Hoofdstuk 12

Invoegtoepassingen, links en macro’s

In dit hoofdstuk:

• Invoegtoepassingen voor Office en Excel gebruiken
• Hyperlinks naar van alles en nog wat maken
• Macro’s gebruiken om veelvoorkomende taken te automatiseren
• Je werkbladen delen via het web
• Werkbladen bewerken in een webbrowser met Excel Online

 

Na het lezen van de titel krijg je misschien de indruk dat dit hoofdstuk een samenraapsel is van overgebleven onderwerpen die nergens anders in het boek pasten. Toch is dit niet zo, want het hoofdstuk heeft een duidelijk thema: het uitbreiden van de mogelijkheden van Excel.

Apps voor Office, Excel-invoegtoepassingen, hyperlinks en macro’s zijn vier belangrijke methoden om Excel krachtiger en gevarieerder te maken: invoegtoepassingen door de extra voorzieningen die ze bieden, hyperlinks door de koppelingen met andere werkbladen en Office-documenten en macro’s door de geautomatiseerde reeks opdrachten die ze op elk gewenst moment kunnen afspelen. De mogelijkheid werkmappen als bijlage bij e-mailberichten te versturen, op het web te publiceren en ze zelfs overal ter wereld te bewerken met de webtoepassing Excel Online maken deel uit van de nieuwe voorzieningen die je sneller en efficiënter laten communiceren en samenwerken.

Werken met Office-invoegtoepassingen

Office-Invoegtoepassingen zijn kleine programmaatjes die je binnen een Office 2016-programma uitvoert om de mogelijkheden van dit programma uit te breiden. Voorbeelden van dit soort taken zijn het opzoeken van woorden in een woordenboek, het converteren van afstanden, gewichten en temperaturen, en het maken van agenda’s en kalenders.

Office-invoegtoepassingen en invoegtoepassingen zijn twee verschillende dingen, die je op volkomen verschillende manieren installeert, activeert en gebruikt. In de vorige versie van Office heetten Officeinvoegtoepassingen nog ‘apps ’ en dat was eerlijk gezegd een stuk minder verwarrend. Ik ga het nu eerst over Office-invoegtoepassingen hebben; over ‘gewone’ invoegtoepassingen lees je meer in de volgende paragraaf.

Sommige Office-invoegtoepassingen zijn gratis, voor andere moet je een bescheiden bedrag betalen. Je downloadt en installeert Office-invoegtoepassingen via de Store, en wel op de volgende manier:

1. Klik op de knop Store in de groep Invoegtoepassingen op het tabblad Invoegen van het lint (Alt+NAS).
   
   Het dialoogvenster Office-invoegtoepassingen verschijnt, met de tab STORE geselecteerd. Links in het venster zie je een lijst met categorieën, van Content management tot Visualisatie; rechts staan de miniaturen van de Office-invoegtoepassingen in de gekozen categorie. Standaard zie je de miniaturen van de categorie SELECTIE VAN DE EDITOR (zie figuur 12.1).

   

   Figuur 12.1:
   Zoeken naar een interessante Office invoegtoepassing om te installeren

2. Klik in de lijst aan de linkerkant van het venster op de categorie die je nader wilt inspecteren, zoals Documenten redigeren, Hulpprogramma’s of Onderwijs.
   
   Onder de miniaturen rechts in het venster staan de naam, de prijs (Gratis, Proefversie, Mogelijk is een extra aankoop vereist enzovoort) en de ontwikkelaar. Zie je een interessante Office-invoegtoepassing, klik dan op de miniatuur ervan. De inhoud van het dialoogvenster verandert; je ziet nu alle informatie over de gekozen Officeinvoegtoepassing, zoals de ontwikkelaar, een korte omschrijving en wat de Office-invoegtoepassing met je gegevens doet.
3. Om de Office-invoegtoepassing te installeren, klik je op de knop Vertrouwen. Of klik op Annuleren om terug te gaan naar het vorige scherm.
   
   Zodra je op Vertrouwen klikt, wordt de Office-invoegtoepassing gedownload, geïnstalleerd en meteen aan het huidige werkblad toegevoegd. Ook vind je de Office-invoegtoepassing voortaan in het menu van de knop Mijn invoegtoepassingen in de groep Invoegtoepassingen op het tabblad Invoegen van het lint.

Een Office-invoegtoepassing wordt na installatie zoals gezegd direct ingevoegd. Om een eenmaal gesloten Office-invoegtoepassing later weer te starten of in te voegen, kun je kiezen uit twee mogelijkheden:

• Klik op de pijl naast de knop Mijn invoegtoepassingen in de groep Invoegtoepassingen op het tabblad Invoegen van het lint (Alt+NAP) en kies Alles weergeven het knopmenu.
• Klik niet op de pijl naast de knop Mijn invoegtoepassingen, maar op de knop zelf.

Het dialoogvenster Office-invoegtoepassingen verschijnt, met de tab MIJN INVOEGTOEPASSINGEN geselecteerd. Klik op de Office-invoegtoepassing die je wilt gebruiken en dan op de knop Invoegen. Excel voegt de Office-invoegtoepassing toe aan het actieve werkblad en je kunt de functies ervan gaan gebruiken. Sommige Office-invoegtoepassingen, zoals Wikipedia, bestaan uit een taakvenster dat rechts in het Excel-venster verschijnt. Andere, zoals Bing Kaarten, worden ingevoegd als een grafisch object dat op het werkblad zweeft.

Om een Office-invoegtoepassing te sluiten die als een taakvenster in Excel wordt weergegeven, sluit je gewoon het taakvenster door op het kruisje te klikken. Is de Office-invoegtoepassing als een grafisch object ingevoegd, dan sluit je haar door eenvoudigweg het object van het werkblad te verwijderen: selecteer het en druk op Delete. (Geen zorgen, je verwijdert de Office-invoegtoepassing hierdoor niet definitief uit Excel; je verwijdert alleen maar het grafische object dat door de Office-invoegtoepassing was aan gemaakt.)

