In dit hoofdstuk:
Bij spreadsheets denken de meeste mensen alleen maar aan het verzamelen van gegevens op papier – al het gepraat over het zogenaamde papierloze kantoor ten spijt. Alles, dus alle gegevensinvoer, al het opmaakwerk, alle controle van de formules, werkelijk alles wat je doet om een spreadsheet te maken, is slechts de voorbereiding op één doel: het afdrukken van de gegevens.
In dit hoofdstuk lees je hoe eenvoudig je in Excel 2016 rapporten afdrukt. Je ontdekt hoe je met het onderdeel Afdrukken van de Backstage-weergave (Alt+BK), de werkbladweergave Pagina-indeling en het handige tabblad Pagina-indeling van het lint meteen al bij de eerste keer afdrukken eersteklas rapporten maakt (en niet pas bij de tweede, derde of vierde poging).
Het enige lastige aan het afdrukken van een werkblad is dat je moet wennen aan de manier van paginering. Veel werkbladen die je met Excel afdrukt, zijn niet alleen langer dan de afgedrukte pagina, maar ook nog eens breder. Tekstverwerkers, zoals Word, gebruiken alleen een verticale pagina-indeling en staan dan ook geen documenten toe die breder zijn dan de ingestelde paginabreedte. Spreadsheetprogramma’s zoals Excel splitsen daarentegen de werkbladen vaak zowel horizontaal als verticaal op (je zou kunnen zeggen dat de afdruk in ‘tegels’ wordt verdeeld).
Bij het opsplitsen van een werkblad in pagina’s maakt Excel eerst een verticale pagina-indeling naar beneden langs de rijen van de eerste kolommen van het afdrukbereik (net als een tekstverwerker). Na deze eerste kolommen gaat het programma verder met de volgende serie kolommen in het afdrukbereik. Excel gaat hiermee door tot het hele document in het afdrukbereik in pagina’s is verdeeld (wat uit het hele werkblad of slechts enkele delen kan bestaan).
Denk er bij het pagineren van het werkblad aan dat Excel geen gegevens binnen een rij of kolom opsplitst. Als niet alle gegevens in een rij aan de onderkant van een pagina passen, verschuift Excel de hele rij naar de volgende pagina. Als niet alle informatie in een kolom aan de rechterkant van een pagina past, verschuift het programma de hele kolom naar een nieuwe pagina. Omdat Excel eerst naar beneden en dan pas naar opzij indeelt, kan het gebeuren dat de kolom niet op de volgende pagina van het rapport verschijnt.
Er zijn verschillende manieren waarop je dergelijke pagineringsproblemen te lijf kunt gaan; in dit hoofdstuk kom je ze allemaal tegen! Zodra je deze paginaproblemen eenmaal onder de knie hebt, is het afdrukken het spreekwoordelijke fluitje van een cent.
Met de weergave Pagina-indeling heb je in Excel 2016 direct toegang tot de paginering van het actieve werkblad. Klik voor deze weergave op de knop Pagina-indeling direct links van de schuifregelaar voor in- en uitzoomen; het is de middelste knop. Je kunt ook op het lint op het tabblad Beeld de optie Pagina-indeling kiezen (Alt+VP). Zoals je in figuur 5.1 ziet, verschijnen er horizontale en verticale linialen in plaats van de kolomletters en de rijcijfers. Het werkbladgebied toont in deze weergave de marges voor elke afgedrukte pagina, de kop- en voetteksten die aan het rapport zijn toegewezen en de pagina-einden. Verklein de schermweergave met de schuifregelaar voor in- en uitzoomen om de pagina-einden in beeld te krijgen.
Als je wilt weten hoeveel pagina’s er nodig zijn om het actieve werkblad af te drukken, verklein je de weergave totdat je alle pagina’s waar gegevens op staan in beeld hebt. Versleep de zoomschuifregelaar zo ver naar links als nodig is.
De linialen van Excel werken met de maateenheid die als standaard is ingesteld in je besturingssysteem (centimeters op Europese computers en inches op Amerikaanse). Je kunt deze instelling wijzigen in het onderdeel Geavanceerd van het dialoogvenster Opties voor Excel (Bestand 
Opties Geavanceerd of gebruik Alt+BTG) en kies onder Weergave een andere eenheid in de vervolgkeuzelijst Liniaaleenheden (Inch, Centimeter of Millimeter).
De optie Liniaal in het vak Weergeven/verbergen op het tabblad Beeld van het lint werkt als een schakelknop. Als je de optie inschakelt, plaatst Excel linialen in de weergave Pagina-indeling en bij nog een keer klikken op de optie haalt Excel de linialen weer weg.
