Konsten att låta dåliga saker hända
[Efter att ha varit borta från bloggen i tre veckor]
LÄNGE sen sist! Jag landade just i Kalifornien igen efter en välbehövlig minipension i London, Skottland, Sardinien, Slovakien, Österrike, Amsterdam och Japan. Ett antal obehagliga överraskningar väntade när jag tog en titt på min ondskefulla e-post. Varför då? Jag lät dem hända.
Det gör jag alltid.
Här är bara några få av de godbitar jag hittade den här gången:
• Ett av våra logistikföretag hade tvingats slå igen på grund av att en politiker avlidit, vilket lett till en försäljningsminskning på över 20 % och tvingat fram en hastig omläggning av webbdesign och orderbehandling.
• Missade intervjuer i radio och tidningar, och upprörda intervjuare.
• Över ett dussin förlorade möjligheter till samarbetsprojekt med andra företag.
Det är inte det att jag anstränger mig för att irritera folk – inte alls – men jag inser ett viktigt faktum: för att kunna göra stora saker måste man ibland låta små, dåliga saker hända. Detta är en förmåga vi vill utveckla.
Vad fick jag i utbyte mot att tillfälligt sätta på skygglapparna och ta ett par mindre smällar?
• Jag följde världscupen i rugby i Europa och lyckades gå på en match med New Zeeland All Blacks, något jag drömt om de senaste fem åren.
• Jag fick möjligheten att prova vartenda skjutvapen jag någonsin drömt om att använda efter att ha hjärntvättat mig själv med »Commando«. Gud välsigne alla paramilitära grupper i Slovakien.
• Jag filmade pilotavsnittet till en TV-serie i Japan, en livslång dröm, och dessutom det roligaste jag gjort på flera månader eller kanske till och med flera år.
• Jag träffade min japanska förläggare, Seishisha, och gjorde intervjuer med media i Tokyo, där 4 timmars arbetsvecka numera ligger etta på flera av de största butikskedjornas försäljningslistor.
• Jag genomförde en tiodagars mediefasta, som fick det att kännas som om jag tagit två års semester från allt vad datorer heter.
• Jag gick på Tokyos internationella filmfestival och umgicks med en av mina hjältar, producenten till TV-serien Planet Earth.
När du väl inser att du kan stänga av informationsströmmen utan att världen går under kommer du att vara fri på ett sätt som väldigt få människor någonsin får uppleva.
Kom ihåg en sak bara: om du inte har uppmärksamhet, så har du inte heller tid. Hade jag tid att kolla e-post och telefonsvarare? Visst. Det skulle kanske ha tagit tio minuter. Ville jag riskera att behöva ägna min uppmärksamhet åt att lösa diverse nödlägen under dessa tio minuter? Absolut inte.
Hur frestande det än kan vara att »bara kolla e-posten en minut« så gjorde jag det inte. Av erfarenhet vet jag att alla problem som dyker upp i inkorgen kommer att dröja kvar i huvudet i timmar eller dagar efter att du stängt av datorn, vilket gör att »fritiden« förstörs fullständigt av onödig oro. Det är ett fruktansvärt tillstånd att befinna sig i, där man varken kan känna sig avslappnad eller produktiv. Fokusera antingen på jobbet eller på något annat, aldrig både och.
Tid utan uppmärksamhet är värdelös, så värdera uppmärksamhet mer än tid.
Här är några frågor som kan hjälpa dig att vända blicken från produktiviteten och få bättre perspektiv på det hela. Även när du inte reser runt i världen, utveckla vanan att låta små, dåliga saker hända. Om du inte gör det kommer du aldrig att få tid över för livsomvälvande, stora saker, oavsett om det handlar om viktiga arbetsuppgifter eller fantastiska upplevelser. Om du tar dig tiden, men ändå låter den avbrytas av distraherande småsaker, kommer du inte att ha tillräckligt med uppmärksamhet för att kunna uppskatta den.
• Vad är det enda mål som skulle kunna förändra allt, om du lyckas uppnå det?
• Vad är det viktigaste just nu som du känner att du »måste« eller »borde« göra?
• Kan du låta brådskande saker »misslyckas« – om så bara för en enda dag – för att komma vidare till nästa nivå med uppgifter som skulle kunna förändra ditt liv?
• Vad har funnits på din »att göra«-lista allra längst? Börja genomföra detta det första du gör på morgonen och låt inget avbryta dig förrän du är klar.
• Kommer »dåliga« saker att hända? Visst, små problem kommer att hopa sig. Vissa personer kommer att klaga och sedan snabbt komma över det. MEN, de större saker du får avklarade kommer att göra att du ser dessa problem för vad de verkligen är – småsaker som lätt går att åtgärda.
Gör detta till en vana. Låt småsakerna hända och se till att de stora, bra sakerna också händer.
Saker jag lärt mig och älskat under 2008
2008 var ett av de mest spännande åren i mitt liv. Jag gjorde fler affärsöverenskommelser och träffade mer folk än under de föregående fem åren sammanlagt. Detta gav mig många överraskande insikter angående affärer och den mänskliga naturen, särskilt som jag upptäckte mängder av förutfattade meningar hos mig själv.
Här är några av de saker jag lärde mig och hittade under 2008.
Favoritböcker under 2008: Spela för mig, Zorba och Seneca: Letters from a Stoic. Detta är två av de mest läsvärda böcker om praktisk livsfilosofi jag någonsin haft turen att hitta. Om du måste välja, läs Zorba, men du kommer att komma ännu längre med Lucius Seneca. Båda är snabblästa och tar bara två–tre kvällar.
Ta inte emot stora eller dyra tjänster från främlingar. Karma för med sig en skuld som du förr eller senare blir tvungen att betala. Om du inte kan säga nej, se till att genast återställa den karmiska balansen genom en gåva som du själv väljer. Betala tillbaka skulden innan den andra parten bestämmer villkoren. Undantag: superlyckade mentorer sompresenterar dig för folk och inte utför arbete för din räkning.
Man behöver inte ta igen förluster på samma sätt som man förlorade dem. Jag äger ett hus i San Jose men flyttade därifrån för nästan tolv månader sedan. Det har stått tomt sedan dess, och jag betalar av en ordentlig summa på bostadslånet varje månad. Vet du vad det bästa är? Jag bryr mig inte. Men så har det inte alltid varit. I många månader kände jag mig misslyckad när folk sa att jag borde hyra ut huset eftersom jag annars bara kastade pengarna i sjön. Så insåg jag hur det egentligen ligger till: man behöver inte tjäna in pengarna på samma sätt som man förlorar dem. Om du förlorar 1.000 dollar vid blackjackbordet, bör du då också försöka vinna tillbaka pengarna där? Givetvis inte. Jag vill inte behöva hantera hyresgäster, eller ens en uthyrningsfirma. Lösningen: låt huset vara, använd det då och då, och skaffa pengar som täcker avbetalningarna genom inkomster från konsultarbete, bokförsäljning etc.
En av de största orsakerna till tvivel och depression: att försöka imponera på folk man inte gillar. Det är helt okej att anstränga sig för att imponera på folk, men välj rätt människor – dem du vill efterlikna.
Långsamma måltider = liv. Alla lyckoforskare, från Daniel Gilbert vid Harvard till Martin Seligman vid Princeton, verkar vara överens om en sak: den tid vi lägger på måltider med nära och kära är direkt kopplad till vår lycka. Se till att åtminstone en gång i veckan lägga två–tre timmar på en middag eller några drinkar – just det, två–tre timmar – med folk som får dig att skratta och må bra. För mig har den positiva känslan dröjt kvar som längst efteråt med en grupp på fem personer eller fler. Två tidpunkter som passar extra bra: middag eller drinkar på torsdagar och brunch på söndagar.
Motgångar stärker inte din karaktär; de avslöjar den.
Dessutom: Pengar förändrar dig inte; de avslöjar bara vem du är när du inte längre behöver vara snäll.
Det spelar ingen roll hur många människor som inte fattar. Det viktiga är hur många som gör det. Om du har en bestämd och välgrundad åsikt, håll inte inne med den. Försök att hjälpa folk och göra världen bättre. Om du gör något som är ens det minsta intressant kommer det alltid att finnas några få människor som tar det personligt. Åt helvete med dem. Det är aldrig kritikerna som hamnar i historieböckerna.
