EXPRIMIENDO TU ATENCIÓN Y ENERGÍA
La mala noticia es que el tiempo vuela.
La buena noticia es que tú eres el piloto.
Michael Altshuler
Trabajar en bloques de tiempo es lo único que te permitirá mantener el foco en el loco mundo plagado de distracciones en el que vivimos. Centrarte en la tarea que estás realizando y no saltar de una a otra habiendo pérdida de esfuerzo es esencial para tu productividad. Esta forma de abordar tu trabajo consiste en hacerlo con el propósito de alcanzar un pico de concentración máxima sin dispersión ni interrupciones, teniendo la sensación de que el ciento por ciento de tu dedicación te hará completar el trabajo que estás haciendo y avanzar.
Después de probar diferentes formas de trabajar en bloques y poner mi productividad a prueba, te puedo hablar de tres sencillos métodos cuya aplicación ha derivado en resultados muy óptimos para mi rendimiento:
LA TÉCNICA POMODORO
La técnica pomodoro es un método de trabajo por bloques inventado por el italiano Francesco Cirillo a finales de los años ochenta que consiste en dividir nuestro tiempo de trabajo en períodos de 25 minutos (pomodoros), haciendo descansos de cinco minutos en cada período. Cada cuatro pomodoros podemos hacer un descanso de 15 minutos para desconectar y despejar la mente.
La idea es trabajar concentrados durante esos bloques de 25 minutos porque no podemos trabajar demasiado tiempo centrados en una única tarea. Nuestro cerebro necesita parar y dedicar tiempo a procesar lo que estamos haciendo (esto se aplica sobre todo al estudio).
Con este método evitaremos la fatiga mental y el cansancio, exprimiremos el cerebro mientras está fresco y a tope de energía, y además aplicaremos la ley de Parkinson en toda regla: delimitaremos el tiempo para realizar una tarea para que no se alargue en el tiempo. Si una tarea no puede ser realizada en sólo un pomodoro, la dividimos en varios.
El hecho de dividir grandes tareas en pequeñas porciones de tiempo hace que cualquier objetivo parezca mucho más fácil de conseguir. También lo veremos como un reto asumible: estar 25 minutos concentrados puede hacerlo cualquiera, ¿no?
Bajo mi punto de vista, esta técnica es muy útil para pequeñas tareas que no requieren de demasiada concentración por nuestra parte, y muy aplicable en entornos de trabajo con un horario establecido de ocho horas. Pero igual que tiene muchos pros, tiene algunas contras:
— En muchas ocasiones 25 minutos no es tiempo suficiente para alcanzar nuestro pico máximo de concentración.
— 5 minutos de descanso te pueden parecer sólo segundos si lo que has estado haciendo ha sido muy pesado o has gastado mucha energía mental.
— Si no eliminas todas las distracciones de tu entorno, esos 25 minutos se convertirán en muchos menos minutos de trabajo reales.
—Como te he comentado en esta parte del libro, somos máquinas pero no robots, y el cerebro no puede ponerse a trabajar al ciento por ciento en una tarea desde el primer minuto.
LA REGLA 52/17
La compañía Draugiem Group llevó recientemente a cabo un estudio en el que utilizaron la herramienta de análisis de tiempo DeskTime para analizar los hábitos de trabajo de sus empleados.
Dicho estudio dio lugar a la regla 52/17, que corresponde a la cantidad de minutos de trabajo/minutos de descanso del 10 por ciento de los trabajadores más productivos de toda la compañía.
Pasaban 52 minutos trabajando de forma intensa y concentrada, pero luego descansaban una media de 17 minutos en los que se desvinculaban por completo de sus tareas y descansaban desconectando: socializar con otros empleados, dar un pequeño paseo, comer algo saludable o leer eran algunas de las actividades que realizaban los empleados para desconectar.
Como ves, algo muy similar a la técnica pomodoro, que también apuesta por un trabajo en bloque de forma intensa y una desconexión, en este caso más larga.
¿Es esta regla universal para todo el mundo? Ni mucho menos. ¿Puede serte útil? Sin duda. La cuestión aquí es entender que trabajar de forma continuada durante 52 minutos puede incidir directamente en tu productividad y resultados porque estarás aprovechando tus momentos de energía. Tampoco te dará tiempo a aburrirte de la tarea que estés realizando.
Como pasa con pomodoro, si no cuidas tu entorno de trabajo y no eliminas las distracciones, estos 52 minutos no te servirán de mucho.
Después de hacer varios experimentos en mi jornada laboral aplicando esta regla y habiendo experimentado también con algunos de mis clientes, éstos son sus puntos flacos:
— 52 minutos siguen sin ser suficientes cuando requerimos de mucha concentración para hacer algo.