Figuur 5.1:
Een spreadsheet in de weergave Pagina-indeling
Je bespaart papier en ergernis als je een werkblad via het onderdeel Afdrukken van de Backstage-weergave afdrukt. Kies hiervoor Bestand Afdrukken (Alt+BK) of gebruik eenvoudigweg de sneltoets Ctrl+P of Ctrl+F2. In figuur 5.2 zie je dat het onderdeel Afdrukken in één oogopslag alle afdrukinstellingen en een afdrukvoorbeeld toont.
Figuur 5.2:
De optie Afdrukken van de Backstageweergave toont de afdrukinstellingen en een afdrukvoorbeeld
Misschien vind je het handig om dit afdrukvenster heel snel via de werkbalk Snelle toegang te kunnen bereiken. Klik in dat geval op de knop Werkbalk Snelle toegang aanpassen en kies Afdrukvoorbeeld en afdrukken in het vervolgmenu om de gelijknamige aan de werkbalk toe te voegen. Voortaan hoef je alleen maar op deze knop te klikken en het onderdeel Afdrukken van de Backstage-weergave wordt geopend.
Je kunt de optie Afdrukvoorbeeld gebruiken voordat je een werkblad, deel van een werkblad of de hele werkmap afdrukt. Vanwege de speciale manier waarop de werkbladgegevens gepagineerd worden, is het belangrijk dat je bij een rapport van meerdere pagina’s de paginaovergangen goed controleert. In het afdrukvoorbeeld zie je precies hoe het werkblad bij het afdrukken wordt gepagineerd. Als het nodig is, kun je de laatste aanpassingen aan de pagina-indeling doorvoeren op het tabblad Paginaindeling van het lint voordat je het rapport naar de printer stuurt.
Wanneer Excel een volledige pagina in het afdrukvoorbeeld laat zien, is de inhoud ervan nauwelijks te lezen. Vergroot het beeld tot ware afmetingen als je een deel van de inhoud wilt controleren. Zoom in tot 100 procent door op de knop Inzoomen op pagina, helemaal rechtsonder in het afdrukvoorbeeld, te klikken. Bekijk het verschil maar eens in figuur 5.3. In deze figuur zie je de eerste pagina van het zes pagina’s grote rapport nadat ik op de knop Inzoomen op pagina heb geklikt.
Figuur 5.3:
Pagina 1 van een 6 pagina’s omvattend rapport na het klikken op de knop Inzoomen op pagina
Nadat je een pagina tot de werkelijke afmetingen hebt vergroot, breng je met de schuifbalken nieuwe delen van het afdrukbereik in beeld. Klik nogmaals op de knop Inzoomen op pagina om terug te keren naar de weergave met de volledige pagina.
Excel toont het aantal pagina’s van een rapport onder het afdrukvoorbeeld. Bij een rapport met meerdere pagina’s krijg je de volgende in beeld met de pijlknop rechts van het nummer van de laatste pagina. Je keert een pagina terug door te klikken op de knop Vorige pagina (links van het huidige paginanummer). Deze knop is niet actief als je de eerste pagina in beeld hebt.
Klik op de knop Marges weergeven, links van de knop Inzoomen op pagina, als je markeringen wilt zien voor de huidige marges links, rechts, boven en onder, samen met de kolombreedten. Je kunt de kolombreedten en de paginamarges vervolgens aanpassen door de toepasselijke markering te verslepen. In de paragraaf ‘De marges masseren’, verderop in dit hoofdstuk, lees je meer hierover.
Als je klaar bent met het bekijken van het afdrukvoorbeeld, kun je kiezen uit de volgende opties in het onderdeel Afdrukken:
Zolang je met de standaardafdrukinstellingen tevreden bent, is het een koud kunstje om in Excel 2016 alle cellen van het actieve werkblad af te drukken. Voeg gewoon de knop Snel afdrukken toe aan de werkbalk Snelle toegang. (Klik op de knop Werkbalk Snelle toegang aanpassen en kies in het menu dat verschijnt de optie Snel afdrukken.)
Na het toevoegen van de knop Snel afdrukken aan de werkbalk Snelle toegang druk je met deze knop een exemplaar af van alle informatie in het huidige werkblad, inclusief alle grafieken en tabellen maar zonder opmerkingen die je aan de cellen toevoegde. In hoofdstuk 6 lees je meer over het toevoegen van opmerkingen aan je werkblad en in hoofdstuk 10 over tabellen en grafieken.