Dessutom: Du är aldrig så dålig som folk säger. Min agent brukade tidigare skicka mig vartenda blogginlägg eller medieinslag om 4 timmars arbetsvecka som han hittade. Åtta veckor efter utgivningen bad jag honom att bara skicka positiva omnämnanden i större medier, eller faktafel som jag behövde bemöta. En viktig parallell: du är aldrig så bra som folk säger heller. Det är inte nyttigt att vare sig bli uppblåst eller deprimerad. Det förstnämnda gör dig oförsiktig och det sistnämnda gör dig apatisk. Jag ville ha förbehållslös optimism men samtidigt förbli hungrig. Och på tal om hunger…
Ät en proteinrik frukost inom 30 minuter efter att du vaknat och ta en promenad på 10–20 minuter efteråt, helst samtidigt som du studsar en tennisboll. Denna enda vana är bättre än en hel näve Prozac på morgonen. (Lästips: treminutersfrukost med långsamma kalorier, och hur man »skalar« hårdkokta ägg utan att skala, på www.fourhourblog.com.)
Jag ogillar att förlora pengar ungefär 50 x mer än jag gillar att tjäna dem. Varför 50 ×? När jag som ett experiment räknade efter kom jag fram till att jag ofta lade åtminstone 50 × mer tid på att undvika att förlora ett hypotetiskt belopp på 100 dollar än på att tjäna motsvarande summa. Det lustiga är att till och med efter att man insett den här snedfördelningen är det fortfarande svårt att låta bli. Så nu ser jag till att förändra själva omständigheterna som leder till dåliga reaktioner i stället för att lita på min ofta otillräckliga självdisciplin.
Jag bör inte investera i aktier där jag inte själv kan påverka resultatet. Så snart jag insett att nästan ingen kan förutse risker och eventuella förluster flyttade jag alla mina investeringar till instrument med fast avkastning, i juli 2008, och avsatte 10 % av min inkomst innan skatt som riskkapital till projekt där jag själv kan bidra med exempelvis design, PR och företagspartners. (Lästips: »Rethinking Investing« del ett och två på www.fourhourblog.com.)
En bra fråga att ställa när du känner dig överväldigad: Har du nått fram till ett genombrott eller ett sammanbrott?
Öva regelbundet på att vara fattig – begränsa även mindre utgifter i en till två veckor och ge bort 20 % eller mer av de kläder du sällan använder – så att du kan tänka stort och ta »risker« utan att behöva vara rädd. [SENECA]
En känsla av otillräcklighet (som föder avundsjuka och oetiskt beteende) beror på förakt för saker som är alltför lätta att få. [SENECA]
En liten kopp svart AA-kaffe från Kenya, toppat med lite kanel, utan mjölk eller sötningsmedel.
Det är oftast bättre att hålla gamla löften än att ge nya.
• • •
2009 kommer att bli ett fantastiskt år, och som inledning skulle jag vilja citera ett e-postmeddelande från en person som varit min mentor i över tio år:
När många människor nu vrider sina händer minns jag själv 1970-talet, då vi led av en oljekris som orsakade långa köer vid bensinmackarna, ransonering och en hastighetsgräns på 90 km/h på motorvägarna, lågkonjunktur, mycket ont om riskkapital (50 miljoner dollar om året till riskkapitalföretag), och något som president Jimmy Carter (iklädd en tjock tröja under sitt TV-tal till nationen eftersom han sänkt värmen i Vita huset) kallade ett »elände«. Det var under denna tid två killar utan någon särskild collegeutbildning, Bill Gates och Steve Jobs, startade företag som faktiskt gick ganska bra. Det finns mängder av möjligheter i såväl dåliga som goda tider. Faktum är att möjligheterna ofta är större när den allmänna åsikten är att allt håller på att gå åt skogen.
Nå ja … vi närmar oss slutet på ännu ett fantastiskt år, och trots allt vi läser om utsikterna för 2009 kan vi se fram emot ett nytt år fyllt av både möjligheter och stimulerande utmaningar.
Hur man reser jorden runt med högst fem kilos packning
Att släpa med sig fem stora resväskor världen över är rena helvetet. Jag såg en vän göra det, upp- och nerför mängder av tunnelbane- och hotelltrappor i Europa under tre veckor. Och även om jag skrattade en hel del, särskilt när han gav upp och bara slängde väskorna nerför trapporna, vill jag helst att du ska slippa bryta ihop fullständigt. Njutningen i en resa står i direkt omvänd proportion till hur mycket skräp (läs: distraherande saker) du tar med dig.
Att packa lätt är en konst, något som jag själv lärt mig efter att ha rest till över 30 länder.
Jag kom hem från Costa Rica förra onsdagen, och har sedan dess fortsatt till Maui där jag ska stanna i en vecka. Vad packade jag, och varför? (Kolla in videon på www.fourhourblog.com.)72
Jag praktiserar något jag kallar KDD-metoden när jag reser: Köp Det Där.
Om du packar för varje tänkbar situation – bäst att ta med kängorna ifall vi ger oss ut och vandrar, bäst att ta med paraplyet om det blir regn, bäst att ta med snyggare skor och byxor ifall vi går på en fin restaurang – kommer du att förvandlas till rena packåsnan. Jag har lärt mig att i stället avsätta 50–200 dollar per resa som »landningsfond« för att köpa de saker jag behöver, först när jag verkligen behöver dem. Detta inkluderar otympliga och jobbiga prylar som paraplyer, och solskyddsbehållare som bara alltför gärna exploderar i väskan. Dessutom, köp aldrig något som du kan låna. Om du åker på fågelskådningsresa till Costa Rica behöver du inte ta med en kikare – det kommer att finnas någon annan som har en.
HÄR ÄR MIN LISTA FÖR MAUI:
• 1 fjäderlätt Marmot Ion-jacka (85 gram!).
• 1 långärmad Coolibar-tröja i tyg som andas. Detta räddade mig verkligen i Panama.
• 1 par polyesterbyxor. Polyester är lättviktigt, skrynkelfritt och torkar snabbt. Discodansare och backpackers med stil gillar det särskilt.
• 1 Kensington laptop-lås, som även kan användas för att låsa fast väskor.
• 1 enda Under Armour-socka, för att förvara solglasögon.
• 2 linnen i nylon.
• 1 stor snabbtorkande mikrofiberhandduk från MSR, som absorberar upp till sju gånger sin egen vikt i vatten.
• 1 ziploc-påse med tandborste, resetandkräm och engångsrakhyvel.
• 1 Fly Clear-kort (personlig förhandsregistrering för flygresor), som har minskat min väntetid på flygplatser med ungefär 95 %.
• 2 par lättviktskalsonger från Exofficio. Deras slogan är »17 länder. 6 veckor. Och ett par kalsonger«. Jag tar nog ändå med två, med tanke på att de väger ungefär lika mycket som en handfull pappersnäsdukar. En annan behaglig bieffekt av vikten: de är mycket bekvämare än vanliga bomullsunderkläder.
• 2 par shorts/badbyxor.
• 2 böcker: Lonely Planet Hawaii och The Entrepreneurial Imperative. (Jag kan verkligen rekommendera den sistnämnda. Kolla upp den.)
• 1 sovmask och öronproppar.
• 1 par Reef badtofflor. Helst med löstagbara remmar för hälarna.
• 1 Canon PowerShot SD300 digitalkamera med extra minneskort på 2 GB. Gud, jag kan inte beskriva med ord hur mycket jag älskar den här kameran. Det är den mest väldesignade apparat jag någonsin ägt. Numera använder jag den inte bara för foton och video, utan dessutom som ersättning för min skanner. Jag funderar på att prova den nyare och billigare SD1000.
• 1 kaffeskördarhatt för att skydda min bleka hud från att bli bränd.
• 1 utvikningsbar nyckelringsväska från Kiva.