Wanneer je eenmaal een of meer Office-invoegtoepassingen hebt gebruikt, dan verschijnen ze onder Onlangs gebruikte invoegtoepassingen in het vervolgmenu van de knop Mijn invoegtoepassingen. Je kunt recent gebruikte Office-invoegtoepassingen dan gemakkelijk openen door erop te klikken.

Als je in het onderdeel MIJN INVOEGTOEPASSINGEN van het dialoogvenster Office-invoegtoepassingen een of meer geïnstalleerde Officeinvoegtoepassingen mist, klik dan op de koppeling Vernieuwen. In hetzelfde dialoogvenster bevindt zich ook de koppeling Mijn invoegtoepassingen beheren. Klik hierop om een overzicht te krijgen van alle Office-invoegtoepassingen die je voor alle Office 2016-programma’s en voor SharePoint hebt geïnstalleerd. Je kunt hier de Office-invoegtoepassingen die je niet langer gebruikt verwijderen.

Invoegtoepassingen gebruiken

Invoegtoepassingen (niet te verwarren met Office-invoeg toepassingen; zie de vorige paragraaf) zijn kleine modules die de mogelijkheden van Excel uitbreiden met allerlei voorzieningen, functies en soms zelfs tabbladen die niet in de standaardversie van Excel aanwezig zijn. Er zijn drie verschillende soorten invoegtoepassingen:

• ingebouwde invoegtoepassingen, die tegelijk met Excel worden geïnstalleerd en die je alleen maar hoeft te activeren;
• invoegtoepassingen die je kunt downloaden via een website van Microsoft (Op het moment van schrijven bestaat deze website niet meer en het is de vraag of hij ooit weer online komt, of dat Microsoft zich uitsluitend blijft richten op Office-invoegtoepassingen; zie de vorige paragraaf);
• invoegtoepassingen die door anderen zijn ontwikkeld en waarvoor je meestal moet betalen.

Invoegtoepassingen zijn na de installatie van Excel 2016 niet standaard geladen en actief. Voer de volgende stappen uit om een invoegtoepassing te laden:

1. Kies Bestand Opties om het dialoogvenster Opties voor Excel te openen en selecteer de categorie Invoegtoepassingen (of gebruik Alt+BTI).
   
   In de lijst rechts in het venster staat de naam, de locatie en het type van alle invoegtoepassingen die op dit moment geactiveerd en nietgeactiveerd zijn.
2. Controleer onderaan in het dialoogvenster of de optie Excel-invoegtoepassingen in de vervolgkeuzelijst Beheren is geselecteerd en klik vervolgens op de knop Start.
   
   Het dialoogvenster Invoegtoepassingen wordt geopend met de namen van alle invoegtoepassingen die je kunt laden (zie figuur 12.2).
3. In de lijst Beschikbare invoegtoepassingen markeer je het selectievakje van elke toepassing die je wilt laden.
   
   Klik op de naam van de invoegtoepassing om een korte beschrijving van de werking in het dialoogvenster weer te geven.

   

   Figuur 12.2:
   De beschikbare invoegtoepassingen van Excel

4. Klik op OK om het dialoogvenster te sluiten.
   
   Er kan een dialoogvenster verschijnen met de vraag of je de geselecteerde invoegtoepassing(en) wilt installeren.
5. Klik op OK als je dat inderdaad wilt.

Excel voegt automatisch knoppen aan het lint toe voor geactiveerde invoegtoepassingen. Deze vind je in de nieuwe groep Analyse op het tabblad Gegevens of in de nieuwe groep Oplossingen op het tabblad Formules, afhankelijk van de invoegtoepassing(en) die je hebt geselecteerd.

Geïnstalleerde invoegtoepassingen die je nooit gebruikt, kun je deactiveren om geheugenbronnen vrij te maken. Voer dezelfde stappen uit als voor het activeren, maar verwijder nu in stap 3 de vinkjes uit de selectievakjes in het dialoogvenster. Klik ten slotte op OK om de activatie ongedaan te maken. De knoppen worden dan van de tabbladen Formules en Gegevens verwijderd (en de groepen ook, als ze niet meer nodig zijn).

Hyperlinks aan een werkblad toevoegen

Met hyperlinks in een werkblad is de toegang tot andere werkmappen en Office-documenten slechts een kwestie van een muisklik. Het maakt niet uit of deze documenten zich op de harde schijf, een server, het netwerk of een webpagina op internet of het bedrijfsintranet bevinden. Je kunt ook e-mailkoppelingen instellen die automatisch berichten adresseren aan collega’s met wie je regelmatig correspondeert; aan zo’n e-mailbericht kun je bovendien werkmappen en andere Office-bestanden als bijlage toevoegen.

Je kunt de volgende typen hyperlinks aan werkmappen toevoegen:

• Hypertext, die gewoonlijk als onderstreepte blauwe tekst in de cel te zien is.
• Afbeeldingen die aan het werkblad zijn toegevoegd (zie hoofdstuk 10).
• Grafische objecten die je met de opdracht Vormen op het tabblad Invoegen hebt gemaakt (zie ook hoofdstuk 10). Als hyperlinks zijn deze grafische afbeeldingen knoppen geworden.

Tijdens het creëren van een tekstuele of grafische hyperlink kun je een koppeling naar een andere werkmap of een ander type Office-bestand maken, naar het adres van een webpagina (met de URL, de ellenlange code die begint met http://), naar een benoemde locatie in hetzelfde werkblad en zelfs naar een e-mailadres. De benoemde locatie kan een celverwijzing of een celbereik zijn waarvoor een naam is gedefinieerd. In hoofdstuk 6 lees je hoe je celbereiken namen geeft.

Voer de volgende stappen uit om een hyperlink toe te voegen aan de tekst in een actieve cel of aan een geselecteerd grafisch object:

1. Klik op de knop Hyperlink op het tabblad Invoegen of gebruik een van de toetsencombinaties Alt+NHY of Ctrl+K.
   
   Excel opent dan het dialoogvenster Hyperlink waarin je het bestand, het webadres (de URL) of de benoemde locatie in de werkmap opgeeft (zie figuur 12.3).

