¿EN QUÉ EMPLEAS TU TIEMPO?

La falta de dirección, no la falta de tiempo, es el problema.

Todos tenemos veinticuatro horas al día.

Zig Ziglar

Me he inclinado por la palabra «emplear» para que no te sientas mal si uso la palabra «malgastar». Y es que a nadie le gusta sentir que está perdiendo el tiempo.

Lo malo es que muchas veces no somos conscientes de que nuestro tiempo está siendo malgastado y necesitamos un poco de perspectiva para abrir los ojos.

¿Te has preguntado alguna vez en qué empleas tu tiempo?

Seguramente creas que lo tienes claro, pero permíteme que lo dude (que conste que no quiero aguarte la fiesta).

Estoy convencido de que tanto en tu vida profesional como en tu vida personal haces un montón de cosas de forma consciente o inconsciente para pasar el tiempo, a las que podríamos llamar por su nombre: pérdida de tiempo.

Por otro lado, también sé que muchas de las cosas a las que dedicas tus horas las haces de forma deliberada.

«Me paso ocho horas en el trabajo y nadie me va a decir nada si me paso una de ellas navegando por internet.» Claro que no, si no te pillan tienes vía libre. Por mi parte nada que objetar. Pero antes que nada plantéate si de verdad quieres pasar una media de ocho horas diarias de tu preciada vida trabajando en algo que no te llena.

«Todas las reuniones a las que asisto son superimportantes. Soy parte del equipo directivo y la empresa sin mí se iría al traste.» ¿Seguro? En muchos casos, las reuniones son una forma más de procrastinación y una forma de justificar lo ocupado que estás.

«Cuando llego a casa necesito desconectar, y mis dos horitas de TV no me las quita nadie.» Yo también veo Juego de Tronos y The Walking Dead (sería un sacrilegio no hacerlo), pero estoy muy lejos de los 233 minutos diarios de televisión que consume de media la gente (datos emitidos por Kantar Media en diciembre del 2016).

Si te sientes identificado, no te lo tomes como una recriminación personal, ¡por favor! Éstos son diferentes escenarios de la vida cotidiana para que te hagas una idea de las maquiavélicas formas que tenemos de perder el tiempo y justificarnos para no sentirnos mal.

Simplemente debemos aprender a escoger mejor, eliminando lo no necesario o esencial. Y ésta es la parte en la que la gente sufre más. Cómo no, está bien desconectar, pero encuentra algo que te revitalice cuando lo hagas.

¿Significa eso que debo obsesionarme con mi tiempo? Ni hablar. Yo también he pasado por todo esto, y me convertí en un completo obseso de la gestión de mi tiempo. Te aseguro que no es necesario.

Si fuéramos realmente conocedores de cómo estamos gastando el tiempo, seguramente nos daría mucho más reparo hacerlo. O aún mejor, si supiéramos la fecha exacta en la que vamos a morir, nos dejaríamos de chorradas y nos centraríamos en lo que es importante para nosotros (aunque más de uno moriría al instante si supiese la fecha).

La cuestión es que no hace falta saber cuándo vamos a morir, pero sí tener presente más a menudo que no tenemos escapatoria. No sabemos cuándo nos iremos al otro barrio, así que hagamos que lo que vivimos merezca la pena.

Seguramente te hayas visto en alguna situación en la que no tenías tiempo, pero algo te ha interesado y has encontrado la forma de dedicarle unos minutos. Has sacrificado una cosa por otra, y de eso va este juego. Siempre tendrás que sacrificar algo, es parte de la vida.

Por ese motivo, la tan manida excusa de no tener tiempo deja de ser válida en el momento en que sabemos que no es cierta.

Y para saber cómo podemos mejorar la gestión de nuestro tiempo, lo primero que debemos averiguar es cómo lo estamos empleando.

Para eso te recomiendo auditar una semana de tu vida.

¿Cómo? Lo que lees, se trata de salir de la incógnita de dónde tenemos fugas de tiempo, monitorizando toda tu actividad durante siete días. Y cuando digo toda, me refiero a TODA. ¿Aceptas el reto? Empecemos.

MA: MOMENTO DE ACCIÓN

TIEMPO DEDICADO A NUESTRO TRABAJO

Este ejercicio consiste en controlar cada 30 minutos las tareas en las que has estado trabajando durante ese rato. Has de apuntarlo todo: si abres el correo, si consultas Facebook, si hablas por teléfono, si hablas con un compañero de trabajo, tus reuniones..., que no quede nada sin justificar.

Cuando pasen 30 minutos, dejas de hacer lo que estás haciendo (en caso de que eso no suponga salir corriendo de una reunión o colgar súbitamente el teléfono) y anotas en una libreta o en una hoja de Word en qué has estado trabajando y cuánto tiempo le has dedicado.

Sigue así durante toda tu jornada laboral durante siete días.

TIEMPO FUERA DEL TRABAJO

Exactamente igual que el ejercicio anterior. Anota cuánto tiempo pasas desayunando, yendo al trabajo, con tus amigos, consultando tu correo, viendo la televisión o leyendo, por ejemplo. Sé que has captado la idea. Cada 30 minutos anota en la misma hoja de antes la actividad que has realizado y el tiempo que te ha llevado. Que no se te olvide apuntar también cuánto tiempo de media pasas en la cama por la noche (supongo que no hace falta que te diga que no es necesario que te levantes cada media hora para comprobar si seguías durmiendo y anotarlo).

Esta lista te va a servir para tres cosas:

1. Para identificar dónde están tus fugas de tiempo: aquellas cosas que has estado haciendo y que o son una distracción, o son innecesarias en tu vida y podrías eliminar (Pareto: nos quedamos con el 20 por ciento que nos da resultados). Por ejemplo, navegar por internet, consultar tus perfiles sociales, chequear cada 10 minutos el correo, tomar un café con alguien que no te apetece ver, etcétera.