• 1 läppbalsam, 1 Mag-Lite Solitaire ficklampa och 1 rulle idrottstejp. Den sistnämnda är rena livräddaren. Den är lika användbar som vävtejp för att laga saker, men också tillräckligt mjuk för att plåstra om diverse skador, som jag ofta drar på mig.
• 1 kombinationslås från Lewis and Clark (till bagage, skåp, dragkedjor och allt annat jag kan behöva låsa/stänga). Vanliga minihänglås är ofta svåra att trä igenom hål på skåp och annat.
• 1 kökstimer från Radio Shack, som jag har använt för att vakna i ungefär fem år nu. Problemet med att använda mobilen som väckarklocka är enkelt: telefonen måste vara på, och även om du bara använder vibrationssignalen kan folk ringa och väcka dig innan du vill vakna. Den andra fördelen med att använda en timer är att du vet exakt hur mycket sömn du får – eller inte – och du kan experimentera med saker som koffein, tupplurar eller varierande sömntider… men det är ett helt annat inlägg.
En livsstil med så få val som möjligt: Sex metoder för att
uppnå bättre resultat och bli mindre överväldigad
Jag var stressad … över en samling hundskämtteckningar.
Klockan var 21:47 en lördagskväll på Barnes and Noble, och jag hade 13 minuter på mig att hitta en bok att byta mot The New Yorker Dog Cartoons, för 22 dollar på dyrt papper. Skulle jag leta bland bästsäljarna? Personalens rekommendationer? Nya böcker eller klassiker? Jag hade redan varit där i 30 minuter.
Jag började känna mig överväldigad av mitt löjliga ärende, som jag hade trott skulle ta fem minuter, och hamnade av en slump bland psykologiböckerna. Blicken föll genast på en titel som nästan tycktes alltför träffande – The Paradox of Choice: Why More is Less [Valfrihetens tyranni: En bok om konsten att välja]. Det var inte första gången jag sett eller läst Barry Schwarz klassiker från 2004, men det kändes som ett bra tillfälle att ta en ny titt på hans principer. Till exempel:
• Ju fler alternativ du har, desto mer kommer du att ångra dig efter köpet.
• Ju fler alternativ du hittar, desto mindre tillfredsställande kommer ditt slutgiltiga val att kännas.
Detta väcker en svår fråga: Är det bättre att uppnå bästa möjliga resultat men bli mindre nöjd, eller nå ett acceptabelt resultat och bli riktigt nöjd?
Till exempel, skulle du hellre förhandla om ett husköp i månader och få det alternativ av 20 tänkbara som är den bästa investeringen, men undra om du valde rätt tills du säljer huset 5 år senare; eller skulle du hellre köpa ett hus vars investeringsvärde är 80 % av det förstnämnda (och fortfarande kan säljas med förtjänst) men aldrig behöva tvivla?
Svårt val.
Schwarz rekommenderar också att du köper saker som inte kan returneras. Jag beslöt mig för att behålla den idiotiska hundboken. Varför? För att det inte bara handlar om att bli nöjd, utan också om att vara praktisk av sig.
Inkomst är förnyelsebar, men andra saker – som uppmärksamhet – är inte det. Jag har tidigare pratat om uppmärksamhet som valuta och hur den avgör värdet av tid.
Till exempel: är din helg verkligen »ledig« om du hittar ett nödläge i e-posten på lördag morgon som du inte kan göra något åt förrän på måndag?
Även om det bara tar 30 sekunder att titta igenom inkorgen kommer oron och tankeverksamheten under de följande 48 timmarna att effektivt förstöra din upplevelse av helgen. Du hade tiden men inte uppmärksamheten, så tiden fick aldrig något praktiskt värde.
En livsstil med så få val som möjligt är ett tilltalande verktyg, när vi begrundar två sanningar:
1) Att tänka igenom alternativ kostar uppmärksamhet som sedan inte kan användas för handling eller närvaro i nuet.
2) Uppmärksamhet är nödvändig inte bara för produktivitet utan även för att känna uppskattning.
Därför:
Alltför många val = mindre eller ingen produktivitet
Alltför många val = mindre eller ingen uppskattning
Alltför många val = en känsla av överväldigande
Vad ska vi då göra? Det finns sex grundläggande regler vi kan använda oss av:
1. Sätt upp regler för dig själv så att du kan automatisera så mycket beslutsfattande som möjligt.
(Se de regler jag använder för att outsourca min e-post till Kanada som exempel på detta, i slutet av det här kapitlet).
2. Ge inte dig själv möjlighet att överväga något innan du kan handla.
Ett enkelt exempel: kolla inte e-posten på fredag kväll eller under helgen om det finns en risk att du stöter på jobbproblem som du inte kan göra något åt förrän på måndag.
3. Skjut inte upp beslut bara för att undvika obekväma konfrontationer.
Om en bekant frågar om du vill komma över på middag nästa vecka och du vet att du inte kommer att göra det, svara inte: »Jag vet inte riktigt. Jag hör av mig i veckan.« Säg i stället något vänligt men tydligt, som: »Nästa vecka? Jag är ganska säker på att jag har något annat inbokat, men tack ändå. Jag vill inte lova för mycket, så vi kan väl anta att jag inte kan komma och så hör jag av mig om det ändrar sig?« Beslutet avklarat. Gå vidare.
4. Lär dig att fatta beslut som är mindre viktiga eller går att upphäva så snabbt som möjligt.
Sätt tidsgränser (jag överväger inte alternativen i mer än 20 minuter), mängdgränser (jag överväger inte fler än 3 alternativ), eller ekonomiska gränser. (Exempel: Om det kostar mindre än 100 dollar eller den potentiella skadan är under 100 dollar, så låter jag en virtuell assistent fatta beslutet.)
Jag skrev större delen av det här inlägget efter att ha landat på den monstruösa ATL-flygplatsen i Atlanta. Jag kunde ha jämfört ett halvdussin olika transportalternativ i 15 minuter och sparat 30–40 %, men jag tog en taxi i stället. För att förtydliga siffrorna: jag ville inte offra 10 uppmärksamhetsenheter av mina återstående 50 av totalt 100 potentiella enheter, eftersom jag då inte skulle ha kunnat använda dessa 10 enheter för att skriva det här inlägget. Jag hade ungefär åtta timmar på mig innan sängdags på grund av tidsskillnaden – gott om tid – men ont om användbar uppmärksamhet på grund av en lång utekväll och en flygtur tvärs över USA. Snabba beslut sparar värdefull uppmärksamhet till det som verkligen är viktigt.
5. Sträva inte efter variation – som därmed ökar antalet alternativ – när det inte är nödvändigt. Rutiner gör att du kan vara innovativ på de områden där det verkligen behövs.
När man jobbar med idrottare står det exempelvis klart att de som lyckas hålla den lägsta procentandelen kroppsfett äter samma mat om och om igen utan större variation. Jag har ätit samma frukost och lunch med »långsamma kolhydrater« i nästan två år,73 och bara varierat de måltider som verkligen handlar om njutning: middagarna och alla måltider på lördagar. Detta förhållande mellan rutin och variation återfinns också i skillnaden mellan träning och avkoppling. För att bränna fett och bygga muskler (till och med så mycket som 15 kilo på fyra veckor), har jag följt samma minimalt tidskrävande träningsrutin sedan 1996, med visst experimenterande då och då. Men när det gäller avkoppling, där det handlar om att ha roligt och inte att vara effektiv, brukar jag prova på något nytt varje vecka, alltifrån att klättra på Mission Cliffs i San Francisco till att åka mountainbike eller prova viner i Napa.
Blanda inte ihop det som bör vara resultatinriktat och gå på rutin (t.ex. träning) med något nöjesinriktat som tjänar på variation (t.ex. avkoppling).
6. Ånger är beslut i efterhand. Eliminera klagandet för att ångra dig så lite som möjligt.
Lär dig att känna igen ditt eget klagande och sluta med det, med hjälp av det enkla 21-dagarsexperiment som lanserades av författaren Will Bowen. Du bär ett armband kring ena handleden, och varje gång du klagar över något flyttar du det till den andra. Målet är att klara 21 dagar utan att klaga, och du börjar om från noll varje gång du misslyckas. Denna ökade medvetenhet hjälper dig att hindra meningslösa funderingar på vad du egentligen borde ha gjort i efterhand, och negativa känslor som bara förbrukar uppmärksamhet i onödan.
