DER BUSINESSPLAN IN DER PRAXIS

TIPPS UND BEST PRACTICES

Praktische Anwendung im Unternehmen

Nicht nur in den beiden bereits betrachteten Situationen (Unternehmensgründung und Ein­führung eines größeren Projekts) erweist sich die – in manchen Fällen vorgeschriebene und in anderen empfehlenswerte – Anfertigung eines Businessplans als nützlich, sondern auch um

• die Unternehmensentwicklung über die Jahre hinweg zu verfolgen (in diesem Fall dient der Businessplan als Referenzdokument) und sicherzugehen, dass sich das Projekt nicht zu weit von den ursprünglichen Prognosen entfernt. Bei weitreichenden strategischen Veränderungen kann auch der Businessplan angepasst werden (je schneller Abweichungen erkannt werden, desto schneller können sie ausgeglichen werden).
• Investoren und Kreditgeber von der Rentabilität eines Projekts und von dem Sinn ihrer Investition bzw. ihres Kredits zu überzeugen.
• bestimmte rechtliche Vorschriften zu erfüllen. Dies gilt insbesondere für den Finanzplan, der bei Gründung einer AG (Aktiengesellschaft) oder einer GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) Teil des notariell beglaubigten Gesellschaftsvertrags ist.
• die Glaubwürdigkeit gegenüber potenziellen zukünftigen Zwischenhändlern zu erhöhen (Zulieferer, Vertreiber etc.).
  
  

  Gut zu wissen: Die wichtigsten Vorteile eines Businessplans

  1. Der Businessplan stellt sicher, dass alle Aspekte eines Projekts (gründlich) betrachtet wurden, sodass keine Unklarheiten mehr verbleiben. Einen starken Wettbewerber oder eine Markteintrittsschranke zu übersehen, könnte sich dagegen sehr nachteilig auswirken.
  2. Im Zusammenhang damit lässt sich anhand des Businessplans auch eine Strategie festlegen und die Machbarkeit des Projekts überprüfen.
  3. Als Standarddokument kann der Businessplan allen Beteiligten (beispielsweise Investoren und Kreditgebern) vorgelegt und von allen verstanden werden. So sieht das Bankrecht zwar bei einer Kreditanfrage (bei einer Bank) einen Businessplan nicht verpflichtend vor, ein Unternehmen wird ohne ihn jedoch nur schwer zu seinen finanziellen Mitteln kommen.
  4. Schließlich erleichtert der Businessplan die strategische, operative und finanzielle Planung für die ersten Jahre und ermöglicht es, zu überprüfen, ob Ziele während der Umsetzung tatsächlich erreicht werden.
     
     

Empfehlungen

• Objektivität bei der Erstellung des Businessplans: Es ist essentiell, die betrachteten Punkte sinnvoll und kohärent zu bewerten. So ist zum Beispiel ein unverhältnismäßig hohes Gehalt im ersten Jahr nach Start eines neuen Projekts nicht sehr realistisch.
• Bestmögliche Überprüfung der Machbarkeit des neuen Projekts: Es mag sich von selbst verstehen, aber nach drei Jahren eine ausreichende Rentabilität zu erwirtschaften, ist für das Überleben des Unternehmens bzw. des Projekts unerlässlich.
• Vergleich der Prognosen mit der Konkurrenz: So lässt sich erkennen, ob die Analyse der Realität entspricht. Ist dies nicht der Fall, sollte sie umgehend angepasst werden.
• Bestätigung des Businessplans durch Experten: Beispielsweise bei der Gründungsberatung der Industrie- und Handelskammern können Schwachstellen aufgezeigt werden. Die Strategie sollte dann nochmals überdacht werden, um den Businessplan besser an die Marktsituation anzupassen.
• Korrekturlesen durch Laien: Ein Businessplan muss für jeden – ob Experte oder nicht – lesbar und leicht verständlich sein.
• Vergleich des Businessplans mit der Unternehmensentwicklung und entsprechende Anpassung: Anhand des Business–plans lässt sich überprüfen, ob die vorgesehene Strategie auch angewendet wird, einer der größten Vorteile des Dokuments. Es ist also wichtig, dass der Businessplan – insbesondere bei neuen Tätigkeiten – während der ersten Jahre nach dem Start in allen Bereichen der Unternehmensführung als Grundlage für die Entwicklung und Unterstützung dient.
• Nachteilige Informationen nicht verschleiern, tatsächliche Risiken nicht verstecken und Finanzprognosen nicht verschönern: Die Gründer haften im Falle einer Unternehmenspleite.

