werkmappen die je onlangs hebt geopend. Deze lijst gaat standaard maximaal 25 werkmappen terug, maar je kunt hier ook een hoger of lager aantal van maken. Ga als volgt te werk:
Opties Geavanceerd (of druk op Alt+BTG) om het onderdeel Geavanceerd in het venster Opties voor Excel te openen.Wil je dat er helemaal geen recente bestanden worden weergegeven, typ dan 0 in het vak Dit aantal onlangs geopende werkmappen weergeven of kies deze waarde met het kringveld.
Direct onder de optie Dit aantal onlangs geopende werkmappen weergeven in het onderdeel Geavanceerd van het venster Opties voor Excel vind je de optie Snel toegang krijgen tot dit aantal onlangs geopende werkmappen. Plaats een vinkje in het selectievakje bij deze optie om de vier meest recent geopende werkmappen altijd linksonder in de Backstage-weergave te laten zien. In welk onderdeel van de Backstageweergave je dan ook bent, of dat nu Nieuw, Delen, Account of iets anders is, je kunt altijd snel een van deze vier werkmappen openen. Verander de waarde na Snel toegang krijgen tot dit aantal onlangs geopende werkmappen om dit aantal te verhogen of te verlagen.
Als je in meerdere werkmappen wilt werken, dan kun je in het dialoogvenster Openen alle gewenste bestanden in de lijst selecteren. Zodra je dan op de knop Openen klikt of op Enter drukt, opent Excel alle bestanden in de volgorde waarin ze opgesomd staan.
Selecteer bestanden die in het dialoogvenster Openen allemaal onder elkaar staan door op het eerste bestand te klikken, dan de Shift-toets in te drukken en op de laatste bestandsnaam te klikken. Om bestanden te selecteren die niet allemaal onder elkaar staan, houd je de Ctrl-toets ingedrukt terwijl je op de afzonderlijke bestandsnamen klikt.
Als de werkmappen eenmaal geopend zijn in Excel, wissel je tussen de verschillende mappen door op de bestandsnamen te klikken op de Windowstaakbalk of door te bladeren met de toetsencombinatie Alt+Tab. In hoofdstuk 7 lees je alles over het werken met meerdere werkbladen.
Het enige probleem waar je eventueel tegenaan loopt als je bestanden via het dialoogvenster Openen wilt openen, is dat je een bestand niet terug kunt vinden. Alles is tiptop in orde zolang de bestandsnaam in het dialoog-venster Openen verschijnt of als je weet welke map je moet openen om het bestand terug te vinden. Maar wat doe je als een bestand op mysterieuze wijze is verdwenen en je het nergens kunt terugvinden?
In dit geval gebruik je het zoekvak, dat je rechtsboven in het dialoogvenster Openen vindt. Standaard bevat dit vak de tekst Zoeken in [naam huidige map]. Klik in het invoervak Zoeken en voer het deel van de bestandsnaam in dat je je nog kunt herinneren.
Windows toont in het dialoogvenster Openen alle namen van werkmapbestanden (en overige Excel-bestanden, zoals sjablonen en macro’s) waarin jouw zoekterm voorkomt. Zie je de gezochte werkmap in de lijst, dan open je hem door eerst op het pictogram van de bestandsnaam en daarna op de knop Openen te klikken. Of dubbelklik op de bestandsnaam.
In het vervolgmenu van de knop Openen in het dialoogvenster Openen (klik op het pijltje rechts ervan) vind je verschillende speciale mogelijkheden voor het openen van geselecteerde werkmapbestanden. Je ziet onder andere:
Opslaan als (ALT+BA) en geef je de werkmap een nieuwe bestandsnaam (zie hoofdstuk 2).Voordat je je uitleeft op de zojuist geopende werkmap kan het geen kwaad om eerst kennis te maken met de knop Ongedaan maken en te ontdekken hoe deze knop veel handelingen kan terugdraaien waarmee je per ongeluk een rommeltje van je werkmap maakte. De knop Ongedaan maken op de werkbalk Snelle toegang is een echte kameleon. Als je een celselectie verwijdert door op de toets Delete te drukken, staat er in de scherminfo van de knop ‘Wissen ongedaan maken (Ctrl+Z)’. Verplaats je gegevens van een celbereik naar een ander celbereik, dan verandert die informatie in ‘Slepen en neerzetten ongedaan maken (Ctrl+Z)’.
Naast klikken op de knop Ongedaan maken (hoe die knop dan ook heet) kun je ook gebruikmaken van de toetsencombinatie Ctrl+Z (misschien van onZin weghalen).