Zodra je op de knop Snel afdrukken klikt, stuurt Excel de afdrukopdracht naar de afdrukwachtrij van Windows die als een soort tussenpersoon dient voordat de taak naar de printer wordt doorgestuurd. Terwijl Excel de afdruktaak naar de wachtrij stuurt, opent het tegelijkertijd het dialoogvenster Afdrukken dat de voortgang van het afdrukproces weergeeft (bijvoorbeeld Pagina 2 van 3 wordt afgedrukt). Zodra dit dialoogvenster verdwenen is, kun je weer gewoon verder werken met Excel (al is het mogelijk dat Excel in een slakkentempo werkt totdat het document daadwerkelijk is afgedrukt). Wil je de afdruktaak die naar de wachtrij wordt verzonden onderbreken, klik dan op de optie Annuleren in het dialoogvenster Afdrukken.
Als je pas nadat Excel alles in de wachtrij geplaatst heeft (dus als het dialoogvenster Afdrukken alweer verdwenen is), bedenkt dat je de afdrukopdracht wilt afbreken, zul je de afdrukopdracht via het dialoogvenster van je printer moeten opheffen. Dit doe je als volgt:
Annuleren in het menu en klik dan op Ja om het annuleren te bevestigen.Het afdrukbereik begrijpen en gebruiken
Excel heeft een speciale afdrukvoorziening met de naam Afdrukbereik. Kies Afdrukbereik Afdrukbereik bepalen op de tab Pagina-indeling van het lint of gebruik de sneltoets Alt+PLA om een celselectie van het werkblad als afdrukbereik te definiëren . Excel druk nu alleen dit afdrukgebied af als je op de knop Snel afdrukken op de werkbalk Snelle toegang klikt.
Na het definiëren van het afdrukgebied kun je dus alleen dit deel afdrukken, ongeacht de opties die je onder Instellingen in het onderdeel Afdrukken van de Backstage-weergave hebt geselecteerd, tenzij je op de knop Wat afdrukken klikt en de optie Afdrukbereik negeren kiest (of het afdrukbereik wist). Om het afdrukbereik te wissen en naar de standaardaf drukinstellingen van Excel terug te keren, kies je Afdrukbereik Afdrukbereik wissen op de tab Pagina-indeling of gebruik je Alt+PIW.
Je kunt het afdrukbereik ook definiëren en wissen op het tabblad Blad van het dialoogvenster Pagina-instelling dat je opent door op de dialoogvensterknop onder aan de groep Pagina-instelling van de tab Pagina-indeling te klikken. Je definieert het afdrukbereik door in het vak Afdrukbereik bovenaan te klikken en het celbereik (of de bereiken) op het werkblad te selecteren. Je maakt dit dialoogvenster klein door op de knop rechts van het invoervak te klikken, weet je nog wel? Je verwijdert het afdrukbereik door de celadressen in het invoervak te markeren en op Delete te drukken.
Ongeveer het enige wat het afdrukken van een werkblad enigszins ingewikkeld maakt, is ontdekken hoe je de pagina’s goed krijgt. Gelukkig zijn er de knoppen in de groep Pagina-instelling op het tabblad Paginaindeling op het lint. Deze knoppen bieden je veel mogelijkheden om te regelen wat op welke pagina komt.
Het tabblad Pagina-indeling heeft drie groepen die je helpen je pagina’s precies zo in te stellen als je wilt: de groep Pagina-instelling, de groep Aanpassen aan pagina en de groep Werkbladopties. In de volgende paragrafen komen al deze groepen aan bod.
Bekijk het werkblad in de weergave Pagina-indeling als je wilt weten wat het effect is van aanpassingen in de pagina-indeling op het werkblad. Klik op de knop Pagina-indeling op de statusbalk als je werkt met de opdrachten in de groepen Pagina-instelling, Aanpassen aan pagina en Werkbladopties op het tabblad Pagina-indeling op het lint.
De groep Pagina-instelling op het tabblad Pagina-indeling van het lint bevat de volgende belangrijke knoppen:
Excel hanteert standaard een marge van 1,91 cm boven en onder aan elke pagina en 1,78 cm aan de zijkanten. De kopteksten en voetteksten staan 0,76 cm van de boven- en de onderrand.
Naast de standaardinstellingen (de instelling Normaal) biedt het programma nog twee andere mogelijkheden in het menu dat je opent door op de knop Marges te klikken:
Af en toe word je geconfronteerd met een rapport dat een volle pagina in beslag neemt en dan voor de laatste kolom een tweede, grotendeels lege pagina nodig heeft. Probeer eens of je met de optie Smal in het menu Marges alle gegevens op het werkblad toch op één pagina kunt proppen.