   

   Figuur 12.3:
   Een koppeling naar een webpagina maken in het dialoogvenster Hyperlink invoegen

2. 2a. Om de hyperlink te laten verwijzen naar een ander document of een webpagina op internet of het bedrijfsintranet, klik je op de knop Bestaand bestand of webpagina (tenzij die reeds geselecteerd is). Geef vervolgens in het tekstvak Adres het pad naar de map of de URL van de webpagina op.
   
   Als het document dat je wilt koppelen op de harde schijf of op een ander station op je computer staat, selecteer je eerst de map in de vervolgkeuzelijst Zoeken in en vervolgens het bestand in de vervolgkeuzelijst eronder. Bij een document dat je onlangs hebt gebruikt, kun je op de knop Recente bestanden klikken en het bestand in de vervolgkeuzelijst selecteren.
   
   Als het document waarnaar je wilt koppelen zich op een website bevindt en je het webadres ervan kent (bijvoorbeeld www.dummies.nl), dan kun je dit adres opgeven in het tekstvak Adres. Klik op de knop Bekeken pagina’s en selecteer vervolgens het adres van de pagina in de vervolgkeuzelijst als je de webpagina onlangs hebt bezocht.

   2b. Klik op de knop Plaats in dit document als de hyperlink naar een andere cel of naar een ander celbereik in hetzelfde werkblad moet verwijzen. Voer daarna het adres van de cel of het celbereik in het tekstvak Typ de celverwijzing in of selecteer de gewenste bladnaam of bereiknaam in de vervolgkeuzelijst Of selecteer een plaats in dit document.

   2c. Klik op de knop E-mailadres en geef het e-mailadres van de ontvanger op in het tekstvak E-mailadres om een nieuw e-mailbericht te openen.
   
   Zodra je met het invoeren van het e-mailadres in het tekstvak
   
   E-mailadres begint, voegt Excel de tekst mailto: aan het begin toe. De aanduiding mailto: is een HTML-tag die Excel opdracht geeft je e-mailprogramma te openen als je op de hyperlink klikt.
   
   Geef een tekst op in het tekstvak Onderwerp als de hyperlink een onderwerp aan het nieuwe e-mailbericht in je e-mailprogramma moet toevoegen.
   
   Een e-mailadres dat in de vervolgkeuzelijst Laatst gebruikte e-mailadressen wordt weergegeven, voeg je aan het tekstvak E-mailadres invoeren toe door er simpelweg op te klikken.

3. (Optioneel) Typ de gewenste labeltekst in het tekstvak Weer te geven tekst om de tekst te wijzigen van de hyperlink die in de cel van het werkblad blauw en onderstreept wordt weergegeven of om tekst toe te voegen als de cel leeg is.
4. (Optioneel) Klik op de knop Scherminfo, geef in het tekstvak Scherminfo de tekst op die je naast de muisaanwijzer wilt laten verschijnen, en klik ten slotte op OK als je scherminfo aan de hyperlink wilt toevoegen, zo’n geel vakje met informatie dat wordt weergegeven als je de muisaanwijzer op een object plaatst.
5. Klik op OK om het dialoogvenster Hyperlink invoegen te sluiten.

Een hyperlink die je in een werkblad hebt gemaakt, kun je volgen tot de bestemming die je ermee aangeeft. Plaats de muisaanwijzer op de onderstreepte blauwe tekst (als je de hyperlink aan tekst in een cel hebt toegekend) of op de afbeelding (als je hem aan een grafisch object in het werkblad hebt toegekend). Wanneer de muisaanwijzer in een handje verandert, klik je op de hypertext of afbeelding. Excel maakt dan de sprong naar het gekoppelde externe document, de webpagina, de cel in de werkmap of het e-mailbericht.

Nadat een teksthyperlink naar zijn bestemming is gevolgd, verandert de kleur van de tekst van het traditionele blauw in donkerpaars (zonder dat dit van invloed is op de onderstreping). De kleurverandering geeft aan dat de hyperlink is gebruikt. De kleur van een grafische hyperlink verandert niet; het object houdt dezelfde kleur. De volgende keer dat je de werkmap met de hyperlink opent heeft de tekst weer zijn oorspronkelijke onderstreepte blauwe kleur.

Tijdens het bewerken van een hyperlink moet je natuurlijk wel opletten dat je de koppeling niet per ongeluk uitvoert. Het is het verstandigst om met de rechtermuisknop op de link of afbeelding te klikken en dan de optie die je wilt gebruiken in het snelmenu te selecteren, zoals Hyperlink bewerken of Hyperlink verwijderen.

Opdrachten automatiseren met macro’s

Macro’s automatiseren complexe bewerkingen door een reeks opdrachten op te nemen. Je versnelt niet alleen routineklussen met macro’s doordat Excel toetsaanslagen en muisbewerkingen veel sneller kan terugspelen dan jij ze opnieuw kunt uitvoeren, maar je verzekert jezelf er ook van dat elke stap op exact dezelfde manier wordt herhaald, iedere keer weer.

De macro’s die je in Excel opneemt worden gemaakt in VBA (Visual Basic for Applications), een versie van de programmeertaal BASIC die door de nijvere programmeurs van Microsoft speciaal is aangepast voor alle Office-toepassingen. Als je wilt, kun je de Visual Basic Editor gebruiken om de VBA-code te bekijken en bewerken.

Een nieuwe macro opnemen

In Excel 2016 kun je het lint uitbreiden met het tabblad Ontwikkelaars, dat diverse nuttige knoppen voor macro’s en enkele geavanceerde functies bevat. Voer de volgende stappen uit om het tabblad Ontwikkelaars aan het lint toe te voegen:

1. Kies Bestand Opties of gebruik Alt+BT om het dialoogvenster Opties voor Excel te openen.
2. Klik op de optie Lint aanpassen in de categorielijst aan de linkerkant van het venster, zoek in de lijst aan de rechterkant naar de optie Ontwikkelaars (onder Hoofdtabbladen) en schakel het vinkje hiervan in. Klik ten slotte op OK.