FALLSTUDIE – BARRACUBA

In dieser fiktiven Fallstudie soll die Eröffnung einer neuen Bar in der Innenstadt betrachtet werden. Inhaber ist ein ehemaliger Student, der sich gerne an seine schöne Studentenzeit zurückerinnert und in die Branche zurückkehren möchte. Ihm ist aufgefallen, dass in der Stadt kaum studentische Aktivitäten organisiert werden und dass die wenigen Studentenkneipen, die es gibt, kaum frequentiert werden. Zusammen mit einer ehemaligen Kommilitonin arbeitet er das Projekt aus. Trotz ihrer Ersparnisse benötigen sie noch weiteres Kapital. Nachdem ihre Versuche, private Investoren zu gewinnen, erfolglos blieben, beschließen sie, sich an eine Bank zu wenden. Um dort ernst genommen zu werden, erstellen sie einen (20- bis 30-seitigen) Businessplan. Dieser wird im Folgenden in groben Zügen vorgestellt.

Executive Summary

BarraCuba ist eine neue Bar mit modernem Flair, die sich vor allem an junge Menschen richtet. Um die Bar mit Leben zu erfüllen, werden regelmäßig Themenabende und kleine Konzerte organisiert. Dieser neue Treffpunkt liegt mitten im Studentenviertel, also an einem idealen Standort. An der Bar werden (im Stadt-Preisvergleich) sehr günstige Getränke verkauft.

Vorstellung der Bar und des Teams

Die Strategie der BarraCuba ist hauptsächlich auf ein junges Publikum ausgerichtet, das sowohl tagsüber als auch abends bewirtet werden soll.

Die Bar soll zudem eine spanische Atmosphäre haben, da die Unternehmer davon überzeugt sind, dass Musik und Tanz gerade junge, hippe Kunden anziehen werden.

Das Unternehmen besteht vorerst aus den beiden ehemaligen Wirtschaftsstudenten Tom C. (Schwerpunkt General Management) und Pia T. (Schwerpunkt Controlling). Die beiden Gesellschafter bringen jeweils eine Summe von 12.500 € mit in das Geschäft.

Marktanalyse für Bars

Diese Analyse – z. B. eine PESTEL-Analyse – konzentriert sich auf den Markt, der Veranstaltungen mit Getränkeverkauf kombiniert. Seit einigen Jahren hat dieser aus verschiedenen Gründen zu kämpfen.

Trotzdem bietet der Markt einige Möglichkeiten und eignet sich nach wie vor für die Eröffnung einer Bar, da Studenten immer auf der Suche nach guter Unterhaltung und Orten zum Entspannen und Freunde treffen sind. Zudem werden die organisierten Veranstaltungen und niedrigen Preise schnell die gewünschte Zielgruppe anlocken.

Analyse der Zielgruppe des Projekts

Die Zielgruppe umfasst die Studenten der städtischen Universität und Fachhochschule. Eine auf diese Zielgruppe fokussierte Marktstudie ergab, dass mehr als 60 % die Eröffnung einer Bar in der Innenstadt begrüßen und 5 % von ihnen sie regelmäßig besuchen würden. Während sich die Bar unter der Woche quasi ausschließlich auf Studenten konzentriert, wendet sie sich am Wochenende auch an junge Arbeitnehmer, die an Wochentagen weniger ausgehen.

Eine weitere Zielgruppe sind junge Menschen zwischen 18 und 35 Jahren. Umfragen zum Nachtleben in der Region haben ergeben, dass 20 % der jungen Leute wenigstens einmal im Monat und weitere 10 % einmal die Woche ausgehen. Im Durchschnitt geben sie für einen Abend um die 12 € aus. Mit ihrer Kenntnis der Studentenszene und dem Bewusstsein für das Potenzial ihrer zukünftigen Kunden zeigen die Unternehmer, dass sie über Objektivität verfügen und kohärente Daten liefern können.

Eine quantitative Abschätzung der potenziellen Kunden kommt zu folgendem Ergebnis: Da 23 % der 650.000 Einwohner der Stadt und Umgebung zwischen 18 und 35 Jahre alt sind, beträgt ihre Anzahl ungefähr 150.000.

• 20 % davon besuchen einmal im Monat eine Bar (20 % von 150.000 x 12 €)
• 10 % gehen ungefähr vier Mal im Monat aus (10 % x 12 € x 4 Besuche)

Insgesamt beläuft sich der Umsatz für die Stadt auf 1.080.000 € pro Monat, das heißt 360.000 € + 720.000 € (Achtung: Der Umsatz ist lediglich eine Markteinschätzung und umfasst dabei alle Arten von Barbesuchen für einen ganzen Monat). Wird dieser Wert auf ein ganzes Jahr übertragen – wobei der wahrscheinliche Rückgang im Winter und an Regentagen (- 5 % auf sechs Monate) sowie ein Anstieg während der schönen Jahreszeit (+ 10 % auf sechs Monate) miteinberechnet werden –, liegt der jährliche Umsatz bei 13.284.000 €, das heißt 6.156.000 € + 7.128.000 €.

