CHAPITRE 7

PIÈGES À ÉVITER…

ET TRUCS DU MÉTIER

Quand la rapidité prime, les pièges liés à l’écriture sont nombreux. Bien souvent, on escamote le temps de révision. Certains ont même tendance à oublier les principes qui régissent la nétiquette. Ce n’est pas toujours une bonne idée.

Avant toute chose, prenez-vous le temps de penser avant d'agir?

OBJECTIF: Cerner les pièges à éviter… et apprendre les trucs du métier

Une des particularités du courriel est qu’il peut s’adresser à plusieurs personnes à la fois. Formidable, mais parfois dangereux. Une erreur est vite commise, un clic et le courriel est envoyé… Comment éviter de commettre l’irréparable?

MAL GÉRER SON TEMPS DE RÉDACTION ET ESCAMOTER LE TEMPS DE RÉVISION…

Quoi de plus efficace que les logiciels de messagerie électroniques: on peut directement rédiger, corriger, modifier et envoyer en toute rapidité. Écriture de l’instantané, trouver l’équilibre entre la rédaction et la révision n’est toutefois pas chose facile. Dans le feu de l’action, il est facile d’oublier de se relire.

Trucs et astuces

Avant d’envoyer votre courriel, vous pouvez toujours utiliser le correcteur d’orthographe qui, loin d’être parfait ou totalement fiable, permet au moins de supprimer les coquilles.

Si vous n’êtes pas certain d’une phrase ou de la façon dont vous avez communiqué votre message, vous pouvez toujours le faire réviser par un tiers.

PRENDRE UN RISQUE, NE PAS VÉRIFIER ET COMPROMETTRE SA CRÉDIBILITÉ…

Lorsque vous envoyez un courriel, vous ne le faites pas uniquement en votre nom, mais également au nom de l’entreprise qui vous emploie. Comme tous les documents diffusés, votre courriel est le reflet de l’expertise de l’entreprise. Quand vous recevez un courriel ponctué de fautes ou, encore, lorsque vous allez sur un site Web truffé d’erreurs, quelle impression cela vous donne-t-il?

Trucs et astuces

Vous devez rédiger un courriel rapidement? Évitez de vous lancer dans des phrases trop longues ou trop compliquées. Optez pour des phrases courtes et concises. Si vous n’êtes vraiment pas certain de la façon d’écrire votre phrase, vous pouvez toujours la structurer autrement.

SURVIVRE À UNE ERREUR… APPRENDRE

Vous venez à peine d’appuyer sur le bouton «Envoyer». Soudain, un doute vous assaille? Misère, vous vous rendez compte que vous venez de faire une faute de français évidente. Quoi faire?

Date erronée: vous vous apercevez que le 12 juillet est un samedi!

Bien que tous les cas soient différents, il est recommandé en règle générale d’aviser son supérieur ou l’équipe concernée, de façon à ce que les gens puissent répondre adéquatement lorsque le département sera inondé de courriels ou d’appels téléphoniques.

Discutez des stratégies à adopter. Une des solutions possibles est de corriger son erreur et de renvoyer le courriel en mentionnant dans l’objet avant le titre: corrigé ou révisé et en stipulant au début du courriel que certaines erreurs ont été précédemment commises (aïe! ça fait mal à l’ego). Dans certains cas, vous pouvez mentionner la rectification effectuée: comme certains d’entre vous ont pu le constater, la date inscrite était erronée. Veuillez prendre note que la rencontre aura lieu le vendredi 11 juillet.

À l’inverse, il n’est pas nécessaire de souligner à gros trait qu’une erreur vient d’être commise. Rien ne sert de tourner le fer dans la plaie. L’objectif est de transmettre la bonne information et non de laisser une impression d’incompétence.

Personne n’aime se tromper, surtout pas publiquement. Si vous avez pris les actions nécessaires, inutile de vous blâmer pendant des semaines. Vous avez fait une erreur, vous posez les gestes nécessaires pour corriger le tir, quoi faire de plus? Consolez-vous: on refait rarement la même erreur deux fois.

BLAGUES ET VIRUS…

Afin d’éviter le plus possible les virus qui s’immiscent dans les réseaux informatiques, ne détachez pas un courriel auquel est joint un fichier exécutable (.exe) ou un fichier demandant de l’enregistrer sur votre disque dur. Un coup de téléphone à l’expéditeur ou au Centre d’assistance informatique peut vous éviter bien des ennuis.

LES CHAÎNES DE LETTRES

Évitez de répondre à ce type de courriels. De un, vous contribuez peut-être à la propagation d’un virus sans le vouloir et, de deux, les chaînes de lettres ne font pas bonne figure dans un environnement professionnel. Cela donne l’impression que vous avez du temps à perdre. Si vous y tenez, réservez ces échanges pour votre adresse personnelle.

QU'EST-CE QUE LA NÉTIQUETTE?

Le Grand dictionnaire terminologique de l’Office québécois de la langue française propose une définition simple et claire de la nétiquette.

RESPECT DE LA NÉTIQUETTE… QUELQUES EXEMPLES

Citer un collègue

Avant d’inscrire, de rapporter les propos d’un collègue ou de transmettre ses coordonnées, il est fortement recommandé d’aviser la personne en question au préalable pour éviter les mauvaises surprises!