2. Determinar si empleas demasiado tiempo en hacer algo que podrías hacer en un tiempo menor (Parkinson: delimitaremos el tiempo de una tarea para que no se expanda).

3. Conocer el precio/hora de nuestro trabajo y ver cómo maximizar nuestros beneficios. Eso te lo explico más adelante.

EL VALOR DE TU TIEMPO

Si trabajas por cuenta propia (eres el dueño y señor de tu tiempo), sigue leyendo. Si trabajas para terceros, tienes dos opciones: 1) leer este apartado y ver cómo valorar tu tiempo el día en que trabajes por tu cuenta, o 2) saltarte este bloque y seguir leyendo el próximo apartado.

Pensar que tus ingresos por hora tienen un valor fijo es un gran error. Tu precio/hora es variable en función de a qué dedicas tu esfuerzo.

Pasarte dos horas de tu jornada laboral gestionando la página de Facebook de tu empresa hará que tu precio/hora sea mucho menor que si esas dos horas las empleas contactando a potenciales clientes. ¿Estás de acuerdo?

En la tabla siguiente has de fijar un precio/hora por columna. Ese precio corresponde al valor de la actividad que has estado realizando.

EL VALOR DE TU TIEMPO

Por ejemplo, en la primera columna podrías poner 10 euros o dólares por hora. En la siguiente 50 euros. En la tercera 100 euros. Y en la cuarta y última 1.000 euros.

El precio/hora de la cuarta columna debe ser siempre 10 veces superior al de la tercera columna. Ten en cuenta que el precio es orientativo y ha de ser una media.

Una vez que hayas fijado los precios, pon las tareas que has estado realizando durante tu horario laboral en la columna que corresponda y el tiempo que le has dedicado.

Por ejemplo, si has estado gestionando tus perfiles sociales durante dos horas, deberías incluir esa actividad en la primera columna, ya que ése es el precio por hora que cobrarías en caso de que te dedicases a gestionar redes sociales. Es muy probable que incluso cobrases menos de 5 euros por hora (triste pero cierto).

Imagina que durante una hora has estado respondiendo emails de consultas de tus clientes. Eso lo podrías poner en la columna de los 50 euros/hora.

Si, por ejemplo, has estado atendiendo dos clientes por teléfono en dos llamadas de media hora cada una, dependiendo del cliente, puedes ponerlo en la columna de 50 euros/hora o en la de 100.

Si, por otro lado, has estado una hora preparando la propuesta de servicios para un potencial cliente que podría generarte un gran ingreso, tendría sentido que esa actividad la pusieses en la última columna.

Recuerda que en tu caso los precios por hora son ajustables, y que el valor de las actividades que has estado realizando lo has de fijar tú bajo tu propio criterio.

Una vez que hayas completado la tabla, suma todos los importes por columnas, y todo el tiempo que has empleado en las tareas.

Dicho esto:

— Las tareas que no puedas introducir en la tabla, que son típicamente aquellas por las que no te pagarían (como navegar por internet), son las que debes eliminar de tu día a día o reservar un breve espacio de tiempo a lo largo de tu día para hacerlas.

— Las tareas cuyo precio por hora es bajo son las tareas que deberías empezar a delegar, externalizar o tratar de automatizar lo máximo posible.

— Las tareas de las dos últimas columnas son las que más beneficio te están generando, y tu objetivo debe ser intentar emplear más tiempo en ellas, planificando cómo llevar a cabo más tareas de este tipo y dejando de hacer las otras tareas que te quitan tiempo y que no te generan tanto beneficio.

Como has visto, el tiempo es oro, y por ese motivo no puedes malgastarlo.

Una de las claves del éxito es dedicar nuestro tiempo a aquello que puede amplificar nuestro beneficio.

Y por ese motivo debes cuidar al máximo tu forma de trabajar, intentando eliminar todas las distracciones que te hacen improductivo.

Recuerda que cada 30 minutos durante siete días debes anotar tus actividades en el cuadro del valor de tu tiempo.

HERRAMIENTAS QUE TE SERÁN ÚTILES

• RescueTime: Su versión gratuita te permite monitorizar en qué aplicaciones y páginas webs pasas tu tiempo. Sólo tienes que instalar la extensión de esta herramienta en tu navegador y empezar a captar datos. La versión de pago es algo más completa que la gratuita y con ella puedes monitorizar el tiempo que pasas trabajando en diferentes tareas de tu ordenador.

• Toggl: Mucho más moderna y sexi que RescueTime pero de pago. Lo mejor son sus informes detallados de cómo empleas tu tiempo y la posibilidad de comparar el rendimiento de la semana actual con la anterior. También puedes controlar el tiempo que pasas en tareas offline (esto lo has de hacer manual cada vez que empiezas y acabas algo). Tiene versión para dispositivos móviles, aunque algo limitada.

• 30/30: Gestor de tareas gratuito para iPhone con el que puedes crear una lista de tareas y asignarles un tiempo determinado para llevarlas a cabo. Una vez que le das al «Play», la aplicación empieza la cuenta atrás y cuando termina el tiempo que has designado para la primera tarea, salta a la siguiente. Es una aplicación muy visual y sencilla, aunque la primera vez que la uses te recomiendo seguir su tutorial explicativo.

• Reporter: Aplicación de iPhone que te hace preguntas de forma regular para que indiques cómo estás empleando tu tiempo. Los reportes resultantes de monitorizar tu actividad se pueden guardar en Dropbox. Tiene un coste de 3,59 euros. Si no tienes un iPhone, la aplicación Saga disponible para Android puede ser una alternativa.