Lukt dat niet, dan kun je altijd nog zelf de marges aanpassen op het tabblad Marges in het dialoogvenster Pagina-instelling of door in het onderdeel Afdrukken van de Backstage-weergave de marges te verslepen. Verklein de linker- en rechtermarges om meer kolommen op een pagina te krijgen en verklein de boven- en ondermarges als je meer rijen op een pagina wilt krijgen.
Klik hiervoor op de knop Marges en kies in het vervolgmenu de optie Aangepaste marges om het dialoogvenster Pagina-instelling met het tabblad marges te openen (zie figuur 5.4). Vul in de vakken Boven, Links, Rechts en Onder de nieuwe instellingen in of klik op de pijltjes om de instellingen te vergroten of te verkleinen.
Figuur 5.4:
Pas in het dialoogvenster Pagina-instelling de marges voor je rapport aan
Kies in het dialoogvenster Pagina-instelling (zie figuur 5.4) een of beide opties voor het centreren op de pagina om geselecteerde gegevens (die kleiner zijn dan een volledige pagina) tussen twee tegenover elkaar liggende marges te centreren. Kies de optie Horizontaal om de gegevensselectie tussen de linker- en rechtermarges te centreren. Schakel de optie Verticaal in als je de gegevens tussen de boven- en ondermarges wilt centreren.
Als je voor het aanpassen van de marges gebruikmaakt van de knop Marges weergeven in het onderdeel Afdrukken van de Backstage-weergave (Ctrl+P), dan kun je naast de marges ook de kolombreedten aanpassen (zie figuur 5.5). Plaats voor het wijzigen van een van de marges de muisaanwijzer op de gewenste margemarkering (de muisaanwijzer krijgt de vorm van een dubbele pijl) en sleep de markering in de gewenste richting. Wanneer je de muisknop loslaat, tekent Excel de pagina opnieuw, maar nu met de aangepaste marge-instellingen. Afhankelijk van het soort aanpassing dat je maakt, raak je rijen kwijt of krijg je er juist extra bij. Voor het wijzigen van de kolombreedte geldt hetzelfde: sleep de kolomaanwijzer naar links of naar rechts om de breedte van een kolom te verkleinen of te vergroten.
Figuur 5.5:
Klik op de knop Marges weergeven en versleep de marges in het afdrukvoorbeeld
Als je op de knop Afdrukstand in de groep Pagina-instelling op het tabblad Pagina-indeling klikt, heb je twee opties:
Veel werkbladen zijn veel breder dan dat ze lang zijn (denk aan begrotingen of omzettabellen die over alle twaalf maanden van het jaar lopen). Deze werkbladen kun je meestal beter pagineren als je de afdrukstand van Staand in Liggend wijzigt. Er is immers meer ruimte voor kolommen in de breedte van een pagina dan in de lengte.
In figuur 5.6 zie je de eerste pagina van een rapport met de afdrukstand Liggend in de weergave Pagina-indeling. De pagina is in de breedte met gegevens gevuld, waardoor Excel enkele extra kolommen met gegevens op de eerste pagina kan plaatsen dan bij de staande weergave. Logischerwijs passen er dan wel weer minder rijen op één pagina. Om te beoordelen of een specifiek werkblad meer gebaat is bij een liggende of een staande afdrukstand moet je ze eigenlijk allebei even proberen.
Figuur 5.6:
Het rapport in liggende afdrukstand
Met de optie Titels afdrukken is het in Excel mogelijk bepaalde rij- en kolomkoppen op elke pagina van het rapport af te drukken. Vooral in rapporten waarin kolommen en rijen over meerdere pagina’s lopen zijn deze afgedrukte titels onontbeerlijk en voorkomen ze dat je steeds naar de rijen kolomkoppen op de eerste pagina moet terugbladeren.
Verwar deze titels niet met de koptekst van een rapport (zie de paragraaf ‘Van koptekst tot voettekst’ verderop in dit hoofdstuk). Hoewel beide op elke pagina worden afgedrukt, wordt de koptekstinformatie altijd in de bovenste marges van het rapport afgedrukt terwijl titels altijd in het rapport zelf verschijnen – bovenaan als je rijen voor de titels gebruikt en links als je kolommen gebruikt.