De knop Ongedaan maken op de werkbalk Snelle toegang past zich aan de actie aan die je zojuist uitvoerde en blijft daardoor steeds veranderen. Als je vergeet het ijzer te smeden als het heet is (bij wijze van spreken) en de knop Ongedaan maken wilt gebruiken voor een bewerking die je eerder dan de laatste handeling uitvoerde, open dan het vervolgmenu van deze knop door op het pijltje rechts naast de knop te klikken. Klik in de lijst op de bewerking die je ongedaan wilt maken. Excel maakt dan deze actie ongedaan en alle acties die erop volgden (die worden automatisch geselecteerd).
Nadat je op de knop Ongedaan maken op de werkbalk Snelle toegang hebt geklikt, activeert Excel 2016 de direct rechts ervan gelegen knop Opnieuw. Als je celinvoer met de Delete-toets verwijdert en dan op de knop Ongedaan maken klikt of de toetsencombinatie Ctrl+Z gebruikt, verschijnt de scherminfo Opnieuw wissen (Ctrl+Y) als je de muisaanwijzer over de knop Opnieuw beweegt.
Als je nu op de knop Opnieuw klikt of de toetsencombinatie Ctrl+Y gebruikt, voert Excel opnieuw datgene uit wat je net nog ongedaan maakte. Dit klinkt veel ingewikkelder dan het is. Het betekent gewoon dat je met de opdrachten Ongedaan maken en Opnieuw heen en weer schakelt tussen het resultaat van een actie en de situatie op het werkblad vlak voor die actie, totdat je weet hoe je het werkblad wilt hebben. Of tot de schoonmaakploeg klaar is, de lampen uitdoet en het gebouw afsluit.
Net nu je denkt dat je veilig in de belangrijkste werkmap van je bedrijf kunt gaan rommelen, heb ik toch de behoefte je te vertellen dat (help!) Ongedaan maken het niet altijd doet! Het is weliswaar mogelijk verkeerd wissen, foutief kopiëren en ondoordacht verplaatsen ongedaan te maken, maar het te snel opslaan van een bestand is niet terug te draaien. Je weet wel, wanneer je eigenlijk Opslaan als wilt gebruiken om een gewijzigde werkmap onder een andere bestandsnaam op te slaan, maar per ongeluk toch in het onderdeel Opslaan van de Backstage-weergave verzeild raakt, en zo de veranderingen in het huidige bestand opslaat in plaats van in een nieuw bestand.
Helaas waarschuwt Excel soms pas te laat dat je een stap hebt genomen die niet teruggedraaid kan worden. Als je na het geven van een onomkeerbare opdracht dan op de knop Ongedaan maken klikt, staat er tot je schrik ‘Ongedaan maken onmogelijk’.
De uitzondering op deze regel is als het programma je een waarschuwing vooraf geeft, die je zeker niet in de wind moet slaan. Soms laat Excel een waarschuwing zien als het programma weet dat de opdracht die je geeft normaal gesproken ongedaan kan worden gemaakt, maar nu vanwege bijvoorbeeld een geheugentekort niet. Het programma vraagt of je toch door wilt gaan. Als je op Ja klikt en de bewerking doorvoert, besef dan dat er geen weg terug is. Ontdek je nu dat je een rij met onontbeerlijke formules hebt gewist (bijvoorbeeld omdat je ze niet kon zien en daarom vergeten was), kun je ze niet terughalen met de knop Ongedaan maken. Sluit in dat geval het bestand (Bestand Sluiten) en sla je wijzigingen NIET op.
De eerste bewerkingstechniek die je moet leren is slepen-en-neerzetten. De naam geeft al aan dat het een techniek is waarbij je een celselectie van de ene naar een andere plek in het werkblad verplaatst. Hoewel slepen-en-neerzetten op de eerste plaats bedoeld is om celinvoer over een werkblad te verplaatsen, kun je het ook gebruiken om een celselectie te kopiëren.
Zo verplaats je een celbereik met de techniek slepen-en-neerzetten (je kunt slechts één bereik tegelijkertijd verplaatsen) :
In de figuren 4.3 en 4.4 laat ik je zien hoe je een bereik met slepen-en-neerzetten verplaatst. In figuur 4.3 heb ik het bereik A10:E10 (met de kwartaaltotalen) geselecteerd en sleep ik dat naar rij 12, om zo ruimte te maken voor de verkoopcijfers van twee nieuwe bedrijven: Kaarsen makerij Luxor en Taarten van Tante Anja, die nog geen dochteronderneming van Moeder de Gans bv waren toen we deze werkmap maakten. In figuur 4.4 zie je het werkblad na het uitvoeren van deze aanpassing.
