CHAPITRE 5

FORMULES D’INTRODUCTION

ET DE SALUTATIONS ADAPTÉES

La politesse est toujours de mise. Elle marque le respect envers le destinataire et traduit la relation ou le niveau hiérarchique, formel ou familier. Si vous êtes plutôt direct, le fait d’entrer d’emblée dans le vif du sujet pourrait parfois passer pour de l’impolitesse. Prenez le temps de varier les formules de politesse selon les gens ou les situations.

Choisissez-vous toujours vos formules de politesse selon le destinataire et la situation?

OBJECTIF:

Choisir les formules d'introduction et de salutation adaptées

Même si le courriel est un moyen simple de communiquer et accessible à tous, ce n’est pas une raison pour passer outre les formules de politesse. Il faut savoir entrer dans le vif du sujet tout en respectant quelques règles. Le choix des formules de salutation et de conclusion dépendra du type de destinataire.

Formules de conclusion marketing

Si vous travaillez dans un centre d’appels ou un service à la clientèle, les courriels se terminent souvent par une petite phrase de remerciement à saveur «marketing»:

  • Merci de l’intérêt que vous portez à Cravates inc. Bonne journée.

  • Si vous avez des questions, n’hésitez pas à communiquer avec nous au numéro ci-dessous, il nous fera plaisir d’y répondre.

  • Nous vous remercions de l’intérêt que vous manifestez pour notre entreprise.

  • Nous sommes heureux de vous compter parmi notre clientèle.

  • Nous vous remercions vivement de l’intérêt que vous portez à notre compagnie.

  • Nous espérons, comme toujours, vous donner pleine satisfaction.

Formules de conclusion en cas de refus

Dans les cas où votre courriel annonce l’impossibilité de donner suite à la demande d’un client, vous devez conclure avec diplomatie:

  • Nous regrettons vivement de ne pouvoir donner suite à votre requête.

  • Pour ces raisons, il nous est malheureusement impossible de donner suite à votre demande.

  • En espérant avoir le plaisir de vous servir une prochaine fois.

Formules de conclusion en cas d'erreur

Dans les cas où vous annoncez au client dans votre courriel que vous avez fait une erreur, il est important de soigner la façon de conclure:

  • Veuillez nous excuser de ce malentendu qui, nous l’espérons, ne vous causera pas de difficultés majeures.

  • En espérant que cet incident ne vous cause pas d’ennuis majeurs.

  • Soyez assuré, Monsieur, que nous mettrons tous les efforts nécessaires pour éviter que de tels incidents se reproduisent.

  • En espérant que ce retard inhabituel ne vous causera pas d’ennuis majeurs.

  • Permettez-nous de vous renouveler nos excuses pour cet incident indépendant de notre volonté.

LES BINETTES

Les signes courriel appelés communément «binettes» ou «smilies» doivent être utilisés avec circonspection. Avant de les inclure, pensez à votre destinataire. S’ils trouvent facilement leur place lors d’échange de courriels avec des amis ou parfois des collègues, les binettes peuvent parfois nuire à la crédibilité professionnelle.

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SIGNATURE ÉLECTRONIQUE

Il est en général conseillé de conclure son courriel par une signature électronique. De cette façon, vous indiquez à votre destinataire tous les renseignements dont il pourrait avoir besoin s’il veut vous joindre.

La signature courriel peut être composée des éléments suivants:

  • votre nom (peut être suivi par le diplôme et le grade universitaire obtenus);

  • votre titre ou fonction;

  • le nom de l’entreprise;

  • votre numéro de téléphone au travail (et votre numéro de poste, le cas échéant);

  • le numéro du télécopieur;

  • votre adresse courriel;

  • l’adresse Web de l’entreprise.

L’ordre d’apparition des renseignements peut varier. Il n’est pas obligatoire de les inscrire tous. Avant de composer votre signature, renseignez-vous sur les usages préconisés dans votre lieu de travail à propos des renseignements à inclure et du format de présentation.

S’il n’existe pas de gabarit, voici quelques exemples de signatures pour vous inspirer lorsque vous voudrez concevoir la vôtre:

NOTE: Si l’utilisation de la couleur est peu recommandée dans l’ensemble pour la rédaction des courriels, elle est en revanche souvent employée pour rédiger les signatures. La couleur permet d’afficher ses goûts graphiques, d’ajouter une touche de personnalité ou de mettre l’accent sur certains éléments d’information. Même si l’expression stipule que «Des goûts et des couleurs, on ne discute pas», vérifiez tout de même les normes préconisées par votre entreprise.

Ma signature ne s'affiche pas lorsque je réponds à un courriel!

Si votre signature est en format .gif ou .jpeg comme dans l’exemple ci-dessous, vérifiez le format du message que vous avez reçu. Avec le logiciel de messagerie Outlook, vous avez trois options: formats HTML, enrichi ou brut.

Les signatures en .gif ou en .jpeg ne s’affichent qu’en formats HTML ou Texte enrichi. Il vous suffit de sélectionner le format voulu et d’insérer votre signature.