• • •
Du ska inte undvika att fatta beslut helt – det är inte besluten i sig som är problemet. Om du tittar på en skicklig VD eller toppföretagare ser du att de fattar mängder av beslut.
Det är övervägandet – den tid vi ägnar åt att fundera över och begrunda varje beslut – som slukar uppmärksamhet. Den totala övervägningstiden, inte antalet beslut, är vad som avgör hur mycket du har kvar på ditt uppmärksamhetskonto (eller hur mycket du har förlorat).
Låt oss anta att du får betala 10 % mer i snitt genom att följa ovanstående regler, men minskar den genomsnittliga tiden för din »beslutsprocess« med 40 % (10 minuter blir till 6 minuter, till exempel). Du kommer inte bara att få mycket mer tid och uppmärksamhet att lägga på aktiviteter som genererar inkomst, du kommer dessutom att uppskatta det du verkligen upplever ännu mer. Betrakta kostnadsökningen på 10 % som en investering och en del av den »skatt« du måste betala för din idealiska livsstil i stället för att se den som en förlust.
Ta till dig denna livsstil med så få val som möjligt. Det är ett subtilt och alltför sällan använt redskap som ger dramatiska resultat både vad gäller resultat och tillfredsställelse. Dessutom slipper du känna dig så överväldigad hela tiden.
Låt beslutet att prova på de här principerna bli det första av många som du fattar, alla snabba och lätta att upphäva.
Inte-göra-listan: Nio vanor att lägga av med genast
»Inte göra«-listor är ofta mer effektiva än »att göra«-listor för att förbättra produktiviteten.
Anledningen är enkel: vad du inte gör avgör vad du faktiskt kan göra.
Här är nio stressande och vanligt förekommande vanor som både egenföretagare och kontorsanställda bör sträva efter att eliminera. Punkterna följs av mer detaljerade beskrivningar. Fokusera på en eller två åt gången, precis som du skulle göra med viktiga arbetsuppgifter:
1. Besvara inte samtal från okända telefonnummer.
Överraska gärna andra, men låt dig inte överraskas själv. Det leder bara till oönskade avbrott och en dålig förhandlingsposition. Låt telefonsvararen ta samtalet, och använd eventuellt ett hjälpmedel som GrandCentral (man kan lyssna på folk medan de lämnar meddelandet) eller Phonetag.com (ta emot telefonsvararmeddelanden som e-post).
2. Skicka inte e-post det första du gör på morgonen eller det sista du gör på kvällen.
Det förstnämnda skapar oreda bland dina prioriteringar och planer för dagen, och det sistnämnda gör det bara svårt att sova. E-post kan vänta till klockan 10:00, efter att du har fullföljt åtminstone en av dina viktiga arbetsuppgifter.
3. Gå inte med på möten eller telefonsamtal utan tydlig dagordning eller sluttid.
Om det önskade resultatet är tydligt definierat, med ett uttalat mål och en dagordning som listar de ämnen/frågor som ska diskuteras, så bör inget möte eller samtal ta mer än 30 minuter. Be om detta i förväg så att du »verkligen kan förbereda dig och utnyttja tiden på bästa sätt«.
4. Låt inte folk småprata.
Sluta säga »hur är det med dig?« när folk ringer. Nöj dig med »läget?« eller »jag håller precis på med en sak, men vad kan jag hjälpa till med?« En viktig förutsättning för att få saker gjorda är att snabbt komma till saken.
5. Kolla inte e-post hela tiden – »batcha« och kolla endast vid bestämda tidpunkter.
Jag har redan sagt det tillräckligt många gånger. Gör dig av med beroendet och fokusera på att utföra dina viktigaste uppgifter i stället för att ägna uppmärksamhet åt konstruerade »nödlägen«. Ordna ett strategiskt autosvar och kolla e-posten två eller tre gånger om dagen.
6. Ägna inte för mycket tid åt kunder som kräver mycket uppmärksamhet men ger liten lönsamhet.
Det finns inget säkert sätt att lyckas, men det säkraste sättet att misslyckas är att försöka göra alla nöjda. Gör en 80/20-analys av din kundkrets på två sätt – vilka 20 % producerar 80 % av min vinst, och vilka 20 % konsumerar 80 % av min tid? Lägg sedan över de mest högljudda och minst lönsamma på autopilot med hänvisning till förändrad företagspolicy. Skicka dem ett e-postmeddelande med en lista på nya regler: acceptabelt antal telefonsamtal, svarstid för e-post, minimibeställningar etc. Erbjud dig att hänvisa till ett annat företag om de inte är beredda att följa de nya anvisningarna.
7. Jobba inte mer för att fixa det som överväldigar dig – prioritera.
Om du inte prioriterar känns alla saker brådskande och viktiga. Om du definierar den absolut viktigaste uppgiften varje dag känns nästan inget brådskande eller viktigt. Ofta handlar det bara om att låta små dåliga saker hända (att ringa tillbaka för sent och be om ursäkt, betala en förseningsavgift, förlora en oresonlig kund etc.) för att få de stora, viktiga sakerna gjorda. Lösningen på en överväldigande mängd uppgifter är inte att ha flera järn i elden – eller göra mer – det är att definiera det fåtal saker som verkligen i grunden kan förändra ditt företag och ditt liv.
8. Ha inte ständigt med dig mobilen eller handdatorn.
Ta ledigt från alla digitala bojor åtminstone en dag i veckan. Stäng av dem, eller ännu hellre, lämna dem i garaget eller bilen. Jag kan göra detta åtminstone på lördagar, och jag rekommenderar att du lämnar telefonen hemma om du går ut och äter middag. Vad spelar det för roll om du ringer tillbaka en timme senare eller nästa förmiddag? Som en läsare sa, till en irriterad arbetskamrat som jobbade dygnet runt och förväntade sig detsamma av alla andra: »Jag är inte USA:s president. Behöver jag verkligen vara tillgänglig klockan åtta på kvällen? Okej, du fick inte tag på mig. Men vad gjorde det för skada egentligen?« Svaret? Ingen alls.
9. Förvänta dig inte att jobbet ska uppfylla det tomrum som borde fyllas av privata relationer och aktiviteter.
Jobbet är inte hela livet. Arbetskamraterna bör inte vara dina enda vänner. Planera privatlivet och var mån om fritidsplanerna, på samma sätt som du skulle vara mån om ett viktigt affärsmöte. Säg aldrig »jag gör det i helgen i stället«. Tänk på Parkinsons lag (sidan 85 i den här boken) och tvinga dig själv att jobba med korta deadlines så att din produktivitet per timme inte störtdyker fullständigt. Fokusera, klara av det viktigaste, och lämna jobbet. Att e-posta hela helgen är ett dåligt sätt att använda den lilla tid du har här på jorden.
Det är bra att fokusera på att få saker gjorda, men detta är möjligt endast om vi först gör oss av med alla ständiga, distraherande avbrott. Om du har svårt att bestämma dig för vad du ska göra, fokusera bara på det du inte bör göra. En annan metod, samma mål.
Marginalmanifestet: Elva budord för att uppnå lönsamhet
(eller fördubbla den) på tre månader
Lönsamhet kräver ofta bara bättre regler och snabbhet, inte mer tid.
Det ekonomiska målet för ett nystartat företag bör vara enkelt: lönsamhet på kortast möjliga tid med minsta möjliga ansträngning. Inte fler kunder, inte större intäkter, inte fler kontor eller fler anställda: större lönsamhet.
Med utgångspunkt i mina intervjuer med högpresterande (räknat i vinst per anställd) VD:ar i över ett dussin länder har jag sammanställt de elva grundläggande budorden i »Marginalmanifestet«. Se det som en uppmaning att återvända till grunderna och använda oväntade metoder för att också uppnå det oväntade: konstant lönsamhet (eller fördubblad lönsamhet) på tre månader eller mindre.
Jag går själv igenom följande principer varje gång jag ställs inför en överväldigande situation eller sjunkande/stagnerande lönsamhet. Jag hoppas att du finner dem lika användbara.