Figuur 4.3:
Sleep de celselectie naar de nieuwe plek in het werkblad
Figuur 4.4:
Het werkblad nadat de celselectie op de nieuwe plek is gezet
De argumenten voor de functie Som kunnen in het bereik B12:E12 de veranderingen niet bijbenen en blijven vlak na de verplaatsing naar de waarden in de cellen van rij 3 tot en met 9 verwijzen. Maar zodra je in de kolommen B, C en D in de rijen 10 en 11 de verkoopcijfers van de nieuwe bedrijven invult, laat Excel zich van zijn slimme kant zien en actualiseert het automatisch de formules in rij 12. Zo wordt bijvoorbeeld de formule SOM(B3:B9) in B12 op magische wijze SOM(B3:B11). Ook in E10 en E11 verschijnen automatisch de totalen zodra Excel merkt dat je waarden hebt invoert in B10:D10 en B11:D11.
Wat nu als je een bereik na het slepen niet ergens anders neer wilt zetten maar het wilt kopiëren? Stel dat je een nieuwe tabel wilt beginnen op lager gelegen cellen in je werkblad en dat je het bereik met de opgemaakte titel en kolomkoppen naar deze nieuwe tabel wilt kopiëren. Zo kopieer je het opgemaakte titelbereik in de voorbeeldwerkmap:
Als je bij het verplaatsen van cellen met de techniek slepen-en-neerzetten de selectie op cellen plaatst waar al gegevens staan, geeft Excel een waarschuwing met de vraag ‘Wilt u de niet-lege cellen in het doelbereik overschrijven?’. Klik op de knop Annuleren om te voorkomen dat bestaande gegevens worden overschreven. Het hele slepen-en-neerzetten wordt dan geannuleerd. Wil je wel doorgaan en die kleine schatjes die er al stonden uitschakelen, klik dan op OK of druk op Enter.
Net als de Klingons uit Star Trek zijn spreadsheetprogramma’s zoals Excel meedogenloos. Als je iets naar een niet-lege cel kopieert of verplaatst, wordt de oorspronkelijke inhoud vervangen, alsof hij nooit heeft bestaan.
Houd tijdens het slepen de Shift-toets ingedrukt als je een celbereik naar een bevolkt gedeelte in het werkblad wilt verplaatsen of kopiëren zonder bestaande gegevens te wissen. Als je kopieert moet je dus helemaal goed je best doen, aangezien je dan tegelijkertijd de Shift-toets en de Ctrl-toets ingedrukt moet houden!
Tijdens het slepen met ingedrukte Shift-toets verschijnt er in plaats van het selectiekader een gearceerde balk en scherminfo met het celadres die aangeeft waar de selectie geplaatst wordt als je de muisknop loslaat. Deze balk hecht zich bij het verplaatsen aan de kolom- en rijranden. Laat de muisknop los zodra je de balk op de gewenste plek hebt gemanoeuvreerd. Het celbereik wordt dan op die positie ingevoegd en de aanwezige celinhoud wordt naar aangrenzende lege cellen verplaatst, zodat er geen gegevens verloren gaan.
Beschouw de gearceerde balk tijdens het invoegen van cellen met de methode slepen-en-neerzetten als een koevoet die kolommen en rijen loswrikt om ruimte voor de selectie te maken. Het gebeurt soms dat er alleen #-tekens in plaats van gegevens in de cellen verschijnen als een celbereik naar een nieuw gedeelte in het werkblad wordt verplaatst. Bij het verplaatsen verbreedt Excel 2016 niet automatisch de kolommen, zoals wel het geval is bij het opmaken van gegevens. Dubbelklik op de rechterrand van de kolom. De kolom die eigenlijk te smal is, wordt breder en je bent in één keer van die vervelende #-tekens af.
Maar ik hield de Shift-toets toch ingedrukt…
Slepen-en-neerzetten in de modus Invoegen is een van de meest wispelturige functies van Excel. Soms doe je alles precies zoals het hoort en verschijnt toch het waarschuwingsvenster dat bestaande gegevens worden overschreven. Klik altijd op Annuleren als dit venster verschijnt! Gelukkig kun je met de opdrachten van Invoegen dingen plaatsen zonder je zorgen te hoeven maken over waar de selectiebalk heengaat (zie de paragraaf ‘In de maat met invoegen’, verderop in dit hoofdstuk).
Kopiëren met slepen-en-neerzetten (door de Ctrl-toets ingedrukt te houden) is handig als je een groep aangrenzende cellen naar een nieuw gedeelte van het werkblad wilt kopiëren. Maar waarschijnlijk komt het vaker voor dat je een net gemaakte formule op een groep aangrenzende cellen wilt toepassen die allemaal dezelfde soort berekening moeten uitvoeren (bijvoorbeeld het optellen van waarden in kolommen). Hoewel je deze bewerking vaak zult toepassen, kun je een formule helaas niet kopieren met de methode slepen-en-neerzetten. Gebruik in plaats daarvan de opdracht Automatisch doorvoeren (lees meer hierover in hoofdstuk 2) of de opdrachten voor kopiëren en plakken (meer hierover in de paragraaf ‘Digitaal knippen en plakken’ verderop in dit hoofdstuk).