Als de tab Ontwikkelaars aan het lint toevoegt, verschijnt er tegelijkertijd een macro-opnameknop linksonder op de statusbalk. Zo kun je heel makkelijk een macro opnemen. Maar ook als je het tabblad Ontwikkelaars niet aan het lint hebt toegevoegd, kun je macro’s opnemen. In de groep Macro’s van het tabblad Beeld op het lint vind je namelijk de knop Macro’s. Klik op de pijl onder de knop en kies Macro opnemen.

Of je nu op de macro-opnameknop op de statusbalk klikt, de optie Macro opnemen in het vervolgmenu van de knop Macro’s op het tabblad Beeld kiest (Alt+VMO) of op de knop Macro opnemen op het tabblad Ontwikkelaars klikt (Alt+SR), in alle drie de gevallen gebeurt hetzelfde: alles wat je vanaf dat moment op het huidige werk- of grafiekblad doet wordt geregistreerd en bewaard.

De toetsaanslagen of muisbewerkingen die je voor een handeling gebruikt, worden niet opgenomen; alleen de achterliggende VBA-code om die handeling uit te voeren wordt opgeslagen. Fouten die je tijdens het opnemen van een macro ontdekt en vervolgens herstelt, worden niet in de code opgeslagen. Als je tijdens het opnemen van een macro bijvoorbeeld een typefout maakt en direct weer verbetert, dan komt alleen de gecorrigeerde tekst in de macro te staan. De oorspronkelijke fout en de handelingen om die fout te verbeteren verschijnen niet in de macro.

De macro’s die je opneemt kun je opslaan als onderdeel van de huidige werkmap, bij een nieuwe werkmap of in een speciale werkmap met de naam Persoonlijke macrowerkmap die als het bestand PERSONAL.XLSB in de map XLSSTART op de harde schijf wordt opgeslagen. Een macro die je als onderdeel van de persoonlijke macrowerkmap opneemt kan in elke geopende werkmap worden uitgevoerd, aangezien de macrowerkmap op de achtergrond aanwezig is als je Excel gebruikt. De macro’s in de verborgen macrowerkmap zijn altijd beschikbaar. Macro’s die je bij de huidige werkmap of bij een nieuwe werkmap opslaat zijn alleen beschikbaar bij de werkmap waarin ze zijn opgeslagen.

Tijdens het maken van een macro geef je niet alleen aan in welke werkmap hij moet worden opgeslagen, maar ook welke naam hij moet krijgen en welke sneltoets je eraan wilt koppelen. Bij het toekennen van een naam gebruik je dezelfde richtlijnen als bij de naamgeving van een celbereik in het werkblad. Je kunt de volgende sneltoetsen aan een macro toekennen:

• De Ctrl-toets plus een letter van A tot en met Z, zoals Ctrl+Q;
• Ctrl+Shift plus een letter van A tot en met Z, zoals Ctrl+Shift+Q.

Je kunt geen leesteken of cijfer aan een macrosneltoets toekennen, dus Ctrl+2 of Ctrl+/ is niet mogelijk.

Voer de volgende stappen uit om te ontdekken hoe eenvoudig het is een macro op te nemen waarmee je een bedrijfsnaam in een 12-punts vet lettertype invoert en vervolgens in de kolommen A tot en met E centreert met de functie Samenvoegen en centreren:

1. Open de werkmap met de gegevens waarop je de macro wilt toepassen.
   
   Bij een macro die nieuwe gegevens toevoegt, zoals in dit voorbeeld, gebruik je een werkblad met veel lege cellen. Bij een macro die in een specifieke cel moet beginnen als de stappen worden teruggespeeld, plaats je de celaanwijzer in deze cel.
2. Klik op de knop Macro opnemen op het tabblad Ontwikkelaars, of kies de optie Macro opnemen in het vervolgmenu van de knop Macro’s op het tabblad Beeld van het lint, of klik op de macroopname knop op de statusbalk.
   
   Het dialoogvenster Macro opnemen wordt dan geopend (zie figuur 12.4). In dit dialoogvenster voer je een naam in, ken je een sneltoets toe, selecteer je de werkmap waarin hij moet worden opgeslagen en geef je een beschrijving op.

   

   Figuur 12.4:
   Een nieuwe macro maken in het dialoogvenster Macro opnemen

3. Vervang de tijdelijke naam Macro1 in het tekstvak Macronaam door een beschrijvende naam.
   
   Een macronaam mag geen spaties bevatten en moet met een letter beginnen. In dit voorbeeld vervang je de naam Macro1 door de naam Bedrijfsnaam.
   
   
   
   Vervolgens voer je een letter van A tot en met Z in die je samen met Ctrl als sneltoets kunt gebruiken. Vergeet echter niet dat Excel zelf al verschillende Ctrl-sneltoetsen voor opdrachten gebruikt, zoals Ctrl+C om gegevens naar het Klembord te kopiëren en Ctrl+V om ze van het Klembord naar een werkblad te plakken. Als je een van deze al toegekende sneltoetsen voor een macro gebruikt, werkt de sneltoets niet meer voor de opdracht.
4. (Optioneel) Voer de letter voor de sneltoets in het tekstvak Sneltoets in.
   
   In dit voorbeeld gebruik je Shift+C om de sneltoets Ctrl+Shift+C als sneltoets aan de macro toe te kennen, zodat de bestaande sneltoets Ctrl+C niet wordt vervangen.
   
   Vervolgens moet je beslissen waar de nieuwe macro moet worden opgeslagen. Selecteer de optie Persoonlijke macrowerkmap in de vervolgkeuzelijst Macro opslaan in als je de macro op elk gewenst moment wilt kunnen uitvoeren. Selecteer de optie Deze werkmap als de macro alleen in de huidige werkmap moet worden uitgevoerd en kies de optie Nieuwe werkmap als je een nieuwe map wilt openen om de macro op te nemen en uit te voeren.
5. Selecteer de optie Persoonlijke macrowerkmap, Deze werkmap of Nieuwe werkmap in de vervolgkeuzelijst Macro opslaan in om aan te geven waar de macro moet worden opgeslagen.
   
