LA MULTITAREA EFICIENTE NO EXISTE

Si persigues a dos conejos, ambos escaparán.

Anónimo

Quizá al leer este título te hayas cortocircuitado, lo sé. ¿Cómo que la multitarea no existe? Claro que sí, la multitarea existe, puedes hacer varias cosas a la vez. Otra cosa muy distinta es hacer varias cosas a la vez de forma eficiente. Para comprobarlo sólo tienes que ponerte a hablar por teléfono mientras escribes en el ordenador. ¿Lo puedes hacer? Por supuesto. Pero tardarás más en hacer lo que haces si primero haces una cosa y después la otra.

Nos han hecho creer que somos multitarea y que podemos hacer varias cosas a la vez sin sufrir consecuencias. Probablemente gran culpa de esto la tengan los sistemas operativos de los ordenadores, que pueden ejecutar múltiples tareas de forma simultánea. Y cómo no, internet y la gran cantidad de artículos escritos por supuestos «expertos» en productividad tampoco ayudan demasiado.

La realidad es que la multitarea en personas es sinónimo de bajo rendimiento y estrés. Por si fuera poco, también le afecta a tu memoria y a tu cociente intelectual.

Una investigación realizada por la Universidad de Stanford determinó que la multitarea es menos productiva que enfocarte en realizar una sola tarea a la vez. Los autores de esta investigación también determinaron que las personas que regularmente son bombardeadas por varios canales electrónicos no pueden prestar atención, recordar información ni cambiar de un trabajo a otro como aquellos que se enfocan en una sola tarea.

¡Yo sí que soy multitasking!, pensará más de uno. En ese mismo estudio que te comento, compararon grupos de personas basándose en su tendencia a la multitarea y en su creencia de que ésta ayuda a su rendimiento (puro efecto placebo). Aquellas personas que solían trabajar en varias cosas a la vez y que estaban convencidas de que así aumentaba su rendimiento, en realidad eran mucho peores desde el punto de vista de la eficiencia que las personas que sólo se enfocaban en realizar una tarea. Los multitarea tuvieron peores resultados porque tenían más problemas para organizar sus pensamientos y filtrar información irrelevante. Eran más lentos al cambiar de una tarea a otra, porque en el cambio de tareas hay una pérdida de esfuerzo.

Esto es así porque tu cerebro sólo puede concentrarse en una cosa a la vez. Cuando intentas hacer varias cosas a la vez, tu cerebro se colapsa y no las puedes llevar a cabo con éxito.

Por último, el estudio concluía que la multitarea acaba reduciendo de forma drástica el cociente intelectual. ¡Nos volvemos tontos!

Pensamos que el cuerpo humano es una máquina perfecta, y lo es, pero no somos robots, ése es otro tema.

Cuando te enfocas en trabajar únicamente en una tarea, el ciento por ciento de tu esfuerzo está dirigido a ella. No hay pérdida de esfuerzo, esto está claro. Pero ¿qué pasa si nos ponemos a trabajar en dos cosas de forma simultánea? Aquí es muy probable que pienses que si haciendo una sola cosa tu esfuerzo es completo, si divides tu atención en dos ese esfuerzo se reparte al 50 por ciento, ¿verdad? Pues no. Si cambias de una tarea a otra, hay una pérdida de esfuerzo del 20 por ciento en el hecho de dejar de hacer una tarea para empezar a trabajar en la otra. Como te he dicho, somos como máquinas, pero no robots. Y en cada tarea que realizamos tenemos un pequeño tiempo de arranque. Es como reiniciar un ordenador. No cambiamos de tarea y nos ponemos a trabajar al ciento por ciento en ella desde el primer segundo.

Para que te hagas una idea, aquí tienes una tabla que te muestra cuál es la pérdida de esfuerzo que hay cuando pasas de una tarea a otra:

Como ves, cuando cambiamos de una tarea a otra, hay una pérdida de esfuerzo que se va haciendo aún mucho más grande cuando introducimos más tareas. Le dedicamos sólo un 10 por ciento real de nuestro esfuerzo a una tarea cuando estamos en cuatro cosas a la vez. ¡Perdemos el 60 por ciento del esfuerzo!