— Por otro lado, en 52 minutos no llegas a cansarte, con lo que no acabas de optimizar tu energía.
—Tomarte 17 minutos de descanso te pueden parecer demasiados para los 52 de trabajo.
— Esta regla en un trabajo para terceros es casi imposible llevarla a cabo. No creo que a tu jefe le encante la idea de verte fuera de tu puesto de trabajo cada hora; al fin y al cabo, no has estado ni 60 minutos sentado en tu silla.
RITMOS ULTRADIANOS: EL MÉTODO 90-20
Muchas veces nos empeñamos en hacer cosas contranatura si eso nos asegura estar on fire todo el día. Te lo digo por experiencia, yo soy el primero en probar lo que sea, siempre y cuando no entre en riesgo mi vida..., al menos de forma consciente. Durante un tiempo me estuve metiendo entre pecho y espalda más de cinco Red Bull diarios para mantenerme activo (no te recomiendo hacer lo mismo, porque estarás superando de largo la cantidad diaria recomendada de ingestión de esta bebida). Y sí, me lo bebía como si fuera agua. Sin arrepentimientos. No te extrañes demasiado, conozco gente que se toma más de seis cafés sólo en la mañana: esas personas que ves corriendo de arriba abajo como si hubiera un incendio que apagar en algún lugar. Lo de los Red Bull tiene delito, lo reconozco, pero lo de los cafés también es de juzgado de guardia.
Siempre me he considerado a mí mismo un conejillo de Indias, y no dudo en experimentar con mi cuerpo si hace falta con tal de descubrir métodos y técnicas de biohacking que me hagan alcanzar un rendimiento más elevado. Todo sea por el bien de la ciencia (con todo el respeto a mis amigos científicos). Y eso me ha llevado, por ejemplo, a jugar con mis horas de descanso y probar algunos métodos de privación de sueño para ver cómo afectaba a mi rendimiento. De esto te hablaré más adelante.
Leyendo acerca de la relación de la privación de sueño con la productividad, descubrí gracias a Nathan Kleitman que igual que durante la noche nuestro cuerpo se ve regulado por el ritmo circadiano (haciendo que tu cuerpo se regule coincidiendo con las fases de sueño-vigilia), durante el día hay otro ritmo que se encarga de regular tu organismo. Son los ritmos ultradianos.
Estos ritmos se componen de una fase de actividad de 90 minutos seguida de una fase de descanso de 20 minutos. Esto le da mucho sentido al hecho de que físicamente no seamos capaces de mantener nuestra atención por más de 90-120 minutos en la gran mayoría de los casos. ¡Es biológicamente imposible! Somos organismos, y los organismos funcionan por ciclos.
Si pretendemos hacer algo de forma ininterrumpida durante mucho rato, la calidad de nuestro trabajo y resultados serán pobres. Basándonos en estos ritmos, vemos que desconectar cada 90 minutos mejora tu productividad, mejora tus resultados y te permite gestionar tus niveles de energía. Y ahí está el quid de la cuestión. No se trata de gestionar el tiempo que dedicas a hacer una tarea, sino de gestionar tu energía para poder aprovecharla.
Este concepto es simple, pero poco evidente.
Como ves en la imagen de la página siguiente, los ritmos ultradianos se dividen en picos de subida (cuando tienes más energía) y picos de bajada (cuando estás más cansado).
Con el método 90-20 lo que hacemos es aprovechar los momentos de máxima energía para trabajar de forma concentrada, y descansar 20 minutos para recuperarnos. A lo largo del día los niveles de energía irán en descenso, por eso es recomendable dedicar las mañanas a hacer lo que supuestamente es más pesado para nosotros o requiere de más atención por nuestra parte, con tal de optimizar nuestras reservas limitadas de energía.
RITMO ULTRADIANO
Cuando nuestro cerebro no puede más y pierde energía, empieza a enviarnos señales como bostezos, inquietud, somnolencia, hambre y pérdida de concentración. Pero lo que solemos hacer es pasar completamente de esas señales y tratar de forzar la maquinaria. Es más fácil hincharnos a café y Red Bull, y empezar a generar también sustancias perjudiciales para nuestro organismo como la adrenalina y el cortisol. Hasta que explotamos de estrés.
El problema es que nuestro cuerpo no puede estar expuesto de forma continuada a esto (todo y que nos volvemos adictos a la adrenalina que generamos). Es así como funciona el mundo de locos en el que vivimos. Pero cuando empezamos a regir nuestro trabajo sobre la base de nuestros ritmos ultradianos es cuando optimizamos nuestra energía sin necesidad de recurrir a sustancias que nos activen y, sobre todo, aliviamos nuestro estrés.