   De voorbeeldmacro sla je in de persoonlijke macrowerkmap op, zodat je hem in elke gewenste werkmap kunt gebruiken om de bedrijfsnaam aan een werkblad toe te voegen.
   
   
   
   Vervolgens omschrijf je de functie van de macro in het tekstvak Beschrijving. Dit is niet verplicht, maar het is wel verstandig om er een gewoonte van te maken deze informatie aan elke nieuwe macro toe te voegen, zodat jij en je collega’s weten wat de macro doet als hij wordt uitgevoerd.

    

6. (Optioneel) Klik in het tekstvak Beschrijving en typ een korte omschrijving van de werking van de macro en eventueel de datum waarop de macro is opgenomen.
   
   Je kunt het dialoogvenster Macro opnemen nu sluiten en met de macro-opname beginnen.
7. Klik op OK om het dialoogvenster Macro opnemen te sluiten.
   
   Het dialoogvenster wordt gesloten en op alle toepasselijke plaatsen in het Excel-venster verandert de optie Macro opnemen met het rode rondje in de optie Opname stoppen met een blauw vierkantje: zowel in de groep Programmacode op het tabblad Ontwikkelaars als in het menu van de knop Macro’s op het tabblad Beeld. En ook op de statusbalk verandert de opnameknop in een stopknop.
8. (Optioneel) Schakel de optie Relatieve verwijzingen gebruiken in als je de macro op elke gewenste positie in het werkblad wilt kunnen afspelen.
   
   Zowel op het tabblad Ontwikkelaars als in het menu van de knop Macro’s op het tabblad Beeld zie de optie Relatieve verwijzingen gebruiken. Schakel deze optie in als de macro relatief ten opzichte van de positie in de huidige cel moet worden uitgevoerd. Bij de voorbeeldmacro Bedrijfsnaam moet je dit absoluut doen, want anders is de macro alleen geschikt om de bedrijfsnaam in cel A1 van een werkblad in te voegen en nergens anders.
9. Selecteer de cellen, voer de gegevens in en selecteer de benodigde opdrachten voor de taken die je wilt opnemen, net zoals je gegevens gewoonlijk in het werkblad invoert. Gebruik toetsenbord, muis of een combinatie van beide.
   
   Voor de voorbeeldmacro voer je de bedrijfsnaam in en klik je op de knop Invoegen op de formulebalk of druk je op Enter om de invoer in de cel te voltooien. Klik daarna op de knop Vet en selecteer de waarde 12 in de vervolgkeuzelijst Tekengrootte in de groep Lettertype op het tabblad Start. Sleep over de cellen A1:E1 om dit bereik te selecteren en klik ten slotte op de knop Samenvoegen en centreren, eveneens op het tabblad Start.
   
   Je kunt het opnemen beëindigen nadat je alle handelingen hebt uitgevoerd.
10. Kies de optie Opname stoppen op het tabblad Ontwikkelaars van het lint of in het menu van de knop Macro’s op het tabblad Beeld. Of klik op de stopknop op de statusbalk.
    
    Nu verschijnt op al deze locaties weer de optie Macro opnemen, zodat je weet dat de opname voltooid is en er geen handelingen meer worden vastgelegd.

Ik vind persoonlijk de opname-/stopknop op de statusbalk het fijnst werken. Niet alleen kan ik met één klik een opname starten, zonder dat ik eerst naar het tabblad Ontwikkelaars of Beeld hoef te gaan, ook zie ik één oogopslag of er een macro wordt opgenomen of niet. Zoals gezegd moet je wel het tabblad Ontwikkelaars aan het lint toevoegen, anders verschijnt de knop niet op de statusbalk.

Macro’s uitvoeren

Je voert een opgenomen macro uit door te klikken op de knop Macro’s op het tabblad Beeld of op het tabblad Ontwikkelaars, of door de toetsencombinatie Alt+F8 te gebruiken. Het dialoogvenster Macro’s van figuur 12.5 wordt dan geopend. In de figuur zie je dat de namen van alle macro’s van de huidige werkmap en van de persoonlijke werkmap in dit dialoogvenster worden weergegeven. Selecteer eenvoudigweg de naam van de macro die je wilt gebruiken en klik dan op de knop Uitvoeren of druk op Enter om de opgenomen handelingen af te spelen.

Als je een sneltoets aan een macro hebt toegekend, hoef je het dialoogvenster Macro’s natuurlijk niet te openen: gebruik gewoon de ingestelde toetsencombinatie van Ctrl of Ctrl+Shift met de toegekende letter om de macro rechtstreeks uit te voeren in het actieve werkblad.

Figuur 12.5:
Een macro selecteren en uitvoeren in het dialoogvenster Macro’s

De macro’s die je met de optie Persoonlijke macrowerkmap hebt opgeslagen, kunnen op elk gewenst moment worden afgespeeld omdat deze macrowerkmap altijd is geopend (al is hij standaard verborgen, zodat je hem niet ziet). Als je in het dialoogvenster Macro’s een macro probeert te bewerken of verwijderen die in de Persoonlijke macrowerkmap is opgeslagen, krijg je een dialoogvenster te zien met de waarschuwing dat een verborgen werkmap niet kan worden bewerkt.

Om de persoonlijke macrowerkmap zichtbaar te maken, verwijder je eerst het dialoogvenster met de waarschuwing en klik je daarna op de knop Venster zichtbaar maken op het tabblad Beeld (Alt+VI). Selecteer in het dialoogvenster Zichtbaar maken de werkmap PERSONAL.XLSB en klik op OK. Excel activeert dan de persoonlijke macrowerkmap, waarna je de macro’s in het dialoogvenster Macro’s kunt bewerken. Als je klaar bent, sluit je het dialoogvenster en klik je op de knop Venster verbergen op het tabblad Beeld (Alt+VV) om de persoonlijke werkmap opnieuw te verbergen.

Macro’s toekennen aan het lint en de werkbalk Snelle toegang

Je kunt een macro niet alleen met het dialoogvenster Macro’s of een toegekende sneltoets uitvoeren , maar ook met een knop die je aan een aangepast tabblad op het lint hebt toegevoegd of met een knop op de werkbalk Snelle toegang.