Zo wijs je rijen en kolommen aan als titels voor een rapport:
Figuur 5.7:
Wijs op het tabblad Blad van het dialoogvenster Paginainstelling de rijen en kolommen aan die als titels moeten worden afgedrukt
2b. Klik in het invoervak Kolommen links op elke pagina en sleep over de kolommen met de informatie die je links op iedere pagina van het afgedrukte rapport wilt zien verschijnen. Verklein eventueel het dialoogvenster Pagina-instelling door op de knop rechts van het vak Kolommen links op elke pagina te klikken.
Excel markeert de kolommen met titels die afgedrukt worden met een bewegende gestippelde lijn op de rand tussen de titels en de eigenlijke gegevens in het rapport.
In figuur 5.7 worden rij 1 met de naam van het werkblad en rij 2 met de kolomkoppen van de klantenlijst van detectivebureau De Mol aangewezen als titels die in het rapport afgedrukt worden. In figuur 5.8 zie je het afdrukvoorbeeld van de tweede pagina van het rapport. Je ziet dat de titels op alle pagina’s van het rapport verschijnen.
Figuur 5.8:
Afdrukvoorbeeld van pagina 2 van een voorbeeldrapport met titels
Je kunt de titels ook weer verwijderen als je niet langer wilt dat ze afgedrukt worden. Open het tabblad Blad van het dialoogvenster Paginainstelling en verwijder de rij- en kolombereiken uit de vakken Rijen bovenaan op elke pagina en Kolommen links op elke pagina. Klik vervolgens op OK of druk op Enter.
Als je printer schaalopties heeft, heb je geluk. Je krijgt een werkblad dan altijd op 1 pagina door de optie 1 pagina te kiezen in de vervolgkeuzelijsten Breedte en Hoogte in de groep Aanpassen aan pagina die je op het tabblad Pagina-indeling op het lint vindt. Als je deze opties kiest, pluist Excel zelf uit in hoeverre het de gegevens moet verkleinen om alles op een enkele pagina te krijgen.
Nadat je op de knop Pagina-eindevoorbeeld op de statusbalk hebt geklikt, zie je in het onderdeel Afdrukken van de Backstage-weergave misschien dat alles te klein wordt om lekker te kunnen lezen. Druk op Escape om naar de weergave Normaal terug te keren, selecteer het tabblad Pagina-instelling op het lint en verander achter Breedte en Hoogte het aantal pagina’s.
Kijk eens hoe je werkblad eruitziet als je het over twee pagina’s verdeelt in plaats van alle gegevens op één pagina te proppen. Probeer het volgende: ga naar de groep Aanpassen aan pagina op het tabblad Paginainstelling en kies bij Breedte voor 2 pagina’s en bij Hoogte voor 1 pagina. Of kijk eens hoe het werkblad eruitziet als je het over 2 onder elkaar gelegen pagina’s verdeelt: kies 1 pagina voor Breedte en 2 pagina’s voor Hoogte.
Misschien besluit je dat je het rapport helemaal niet wilt schalen. Hef dan de aanpassing op door bij de opties Breedte en Hoogte in de groep Aanpassen aan pagina op het tabblad Pagina-instelling beide keren Automatisch te kiezen en vul bij de optie Schaal de waarde 100 in.
De groep Werkbladopties op het tabblad Pagina-indeling van het lint bevat twee nuttige selectievakjes voor het afdrukken (die geen van beide automatisch zijn gemarkeerd). Het ene staat in het vak Rasterlijnen en het andere in het vak Koppen:
Schakel beide opties in (door erop te klikken en er zo een vinkje in te zetten) als je wilt dat de afgedrukte versie van je rapport zo veel mogelijk lijkt op de spreadsheet die je op het beeldscherm ziet. Dit is vooral handig als je bijvoorbeeld later de celverwijzingen op de afgedrukte versie nodig hebt om de cellen in het feitelijke werkblad op je computer terug te vinden als je die nog wilt bewerken.
Kop- en voetteksten zijn niet meer dan standaardteksten die op elke pagina van het rapport terugkomen. Een koptekst wordt in de bovenmarge van de pagina afgedrukt en een voettekst – je raadt het al – in de ondermarge. Beide zijn verticaal gecentreerd in de marges. Tenzij je anders aangeeft, voegt Excel niet automatisch een kop- of voettekst aan een nieuwe werkmap toe.
Gebruik kop- en voetteksten in een rapport om aan te geven met welk document het is gemaakt of voor paginanummers en datum en tijd waarop het rapport is afgedrukt.
De plek waar je een kop- of voettekst aan een rapport toevoegt, is de weergave Pagina-indeling. Schakel over naar deze weergave door op de bijbehorende knop op de statusbalk te klikken of klik op het tabblad Beeld op de optie Pagina-indeling of gebruik Alt+VP.