Wettbewerbsanalyse

Die Wettbewerbsanalyse wird direkt vor Ort ausgeführt. In einem Umkreis von drei Kilometern konnten die Unternehmer sieben Konkurrenten ausmachen, die sie anschließend analysiert haben. Bei zwei davon handelt es sich um Studentenbars: Außer an Abenden unter der Woche wird hier laute Musik gespielt. Beide haben eine beachtliche Getränkekarte und bieten zahlreiche Biersorten an. Die Unternehmer denken jedoch, dass ihr erschwinglicheres – da kleineres – Getränkeangebot ihnen einen Wettbewerbsvorteil sichern wird.

Trotz dieser weitreichenden Prognosen zeigen sie sich offen gegenüber Strategieanpassungen – je nach Nachfrage, Wünschen und Verhalten ihrer ersten Kunden. Ihr Ziel zu diesem Zeitpunkt ist, ihre Kunden bestmöglich zufriedenzustellen, damit so viele wie möglich zu Stammkunden werden und die Bar weiterempfehlen.

Von den Kunden- und Wettbewerbsdaten ausgehend sollte sich der Marktanteil der BarraCuba von 0,5 % im ersten Jahr auf 1,2 % im zweiten und schließlich 1,5 % im dritten Jahr steigern.

Marketingplan der BarraCuba

Im Einklang mit ihrer Vision und ihrer Marktstudie beschließen die Inhaber, wie folgt vorzugehen:

Operativer Plan

Die alltägliche Unternehmensführung wird von den beiden genannten Gesellschaftern übernommen:

• Tom C. wird sich um Kontakte zu Lieferanten, Stadt und Behörden kümmern sowie die Leitung der Bar übernehmen.
• Pia T. wird für die Verwaltung der finanziellen Mittel, Buchhaltung/Steuern und alle weiteren finanziellen Aspekte zuständig sein. Außerdem leitet sie abends die Bar.

Zu Beginn planen sie nicht, Aktivitäten an externe Dienstleister zu vergeben, mit der eventuellen Ausnahme besonderer, technischer oder rechtlicher Unterlagen, die sie nicht selbst anfertigen können. Außerdem möchten sie für einen guten Anlauf der Bar fünf Studenten in Teilzeit einstellen, um dem Andrang bei Veranstaltungen gerecht zu werden.

Zeitplan für die BarraCuba

• 1. und 2. Monat – März - April: Marktstudie, Finanzplan und Bestätigung des Businessplans (dieser Schritt wird aktuell ausgeführt)
• 3. und 4. Monat – Mai - Juni: Bewilligung eines Bankkredits, Kontaktaufnahme mit dem Eigentümer des zukünftigen Standorts und mit der Stadt, Kommunikation von Informationen an die Einwohner der Stadt
• 5. Monat – Juli: Erwerb aller Scheine und Lizenzen, die für die Eröffnung der Bar notwendig sind; Vertragsverhandlungen mit Lieferanten
• 6. Monat – August: Beginn der Bewerbung der zukünftigen Bar und Suche nach studentischen Aushilfen
• 7. Monat – September: Aufbau von Möbeln, Bühne und Bar
• 8. Monat – Oktober: offizielle Eröffnung der Bar zu Vorlesungsbeginn mit einer besonderen Veranstaltung und einigen Getränken zu reduzierten Preisen

Finanzplan

Die Tabelle enthält die größten Einlagen und den Verwendungszweck der für die Gründung benötigten finanziellen Mittel.

Bei den geschätzten Verkaufszahlen beläuft sich der für das erste Jahr nach Gründung („n“) erwartete Umsatz auf 66.420 €, für das zweite auf 159.408 € und für das dritte schließlich auf 199.260 €. Der erwartete Nettogewinn für die ersten drei Jahre wird wie folgt berechnet:

• n – Gründungsjahr: 249 € (Verlust)
• n + 1 – zweites Jahr: 30.432 €
• n + 2 – drittes Jahr: 46.452 €

Der Businessplan sollte auch nach Ablauf der ersten drei Jahre noch nützlich sein. Gegen Ende des ersten Jahres (und der folgenden) müssen die Betreiber der BarraCuba ihre Prognosen mit den erwirtschafteten Zahlen vergleichen und über die Gründe für eventuelle Abweichungen nachdenken. Eine Strategieanpassung ist durchaus noch während des laufenden Betriebs möglich und je schneller die Neuausrichtung erfolgt, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass die zu Beginn gesteckten Ziele erreicht werden.