Vergeet niet dat je met het onderdeel Totalen van het gereedschap Snelle analyse supersnel een rij of kolom met totalen onder of rechts naast een tabel met gegevens kunt zetten. Selecteer gewoon het bereik dat de gewenste gegevens bevat, klik op het gereedschap Snelle analyse, klik op Totalen en klik op de eerste Som-knop om de totalen onder de tabel te laten verschijnen, of op de tweede Som-knop voor een kolom met totalen rechts van de tabel.
Op de volgende manier kopieer je met de opdracht Automatisch doorvoeren een formule naar een bereik. In figuur 4.5 zie je het werkblad met de kwartaalcijfers van Moeder de Gans bv met alle dochterondernemingen. Alleen de kolom voor de eerste maand bevat een formule voor de totaalomzet, maar dat gaat gauw veranderen, want op het moment dat ik de figuur maakte, was ik bezig de formule met slepen-en-neerzetten naar de cellen C12 tot en met E12 te kopiëren.
Figuur 4.5:
Een formule met Automatisch doorvoeren naar een bereik kopiëren
In figuur 4.6 zie je het werkblad nadat de vulgreep van cel B12 over het bereik C12:E12 is gesleept (zodat de formule daarnaartoe gekopieerd werd).
Figuur 4.6:
Het werkblad na het slepen van de vulgreep
In figuur 4.6 zie je het werkblad nadat de formule in een cel naar het bereik C12:E12 is gekopieerd. Cel B12 is actief. Kijk eens hoe Excel het kopiëren van de formule aanpakt. De oorspronkelijke formule in cel B12 zag er zo uit:
=SOM(B3:B11)
Excel past de formule enigszins aan als je hem naar de naastgelegen cel C12 kopieert:
=SOM(C3:C11)
De kolomverwijzing B is door Excel in C veranderd omdat ik de formule van links naar rechts kopieerde.
Als je een formule naar een celbereik in lager gelegen rijen kopieert, past Excel bij iedere kopie de rijverwijzingen aan in plaats van de kolomverwijzingen. Zo heeft bijvoorbeeld cel E3 in het werkblad deze formule:
=SOM(B3:D3)
Als je deze formule dan naar de lager liggende cel E4 kopieert, past Excel de gekopieerde formule zo aan:
=SOM (B4:D4)
Excel past de rijverwijzing dus aan de nieuwe positie op rij 4 aan. Aangezien Excel de celverwijzingen in kopieën van formules aanpast naar de bestemming van de kopie, worden deze celverwijzingen relatieve celverwijzingen genoemd.
Alle nieuwe formules die je maakt, bevatten vanzelf relatieve celverwijzingen, tenzij je ze anders instelt. Over het algemeen hoef je hier zelden bij stil te staan, aangezien bij de meeste gekopieerde formules de celverwijzingen aan de nieuwe locatie moeten worden aangepast. Toch krijg je soms te maken met een uitzondering waarbij je wel degelijk het aanpassen van celreferenties in kopieën aan banden moet leggen.
Een van de meest voorkomende uitzonderingen is het vergelijken van verschillende waarden met één enkele waarde. Dit doe je bijvoorbeeld als je wilt berekenen welk percentage elk deel van een totaal is. In het voorbeeldwerkblad kom je deze situatie tegen bij het maken en kopiëren van een formule waarmee je berekent welk percentage elk maandtotaal (het bereik B14:D14) van de totale kwartaalomzet van alle dochterbedrijven (cel E12) bedraagt.
Stel dat je deze formules in het voorbeeldwerkblad op rij 14 wilt invoegen vanaf cel B14. De formule die in cel B14 berekent welk percentage de totaalomzet van de eerste maand ten aanzien van het gehele kwartaal bedraagt, is vrij eenvoudig:
=B12/E12
Deze formule deelt het totaalbedrag van de eerste maand (cel B12) door het totale kwartaalbedrag (cel E12). Kan het nog eenvoudiger? Kijk eens wat er gebeurt als je de vulgreep één cel naar rechts sleept om deze formule naar cel C14 te kopiëren:
=C12/F12
De aanpassing van de eerste celverwijzing van B12 in C12 is precies wat je wilt. Maar de aanpassing van de tweede celverwijzing van E12 naar F12 zorgt voor problemen. Niet alleen wordt niet berekend welk percentage de totaalomzet van de tweede maand (cel C12) ten aanzien van de totaalomzet van het gehele kwartaal (E12) bedraagt, maar er verschijnt ook nog eens die verschrikkelijke foutmelding #DEEL/0! in cel C14.