Plaats in de weergave Pagina-indeling de muisaanwijzer boven aan de eerste pagina op het gebied met de tekst ‘Koptekst toevoegen’ of onder aan de pagina op het gebied met de tekst ‘Voettekst toevoegen’. Als je deze teksten niet ziet, moet je eerst de muisaanwijzer bewegen naar de dunne rand rondom het werkblad Als je de scherminfo Witruimte weergeven ziet, zit je goed en klik je eenmaal.
Klik in het middelste deel van het kop- of voettekstgebied als je een gecentreerde kop- of voettekst wilt toevoegen. Klik in het linkerdeel van het gebied als je de kop- of voettekst links wilt laten uitlijnen. Voor een rechts geplaatste kop- of voettekst klik je het rechterdeel van het gebied.
Op het moment dat je het invoegteken in het linker-, midden- of rechtergedeelte van het kop- of voettekstgebied plaatst, voegt Excel de contextuele tab Hulpmiddelen voor kop- en voetteksten met de eigen tab Ontwerpen toe (zie figuur 5.9). Het tabblad Ontwerpen bevat de groepen Koptekst en voettekst, Elementen voor kop- en voettekst, Navigatie en Opties.
Figuur 5.9:
Een nieuwe koptekst maken met de knoppen op het tabblad Ontwerpen van de contextuele tab Hulpmiddelen voor kop- en voetteksten
Met de knoppen Koptekst en Voettekst op het tabblad Ontwerpen van de contextuele tab Hulpmiddelen voor kopteksten en voetteksten plaats je in een oogwenk kant-en-klare kopteksten en voetteksten. Klik op de toepasselijke knop en kies in de lijst die verschijnt het voorbeeld dat je wilt gebruiken.
Om de koptekst van het rapport in figuur 5.10 te maken, hoefde ik alleen maar op de knop Koptekst te klikken en Klantenlijst De Mol, Vertrouwelijk, Pagina 1 in de lijst te kiezen. ‘Klantenlijst De Mol’ is de naam van het werkblad, ‘Vertrouwelijk’ is een standaardtekstje van Excel en ‘Pagina 1’ is, uiteraard, de huidige pagina.
Voor het instellen van de voettekst koos ik Pagina 1 van ? in de lijst van de knop Voettekst (waarmee het huidige paginanummer samen met het totaal aantal pagina’s in het rapport wordt geplaatst). Deze pagina-instelling kun je zowel in de lijst van de voettekst als in die van de koptekst kiezen.
In figuur 5.10 zie je het resultaat: de eerste pagina van het rapport in de weergave Pagina-indeling. Je ziet de kop- en voetteksten zoals ze afgedrukt gaan worden. Ook zie je hoe de optie Pagina 1 van ? werkt in de voettekst: op de eerste pagina zie je de gecentreerde voettekst Pagina 1 van 6 en op de tweede pagina zou je de gecentreerde voettekst Pagina 2 van 6 zien.
Figuur 5.10:
De weergave Pagina-indeling toont de kop- en voetteksten op de eerste pagina van het rapport
Als je na het plaatsen van een kop- of voettekst met de knoppen Voettekst of Koptekst van het tabblad Ontwerpen besluit dat je ze niet meer in je rapport wilt afdrukken, verwijder je ze gewoon. Kies hiervoor de optie (Geen) bovenaan de lijst van de knop Voettekst of Koptekst. Zodra je in de weergave Pagina-indeling op een koptekst of voettekst klikt, verschijnt automatisch het tabblad Ontwerpen met de knoppen Koptekst en Voettekst, tegelijk met de contextuele tab Hulpmiddelen voor kopteksten en voetteksten.
Meestal heb je voor het afdrukken van je kop- en voetteksten voldoende aan de standaardteksten in de lijsten van de knoppen Koptekst en Voettekst. Maar misschien wil je gegevens gebruiken die niet in deze lijsten zijn terug te vinden.
In zo’n geval gebruik je de knoppen in de groep Elementen voor kop- en voettekst op het tabblad Ontwerpen van de contextuele tab Hulpmiddelen voor kopteksten en voetteksten. Met deze knoppen vermeng je je eigen informatie met de informatie die Excel genereert in verschillende delen van de aangepaste koptekst of voettekst die je maakt.
