STRUCTURER EFFICACEMENT
LE CONTENU
La structure est essentielle pour l’organisation et le développement de nos idées. Malheureusement, si l’outil de communication s’est modernisé, notre cerveau ne pense pas plus vite. Il faut donc encore penser et structurer d’abord, pour écrire ensuite. Une bonne structure vous permettra de passer à l’étape suivante: la concision.
Pour vérifier si votre structure est clairement articulée, posez-vous la question suivante: «Puis-je résumer en deux-trois mots ou en une courte phrase chaque paragraphe de mon courriel?»
OBJECTIF: Structurer efficacement le contenu
LOGIQUE DE RÉDACTION, ORGANISATION DES IDÉES
Qu’il soit rédigé directement à l’écran ou sur un bout de papier, le brouillon peut parfois être très utile pour aider à structurer les idées.
L’idéal est de se limiter à un sujet par courriel rédigé. Si vous avez plusieurs points ou questions à soulever, privilégiez les listes à puces. Autre solution: envoyez deux courriels distincts.
Quelle que soit la raison de votre courriel, en règle générale, dites rapidement ce que vous voulez. Soyez bref et optez pour la clarté du message. Combien de courriels recevez-vous par jour? Honnêtement, les lisez-vous tous jusqu’au bout? D’où l’importance d’écrire d’emblée ce que vous voulez… sans oublier les règles de la nétiquette!
Exercice
Vous devez convaincre votre patron que la procédure suggérée concernant le projet sur lequel vous travaillez n’est pas une façon de faire efficace.
DÉCLINER UNE OFFRE
Il y a plusieurs façons de décliner une offre qui nous est faite par courriel. Dans les cas de réception de curriculum vitae, vous pouvez commencer d’emblée par votre décision: «Malheureusement, nous n’avons pas besoin de vos services.» Par la suite, vous pouvez expliquer les raisons: «En effet, nous avons déjà quelqu’un à l’interne qui effectue ce travail.» Il est fortement conseillé de terminer sur une note positive: «Toutefois, nous conservons vos coordonnées dans notre banque de curriculum vitae. Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre compagnie.»
Après avoir lu les deux exemples de courriels de la page suivante, que remarquez-vous à propos de la structure? Y a-t-il des éléments similaires au courriel ci-dessus?
Si vous deviez refuser l’invitation d’un de vos gestionnaires à un barbecue chez lui un dimanche après-midi, de quelle façon le feriez-vous?
Objet: Re - Invitation au cocktail du Président
Objet: Re - Demande de commandite