Voer de volgende stappen uit om een macro aan een aangepaste groep op een aangepast tabblad op het lint toe te voegen:

1. Kies Bestand Opties en klik dan op de optie Lint aanpassen in het dialoogvenster Opties voor Excel (of gebruik Alt+BTL).
   
   Excel opent het dialoogvenster Opties voor Excel met het onderdeel Lint aanpassen.
2. Selecteer de optie Macro’s in de vervolgkeuzelijst Opdrachten kiezen.
   
   In de lijst onder deze vervolgkeuzelijst verschijnen nu de namen van alle macro’s die in de huidige werkmap en in de persoonlijke macrowerkmap zijn opgeslagen.
3. Klik in de lijst aan de rechtkant van het dialoogvenster op de naam van de aangepaste groep (onder het aangepaste tabblad) waarin je de macro wilt plaatsen.
   
   Als je nog geen aangepast tabblad en groep voor de macro hebt gemaakt of als je een nieuwe wilt maken, voer dan de volgende stappen uit:
   1. Klik op de knop Nieuw tabblad onder de lijst aan de rechterkant van het venster.

      Excel voegt dan de items Nieuw tabblad (Aangepast) en Nieuwe groep (Aangepast) aan de lijst toe en selecteert de optie Nieuwe groep (Aangepast).

   2. Klik op de optie Nieuw tabblad (Aangepast) die je net hebt toegevoegd.
   3. Klik op de knop Naam wijzigen onder de lijst en typ een nieuwe weergavenaam voor het tabblad, waarna je op OK klikt.
   4. Klik op de optie Nieuwe groep (Aangepast) in de keuzelijst Hoofdtabbladen.
   5. Klik op de knop Naam wijzigen onder de lijst en typ een nieuwe weergavenaam voor de groep voordat je op OK klikt.
4. Klik in de lijst links op de naam van de macro die je wilt toevoegen aan de aangepaste groep die in de lijst rechts is geselecteerd.
5. Klik op de knop Toevoegen om de geselecteerde macro aan de aangepaste groep van het aangepaste tabblad toe te voegen en klik op OK om het dialoogvenster Opties voor Excel te sluiten.

Nadat je een macro aan een aangepaste groep op een aangepast tabblad hebt toegevoegd verschijnt zijn naam als knop met een algemene afbeelding (van een stroomdiagram) op het lint. Je hoeft nu alleen maar de knop aan te klikken om de macro uit te voeren.

Voer de volgende stappen uit om een knop voor een macro aan de werkbalk Snelle toegang toe te kennen:

1. Klik op de knop Werkbalk Snelle toegang aanpassen rechts van de werkbalk Snelle toegang en kies Meer opdrachten.
   
   Excel opent het dialoogvenster Opties voor Excel met het onderdeel Werkbalk Snelle toegang.
2. Selecteer de optie Macro’s in de vervolgkeuzelijst Kies opdrachten uit.
   
   In de lijst eronder verschijnen nu de namen van alle macro’s die je in de huidige werkmap en in de persoonlijke macrowerkmap hebt opgeslagen.
3. Selecteer de macro die je als knop aan de werkbalk Snelle toegang wilt toevoegen en klik op de knop Toevoegen.
4. Klik op OK om het dialoogvenster Opties voor Excel te sluiten.

Nadat je het dialoogvenster hebt gesloten verschijnt een aangepaste knop met een algemeen macrosymbool op de werkbalk Snelle toegang. Het macrosymbool lijkt op een stroomdiagram. Plaats de muisaanwijzer op de knop om de naam van de macro weer te geven. Klik op de knop om de macro uit te voeren.

Werkbladen delen

In Excel is het heel makkelijk om spreadsheets te delen met klanten en collega’s. Kies gewoon de opdracht Delen op het lint of in de Backstage-weergave en bewaar de werkmap op je OneDrive. Eenmaal daar op geslagen deel je de werkmap heel eenvoudig door de link ervan naar de genodigden te sturen. Zij kunnen de werkmap dan openen met hun eigen exemplaar van Excel of, als ze dat niet hebben, met de webtoepassing Excel Online.

Ook kun je het onderdeel Delen van de Backstage-weergave gebruiken om werkmappen te e-mailen of toegankelijk te maken via instant messaging. Als je de professionele berichtenservice Microsoft Skype for Business geïnstalleerd hebt, kun je je werkblad ook als onderdeel van een online meeting presenteren.

Bovendien is opslaan op OneDrive ook handig voor jouzelf: zo kun je je werkmappen bekijken en bewerken als je niet op kantoor bent en de computer die je gebruikt niet over de juiste Excel-versie beschikt. Zolang je maar een internetverbinding hebt, kun je waar dan ook inloggen in de documentenmap van je OneDrive en vervolgens je werkmappen openen en bewerken met Excel Online (een webtoepassing die het in de meeste moderne browsers doet).

Werkmappen delen via OneDrive

Voordat je een werkmap kunt delen , moet je een kopie ervan opslaan op je OneDrive. De eenvoudigste manier om dit te doen is door op de knop Delen te klikken (Alt+Y), rechtsboven op het lint. Excel opent dan een taakvenster Delen, met een knop genaamd Opslaan naar cloud. Klik hierop en het onderdeel Opslaan als van de Backstage-weergave verschijnt. Selecteer een locatie op je OneDrive en sla de werkmap op (zie hoofdstuk 2 voor meer informatie).

Hierna ga je automatisch terug naar het hoofdvenster van Excel en het taakvenster Delen bevat nu opties om personen uit te nodigen (zie figuur 12.6).

Figuur 12.6:
Een werkmap die opgeslagen is op je OneDrive delen met collega’s of vrienden

Voer deze stappen uit om de werkmap te delen:

1. Klik in het taakvenster Delen in het vak Personen uitnodigen en begin het e-mailadres te typen van de eerste persoon met wie je de werkmap wilt delen.
   
