TECHNIQUES ÉPROUVÉES
Réfléchir au travail ou en classe est tout un défi. Comment se concentrer dans le bruit? Écrire de manière brève n’est pas si simple non plus. En cas de panne, repensez aux questions simples:
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À qui écrivez-vous?
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De quoi parlez-vous?
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Que voulez-vous dire ou obtenir?
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Pour quand?
OBJECTIF: Acquérir certaines techniques éprouvées
Mots clés et formules utiles en cas de panne d’inspiration
Le syndrome de l’écran vide ou de la page blanche?
LES VERBES D'ACTION
Vous pouvez également tenter de formuler votre objectif à l’aide d’un verbe d’action pour préciser le but recherché.
Exemples
L’objectif de mon courriel…
… Organiser une réunion avec l’équipe des ventes.
… Obtenir de l’information sur la date d’échéance du document à remettre.
… Diffuser les décisions prises lors de la rencontre trimestrielle des vice-présidents.
LA DISCUSSION
Vous pouvez également discuter de la chose avec un collègue de travail. Les idées surgissent souvent de l’échange.
LES MANUELS ET LES GUIDES
Vous devez écrire un courriel et n’avez aucune idée de la façon dont vous allez le rédiger? Feuilleter quelques sections de manuels ou de guides sur la communication peut vous aider à stimuler la réflexion. Au chapitre 8 du présent guide, vous trouverez une liste d’ouvrages très utiles. Si vous n’en avez aucun sous la main, vous pouvez toujours vous servir du dictionnaire qui donne souvent plusieurs exemples de phrases, selon le mot recherché.
COURRIELS BILINGUES
Il existe plusieurs façons d’annoncer à vos destinataires que votre courriel est bilingue.
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Dans un courriel qui débute en français, vous pouvez inscrire au début, en haut à droite: English below. (Vous pouvez également faire de ces termes un lien cliquable pour permettre aux lecteurs anglophones d’accéder directement à la version anglaise). Si vous êtes dans un environnement majoritairement anglophone, commencez par la version anglaise et inscrivez en haut à droite: Version française.
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Si le message est long, vous pouvez annexer les deux versions en fichiers joints en indiquant un message bilingue dans le courriel:
N’oubliez pas de rédiger l’objet de votre courriel dans les deux langues!
JOINDRE UN FICHIER: COMMENT L'ANNONCER DANS LE COURRIEL
Règle général, il est d’usage d’aviser votre destinataire que vous annexez un fichier au courriel que vous lui envoyez. Selon le destinataire, les phrases peuvent varier:
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Vous trouverez ci-joint le communiqué envoyé à tous les clients.
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Tu trouveras ci-joint le document révisé.
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Voici le fichier!
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Ci-joint, le document révisé en format Word et en format PDF (pour que tu puisses voir la mise en page sur Mac).
N’oubliez pas d’inscrire dans votre courriel ce que vous voulez que le destinataire fasse avec l’information envoyée. Voulez-vous qu’il révise le fichier? Voulez-vous obtenir l’approbation du destinataire? Renvoyez-vous le document, tel que demandé? Avez-vous des points particuliers à soulever concernant l’information envoyée? Quels sont les délais? Avant d’envoyer votre courriel, pensez à tous les éléments que vous voulez inclure.
Joindre un fichier
Voici une autre façon d’annoncer et d’inciter les destinataires à lire le fichier joint:
Joindre un lien réseau
Au lieu de joindre le fichier, certains logiciels de messagerie donnent la possibilité d’insérer directement le lien du fichier qui se trouve sur le réseau de l’entreprise. Si votre document se trouve sur Internet, vous pouvez insérer l’adresse ou créer votre propre lien.
Attention
Lorsque vous ajoutez un hyperlien dans votre courriel, vous ne pouvez activer le lien sur votre poste. Le lien ne fonctionne pas sur le poste de l’expéditeur du courriel.
VÉRIFIEZ LE POIDS DU FICHIER
Avant d’envoyer un courriel, il est parfois utile de vérifier le poids du fichier que vous voulez joindre.
La puissance et la rapidité des ordinateurs varient d’un poste à un autre. Si le destinataire n’a pas le modèle dernier cri et que vous lui envoyez un fichier lourd, cela risque de bloquer son logiciel de messagerie pour un petit moment et de le rendre impatient… ou moins réceptif dans le cas où vous lui demandez quelque chose.
Vous pouvez toujours compresser le document, à condition que le destinataire puisse ou sache le décompresser!
REDIRIGER UN COURRIEL: QUOI FAIRE POUR RENDRE L'ACTION EFFICACE
Vous avez reçu un courriel. La fonction Répondre vous permet d’envoyer votre réponse ainsi que l’historique du courriel.
À retenir cependant: plus vous utilisez cette fonction, plus le courriel «grossit». Il sera donc plus long à envoyer. Si les fichiers joints ne sont pas nécessaires pour rédiger votre réponse, évitez de les retourner, car ils surchargent inutilement la boîte de réception de votre destinataire.
GÉRER SES COURRIELS: CRÉATION DE DOSSIERS FONCTIONNELS
Il est fortement conseillé de créer des dossiers dans votre logiciel de messagerie. De cette façon, vous pourrez classer et archiver vos courriels à votre guise, sans encombrer votre espace de réception des courriels.
Autre avantage: en classant vos courriels par projet ou par client, vous pouvez retracer aisément la correspondance échangée. Conservez les courriels significatifs envoyés et reçus: ce sont des preuves qui peuvent servir en cas d’oubli de la part d’un client ou d’un collègue.
Tout comme votre bureau, votre espace de travail virtuel a besoin que l’on y fasse le ménage de temps en temps. Supprimez les courriels sans importance. Conservez ceux qui forment une preuve en cas de conflit (ex.: approbation du client, acceptation de certaines modalités) ou déterminent une étape importante dans l’évolution d’un dossier.