1. Nischad i stället för stor – dvärgunderhållningsregeln.
För många år sedan hamnade en analytiker på en investmentbank i fängelse för insideraffärer. Han åkte fast bland annat på grund av de påkostade fester han höll på sin lyxyacht, ofta med inhyrda dvärgar. Ägaren till dvärgförmedlingen, Danny Black, citerades i Wall Street Journal: »Vissa människor gillar helt enkelt överdådig dvärgunderhållning.« Ett nischat företag är bättre än ett stort företag.
Men här är själva hemligheten: det är fullt möjligt att även sälja till en bred marknad genom nischad marknadsföring. iPod-reklamen är inte full av dansande 50-åringar, den visar i stället upp coola, vältränade 20–30-åringar. Men varenda människa vill känna sig ungdomlig och cool, så alla köper ändå iPods och älskar Apples varumärke. De personer du visar upp i din marknadsföring behöver inte nödvändigtvis vara de du vill sälja till – ofta handlar det i stället om den grupp som flest människor vill identifiera sig med eller tillhöra. Sikta inte på en bred marknad. Ingen vill vara en del av den trista massan, så vattna inte ur din marknadsföring för att försöka tilltala alla – i slutändan kommer du inte att locka någon.
2. Tänk på Drucker – det som kan mätas kan styras.
Mät hela tiden dina resultat, för som Peter Drucker har fastslagit: det som kan mätas kan styras. Användbara siffror, förutom vanlig verksamhetsstatistik, är exempelvis KPO (»kostnad per order« som inkluderar annonsering, logistik och förväntade returer, »chargebacks« och obetalda fordringar), maximal annonskostnad (det största belopp du kan lägga på annonsering utan att förlora pengar), MEP (medieeffektivitetsprocent) och beräknat livstidsvärde [LV] grundat på andelen returer och nybeställningar. Det kan vara bra att använda mätsystem för direktresponsreklam på hela verksamheten.
3. Pris före produkt – planera distributionen först.
Är din prissättning skalbar? Många företag är av praktiska skäl tvungna att sälja direkt till kunderna i början, bara för att inse att marginalerna inte räcker till för återförsäljare och distributörer när det är dags för nästa steg. Om du har en vinstmarginal på 40 % och en distributör vill ha ett grossistpris som ligger 70 % under försäljningspriset kommer du för alltid att vara begränsad till direktförsäljning … om du inte höjer priserna och marginalerna. Det är bäst att om möjligt göra detta i förväg – annars blir du tvungen att lansera nya »premium«-produkter längre fram – så planera distributionen innan du sätter priserna. Pröva dina beräkningar och hitta dolda kostnader genom att intervjua folk som har gjort samma sak: kommer du att behöva betala för gemensamma annonser, erbjuda rabatt för större beställningar eller betala för butiksutrymme eller bättre exponering? Jag vet en före detta VD för ett rikstäckande varumärke som var tvungen att sälja sitt företag till ett av världens största läskedrycksbolag innan han fick tillgång till hyllplatser längst fram i butikerna hos de större kedjorna. Pröva dina antaganden och läs på ordentligt innan du sätter priserna.
4. Less is more – begränsa distributionen för att öka vinsten.
Är större distribution automatiskt bättre? Nej. Obegränsad distribution leder till alla möjliga problem och förluster, oftast på grund av okontrollerade rabatter. Återförsäljare A sänker priset för att kunna konkurrera med återförsäljare B, och priskriget fortsätter tills ingendera tjänar tillräckligt på produkten, och därför slutar beställa den från dig. Detta tvingar dig att lansera en ny produkt, eftersom prisraset är nästan omöjligt att upphäva. Undvik det här scenariot och samarbeta i stället med bara en eller två distributörer, där du använder den exklusiva produkttillgången för att förhandla fram bättre villkor: högre grossistpris, betalning i förskott, fördelaktig exponering och marknadsföringsstöd etc. Det gäller alla, från iPod till Rolex och Estée Lauder; hållbara högvinstmärken börjar oftast med begränsad distribution. Kom ihåg, målet är inte att få fler kunder, målet är att öka lönsamheten.
5. Noll dagars betalningstid – att skapa efterfrågan hellre än att erbjuda gynnsamma villkor.
Fokusera på att skapa efterfrågan hos kunderna så att du själv kan ställa villkoren. Ofta kan en enda annons i en branschtidskrift, köpt till rabatterat förstagångspris, räcka för att skaffa dig detta överläge. Så länge det inte gäller naturvetenskap eller juridik är de flesta »lagar« bara allmänt accepterade konventioner. Bara för att alla andra i din bransch erbjuder gynnsamma betalningsvillkor behöver du inte göra detsamma, och just detta är en av de vanligaste anledningarna till att ett nystartat företag misslyckas. Hänvisa till begränsad budget eller den alltid så användbara »företagspolicyn« som anledning till att du vill ha betalt i förskott, och be om ursäkt, men gör inga undantag. 30 dagars betalningstid blir lätt 60, vilket sedan fortsätter till 120. Tid är den dyrbaraste resurs ett nystartat företag har, och att behöva jaga obetalda fakturor kommer att hindra dig från att öka försäljningen. Om kunderna efterfrågar din produkt kommer återförsäljare och distributörer att behöva köpa den. Så enkelt är det. Lägg tid och resurser på strategisk marknadsföring och PR för att förbättra dina odds.
6. Upprepning är oftast överflödig – en bra annons fungerar första gången.
Använd direktresponsreklam (kontaktinformation för kunden i form av ett telefonnummer eller en webbadress) som är lätt att följa – reklam med en tydlig avsändare – i stället för ren märkesreklam, om inte någon annan betalar i förskott för att uppväga kostnaden (t. ex. »om ni köper 288 exemplar kommer vi att inkludera er butik/webbadress/telefonnummer exklusivt i en helsidesannons i …«). Lyssna inte på reklamsäljare som säger att det behövs tre, sju eller tjugosju exponeringstillfällen för att en kund ska reagera på en annons. Väldesignad och välriktad reklam fungerar med en gång. Om något bara fungerar delvis (det vill säga ger stort gensvar med låg försäljningsprocent, lågt gensvar med hög försäljningsprocent, etc.), vilket antyder att mindre ändringar skulle kunna leda till hög effektivitet, ändra en klart avgränsad variabel och mikrotesta igen. Avbryt allt som inte kan motiveras med tydligt mätbar lönsamhet.
7. Begränsa utgifterna och säkra intäkterna – offra vinstmarginal för säkerhet.
Tillverka inte en stor produktmängd för att öka vinstmarginalen om inte din produkt och marknadsföring är ordentligt testad och klar att användas utan förändringar. Om ett begränsat antal prototyper kostar tio dollar att tillverka och kan säljas för elva dollar styck är det helt okej för den inledande provperioden, och nödvändigt för att begränsa utgifterna. Offra vinstmarginalen tillfälligt under provperioden om det behövs, och undvik att köpa på dig för mycket i förväg.
8. Förhandla sent – få andra att förhandla med sig själva.
Ge aldrig första anbudet själv när du köper något. Bli förskräckt över det första priserbjudandet (»3.000 dollar!« följt av fullständig tystnad, vilket gör säljaren nervös och får honom att sänka priset), låt folk förhandla med sig själva (Frågan »är det verkligen det bästa priset du kan erbjuda?« resulterar i åtminstone en ytterligare prissänkning), och använd sedan buffertzoner. Om säljaren stannar på 2.000 dollar och du vill betala 1.500, erbjud honom 1.250. Han kommer att kontra med något i stil med 1.750, och du svarar: »Vet du vad – vi kan väl mötas halvvägs? Jag ser till att du får betalningen senast i morgon, så har vi det avklarat.« Slutresultatet? Precis det du var ute efter: 1.500 dollar.