   Excel probeert datgene wat je typt direct te matchen met de adressen in je Windows-adresboek. Als er overeenkomende e-mailadressen worden gevonden, verschijnen die in een lijst onder het vak waarin je typt, zodat je alleen maar op een adres of naam hoeft te klikken om die toe te voegen. Je kunt ook op de knop In het adresboek naar contactpersonen zoeken klikken, rechts naast het invoervak Personen uitnodigen. Het dialoogvenster Adresboek: algemene adreslijst wordt dan geopend, waar je direct een of meer contactpersonen kunt uitkiezen en verplaatsen naar de lijst Geadresseerden.
   
   Wanneer je je werkmap wilt delen met meer dan één persoon, denk er dan aan om een puntkomma tussen de verschillende e-mailadressen te zetten.
2. (Optioneel) Klik op de vervolgkeuzelijst met de tekst Kan bewerken en kies de optie Kan bekijken. De mensen met wie je je werkmap deelt, kunnen hem dan alleen bekijken en niet bewerken.
   
   De standaardinstelling is Kan bewerken, wat dus inhoudt dat degenen die de werkmap van jou mogen bekijken er ook in kunnen werken. Hun wijzigingen worden dan automatisch weggeschreven in het bestand op de OneDrive . Als je dat te riskant vindt, moet je niet vergeten om de optie Kan bekijken te selecteren voordat je de map deelt.
3. (Optioneel) Klik in het vak waar standaard de tekst Een bericht opnemen in staat en typ een berichtje. Wat je hier typt, zal deel uitmaken van de e-mail die de ontvangers krijgen.
   
   Doe je dit niet, dan verstuurt Excel zelf een standaardtekstje.
4. Klik op de knop Delen.
   
   Zodra je dat doet, verstuurt Excel een mail naar elk adres dat je in het vak Personen uitnodigen hebt ingevoerd. Ook verschijnen onderaan in het taakvenster Delen de namen van de ontvangers, inclusief hun bevoegdheden (Kan bekijken of Kan bewerken)

Alle ontvangers krijgen nu een mailtje met daarin, behalve een standaardtekstje of het bericht dat je in stap 3 hebt ingevoerd, een hyperlink naar de werkmap op je OneDrive. Klikt iemand op deze link, dan wordt een exemplaar van de werkmap geopend in zijn webbrowser met behulp van Excel Online (of, als een bepaalde browser Excel Online niet kan uitvoeren, in een webviewer). Wanneer je tijdens het delen de optie Kan bewerken had gekozen, dan ziet de ontvanger in Excel Online bovendien de knop Bewerken in browser.

Klikt een ontvanger op deze knop, dan kan hij in het vervolgmenu kiezen tussen Bewerken in Excel en Bewerken in Excel Online. In het eerste geval wordt het werkmapbestand gedownload en geopend in zijn eigen exemplaar van Excel. Kiest hij voor Bewerken in Excel Online, dan wordt het bestand geopend in een uitgebreidere versie van Excel Online, ditmaal met tabbladen zoals STARTPAGINA, INVOEGEN en BEELD, met daarop veel (maar niet alle) opdrachten die je uit de gewone versie van Excel kent. De ontvanger kan de werkmap nu bewerken en de wijzigingen worden automatisch opgeslagen op OneDrive.

Je kunt een werkmap ook direct vanuit je OneDrive delen. Ga eenvoudig naar de gewenste map op OneDrive, klik met de rechtermuisknop op het bestand en kies Delen in het snelmenu.

De koppeling naar een werkmap opvragen

In plaats van Excel automatisch een mailtje te laten sturen naar degenen met wie je via OneDrive een werkmap wilt delen, kun je ook de hyperlink naar het bestand opvragen, zodat je deze zelf naar de ontvanger(s) van je keuze kunt mailen.

Om dit te doen, moet je in het taakvenster Delen zijn. Klik op de knop Delen op het lint als dit taakvenster nog niet geopend is. Klik vervolgens op de tekst Koppeling voor delen ophalen, helemaal onder in het taakvenster.

Vervolgens kun je kiezen: wil je dat degenen aan wie je de hyperlink straks doorgeeft de werkmap kunnen bewerken, of mogen ze hem alleen bekijken? In het eerste geval klik je op de knop Bewerkingskoppeling maken, in het tweede geval op de knop Koppeling voor alleen weergeven maken. Na het klikken op de knop van je keuze verdwijnt de knop en maakt hij plaats voor een tekstvak met een lange, ingewikkelde hyperlink, met daarnaast een knop Kopiëren.

Om de weergavekoppeling of bewerkingskoppeling aan iemand anders te kunnen geven, klik je op de Kopiëren-knop naast de gewenste koppeling, of selecteer je de koppelingstekst en gebruik je de sneltoets Ctrl+C. Plak de koppeling vervolgens in een e-mail (of in een Word-bestand of wat dan ook) met Ctrl+V.

Een werkmap per e-mail versturen

Om een exemplaat van een werkmap naar een klant of collega te e-mailen , kies je Bestand Delen E-mail (Alt+BHQ). In de rechterhelft van de Backstage-weergave verschijnt dan het opschrift E-mail, met daaronder de volgende vijf knoppen:

• Als bijlage verzenden. Hiermee maak je een nieuw e-mailbericht in je standaard-e-mailprogramma met een kopie van het werkmapbestand als bijlage.
• Een koppeling verzenden. Hiermee maak je een nieuw e-mailbericht in je e-mailprogramma met een hyperlink naar het werkmapbestand. Deze optie is alleen beschikbaar als het bestand op de webserver van je bedrijf of van een provider is opgeslagen.
• Verzenden als PDF. Hiermee converteer je de werkmap naar het formaat pdf van Adobe en voeg je het pdf-bestand als bijlage aan een nieuw e-mailbericht toe. De ontvanger moet dan wel over Adobe Reader beschikken om de bijlage te kunnen openen.
• Verzenden als XPS. Hiermee converteer je de werkmap naar het formaat XPS van Microsoft en voeg je het XPS-bestand als bijlage aan een nieuw e-mailbericht toe. De ontvanger moet over een XPS-reader beschikken om de bijlage te kunnen openen; dit programma is automatisch geïnstalleerd op computers met Windows 7 en Windows Vista.
• Als internetfax verzenden. Hiermee verstuur je een werkmap als fax via een online faxprovider . Je moet dan wel bij zo’n provider zijn aangesloten en het Windows-onderdeel Windows Faxen en scannen hebben geïnstalleerd.