Coincé dans le temps?

Avisez le destinataire que vous ne pouvez répondre tout de suite à son courriel, mais que vous le ferez sans faute dès que possible. Mieux vaut accuser réception d’un courriel rapidement et expliquer votre situation, plutôt que de laisser l’expéditeur dans le noir total. Il ne peut pas deviner que vous êtes submergé! De plus, si vous ne donnez pas signe de vie avant des lustres, le client peut mettre en doute votre professionnalisme et avoir une perception négative de votre compagnie.

Quelle heure est-il?

Vous avez envoyé un courriel urgent et n’avez toujours pas de réponse? Avant de sauter sur votre clavier d’ordinateur et d’envoyer un courriel qui risque de défriser votre destinataire, vérifiez les horaires. Votre destinataire travaille-t-il à l’étranger? Est-il dans le même fuseau horaire que vous? Quels sont les jours fériés en vigueur dans le pays? Si vous n’avez toujours pas de réponse, passez donc un coup de fil à votre interlocuteur. Certaines choses se disent parfois mieux de vive voix que par écrit.

Vous vous absentez?

La plupart des logiciels de messagerie ont une fonction automatique qui permet d’envoyer un message d’absence personnalisé durant une période déterminée. Vous partez en voyage d’affaires pendant trois jours ou prenez vos vacances estivales? Dans le feu de l’action, n’oubliez pas d’écrire votre message et d’activer la fonction avant de quitter le bureau. Autrement, à votre retour, vous risquez de vous retrouver avec une boîte vocale inondée de messages de clients ou de collègues insatisfaits qui vous reprochent de ne pas leur avoir donné de nouvelles.

Objet: Out of office AutoReply

Vous savez que demain, vous devrez répondre à un destinataire, mais savez également que vous serez en réunion pour la majeure partie de la journée? Avisez le destinataire en question de votre horaire. De cette façon, celui-ci saura que vous ne serez pas en mesure de lui répondre sur-le-champ. C’est une façon de préserver sa confiance (vous l’assurez que vous vous occuperez de lui répondre) et de ménager les frustrations potentielles!

QUI ET QUAND METTRE EN C. C.?

Utiliser la fonction copie conforme peut avoir ses avantages:

  • pour aviser ses supérieurs que le travail demandé a été effectué;

  • pour tenir au courant les intervenants impliqués dans un même projet des décisions prises ou de l’évolution d’un dossier;

  • pour inciter un collègue ou un client à coopérer (mettre un supérieur en «c.c.» montre au destinataire que les supérieurs ont été avisés de la situation).

En revanche, l’utilisation abusive de cette fonction peut créer un malaise chez le destinataire. En effet, mettre en «c.c.» systématiquement plusieurs autres personnes (surtout dans le cas d’une erreur commise ou d’une insatisfaction) peut indiquer au destinataire que vous n’avez pas confiance en lui ou que vous doutez de ses capacités. Le «c.c.», une fonction pratique, à utiliser toutefois à bon escient.

LA LISTE D'ENVOI

Pour éviter de vous retrouver avec de multiples messages que vous ne lisez jamais, évaluez de temps à autre la pertinence des messages que vous recevez à titre d’inscrit à une liste de distribution. Si dans les deux mois qui suivent votre inscription vous n’avez pas trouvé de renseignements utiles, désabonnez-vous.

Exemple: Bulletin électronique Air Miles, fonction pour se désabonner.

Si un bulletin électronique ne donne pas la possibilité aux destinataires de se retirer de la liste d’envoi, cela cause généralement un certain malaise. Est-ce un bulletin crédible, une arnaque ou tout simplement un oubli?

GESTIONNAIRES DE PROJETS, FONCTION C.C. ET ENVOIS RÉCURRENTS

Les gestionnaires de projets doivent souvent envoyer une quantité importante de courriels aux membres de leurs équipes ainsi qu’à la haute direction. Voici quelques trucs pour rendre la tâche moins ardue:

ERREUR DE DESTINATAIRE

Dans les premières années d’utilisation des courriels en entreprise, plusieurs généraient automatiquement le message suivant:

Dans les cas où vous recevez des courriels qui ne vous sont pas destinés, par politesse, avisez l’expéditeur. Quiconque commet une erreur est reconnaissant (et parfois soulagé) lorsqu’un destinataire inconnu prend la peine d’écrire un court message expliquant la situation. Cela peut éviter bien des désagréments à l’expéditeur, convaincu qu’il a bien envoyé l’information…

Cependant, de nos jours, de nombreux courriels d’entreprises ou de ministères (provinciaux ou fédéraux) se terminent par un message «vert». En effet, il n’est pas rare d’y lire une phrase du style «Merci de ne pas imprimer» accompagné d’un pictogramme de sapin. Plusieurs courriels se terminent également par une citation ou un proverbe. Malheureusement, la majorité de ces citations n’ont pas de liens réels avec les valeurs de l’entreprise. Si l’intention d’épargner des arbres ou de transmettre une pensée inspirante est noble, ces messages détournent cependant le lecteur du propos principal.