9. Hyperaktivitet eller produktivitet – 80/20 och Pareto-principen.
Att vara upptagen är inte detsamma som att vara produktiv. Glöm all övertid som nyblivna företagare verkar betrakta som någon sorts tapperhetsmedalj – var analytisk. 80/20-regeln, även känd som Pareto-principen, fastslår att 80 % av ditt önskade resultat beror på 20 % av aktiviteterna eller insatsen. En gång i veckan, ta ledigt från den akuta problemlösningen en eftermiddag och räkna efter så att du verkligen lägger dina ansträngningar där de ger störst utdelning: Vilka 20 % av kunderna/produkterna/områdena producerar 80 % av intäkterna? Vilka faktorer beror detta på? Investera i att mångfaldiga dina riktigt starka sidor i stället för att reparera alla dina brister.
10. Kunden har inte alltid rätt – »sparka« jobbiga kunder.
Alla kunder är inte lika mycket värda. Tillämpa 80/20-regeln på din tidsåtgång: Vilka 20 % av kunderna slukar 80 % av din tid? Låt kunder som kräver mycket uppmärksamhet men ger låga intäkter hanteras av automatiserade system, men jaga inte efter eller hör av dig till dem – och »sparka« lönsamma kunder som kräver mycket uppmärksamhet genom att skicka ut ett detaljerat meddelande om att förändrad företagspolicy kräver nya villkor: hur ofta och på vilket sätt de bör kommunicera med dig, standardiserad prissättning och orderhantering, etc. Gör klart att du gärna hänvisar kunder som inte kan leva upp till dessa villkor till andra leverantörer. »Men tänk om min största kund tar upp all min tid?« Inse att 1) utan tid kan du inte få företaget (och ofta ditt liv) att utvecklas bortom denna enda kund, och 2) folk, till och med bra folk, kommer helt oavsiktligt att stjäla så mycket av din tid som du själv tillåter. Sätt upp funktionella regler för alla inblandade för att minimera onödig kommunikation.
11. Deadlines är viktigare än detaljer – testa pålitlighet hellre än skicklighet.
Skicklighet är en överskattad egenskap. Perfekta produkter som levereras efter deadline tar död på fler företag än helt okej produkter som kommer i tid. Testa en persons förmåga att leverera i tid till en specifik och kort deadline, innan du anställer honom eller henne på grund av lysande arbetsprover. Produkter kan rättas till så länge kassaflödet finns, och misstag kan förlåtas, men en missad deadline är ofta ödesdiger. Calvin Coolidge sa en gång att inget är så vanligt som misslyckade, begåvade män; jag skulle vilja tillägga att det näst vanligaste är smarta människor som tror att deras IQ eller CV är ursäkt nog att missa en deadline.
Drömmarnas mål: Outsourca din inkorg så att
du aldrig behöver kolla e-post igen
Tänk om du aldrig mer skulle behöva kolla din e-post?
Tänk om du kunde anlita någon annan att ägna oräkneliga timmar åt din inkorg i stället för att göra det själv?
Det här är inte bara fantasier. Under det senaste året har jag experimenterat med att slippa bry mig om min e-post över huvud taget genom att lära andra människor att uppföra sig som mig. Inte att imitera mig, men att tänka som jag tänker.
Här är resultatet: jag får över 1.000 e-postmeddelanden om dagen från diverse adresser. I stället för att ägna mellan sex och åtta timmar om dagen åt att kolla e-post, som jag gjorde tidigare, kan jag låta bli att läsa den över huvud taget på flera dagar eller till och med veckor … och det kräver bara mellan fyra och tio minuter per kväll.
Låt mig förklara grunderna, för att sedan ge tips och exakta mallar för hur du kan outsourca din egen e-post:
1) Jag har ett flertal e-postadresser för olika sorters e-post (bloggläsare, media, vänner/familj etc.) tim@ … är grundadressen jag ger till nya människor som jag träffar, och den adressen går till min assistent.
2) 99 % av all e-post passar in i förbestämda kategorier med färdiga frågor eller svar (mitt »regeldokument« finns i slutet av det här inlägget – stjäl, anpassa och använd det gärna själv). Min assistent (eller assistenter) kollar och rensar inkorgen klockan 11 och 15 varje dag.
3) För den 1 % av e-posten som kan kräva någon form av svar från mig har jag ett fyra–tio minuters telefonsamtal med min assistent klockan 16 varje dag.
4) Om jag är upptagen eller är ute och reser räknar min assistent upp de ärenden jag behöver åtgärda i nummerordning på telefonsvararen, så att jag kan skicka ett e-postmeddelande med svar i punktform. Numera föredrar jag faktiskt telefonsvararen eftersom den tvingar assistenten att vara mer förberedd och kortfattad.
Varje kväll (eller tidigt nästa morgon) lyssnar jag på meddelandet via Skype och skriver samtidigt ner de åtgärder jag vill ha utförda (1. Bob: säg åt honom att … 2. Jose i Peru: be honom om … 3. Föreläsning i North Carolina: bekräfta … etc.) i Skype-chatten eller i ett kort e-postmeddelande. Hur lång tid tar detta nya system? Fyra–tio minuter, i stället för sex–åtta timmar av enformigt läsande och svarande.
Om du bara har ett enda e-postkonto rekommenderar jag att du använder ett e-postprogram som Outlook eller Mail i stället för ett webbbaserat program som Gmail, av en enkel anledning: om du ser nya meddelanden i inkorgen kommer du att kolla dem. Som de säger hos Anonyma alkoholister: om du inte vill trilla dit, undvik frestelsen. Det är därför jag har en helt privat adress som jag bara använder för att skicka e-post till min assistent och kommunicera med vänner. Inkorgen för den adressen är nästan alltid tom.
E-post är det sista som folk ger upp. Framgångsrika VD:ar, bästsäljarförfattare, kändisar – jag vet mängder av högpresterande människor som delegerar allt utom e-posten, som de håller fast vid som något endast de själva kan sköta. »Ingen annan kan kolla e-posten åt mig« är antagandet som aldrig ifrågasätts. Det skrytsamma påståendet »jag svarar på vartenda meddelande« får folk att tillbringa åtta–tolv timmar i sträck framför datorn. Det är inte roligt, och det hindrar dem från att ägna sig åt mer effektiva eller tillfredsställande aktiviteter.
Slappna av lite. Att kolla e-post är ingen unik talang som du är helt ensam om.
Faktum är att e-posthantering är precis som allt annat: en process. Exakt hur du värderar och behandlar (radera, spara, skicka vidare eller svara) din e-post beror bara på en serie frågor som du ställer dig själv, oavsett om du gör det medvetet eller ej. Jag har ett dokument med titeln »Tim Ferriss regler för e-posthantering« där mina assistenter lägger till nya punkter när jag skickar dem ett meddelande med titeln »LÄGG TILL I REGLERNA«. Efter en vecka eller två med en virtuell assistent [VA] kommer du att ha en tydlig lista med regler som avspeglar hur din hjärna hanterar e-post. Ofta klargör den hur slumpmässigt du egentligen behandlar e-posten. Jag har bifogat mina egna »regler« i slutet av det här inlägget för att spara lite tid åt dig.
Några tips:
1. Att boka in möten tar tid. Låt assistenten boka in saker åt dig i Google Calendar. Jag lägger in mina egna punkter via min Palm Z22 handdator eller iCal, och använder sedan Spanning Sync eller Missing Sync för Palm OS för att synkronisera allting. På min ultralätta Sony VAIO, som jag fortfarande använder när jag reser, använder jag CompanionLink till Google Calendar. Jag rekommenderar att du batchar möten eller samtal till en eller två förbestämda dagar, med 15 minuter mellan varje åtagande. Att sprida ut dem på udda tider under veckan avbryter bara allt annat. (Uppdatering 2009: Jag har nu gjort mig av med min Palm Z22 och använder i stället en 13-tums MacBook och Busy-Sync för att synkronisera iCal med Google Calendar.)
2. Om du går in i din assistents inkorg och svarar på något, skicka en BCC-kopia till honom eller henne för att informera om vad du har gjort.
3. Var beredd på småproblem. Livet är fullt av kompromisser, och det är nödvändigt att låta små dåliga saker hända om du vill få enorma, bra saker avklarade. Det är omöjligt att undvika. Antingen förebygger du alla problem och får ingenting gjort, eller så accepterar du en viss andel småproblem och fokuserar på viktigare saker. Jag rekommenderar verkligen att du läser min korta artikel »Konsten att låta dåliga saker hända« innan du outsourcar din e-post.