Converteer de relatieve celverwijzing in een formule naar een absolute celverwijzing om te voorkomen dat Excel de celverwijzing in een kopie van de formule aanpast. Druk hiervoor op de functietoets F4. Door dollartekens voor de kolomletter en rijnummers te plaatsen, laat Excel zien dat je de celverwijzing absoluut hebt gemaakt. Kijk eens naar het voorbeeld in figuur 4.7. In de formulebalk zie je dat cel B14 nu de correcte formule bevat, die je zonder problemen naar het bereik C14:D14 kunt kopiëren:
=B12/$E$12
Figuur 4.7:
De formule voor het berekenen van het percentage van de kwartaalomzet met een absolute celverwijzing
Kijk nu eens naar het werkblad nadat deze formule met de vulgreep is gekopieerd naar het bereik C14:D14 en cel C14 is geselecteerd (zie figuur 4.8). Op de formulebalk zie je dat deze cel de volgende formule bevat:
=C12/$E$12
Omdat E12 in de oorspronkelijke formule veranderd is in $E$12, hebben alle kopieën deze absolute, niet veranderende celverwijzing.
Als je in een onhandige bui bij het kopiëren van een formule vergeten bent dat je een of meer celverwijzingen absoluut had moeten maken en niet relatief mocht laten, bewerk je de oorspronkelijke formule als volgt:
Figuur 4.8:
Het werkblad na het kopiëren van de formule met de absolute celverwijzing
Zorg dat je de functietoets F4 alleen gebruikt voor het wijzigen naar een absolute celverwijzing zoals ik hier beschrijf. Als je een tweede keer op F4 drukt, krijg je een zogeheten gemengde verwijzing, waarin alleen de rij absoluut is en het kolomgedeelte relatief blijft (zoals E$12). Druk je dan nogmaals op F4, dan komt Excel weer met een ander soort gemengde verwijzing waarin het kolomgedeelte absoluut is en het rijgedeelte relatief (zoals $E12). En druk je dan nog een keer op F4, dan verandert Excel de celreferentie weer terug in helemaal relatief (zoals E12). Als je dan weer terug bij het begin bent, kun je met de toets F4 gewoon de verschillende soorten celverwijzingen stuk voor stuk opnieuw doorlopen.
Als je Excel gebruikt op een apparaat met een aanraakscherm en geen hardwarematig toetsenbord met functie toetsen hebt, en je wilt toch een relatieve celverwijzing absoluut maken of een absolute celverwijzing relatief, dan zit er maar één ding op: het schermtoetsenbord oproepen en zelf een dollarteken voor het rijnummer, de kolomletter of allebei typen of juist verwijderen.
In plaats van het slepen-en-neerzetten of de opdracht Automatisch doorvoeren kun je gegevens op een werkblad natuurlijk ook kopiëren of verplaatsen met de oude vertrouwde opdrachten Knippen, Kopiëren en Plakken. Deze opdrachten gebruiken het Klembord als een soort elektronische wachtkamer waar de informatie die je geknipt of gekopieerd hebt verblijft totdat je besluit de informatie ergens te plakken. Dankzij het Klembord kun je deze opdrachten gebruiken voor het kopiëren of verplaatsen naar een andere geopende werkmap in Excel en zelfs naar andere Windows-programma’s, bijvoorbeeld naar een Word-document.
Zo verplaats je een celselectie door middel van knippen en plakken:
Een bestemming kiezen en op ENTER drukken of Plakken kiezen
Je hoeft geen bereik met lege cellen te selecteren met dezelfde vorm en grootte als de oorspronkelijke celselectie die je verplaatst. Excel wil alleen maar weten waar de cel in de linkerbovenhoek moet komen en weet dan genoeg om de andere cellen van het bereik ook een plekje te geven.
Bij het kopiëren van een celselectie met de opdrachten Kopiëren en Plakken volg je precies dezelfde route als bij het verplaatsen van een bereik met de opdrachten Knippen en Plakken. Na het selecteren van het bereik dat je gaat kopiëren, kun je de gegevens naar het Klembord plaatsen door op de knop Kopiëren op het tabblad Start te klikken, de optie Kopiëren te kiezen in het snelmenu dat verschijnt als je met de rechtermuisknop klikt of gebruikt te maken van de toetsencombinatie Ctrl+C.
Een voordeel van het kopiëren van een selectie met de opdrachten Kopiëren en Plakken in combinatie met het Klembord is dat je gegevens veelvuldig kunt plakken. Druk dan niet op Enter om de eerste kopieeractie te voltooien, maar klik op de knop Plakken op het tabblad Start op het lint of gebruik de toetsencombinatie Ctrl+V.
Als je op de knop Plakken klikt om de kopieeractie te voltooien, kopieert Excel de selectie naar het bereik dat je aanwijst zonder het markeringskader om de oorspronkelijke selectie te verwijderen. Dit is voor jou het teken dat je een volgend doelbereik kunt selecteren in hetzelfde document of in een ander.