Deze knoppen vind je in de groep Elementen voor kop- en voettekst:
Zo maak je met deze knoppen in de groep Elementen voor kop- en voettekst een aangepaste kop- of voettekst:
Pagina-indeling op het lint of gebruik Alt+VP.In figuur 5.11 zie je een aangepaste voettekst die ik aan de spreadsheet toevoegde. In deze voettekst mixte ik mijn eigen tekst, ‘Klantenlijst - Concept’, met de door het programma gegenereerde naam en de datum en tijd. Ik gebruik hier alle drie de delen van de koptekst: links paginainformatie, in het midden de opmerking dat dit slechts de conceptversie van de klantenlijst is, en rechts de datum en tijd.
In Excel 2016 kun je een kop- of voettekst voor de eerste pagina maken die anders is dan die op alle andere pagina’s. Markeer eenvoudigweg het selectievakje Eerste pagina afwijkend. Dit selectievakje is onderdeel van de groep Opties van het tabblad Ontwerpen op de contextuele tab Hulpmiddelen voor kopteksten en voetteksten die verschijnt zodra je een kop- of voettekst in de weergave Pagina-indeling bewerkt.
Ga na het inschakelen van de optie Eerste pagina afwijkend verder en bepaal de unieke koptekst en/of voettekst voor de eerste pagina (die heet nu Koptekst op eerste pagina). Bepaal op de tweede pagina de koptekst en/of voettekst voor de overige pagina’s van het rapport (die gewoon Koptekst of Voettekst heten). Zie voor meer details de paragrafen ‘Kant-en-klare kop- en voetteksten toevoegen’ en ‘Een aangepaste kop- of voettekst maken’ eerder in dit hoofdstuk.
Figuur 5.11:
De spreadsheet in de weergave Pagina-indeling met de aangepaste voettekst
Gebruik deze functie als je spreadsheetrapport een voorblad heeft waar geen koptekst of voettekst nodig is. Stel dat je een rapport hebt waar je het paginanummer samen met het totaal aantal pagina’s onder aan alle pagina’s en in het midden van het blad wilt hebben, behalve bij het voorblad. Schakel hiertoe op het tabblad Ontwerpen van de contextuele tab Hulpmiddelen voor kopteksten en voetteksten de optie Eerste pagina afwijkend in en definieer op de tweede pagina een gecentreerde voettekst die de huidige pagina en het totaal aantal pagina’s (Pagina 1 van ?) afdrukt. Op de eerste pagina laat je de tekst ‘Klik hier om een voettekst toe te voegen’ gewoon staan.
Excel plaatst netjes zowel het paginanummer als het totaal aantal pagina’s op de bladzijden van het rapport en slaat de eerste pagina over. Dus als je rapport uit 6 pagina’s bestaat, staat er in de voettekst van de tweede pagina ‘Pagina 2 van 6’, in de voettekst van de derde pagina ‘Pagina 3 van 6’ enzovoort, ondanks dat de eerste pagina geen voettekst heeft.
Als je van plan bent je spreadsheetrapport dubbelzijdig af te drukken of te kopiëren, wil je misschien een andere koptekst voor de even pagina’s dan voor de oneven pagina’s. En voor voetteksten geldt dan natuurlijk hetzelfde. Zo kun je bijvoorbeeld de paginanummering of de naam van het rapport op de even pagina’s (dus op de voorzijden van bladzijden) rechts plaatsen en op de oneven pagina’s (op de achterzijden van bladzijden) links.
Voor een afwisselende kop- of voettekst in een rapport markeer je het selectievakje Even en oneven pagina’s verschillend. Deze optie vind je in de groep Opties op het tabblad Ontwerpen van de contextuele tab Hulpmiddelen voor kopteksten en voetteksten op het lint die verschijnt als je in de weergave Pagina-indeling een koptekst of voettekst maakt of bewerkt.
Hierna maak je een koptekst of voettekst op de eerste pagina van het rapport (waar nu ‘Koptekst oneven pagina’ of ‘Voettekst oneven pagina’ staat) in het derde, meest rechtse vak van het gebied voor de koptekst of voettekst. Maak daarna op de volgende pagina de kop- of voettekst voor de even pagina’s. Plaats de tekst hier uiterst links in het gebied voor de kop- en voetteksten.
Met de weergave Pagina-eindevoorbeeld los je in Excel à la minute problemen bij de paginaovergang op. Denk maar aan de momenten dat het programma informatie over verschillende pagina’s verdeelt, terwijl je weet dat deze informatie altijd bij elkaar op dezelfde pagina hoort te staan.