Redo att ta steget och prova på drömmen? Så här gör du:
1. Fastslå exakt vilka adresser du kommer att använda och hur du vill att e-posten till var och en ska besvaras (eller bara sorteras eller raderas).
2. Hitta en virtuell assistent.
3. Pröva pålitlighet snarare än skicklighet. Låt de tre toppkandidaterna göra något med en kort deadline (24 timmar) innan du anlitar en och låter honom eller henne ta hand om din e-post.
4. Använd en provperiod på två till fyra veckor för att känna efter hur allt fungerar och lösa de problem som uppstår. Och jag upprepar: det kommer att uppstå problem. Det kommer att ta åtminstone mellan tre och åtta veckor innan allt flyter på som det ska.
5. Designa din idealiska livsstil och hitta något annat att göra än att låta hjärnan ruttna i inkorgen. Fyll tomrummet.
(Lägg märke till »fråga-svar«-formatet – vissa av frågorna är mina standardpunkter för VA, vissa har lagts till av min assistent, som sammanställt dokumentet.)
| KALENDER: | GOOGLE GMAIL-KONTO: |
| http://calendar.google.com | http://mail.google.com |
| Login: XXX | Användarnamn: XXX |
| Lösenord: XXX | Lösenord: XXX |
| WWW.NOCOSTCONFERENCE.COM | WWW.PAYPAL.COM |
| Användarnamn: XXX | Användarnamn: XXX |
| Lösenord: XXX | Lösenord: XXX |
| WWW.SPAMARREST.COM | EXKLUSIVA LÄSARRESURSER: |
| Användarnamn: XXX | http://fourhourworkweek.com/wms/members/members.php |
| Lösenord: XXX | Lösenordet för läsarresurserna är: XXX |
| WWW.AMAZON.COM | |
| Användarnamn: XXX | |
| Lösenord: XXX |
Jag låter ofta en mer kvalificerad assistent leda fyra–fem andra »underassistenter« som får ta hand om enklare, återkommande uppgifter, ofta för halva kostnaden jämfört med chefsassistenten. Denna assistent får en roll som i sammanhanget motsvarar en kontorschefs.
• Ladda ner: www.alexa.com – Verktygsfältet.
• Ta reda på statistik och rankning för potentiella affärs- och samarbetspartners.
• Deadlines är extremt viktiga. Håll koll på dem, och var punktlig!
• Om Tim säger »ring mig«, RING HONOM, skicka inte e-post. Detta är viktigt; Tim har förlorat tusentals dollar för att folk e-postat honom i stället för att ringa, och han har inte alltid tillgång till e-post eftersom han reser mycket.
• Även om det är sent på kvällen så är han uppe sent, och om han inte vill svara i telefon kommer han inte att göra det. Men SNÄLLA, ring när han ber om det. Han vill mycket hellre att du ringer än e-postar.
• Köp och läs boken The Elements of Style om lämplig grammatik och användning av skiljetecken. Vi hanterar viktiga kunder för Tims räkning och det faktum att vi skickar välskrivna meddelanden säger mycket om hans team.
• Bekanta dig så mycket som möjligt med hans bok och webbplats för att kunna besvara alla tänkbara frågor.
Tim Ferriss
XXX [postadress]
Tims mobil [endast för ditt eget bruk]: XXX
Nummer att ge till andra [GrandCentral-nummer]: XXX
Skype: XXX
Faktureringsadress [privat]: XXX
Inköp: Be XXX [chefsassistenten] om Tims American Express-nummer, hon kommer att avgöra om inköpet kan godkännas.
1. Hur ställer du dig till samarbeten med andra företag?
Jag är öppen för det, men mitt varumärke och rykte är det viktigaste. Jag kommer inte att samarbeta med någon som verkar oärlig eller amatörmässig. Webbplatser som skyltar med saker som »tjäna miljoner medan du sover, genom vårt galna tvångsförsäljningsprogram!« är tydliga varningstecken. Jag kan inte låta mig förknippas med folk som kan uppfattas som lögnare eller bedragare. Fråga dig: om VD:n för ett välkänt företag såg det här, skulle han tappa intresset för att prata med mig? Om svaret är ja kommer det inte att fungera.
För dem som klarar granskningen, vad har de gjort hittills? Jag är vanligtvis inte ute efter fullständiga nybörjare, om de inte har lysande meriter och gott rykte inom ett annat område.
2. Fokuserar du bara på uppgifter som genererar pengar?
Nej. Jag är också ute efter prestige (Harvard, statliga organisationer etc.), bred publicitet, och att bygga upp nätverk med folk som har talang i världsklass inom alla möjliga områden.
3. Hur hanterar du skräppost?
SpamArrest och Gmail. Jag har för närvarande inga problem med skräppost.
4. Vad är din optimala svarstid? (T. ex. besvara all e-post senast 48–72 timmar efter ankomsten.)
Samma dag. Jag anlitar er för att kunna svara snabbt.
5. Svarar du på någon e-post själv?
Ja, ofta, men jag vill att ni gallrar den först, svarar på allt ni kan och sedan markerar det jag behöver titta på med »TIM« i Gmail.
(Notera att jag tidigare i artikeln beskriver hur jag numera ber mina VA att lämna de här listorna via telefonsvararen.)
6. Lägger du in några punkter i din kalender själv?
Ja, men jag kommer förmodligen att låta er göra det i allt högre grad.
7. »Styr« vi över hur dina uppgifter ska utföras, eller delegerar du det själv? Båda funkar för oss, men vi föredrar att styra själva.:-)
Jag ska försöka ge er en lista som ni själva kan utgå från. Jag BEHÖVER en bekräftelse på att ni tagit emot uppgiften (»börjar nu – kommer att vara klar kl. XX:XX« räcker) och gillar att få statusuppdateringar för större projekt med delmål.
8. Vilka personer består ditt team av?
Mig själv, förlagsteamet och en del PR-folk, för närvarande. Jag kommer kanske att låta er ta del i min övriga verksamhet längre fram, men detta är allt än så länge.
9. Vilka personer kommer vi regelbundet att behöva samarbeta med?
Se ovanstående. 90 % mig, därefter möjligen min(a) publicitetsagent(er), teknisk support och webbpersonal, och min författaragent. Fler kommer säkert att tillkomma, men det är alla för tillfället.
10. Vem fattar beslut åt dig?
Ni kan själva fatta beslut angående allt som kostar under 100 dollar. Använd eget omdöme och rapportera besluten till mig.
11. Har du »lediga« dagar (det vill säga inga affärsmöten)?
Sikta på att inte boka in något på fredagar, men vi kan ändå ta det lite som det kommer.
12. Vem har bokat dina möten hittills?
Jag själv. Jag har inte haft några möten öga mot öga på nästan fyra år. Saker och ting har förändrats en del i och med boken.:)
13. Förklara din »optimala« arbetsvecka för oss? (det vill säga hur lång tid mellan telefonsamtalen, hur många möten per vecka, hur du föredrar att resa etc.)
• Jag går och lägger mig sent, så försök låta bli att ringa innan kl. 10:00 om det går.
• Försök »samla ihop« telefonsamtal och möten så att jag kan klara av allihop på samma gång, i stället för att ha ett kl. 10, nästa kl. 13 och nästa kl. 16. Lägg dem i följd med 15–20 minuter emellan om det går. Jag föredrar att ta mina telefonsamtal innan kl. 13 PST om det är möjligt (alltså kl. 10–13). Samtalslängden bör vara 15–30 minuter, alltid med en fastslagen sluttid. Om någon ber att »bara få ta ett snabbt samtal« med mig, svara något i stil med: »För att utnyttja allas tid på bästa sätt vill Tim helst ha en tydlig dagordning där syftet preciseras innan han tar ett telefonsamtal. Skulle du kunna skicka en lista med de punkter du vill diskutera?« Något i den stilen.
14. Vill du att vi bokar in personliga saker i din arbetskalender? (t. ex. att beställa blommor till din mor på mors dag etc.)
Absolut.
15. Vilka är »alla« de e-postadresser vi hanterar åt dig?
Se tidigare text.
