part0020

Eine große Produktivitätsgewohnheit besteht darin, ein Gefühl der Dringlichkeit zu entwickeln und gegen die Zeit zu arbeiten. Setze dir Fristen. Wenn du genug Selbstdisziplin hast, um deine eigenen Termine ernst zu nehmen, fantastisch. Wenn nicht, schliesse andere Leute mit ein, die dich nicht im Stich lassen wollen.

Coaching zum Beispiel ist so effektiv und erfolgreich, weil die Mehrheit der Kunden ihre Coaches nicht enttäuschen will. Sie machen ihre Sachen und machen so von Woche zu Woche Fortschritte in Richtung ihrer Ziele.

Einige Leute sagen, dass du dich selbst dafür bestrafen solltest, dass du deine Fristen nicht einhältst: Wie z.B. auf deine Lieblingsserie im Fernsehen verzichten oder am Wochenende nicht auszugehen. Wenn du meine anderen Bücher gelesen hast, dann weißt du allerdings, dass ich kein großer Fan jeglicher Art von Selbstbestrafung bin.

Warum belohnst du dich nicht dafür, dass du die Frist einhältst, indem du deine Lieblingsserie ansiehst oder ins Kino gehst? Ein kleiner Perspektivenwechsel, aber ein ganz neuer Ausblick. Zwei völlig unterschiedliche Ansätze für dasselbe Ergebnis... Du hast die Wahl!

Erinnerst du dich an den letzten Tag vor dem Urlaub, wenn du es plötzlich schaffst alles zu erledigen? Warum? Weil es getan werden muss. Plötzlich werden die Aufgaben erledigt, die seit Wochen nicht abgeschlossen sind. Du musst just in diesem Moment harte Entscheidungen treffen und kannst dir den Luxus der Prokrastination nicht leisten. Warum also nicht jeden Tag so tun, als wäre er der letzte Tag vor dem Urlaub?

Das „Parkinsons Gesetz“ besagt: “Arbeit erweitert sich, um die für die Fertigstellung verfügbare Zeit zu füllen.” Dies bedeutet, dass wie viel Zeit auch immer du zur Verfügung hast um ein Projekt fertigzustellen, wirst du genau diese Zeit auch benötigen.

Deswegen beendest du in der Regel ein zweiwöchiges Projekt am Abend von Tag 13 und wenn du drei Wochen für das gleiche Projekt hättest, würdest du es am Abend des 20. Tages fertig stellen.

Ein weiterer Grund ist, dass Fristen dich zwingen, dich mehr auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren. So konzentrierst du dich auf das Wesentliche, beginnst alle anderen überflüssigen Aktivitäten „liegen zu lassen“ und erledigst die Dinge.

Wenn du eine Frist setzt, beginnst du, deine E-Mails und Telefonanrufe kurz zu halten und gewinnst so plötzlich eine Menge Zeit. Ich sehe es immer wieder: Leute sagen mir, dass sie keine Zeit haben, aber dann verbringen sie Stunden am Telefon.

Ich habe einmal mit einer Kollegin zusammengearbeitet, die viele Überstunden gemacht hat und ihre Arbeit nie rechtzeitig geschafft hat. Als ich mir ihren Arbeitsprozess näher ansah – sie war Logistikmanagerin – bemerkte ich, dass sie bei der Buchung eines Transports 20 Minuten mit jedem Spediteur telefonierte, um über Gott und die Welt zu sprechen, wenn auch eine kurze E-Mail gereicht hätte. Sie sprach mit fünf Spediteuren pro Tag... Rechne es selber aus.

Jetzt nicht missverstehen. Ein bisschen “Small talk” ist wichtig und notwendig, um gute Beziehungen mit Lieferanten aufzubauen, aber wenn du dich darüber beschwerst, keine Zeit zu haben... dann halte auch nicht ein Telefonat von 20 Minuten. Kürze deine Telefonate auf 10 oder noch besser - 5 Minuten.

Wenn du angerufen wirst, komme schnell auf den Punkt – es ist am besten, bereits eine Exit-Strategie zu haben, wenn du das Telefon abhebst... Sei höflich, aber zeige, dass du keine Zeit zu verschwenden hast.

Sage zum Beispiel deinem Gegenüber gleich zu Beginn “Hallo. Schön, von Ihnen zu hören. Ich bereite mich gerade auf eine wichtige Sitzung vor. Ich habe fünf Minuten. Was kann ich für Sie tun?” Oder sowas ähnliches. Es funktioniert. Die Leute kommen viel schneller auf den Punkt, wenn man so anfängt.

E-Mail-Vorlagen könnten eine weitere Möglichkeit sein, hier und da einige Minuten zu gewinnen. Diese Minuten summieren sich.

Stelle dir kleine Herausforderungen wie “Ich werde dies in einer Stunde erledigen” und schau, wie es dir geht.

Alle Leute verwenden die “Ich bin zu beschäftigt”-Entschuldigung für Dinge die sie nie fertig machen:

“Ich muss meine Webseite fertig machen. Sie wird toll, aber ich bin so beschäftigt und habe keine Zeit, es zu tun…”

“Ich habe diese tolle Buch Idee im Kopf, aber ich bin zu beschäftigt und habe keine Zeit es zu schreiben…"

“Ich habe diese tolle Geschäftsidee, aber ich bin so beschäftigt, dass ich keine Zeit habe, nach Alternativen zu suchen. Ich bleibe noch etwas länger in meinem frustrierenden Job, zumindest bis ich Zeit habe, einige Lebensläufe zu senden…”

Hör auf, fehlende Zeit als Ausrede zu benutzen und beginne, deine Zeit besser zu nutzen. Lerne, die wirklich wichtigen Dinge zu erledigen und hör auf, Zeit damit zu verschwenden, nutzlose Sachen zu tun (alias beschäftigt sein), bis du Zeitreserven aufgebaut hast.

Wie ich schon sagte, nur weil du beschäftigt bist, bedeutet das nicht, dass du produktiv bist und Ergebnisse erzielst.

Ich weiß nicht, was mich mehr beeindruckt: Die Einfachheit und Effizienz dieser Technik oder die Tatsache, dass ganze Bücher geschrieben wurden, wie man einen Timer auf 25 Minuten einstellt, 25 Minuten arbeitet und dann eine fünfminütige Pause macht.

Im Grunde ist es eine andere Annäherung an die Dinge, die vorhin erwähnt wurden. Arbeite 25 Minuten ohne Unterbrechungen, dann machst du eine fünfminütige Pause. Nach vier „Pomodoros“ (zwei Stunden) eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten einlegen.

Die Pomodoro-Technik sollte dir helfen, dich zu konzentrieren und die Auswirkungen externer und interner Ablenkungen zu reduzieren.

Der Spaß beginnt, wenn eine ganze Abteilung beginnt, diese Technik anzuwenden. Ich habe gehört, dass die Produktivität in einer solchen Abteilung buchstäblich explodiert. Wenn du Erfahrungen mit der Pomodoro-Technik hast, lass es mich bitte wissen. Ich interessiere mich immer für reale Beispiele.