Kies nogmaals de optie Plakken zodra je de eerste cel van het volgende bereik hebt geselecteerd. Op deze manier kun je eindeloos doorgaan met kopiëren. Druk bij het plaatsen van de laatste kopie op Enter in plaats van de toetsencombinatie Ctrl+V te gebruiken of op de knop Plakken te klikken. Het is niet erg als je dit vergeet en toch de opdracht Plakken geeft. Druk dan gewoon op de Esc-toets om van het markeringskader rond de oorspronkelijke selectie af te komen.
Zodra je op de knop Plakken op het tabblad Start van het lint klikt of de sneltoets Ctrl+V gebruikt om de celinvoer van het Klembord te kopiëren (en niet te knippen), plaatst Excel naast het geplakte bereik de knop Plakopties met het label (Ctrl) rechts van het geplakte bereik. Als je op deze knop klikt of op de Ctrl-toets drukt, verschijnt er een palet dat op figuur 4.9 lijkt met drie groepen knoppen: Plakken, Waarden plakken en Andere plakopties.
Met de plakopties kun je het type inhoud en de opmaak in het geplakte celbereik instellen. Je hebt de volgende mogelijkheden in het palet Plakopties:
Figuur 4.9:
Klik na een plakbewerking op de knop Plak opties of druk op Ctrl om de plakopties te tonen
De opties in het palet Plakopties zijn contextgevoelig. Dit houdt in dat de beschikbare opties op het palet afhankelijk zijn van het type celgegevens dat eerder naar het Klembord is gekopieerd. Je kunt het palet met plakopties trouwens ook openen door in de groep Klembord van het tabblad Start op de vervolgpijl onder de knop Plakken te klikken of door op het toetsenbord op Ctrl te drukken.
Het Klembord kan meerdere geknipte en gekopieerde gegevens tegelijk opslaan en dat niet alleen vanuit Excel, maar vanuit alle Windows-programma’s. In Excel kun je zelfs nadat je een verplaatsing of kopieeractie al hebt afgesloten nog dingen vanaf het Klembord naar een werkmap blijven plakken (zelfs als je de actie had afgerond door op de Enter-toets te drukken in plaats van de opdracht Plakken te geven).
Het taakvenster Klembord verschijnt links van het werkblad (zie figuur 4.10). Je opent het door op het tabblad Start in de groep Klembord op de dialoogvensterknop te klikken, het kleine pijltje rechtsonder in de groep.
Figuur 4.10:
Het taakvenster Klembord verschijnt links van het Excel werkblad
Klik in het taakvenster Klembord op het item dat je wilt plakken. Dit hoeft dus niet per se het laatste item dat je knipte of kopieerde te zijn. Het gekopieerde of geknipte item verschijnt op je werkblad vanaf de plek waar het invoegteken staat.
Klik op de knop Alles plakken bovenaan in het taakvenster als je alle items van het Klembord naar het actieve werkblad wilt kopiëren of op de knop Alles wissen als je alle items van het Klembord wilt verwijderen. Wil je slechts één item van het Klembord verwijderen, plaats de muisaanwijzer dan op dit item en klik op de omlaag wijzende pijl zodat het vervolgmenu verschijnt. Kies de optie Verwijderen (zie weer figuur 4.10).
Als je wilt dat het Klembord automatisch verschijnt na twee keer kopieren of knippen, schakel dan de optie Office Klembord automatisch weergeven in. Klik op de knop Opties onderaan in het taakvenster Klembord en kies de optie Office Klembord weergeven wanneer Ctrl+C tweemaal wordt ingedrukt. Het Klembord verschijnt nu automatisch op het moment dat je twee keer de toetsencombinatie Ctrl+C gebruikt. Deze optie opent alleen het taakvenster; je moet nog steeds op de knop Sluiten bovenaan in het taakvenster klikken als je het wilt sluiten.
Normaal gesproken kopieert Excel alle informatie in het geselecteerde celbereik: opmaak, formules, tekst en andere waarden, tenzij je met de opdracht Plakopties speelt (zie de paragraaf ‘Spelen met de plakopties’ eerder in dit hoofdstuk). Gebruik de opdracht Plakken speciaal als je wilt specificeren welke invoer en opmaak in de huidige plakactie moeten worden gebruikt. Veel speciale plakopties zijn beschikbaar in het palet Plakopties.
Klik op het pijltje onder de knop Plakken op het tabblad Start als je bepaalde onderdelen van een celselectie wilt plakken, maar andere niet. Kies in het vervolgmenu dat verschijnt de optie Plakken speciaal om het dialoogvenster Plakken speciaal van figuur 4.11 te openen.