16. Vill du att vi skickar svar på e-post som »dig« eller något i stil med »kundsupport för Timothy Ferriss«?
Det senare, förmodligen något i stil med titeln »verkställande assistent till Tim Ferriss« under ditt namn – jag är öppen för förslag.
17. Hur många gånger om dagen vill du att vi kollar din e-post?
Två gånger borde räcka till att börja med. Vi kan väl sikta på åtminstone kl. 11 och 13 i er tidszon.
18. Gillar du att använda snabbmeddelanden?
Inte direkt, om det inte handlar om ett inbokat möte. Se bara till att vara inloggad, så loggar jag in om jag behöver höra av mig. (Jag tenderar att använda Skype numera, eftersom jag då slipper använda ett separat program för snabbmeddelanden.)
19. Föredrar du ett telefonsamtal eller e-post för att besvara en snabb fråga?
TELEFON, definitivt. E-posta inte om det gäller något brådskande. Jag lever verkligen som jag lär, och kollar min e-post ganska sällan.
20. Vilken är din favoritfärg?
Grön, som barren på ett cederträd i juli.
21. Ring i slutet av varje dag (om) det finns något som Tim själv behöver svara på i e-posten.
22. E-böcker: meddela folk att de kan ladda ner e-boken från: www.powells.com.
23. Markera all e-post från »Expert Click« direkt till Tim. Du behöver inte besvara eller vidarebefordra.
24. All e-post från LinkedIn kan arkiveras eller raderas eftersom Tim får information om alla inbjudningar så fort han loggar in på sitt LinkedIn-konto.
25. För frågor om att starta företag inom hälso- och alternativmedicinbranschen, (eller liknande frågor angående BrainQUICKEN) var god se mallarna i Gmail under rubriken: Lyckönskningar och Allmänna affärsfrågor – BrainQUICKEN-mallar.
26. För språkfrågor, var god se mallarna i Gmail under rubriken: Läsarfrågor om språkhjälpmedel – BrainQuicken-mallar.
27. När Tim skriver »diktera« i e-postsvaret innebär det att vi kan säga till mottagaren: »Eftersom Tim för närvarande befinner sig på resande fot och inte har möjlighet att besvara ert meddelande personligen har jag berättat om det på telefon för honom. Han bad mig att vidarebefordra detta svar…« Det här gör hela processen enklare eftersom vi inte behöver anpassa svaret efter den person som skickar det.
(Detta gör jag för att assistenten inte ska behöva skriva om mitt meddelande i 1:a person, »var snäll och säg åt honom att jag …«, till 3:e person, »Tim säger att han …« – att i stället kunna »klippa och klistra« sparar timmar av assistenternas tid.)
28. Om någon skickar ett massmeddelande via e-post till mig och en mängd andra människor är det ofta helt okej att ignorera eller radera. Du ska givetvis läsa meddelandet noga, men om det exempelvis nämner »ett antal inflytelserika personer som jag känner« eller något sådant, vilket innebär att avsändaren inte tagit sig tid att anpassa meddelandet till mig personligen, glöm det. Om det bara skickas till Tim som CC eller BCC är det förstås en helt annan sak.
29. Tims e-postadress får inte vidarebefordras eller ges till någon! Om du vill skicka en kopia av ett meddelande till Tim, var snäll och gör det som BCC, så att ingen annan ser hans adress.
30. Markera alla meddelanden från Princeton så att jag kan titta på dem (TIM i rubriken). (RÄTTELSE: jag har på senare tid blivit tvungen att ändra detta på grund av mängden e-post.)
31. Om jag säger nej till någon och personen ändå envisas, skicka ett sista svar – »Tim uppskattar din ihärdighet, men han har faktiskt inte möjlighet att …« etc. – och arkivera sedan ytterligare förfrågningar. Du bör förstås använda eget omdöme, men det är den allmänna regeln. Vissa människor inser inte skillnaden mellan att vara envis och att bara vara irriterande.
32. Var också snäll och skapa en regel om att skicka svaret »inbokat« på alla meddelanden jag skickar om att boka in något i kalendern (när ni väl har gjort det). Saker som inte förs in i kalendern kan orsaka stora problem, och detta är ett sätt att se till att allt verkligen kommer med.
33. Ni behöver inte göra någon ytterligare uppföljning när ett samtal väl har ägt rum. Om inte Tim ger andra instruktioner, eller samtalspartnern hör av sig till oss.
34. Skicka alla föreläsningsförfrågningar till XXX och se till att han bekräftar att han tagit emot dem. (Se dock även punkt 37 & 38).
35. Frågor som rör andra språk (t. ex. försäljningsrättigheter, om boken finns tillgänglig på ett visst språk etc.) skickas till (lämplig person på mitt förlag).
36. XXX:s ersättare på Random House är: XXX.
37. Fråga Tim innan du bokar in en föreläsning på ett specifikt datum, eftersom han kanske kommer att befinna sig på en resa.
38. När du bokar in möten i kalendern, se till att fråga vilka ämnen personen vill diskutera, och anteckna det i kalendern så att Tim kan förbereda sig. Se dessutom till att be om ett backup-telefonnummer ifall personen inte lyckas komma fram till Tim. (Jag ber nästan alltid folk att ringa till mig om jag inte befinner mig utomlands, detta är ytterligare ett sätt att undvika missade möten eller samtal.)
39. Skriv dina initialer i rubriken på varje punkt i kalendern så att vi vet vem (vilken virtuell assistent) som bokat in den.
40. Förbered förfrågningar åt Tim innan du skickar vidare dem till honom. D.V.S. ta reda på personens/organisationens Alexa-rankning, tänkbara datum för evenemanget, en lista på tidigare evenemang som de arrangerat, budget, andra bekräftade föreläsare etc. Skicka sedan denna info till Tim så att han kan bedöma det hela.
41. Besvara frågor om PX-metoden med följande:
Hej XXX [namn],
Tack för din förfrågan om PX-metoden. Webbplatsen för PX-metoden är dock skapad endast som en mall för andra att titta på, som exempel på hur de själva kan testa sina produktidéer.
Vi vet inte riktigt om eller när Tim kommer att erbjuda PX-metoden till försäljning, men för närvarande finns inga sådana planer. Vi uppskattar i vilket fall att du hörde av dig. Tack!
(Jag får ganska mycket e-post från läsare som inte ser den förklarande texten på mallsidan för PX-metoden och därför försöker beställa en produkt som inte finns till försäljning.)
42. Ladda ner eFax Viewer för att kunna se Tims fax. Hans faxnummer är: XXX.
43. Förfrågningar om evenemang eller föreläsningar kan besvaras så här:
Tack för ert meddelande och er inbjudan till Tim. När jag tittar på evenemanget online ser jag att det äger rum den X:e och X:e april, 2009 i Portland, Oregon (till exempel). Innan jag vidarebefordrar detta till Tim, skulle ni kunna besvara några frågor, så att vi har all information vi behöver för att fatta ett beslut?
• Vill ni att Tim ska vara närvarande under hela evenemanget?
• Hur lång vill ni att föreläsningen ska vara? Eller handlar det om en paneldiskussion?
• Betalar ni för resa och boende utöver föreläsararvodet?
• Vad är er budget för att anlita en föreläsare?
• Vilka andra föreläsare har ni bekräftade till evenemanget?
Så snart ni hör av er kan jag prata med Tim om möjligheten att genomföra det här. Tack igen!
Vänliga hälsningar,
XXX [namn]
Detta meddelande är: [ ] okej att blogga [X] fråga först [ ] privat
XXX [namn]
Verkställande assistent till Timothy Ferriss
Författare: 4 timmars arbetsvecka [www.fourhourworkweek.com], Random House/Crown Publishing
Biografi med mera: www.fourhourworkweek.com/blog
__________________
72. Denna video förklarar hur och varför jag packar sakerna i listan som följer. Det finns också länkar till de olika artiklarna.
73. För att se exakt hur min frukost ser ut, sök på »slow-carb« på bloggen eller »slow-carb + Ferriss« på Google.
74. Detta inlägg finns givetvis tillgängligt på bloggen för dem som skulle vilja klippa och klistra reglerna för eget bruk.