Nadat je op een van deze knoppen hebt gedrukt, opent Windows een nieuw e-mailbericht in je e-mailprogramma met een link naar het werkmapbestand of met het bestand zelf als bijlage. Je hoeft alleen nog maar het e-mailadres van de ontvanger in te voeren, een bericht te typen en op de knop Verzenden te klikken.

Je werkmappen online bewerken

Microsoft heeft enkele van zijn Office-programma’s ook beschikbaar gemaakt in de vorm van webtoepassingen . Er zijn zogeheten Office Online-versies van Word, Excel, PowerPoint en OneNote, die iedereen met een Microsoft-account kan gebruiken. Je kunt een Excel-werkmap die is opgeslagen op je OneDrive dus eenvoudig bewerken in Excel Online, en het enige wat je daarvoor nodig hebt, is een webbrowser.

Dit is erg handig als je op het laatste moment iets moet veranderen in een Excel-bestand, maar geen computer of tablet bij de hand hebt waarop Excel is geïnstalleerd. Zolang je maar wel over een apparaat beschikt dat verbinding heeft met internet en waarop een webbrowser is geïnstalleerd die met Excel Online overweg kan (zoals Internet Explorer of Safari), kun je de meeste dingen die je in de pc-versie van Excel kunt doen, ook gewoon online doen.

Het grote voordeel van Excel Online is dat je er online werkmappen mee kunt bewerken in de nieuwste versies van populaire webbrowsers, waaronder Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome en Safari.

Met de volgende eenvoudige stappen met Excel Online bewerk je een werkmap die op je OneDrive is opgeslagen:

1. Open je favoriete webbrowser op het apparaat waarmee je wilt werken en ga naar www.office.com. Meld je aan met je Microsoftaccount (het account dat je voor Windows, Windows Live, Hotmail, OneDrive of welke andere Microsoft-dienst ook gebruikt).
   
   Er verschijnt een webpagina met wat informatie over Office Online. Let vooral op de tekst Meteen aan de slag gaan met de online-apps, met daaronder een rij kleurige pictogrammen voor Word, Excel, PowerPoint enzovoort.
2. Klik op het pictogram Excel.
   
   Office.com laat een startscherm zien dat veel doet denken aan wat je ziet als je Excel 2016 start. Linksboven vind je een lijst met onlangs geopende bestanden. En linksonder staat de koppeling Openen vanuit OneDrive (en ook Openen vanuit Dropbox, als je je Dropbox-account gekoppeld hebt met Office Online via de link Locatie toevoegen).
3. Klik op Openen vanuit OneDrive voor een overzicht van de mappen en documenten op je OneDrive.
4. Klik op de naam van de Excel-werkmap die je wilt bewerken.
   
   Excel Online opent de werkmap en je kunt erin gaan werken. Het kan ook zijn dat het bestand wordt geopend in de alleen-lezenmodus, wat inhoudt dat je het eerste werkblad ziet en dat er geen lint met tabbladen en knoppen is. Klik in dat geval op de knop Werkmap bewerken, rechts van de werkmapnaam, en kies Bewerken in Excel Online in het menu van de knop.
5. Bewerk je werkmap.
   
   Excel Online heeft een eigen lint, al is dat iets minder uitgebreid dan dat van het echte Excel 2016 (zie figuur 12.7). In elk geval zie je de tabbladen BESTAND, STARTPAGINA (vergelijkbaar met Start in de volledige versie van Excel), INVOEGEN, GEGEVENS, CONTROLEREN en BEELD. Hiermee kun je de belangrijkste handelingen wel uitvoeren, zoals gegevens toevoegen en opmaken, maar veel gespecialiseerde opdrachten ontbreken. Op het tabblad GEGEVENS bijvoorbeeld kun je tabellen sorteren en Excel dwingen om alle formuleuitkomsten opnieuw te berekenen, mocht dat niet vanzelf gebeuren, maar verder valt er niet zoveel te doen. Andere mogelijke opdrachten zijn onder meer functies, eenvoudige grafieken en hyperlinks toevoegen (INVOEGEN), opmerkingen invoegen (CONTROLEREN) en de rasterlijnen in- of uitschakelen (BEELD).
6. Als je klaar bent, sluit je gewoon je webbrowser om de werkmap op te slaan en te sluiten. Wil je een kopie van de werkmap opslaan onder een andere naam en in dezelfde OneDrive-map als het origineel, kies dan Bestand Opslaan als, klik op Opslaan als en typ een nieuwe naam in het dialoogvenster Opslaan als. Klik dan op Opslaan. Je mag ook het selectievakje Bestaande bestanden overschrijven markeren als je dezelfde bestandsnaam wilt gebruiken.

   

   Figuur 12.8:
   Een werkmap online bewerken met Excel Online

   Excel Online is erg handig als je eenvoudige bewerkingen of opmaakwijzigingen wilt toepassen via de tabbladen STARTPAGINA en INVOEGEN (en zelfs GRAFIEK, als er een grafiek is geslecteerd). De webtoepassing kan grafische objecten zoals SmartArt en vormen echter alleen weergeven, maar niet bewerken. Alleen met grafieken kan Excel Online (een beetje) overweg. Wil je per se een grafisch object bewerken, dan kun je twee dingen doen. De eerste mogelijkheid is dat je de werkmap in Excel opent (Excel 2010, 2013 of 2016 moet dan wel geïnstalleerd zijn op het apparaat dat je gebruikt) door op de knop Openen in Excel te klikken, bovenaan in de webtoepassing. De andere mogelijkheid is dat je de werkmap downloadt door Bestand Opslaan als Downloaden te kiezen. Het gedownloade exemplaar kun je daarna openen op een apparaat dat over de volledige versie van Excel 2016 beschikt, zoals je kantoor-pc.