Figuur 4.11:
In het dialoogvenster Plakken speciaal stel je in welk deel van de gekopieerde celselectie deel uitmaakt van de plakactie
Het dialoogvenster Plakken speciaal heeft de volgende opties:
Een hoofdstuk over bewerkingen in Excel zou niet compleet zijn zonder een deel over het kwijtraken van de spullen die je in de cellen stopt. Je kunt op twee manieren onderdelen van een werkblad verwijderen:
Selecteer een bereik en druk gewoon op Delete als je alleen de inhoud van een celselectie wilt kwijtraken en niet de cellen.
Wil je meer dan alleen de inhoud van een celselectie weggooien, klik dan op de knop Wissen (het gummetje) in de groep Bewerken op het tabblad Start en kies in het vervolgmenu dat dan verschijnt een van deze opties:
Om de hele celselectie te verwijderen in plaats van alleen de inhoud, selecteer je eerst het celbereik en klik je dan op de vervolgpijl van de knop Verwijderen in de groep Cellen van het tabblad Start. Kies in het vervolgmenu de optie Cellen verwijderen (of gebruik Alt+RWV) om het dialoogvenster Verwijderen te openen. Geef in dit dialoogvenster aan hoe je wilt dat Excel omgaat met de leegte die de verwijderde celselectie achterlaat:
Klik eenvoudigweg op de knop Verwijderen op het tabblad Start van het lint als je weet dat je de overblijvende cellen naar links wilt verplaatsen na het verwijderen van de cellen in de huidige celselectie. Dit komt op hetzelfde neer als het openen van het dialoogvenster Verwijderen en dan op OK klikken als de standaardinstelling Cellen naar links verplaatsen is geselecteerd.
Je kunt ook volledige rijen en kolommen uit het werkblad verwijderen. Klik eerst op de kolomletter of het rijnummer om het gebied te selecteren en klik dan met de rechtermuisknop ergens in de geselecteerde kolom of rij. Kies in het snelmenu dat verschijnt de optie Verwijderen.
Je kunt volledige rijen en kolommen die geselecteerd zijn ook verwijderen door op het pijltje naast de knop Verwijderen op het tabblad Start te klikken en in het vervolgmenu de optie Bladrijen verwijderen (Alt+RWI) of de optie Bladkolommen verwijderen (Alt+RWD) te kiezen.
Het is een riskante aangelegenheid volledige rijen en kolommen van een werkblad te verwijderen. Zorg ervoor dat je zeker weet dat deze rijen en kolommen geen belangrijke gegevens bevatten. Vergeet niet dat je bij het verwijderen van een hele rij uit het werkblad je ook alle informatie van de kolommen A tot en met XFD in die rij verwijdert (en je ziet maar enkele kolommen van deze rij). Op dezelfde manier verwijder je bij een kolom alle informatie van rij 1 tot en met rij 1.048.576 in die kolom.
Op het onvermijdelijke moment dat je nieuwe gegevens in een reeds overbevolkt gebied op het werkblad wilt plaatsen, kun je nieuwe cellen in het gebied toevoegen in plaats van de moeite te nemen om verschillende celbereiken te verplaatsen en opnieuw te ordenen. Voor het invoegen van een nieuw bereik selecteer je de cellen (die grotendeels al inhoud hebben) waar de nieuwe cellen moeten komen en klik je vervolgens op het pijltje rechts naast de knop Invoegen in de groep Cellen op het tabblad Start. Kies in het vervolgmenu dat verschijnt de optie Cellen invoegen (of gebruik Alt+RNNI). Het dialoogvenster Invoegen dat dan verschijnt heeft de volgende keuzerondjes:
Klik gewoon op de knop Invoegen van het tabblad Start op het lint als je weet dat je de bestaande cellen naar rechts wilt verplaatsen om ruimte te maken voor de nieuwe cellen. Dit heeft hetzelfde effect als eerst het dialoogvenster Invoegen te openen en dan op OK te klikken terwijl de optie Cellen naar rechts verplaatsen al standaard is geselecteerd.
Je kunt ook hele kolommen en rijen in een werkblad invoegen door eerst een kolom of rij te selecteren, er met de rechtermuisknop op te klikken en dan in het snelmenu de optie Invoegen te kiezen.
Bedenk wel dat het invoegen van nieuwe rijen en kolommen van invloed is op het volledige werkblad, net als bij het verwijderen van kolommen en rijen. Als je niet weet wat er zich op de achterafgelegen delen van het werkblad afspeelt, weet je ook niet wat het effect is van het invoegen. Misschien saboteer je wel een onmisbare formule. Blader voor de zekerheid eerst even naar de uiteinden van het werkblad om te controleren of daar niets meer staat.
Als je net zo belabberd spelt als ik, zul je blij zijn dat Excel 2016 een in gebouwde spellingcontrole heeft die je op al die gemene kleine spelfoutjes wijst. Er is dus geen enkel excuus meer om werkbladen af te leveren met typefouten in de titels of kopteksten.