Por este motivo estar en muchas cosas a la vez es siempre sinónimo de no avanzar de la forma más rápida ni conseguir mejores resultados.

LOS EFECTOS DE LA MULTITAREA INEFICIENTE APLICADA A TU DÍA A DÍA Y CÓMO SOLUCIONARLO

Para poder entender y ver de forma clara el efecto de la multitarea ineficiente en tu día a día, quiero mostrarte un ejemplo simple (algo exagerado) que te abrirá los ojos.

El próximo cuadro representa un calendario de tu mes. Imaginaremos que tenemos cinco proyectos —con sus diferentes tareas para realizar— en los que nos hemos propuesto trabajar este mes. Para hacer este ejemplo más simple, si cabe, partiremos de dos premisas:

1. Cada día nos dedicaremos a trabajar en un único proyecto.

2. Daremos por finalizado un proyecto cuando hayamos trabajado cuatro días completos en él.

Dicho esto, empezamos el lunes trabajando en el proyecto #1. El martes lo dedicamos al proyecto #2. Proyectos #3, #4 y #5, el miércoles, jueves y viernes, respectivamente. Los fines de semana no trabajaremos en este ejemplo. Finalizamos la semana habiendo trabajado en los cinco proyectos marcados. ¡Hasta aquí bien!

Seguimos con la segunda semana del mes. Lunes, proyecto #1; martes, #2; miércoles, #3..., y jueves ¡tachán! Nos ha surgido un nuevo proyecto, el proyecto #6 que no estaba invitado a la fiesta pero se ha colado en ella. Eso hace que el proyecto #4 lo pasemos al viernes, porque el jueves, que era el día en el que teníamos que trabajar en él, nos ha surgido un nuevo tema. ¡Maldición! El proyecto #5 tendrá que esperar a la semana que viene.

Tercera semana del mes: en vez de seguir con el proyecto #1 del lunes, nos vemos obligados a trabajar en el proyecto #5 que dejamos colgado la semana pasada. Martes seguimos con el nuevo proyecto #6 y miércoles empezamos de nuevo la rueda retomando el #1. Jueves, el #2. Todo sigue como teníamos planeado hasta que el viernes un nuevo proyecto asoma la cabeza. ¡El proyecto #7! Así no se puede.

Cuarta y última semana. Iniciamos el lunes con el #3. Martes, miércoles, jueves y viernes seguimos trabajando en los proyectos #4, #5, #6 y #7, respectivamente.

Si nos basamos en la segunda premisa que hemos definido para este ejemplo, y contásemos que finalizaríamos un proyecto trabajando un total de cuatro días en él, como resultado tendríamos que no hemos logrado finalizar ninguno de los cinco proyectos que habíamos propuesto al inicio.

Como he explicado, este ejemplo está planteado a nivel macro (dedicándonos a un solo proyecto por día), pero a nivel micro ocurriría lo mismo. Es decir, si lo hicieras por horas el resultado sería el mismo.

Siguiendo el mismo ejemplo, lo que yo te propongo es trabajar tus proyectos de forma continuada en bloques de cuatro días.

Empezamos trabajando en el proyecto #1 cuatro días seguidos y lo finalizamos. Seguimos con el resto de los proyectos de la misma forma.

Con este sistema nos aseguramos de empezar y terminar cinco proyectos cada mes (empezamos y acabamos un proyecto por semana). Y si un proyecto lo finalizamos en menos de cuatro días, pues ganamos tiempo y empezamos con el siguiente proyecto un día antes de lo previsto.

Ésta es la forma en la que yo trabajo la gran mayoría de mis proyectos: centro el foco en un proyecto y hasta que no lo termino no paso al siguiente.

Con este sistema los nuevos proyectos tendrán que esperar. No hay nada malo en ello porque así nos aseguramos de poderles dedicar el ciento por ciento de nuestros esfuerzos y cumplir con los plazos que nos hemos marcado.