LA MATRIZ DE EISENHOWER
Planificar es traer el futuro al presente para poder hacer algo al respecto ahora.
Alan Lakein
Entre 1953 y 1961, Estados Unidos de América tuvo como trigésimo cuarto presidente a Dwight D. Eisenhower, considerado el presidente más productivo y eficiente que ha tenido el país en toda su historia.
Ike (como lo llamaban en su núcleo familiar) inventó una matriz de toma de decisiones, que utilizó durante la Segunda Guerra Mundial, que se ha convertido en una de las herramientas más utilizadas por los amantes de la productividad. Esta herramienta, que como cualquier otra herramienta de productividad personal cuenta con algunos detractores, es la que utilizó el propio Eisenhower para priorizar en la batalla qué tareas requerían de su actuación inmediata y cuáles podía delegar o posponer.
Años más tarde, esta herramienta se popularizó gracias a Stephen Covey en el libro Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas, cosa que hizo que mucha gente se la atribuyera a Covey.
Te sorprenderá la sencillez de la matriz, aunque también te aviso que si no tienes en quién delegar tareas puede ser más complicado para ti implementar su uso (no te preocupes, para eso te daré algunas soluciones).
¿CÓMO FUNCIONA ESTA MATRIZ DE IMPORTANCIA?
Esta matriz tiene dos ejes: en la X tenemos la urgencia y en la Y la importancia.
La urgencia se refiere a la necesidad de que una tarea sea realizada de inmediato o si podemos posponerla para más adelante (planificarla).
Y la importancia indica si dicha tarea está relacionada con conseguir nuestros objetivos o no.
La combinación de urgencia e importancia de una tarea es lo que determina el tipo de acción que debes realizar con ella.
Así tenemos que:
1. Si algo es importante pero no urgente: Debemos decidir cuándo lo vamos a hacer; es decir, lo vamos a planificar en nuestra agenda.
2. Si algo es importante y urgente: Tenemos que ocuparnos de ello inmediatamente. Aunque hay que tener mucho cuidado con este tipo de tareas porque no todo lo que parece urgente o importante lo es siempre. Es necesario también determinar si esa urgencia o importancia lo es para otros pero no para nosotros.
3. Si algo es urgente pero no importante: Hay que delegarlo. No podemos perder el tiempo nosotros haciendo cosas que otra persona podría hacer por nosotros. Como te decía, si no puedes delegar en nadie la tarea, deberemos buscar algunas formas más creativas de llevarlas a cabo.
4. Si algo no es ni urgente ni importante: Sencillamente no lo hacemos y lo eliminamos de nuestra lista de tareas. Aquí suele haber muchas tareas que hacemos casi sin darnos cuenta cuando procrastinamos o cuando habíamos fijado unos objetivos que con el tiempo hemos modificado para enfocarnos en otros.
LA MATRIZ DE EISENHOWER
Como ves, esta matriz te es muy útil por varios motivos:
— Primero porque te obliga a determinar de todas las tareas que tienes por hacer, cuáles son verdaderamente importantes o no, y cuáles requieren de tu atención.
— Segundo porque si lo haces bien, te permitirá dedicarte a lo importante pero no urgente, que suele ser lo que te dará un mayor crecimiento personal y profesional.
Un error muy típico es centrar todos nuestros esfuerzos en lo importante y urgente, y lo que es importante pero no urgente lo dejamos en un segundo plano. De forma que siempre nos sentimos como que estamos apagando fuegos y se nos llena nuestra lista de tareas cada vez más con nuevas tareas. Además, acabamos sin energías y abrumados, porque estar luchando constantemente con los fuegos que hay que apagar genera muchísimo estrés.
Las personas que han logrado un alto rendimiento profesional y personal intentan pasar la mayor parte de su tiempo en la zona de «importante pero no urgente», planificando y determinando cuándo cumplirán esas tareas.
Por ponerte un ejemplo, aprender un nuevo lenguaje es importante para ti, pero no es urgente. ¡Hay muchas más cosas urgentes en tu vida! Y es a esas cosas a las que seguramente les dedicas más tiempo. Por lo que lo primero que tienes que hacer si de verdad quieres aprender un nuevo lenguaje porque es importante para ti es determinar cuándo te vas a poner a estudiar. Tienes que planificarlo y bloquear el tiempo para hacerlo. Lo mismo ocurre con todas aquellas otras tareas que son importantes, pero que no tienen ninguna urgencia: desarrollar nuevas vías de negocio, planificar tus objetivos, hacer deporte, comer bien..., la lista puede ser eterna.
Cuando lo importante se vuelve urgente es cuando corremos. Si en un mes nos vamos de viaje a Londres y no hemos estudiado inglés, nos pondremos a estudiar como locos. Si los ingresos de nuestra empresa empiezan a bajar de forma rápida mes a mes, correremos a desarrollar nuevas vías de negocio. Así funcionamos.
MA: MOMENTO DE ACCIÓN
1. Revisa las tareas que debes realizar en tu día y ponlas en la zona de la matriz que corresponda.
2. Determina cuáles son las tareas importantes pero no urgentes a las que deberías dedicarle tiempo y que te asegurarían avanzar en tus objetivos.
3. Las actividades urgentes e importantes muchas veces son consecuencia de no haber planificado previamente actividades de forma correcta. Piensa, ¿puedes hacer algo para que esto no vuelva a ocurrir?
4. Las actividades urgentes y no importantes son las que normalmente podríamos delegar en otras personas. Trata de ver cómo podrías delegarlas o destina sólo un pequeño espacio de tu tiempo para poder hacerlas tú mismo. Tareas como gestionar tu correo o tus redes sociales.
5. Las actividades que no son ni urgentes ni importantes han de ser eliminadas, ¡tienes que evitarlas a toda costa! O como mucho quitártelas de encima rápido. Cuando vacíes parte de tu tiempo de esta área de la matriz, podrás dedicarlo a actividades importantes pero no urgentes, y eso creará un alto impacto en tu día a día.
Como ves, esta herramienta es muy fácil de utilizar, cualquiera puede hacerlo. Pero la cuestión es convertir en un hábito su uso, hasta que saber cómo priorizar tareas sea un proceso rápido y automático para ti. Soy consciente de que para muchos esta herramienta será un gran descubrimiento y les merecerá la pena, pero muchas otras personas (las que no logren convertir su uso en hábito) volverán rápidamente a hacer lo que hacían sin ser capaces de poner un orden de prioridad en sus acciones.