Deze mogelijkheden zijn er voor het controleren van de spelling:
Zodra je een van deze mogelijkheden gebruikt, begint Excel met het controleren van de tekst in alle tekstinvoer in het werkblad. Wanneer het programma een onbekend woord tegenkomt, toont het dat in het dialoogvenster Spelling, zoals je ziet in figuur 4.12.
Figuur 4.12:
Controleer je spelling met het dialoogvenster Spelling
In de vervolgkeuzelijst Suggesties toont Excel mogelijke verbeteringen voor het onbekende woord dat in het invoervak Niet in woordenlijst staat. Blader door de vervolgkeuzelijst als de gegeven suggestie niet de juiste verbetering is. Gebruik het dialoogvenster Spelling op de volgende manier:
De spellingcontrole maakt niet alleen melding van woorden die niet in de ingebouwde of aangepaste woordenlijst voorkomen, maar toont ook dubbele woorden in cellen (bijvoorbeeld totaal totaal) en woorden met ongebruikelijke hoofdletters (zoals BRussel). Woorden met getallen en internetadressen worden standaard genegeerd. Klik op de knop Opties onder in het dialoogvenster Spelling en schakel de optie Woorden in HOOFDLETTERS negeren in als je alle woorden in hoofdletters ook wilt overslaan. Klik dan op OK.
Het is ook mogelijk om alleen in een bepaalde groep cellen de spelling te controleren. Selecteer dan eerst het bereik dat je wilt controleren en klik dan op de knop Spelling op het tabblad Controleren of druk op F7.
Excel heeft ook het deelvenster Synoniemenlijst, waarin je synoniemen (andere woorden met dezelfde betekenis) voor de tekst in de huidige cel kunt opzoeken. Je opent de synoniemenlijst door Synoniemenlijst te kiezen in de groep Controle op het tabblad Controleren van het lint, of door de toetsencombinatie Shift+F7 te gebruiken. In het deelvenster Synoniemenlijst zie je dan synoniemen voor de tekst in de huidige cel, maar je kunt ook zelf een zoekterm typen in het zoekvak boven aan het deelvenster. Klik op een synoniem om dáár weer synoniemen van de zien. Klik op het omlaagwijzende pijltje naast een synoniem en kies Invoegen om dat woord in te voegen in plaats van de huidige celinhoud.
Het goede nieuws is dat Excel 2016 nog steeds de in Excel 2003 geïntroduceerde tekst-naar-spraakfunctie ondersteunt. Hiermee kan je computer hardop elke willekeurige celinvoer op het werkblad voorlezen. Gebruik deze functie om de papieren waar je de gegevens van overnam door te nemen terwijl de computer hardop alle gegevens die je overnam opleest. Echt een slimme manier dus om fouten te vinden en te verbeteren die je anders zeker over het hoofd gezien had.
De tekst-naar-spraakfunctie vereist geen speciale opleiding of oefening en ook geen aparte microfoon. Alles wat je nodig hebt is een stel luidsprekers of een koptelefoon die aan je computer gekoppeld is.
Tekst-naar-spraak is ontworpen voor de Engelstalige versie van Excel en tot nu toe heeft Microsoft geen moeite gedaan om het geschikt te maken voor Nederlandse gebruikers. Getallen worden daarom in het Engels uitgesproken en Nederlandse tekst klinkt met een vet Amerikaans accent. Maar als je je hierdoor niet laat afschrikken, kan het zeker een handige functie zijn.
De tekst-naar-spraakfunctie is niet beschikbaar via het lint. De enige manier waarop je toegang tot de functie krijgt, is door de bijbehorende opdrachten als knoppen op de werkbalk Snelle toegang te plaatsen. En dit doe je als volgt:
In figuur 4.13 zie je de werkbalk Snelle toegang in het Excel-programmavenster nadat ik alle knoppen van de tekst-naar-spraakfunctie eraan heb toegevoegd.
Figuur 4.13:
Voeg de knoppen voor de tekst-naar-spraakfunctie aan de werkbalk Snelle toegang toe en gebruik ze om celinvoer te controleren
Nadat je de knoppen voor de tekst-naar-spraakfunctie aan de werkbalk Snelle toegang hebt toegevoegd, ondersteunen ze je bij het doorlopen van de spreadsheetinvoer en het opsporen van lastig te vinden fouten. Zo gebruik je de knoppen:
Als je op de knop Cellen uitspreken tijdens invoer hebt geklikt, spreekt de computer elke nieuwe celinvoer uit zodra je deze bevestigt en de celaanwijzer verplaatst (dus bijvoorbeeld door op Enter, Tab, Shift-Tab, een pijltoets te drukken). Wanneer je de invoer wel vastlegt, maar de celaanwijzer niet verplaatst (met andere woorden: als je op de knop Invoeren op de formulebalk klikt), wordt de celinvoer niet uitgesproken.