El psicólogo Anders Ericsson llevó a cabo un estudio con violinistas de la Academia de Música de Berlín, concluyendo que los estudiantes con mejores resultados habían estudiado durante las mañanas, en tres bloques de 90 minutos, incluyendo además descansos entre cada bloque. Este mismo patrón se ha visto en otros tipos de perfiles que han logrado un alto rendimiento, como deportistas de élite, además de músicos.
CÓMO APLICAR EL TRABAJO POR BLOQUES EN TU DÍA A DÍA
Antes que nada has de tener en cuenta que los resultados de la productividad suelen ser muy relativos. Muchas veces es complicada de medir y nos guiamos por el feeling que hemos tenido trabajando. Aquí se aplica el efecto placebo y nos vemos afectados por él. Además, no hay un método universal que sirva para todo el mundo, porque cada persona es distinta. De lo que se trata es de encontrar el método que mejor nos funciona a nosotros en nuestro contexto. Y lo que has de tener muy claro es que es imposible ser productivo durante ocho horas seguidas y, menos aún, durante 24 horas. Esto es válido tanto para el trabajo como para el estudio o la ejecución de cualquier otra actividad que quieras llevar a cabo.
Sobre la base de mi experiencia, mi recomendación es que pruebes cuál de los diferentes métodos de trabajo por bloques se adapta más a tu realidad y situación actual. En mi caso, empezar mi jornada con uno o dos bloques del método 90-20 es más que suficiente para quitarme de encima las tareas más importantes del día. Luego combino bloques de 52/17 con pomodoros en función de los objetivos que me he marcado.
Como te he mencionado, no te obsesiones con gestionar tu tiempo e intenta gestionar mejor tu energía para ser más productivo.
LA RUTINA DIARIA DE BENJAMIN FRANKLIN: MISIÓN Y GESTIÓN
Lo más seguro es que ahora te estés preguntando cómo encajar otras pequeñas tareas necesarias en tu día a día que quizá no puedes delegar. «Si necesito mirar mi correo personal, ¿cómo lo hago?» En caso de que no puedas delegar ciertas tareas o que simplemente no te da la gana delegarlas (ambas opciones están permitidas), lo ideal es que reserves un espacio de tiempo en tu día para poder gestionarlas (tiempo de gestión).
Lo más recomendable es que las primeras horas de tu trabajo las dediques a tu misión; es decir, a lo importante, a lo que te acerca a tus objetivos. Puedes aprovechar esas primeras horas en las que estás más fresco para quitarte de encima lo gordo de tu trabajo. En caso de haber un cataclismo a mitad de la jornada, ya habrás trabajado lo necesario en tu misión durante las primeras horas. ¡Misión cumplida! Por otro lado, las últimas horas de tu jornada (en las que tus niveles de energía y atención son más bajos) son ideales para hacer todas aquellas tareas que no son vitales para tu avance pero que requieren de tu tiempo, como el correo, hacer llamadas, o consultar información en internet. Tú decides la cantidad de horas de gestión, pero mi recomendación es que sean las menos posibles.
Benjamin Franklin ideó un horario que se conoce como «la rutina diaria de Benjamin Franklin» en el que convertía su día en una rutina marcada por horarios. Esta rutina, que está extraída de su famosa autobiografía, empezaba con una simple pero poderosa pregunta: «¿Qué cosas buenas haré hoy?», «What good shall I do today?».
Justo antes del trabajo (se levantaba a las cinco de la mañana) dedicaba tres horas para ducharse, desayunar y estudiar; con lo que así destinaba tiempo para cultivar sus inquietudes y aprender con práctica deliberada. Luego destinaba ocho horas del día al trabajo (dos bloques de cuatro horas), con dos horas adicionales entre ambos bloques para comer y leer. Las primeras cuatro horas de trabajo las dedicaba a su misión y las cuatro siguientes a la gestión. Para finalizar el día, dedicaba cuatro horas a sus aficiones y otros quehaceres, y se hacía otra pregunta antes de acostarse: «¿Qué cosas buenas he hecho hoy?», «What good have I done today?».
Ha llovido mucho desde entonces y seguramente el bueno de Ben no tenía que lidiar con las distracciones que tenemos hoy en día. Tampoco me lo imagino revisando su Facebook cada cinco minutos. La cuestión es que decidió ser estricto con su tiempo y cómo lo empleaba, además de marcarse un buen propósito diario para que éste tuviera sentido. Fíjate en que le daba tanta importancia a las horas de trabajo como a las horas para cultivar su mente y sus aficiones. Sabiendo todo esto, es normal que Ben Franklin sea conocido no sólo por su historia como político, científico e inventor, sino también como una de las personas más productivas de todos los tiempos.