CHOISIR SON STYLE
EN FONCTION DU DESTINATAIRE
L’ordinateur démocratise la communication. Nous pouvons écrire à nos collègues, à nos clients et à nos vice-présidents d’entreprise tout comme à nos amis. Toutefois, cette démocratisation entraîne trop souvent une écriture «à taille unique», qui n’est pas toujours souhaitable. Dans la vie, comme en écriture, il y a une certaine étiquette à respecter.
Si vous voulez être pris au sérieux, délaissez le ton du clavardage entre copains, au travail. Articulez vos idées. Oubliez les onomatopées, le langage parlé et les expressions familières. Faites preuve de respect et de professionnalisme envers votre interlocuteur en démontrant vos capacités de rédaction. N’oubliez jamais que le destinataire conditionne plusieurs éléments en rédaction.
D’abord et avant tout, à qui s’adresse votre courriel?
On ne s’adresse évidemment pas de la même façon à son patron qu’à un collègue. Sans toutefois s’enfarger dans les fleurs du tapis, on peut porter une attention particulière au vocabulaire choisi selon la personne à qui l’on s’adresse.
Deuxième élément important: la personnalisation des messages. Il suffit parfois de peu de choses: l’utilisation du nom ou du prénom, le rappel d’un mot ou d’une phrase échangé lors d’une conversation téléphonique. Qui n’a pas déjà reçu un bulletin d’information par courriel où l’on peut lire son nom en toutes lettres? Automatiquement, le destinataire sera plus enclin à prêter attention au message si son nom y apparaît.
Exemples…
Vous travaillez sur un important dossier et avez besoin de plusieurs fichiers provenant de différents destinataires pour poursuivre votre travail. Bien que l’objectif soit le même, vous devez adapter votre courriel pour chaque type de destinataire:
NOTE: Les titres utilisés pour désigner les fonctions diverses dans une entreprise varient d’un endroit à l’autre. Si vous devez écrire des courriels dont les destinataires sont d’origines et de pays divers, soyez vigilants: la façon de s’exprimer peut être différente. Soyez le plus clair possible.
Client
Fournisseur
NOTE: Les exemples servent à illustrer les variantes stylistiques d’un destinataire à l’autre. La concision ne fait pas l’objet de la présente étude.
• D’un destinataire à l’autre, certains éléments peuvent différer. Par exemple: le ton, la présence ou l’absence d’humour, la ponctuation, les explications plus ou moins détaillées, la signature, la présence ou l’absence d’une mise en contexte.
Exercice 1
Selon le type de destinataire, que remarquez-vous?
Exercice 2
Que veut dire pour vous la phrase suivante?
La communication consiste à comprendre celui qui écoute.
Jean ABRAHAM