In figuur 5.12 zie je een werkblad in de weergave Pagina-eindevoorbeeld met een voorbeeld van een verkeerde verticale paginaovergang. Bij de huidige paginagrootte, paginastand en marge-instellingen is er net geen ruimte meer voor de laatste kolom, Betaald. De paginaovergang valt net na de één na laatste kolom en hierdoor komt de laatste kolom helemaal in z’n eentje op een eigen pagina te staan.
Ik kan nu twee dingen doen. Ten eerste kan ik ervoor zorgen dat alle kolommen toch bij elkaar kunnen blijven, bijvoorbeeld door een of meer kolommen te versmallen, de lettergrootte te verkleinen enzovoort. Maar dit heeft als nadeel dat mijn gegevens afgekapt kunnen worden of minder goed leesbaar zijn. In plaats daarvan kies ik er daarom voor om de paginascheiding enkele kolommen naar links te verplaatsen. Dit onder het motto: als het dan toch niet lukt om alle kolommen bij elkaar te houden, dan zorg ik er in elk geval voor dat er niet één kolom zieligjes alleen staat. Een logische plek om de scheiding te maken lijkt mij tussen kolom G en H, zodat de adresinformatie steeds op dezelfde pagina wordt afgedrukt en de betaalinformatie op een andere pagina. In figuur 5.13 zie je het resultaat; daarna lees je hoe ik dat gedaan heb.
Pagina-eindevoorbeeld op het lint of gebruik Alt+VG.
Figuur 5.12:
Een voorvertoning van de paginaovergang in de weergave Pagina-eindevoorbeeld
Hiermee kom je in de weergave Pagina-eindevoorbeeld, waarin je werkblad verkleind worden afgebeeld (in figuur 5.13 op 55 procent van de normale grootte). De paginanummers staan in een groot, licht letter type midden op de pagina’s en de paginaovergangen zijn dikke lijnen tussen de rijen en kolommen op het werkblad.
Figuur 5.13:
De paginaindeling na het aanpassen van de paginaovergangen in de weergave Pagina-eindevoorbeeld
Normaal kiezen of de toetsencombinatie Alt+VO gebruiken.Je kunt ook handmatig pagina-einden invoegen op de positie van de celaanwijzer. Klik hiervoor op de knop Eindemarkeringen in de groep Pagina-instelling op het tabblad Pagina-indeling op het lint (of gebruik Alt+PN). Kies vervolgens de optie Pagina-einde invoegen voor een nieuw pagina-einde of verwijder er een met de optie Pagina-einde verwijderen.
Een andere algemene afdruktechniek die je af en toe wel eens zult gebruiken, is het afdrukken van formules in een werkblad in plaats van de berekende resultaten van die formules. Voordat het hele bedrijf een kopie van je werkblad krijgt, controleer je eerst op een uitdraai of je bij de formules geen stommiteiten hebt uitgehaald (bijvoorbeeld een formule door een getal vervangen of verkeerde celverwijzingen bij een formule).
Voordat je de formules van een werkblad kunt afdrukken, heb je in plaats van de resultaten de formules in de cellen nodig. Klik hiervoor op de knop Formules weergeven (met een pictogram van een schuin doorgesneden cel, waarbij in de ene helft ‘15’ staat en in de andere ‘fx’). Deze knop vind je in de groep Formules controleren op het tabblad Formules op het lint (Alt+MF).
Excel toont de inhoud van iedere cel zoals die normaal bij het bewerken alleen in de formulebalk getoond wordt. Merk op dat de ingevoerde waarden hun getalformaat verliezen. Ook verschijnen er formules in de cellen (Excel past de breedte van de kolommen aan zodat de formules in hun geheel worden afgedrukt) en lange tekstinvoer loopt niet over naastgelegen lege cellen heen.
In Excel kun je snel heen en weer schakelen tussen de normale celweergave en de weergave waarin de formules zichtbaar zijn. Gebruik hiervoor de toetsencombinatie Ctrl+T.
Zodra Excel de formules in het werkblad toont, kun je het werkblad net als elk ander rapport afdrukken. Je kunt de letters van de kolommen en de rijnummers als kopteksten in de afdruk opnemen, zodat je een fout die je op papier tegenkomt ook snel op het scherm weet te plaatsen.
Wil je rij- en kolomkoppen afdrukken, markeer dan het selectievakje Afdrukken in het vak Koppen van de groep Werkbladopties op het tabblad Pagina-indeling op het lint.
Schakel na het afdrukken van het werkblad met de formules weer terug naar het normale werkblad door op de knop Formules weergeven op het tabblad Formules te klikken of de toetsencombinatie Ctrl+T te gebruiken.