34

Die Tricks in die Praxis umgesetzt

Verwalte deine Zeit

• Investiere ein paar Stunden in die Definierung genau dessen, was du tun willst
• Planung –Nimm dir 15 Minuten am Vortag oder 15 Minuten bevor du deinen Tag beginnst, um zu planen
• Priorisieren
• Mache zuerst das “Unbequeme”
• Blockiere Zeit und lerne “Nein” zu sagen
• Gruppieren ähnlicher Aufgaben (“Batching”)
• Verwenden einer Aufgabenliste
• Führe ein Unterbrechungs-Protokoll
• Protokolliere deine Zeit für mindestens eine Woche

Konflikte

• Höre mit der Absicht des Verstehens – nicht mit der Absicht zu antworten
• Verhandle “Win-Win-Situationen”
• Ziele auf Zusammenarbeit statt Konfrontation
• Sei bereit, den ersten Schritt zu tun
• Erkläre, was du brauchst und warum und lasse die andere Persone wissen, wie sie helfen kann
• Atme tief durch
• Denke daran: “Wir sehen die Welt nicht so, wie sie ist, sondern wie wir sind”

Organisiere dein E-Mail-Postfach

• Nimm dir Zeit für die Organisation deines email-Posteingangs
• Organisiere oder erstelle Dateien nach deinen Bedürfnissen
• Verschiebe alle E-Mails, die älter als einen Monat sind, in eine “temporäre Datei” (wenn du sie in sechs Monaten nicht brauchst... löschen)
• Teile das Projekt in kleinere Aufgaben auf – arbeite an deinen E-Mails eine Stunde jeden Tag
• Verpflichte dich, jeden Abend einen sauberen e-mail Briefkasten zu haben
• Denke daran: Tue es jetzt, lege es für später ab, delegiere es, lege es als Referenz ab, oder lösche es
• Je mehr du diese Aufgabe verschiebst, desto hässlicher wird es...
• Bearbeite E-Mails, die aus anderen Teilen der Welt kommen als erstes am Morgen
• Erziehe dein Team, dich nur in E-Mails einzukopieren, die wirklich wichtig sind
• Verwende Skype (oder ähnliches), um Dinge zu erledigen, bei denen in der Regel Infos in mehreren E-Mails verteilt werden
• Versuche mindestens einen Morgen oder Nachmittag ohne Unterbrechungen zu arbeiten

Schnell arbeiten

• Ziele setzen und jedem einzelnen Zeit zuweisen
• Verpflichtung, die gegebene Zeit einzuhalten
• Vermeide Ablenkungen
• Gruppieren ähnlicher Aufgaben (Batching)
• Blockiere Zeit für deine Aufgaben, lasse keine Unterbrechungen zu
• Lerne “NEIN” zu sagen
• Konzentriere dich auf deine Ziele, visualisiere Ergebnisse, priorisiere
• Nutze das Pareto-Prinzip: 20% deiner Anstrengung wird 80% deiner Ergebnisse liefern

Zu viel Arbeit?

• Prioritäten definieren – Time Management Matrix
• Ordne deine wichtigsten Aufgaben Zeit zu und halte dich daran.
• Prüfe, ob alles, was du tun musst, wirklich notwendig ist. Kannst du es delegieren? Automatisieren?
• Musst du mit deinem Chef über deine Arbeitsbelastung sprechen??

Wenn du dich auf andere verlässt

• Notiere, was du von der anderen Person brauchst
• Schreibe auf, wie die Person deine Verzögerung beeinflusst
• Überlege im Voraus, wie du zu einer Lösung gelangen kannst. Präsentiere Alternativen
• Verwende eine positive Sprache
• Spreche persönlich mit der Person oder rufe sie an
• Sei ehrlich, höflich und verständnisvoll
• Wenn die Person deine Anfrage ignoriert, sprich mit deinem Chef

Wie man mit Unterbrechungen umgeht

• Lerne, “Nein” in einer freundlichen Art und Weise zu sagen und plane die Aufgabe eventuell für später ein
• Informiere die Leute, dass du von nun an dankbar wärst, wenn deine Zeit “ohne Unterbrechung” respektiert werden würde.
• Verwende Kopfhörern
• Gehe zu einem Ort, an dem du nicht unterbrochen werden kannst
• Lass Anrufe auch mal an den Anrufbeantworter gehen
• Verhandle mit einem Kollegen, das Telefon einmal umzuleiten, während du beschäftigt bist
• Analysiere, ob es wirklich notwendig ist, an allen Besprechungen teilzunehmen, zu denen du eingeladen bist
• Helfe anderen, aber mache es nicht zu einer dauerhaften Gewohnheit

Wenn alles dringend ist

• Priorisiere und überprüfe die Wichtigkeit jeder Aufgabe
• Wenn du an den Punkt kommst, an dem alles dringend ist, muss deine Arbeitsbelastung überdacht werden
• Analysiere, warum all deine Aufgaben dringend sind: Schiebst du sie auf? Bist du organisiert? Sind deine Mitarbeiter organisiert? Gibt es technische Probleme?
• Vermeide das hin und her springen zwischen Aufgaben
• Erkläre mit einer ruhigen Stimme, dass du die Aufgabe 1 beenden wirst und wenn diese fertig ist, wirst du zu Aufgabe 2 übergehen...
• Erkläre höflich, WANN deine Aufgabe abgeschlossen sein wird. Die Leute wollen nicht hören, dass du beschäftigt bist; sie wollen nur wissen, wann du mit ihren Sachen fertig bist

Umgang mit Ablenkungen

• Erstelle eine Liste der Dinge, die du während des Tages tun musst
• Priorisieren
• Verpflichte dich, deine Aufgaben zu beenden bevor der Tag vorbei ist
• Belohne dich für abgeschlossene Aufgaben
• Bitte einen Kollegen, dir bei der Erreichung deines Tagesziels zu helfen
• Trenne dein Telefon von der Leitung
• Beseitige alles, was dich ablenkt. Arbeite ohne Ablenkungen für mindestens eine Stunde pro Tag

Inkonsequenz und mangelndes Engagement

• Jeden Tag einen kleinen Schritt – mach dich nicht fertig, wenn du scheiterst. Versuche es am nächsten Tag wieder
• Denke daran, niemand sonst wird es für dich tun
• Mache die unbequemen Aufgabe zuerst am Morgen jeden Tag, über eine Woche lang und überprüfe die Ergebnisse
• Belohne dich selbst
• Verwende die Tools, die für dich einfach sind (Liste, Gruppenaufgaben usw.)

Multitasking

• Vermeide es – viele Studien zeigen, dass Multitasking weniger produktiv ist
• Verwende die Zeitmanagement-Matrix und tue eine Sache nach der anderen
• Du brauchst Disziplin: Vermeide es, deine E-Mails ständig zu “checken”; keine Nachrichten/privaten Anrufe beantworten; sich nicht dazu hinlenken lassen, Dinge zu tun, die nicht wichtig sind
• Plane deinen Tag in “Zeitblöcken”, die du bestimmten Aufgaben widmest
• Jedes Mal, wenn du eine Aufgabe abgeschlossen hast, machst du eine Pause und gehst zur nächsten über

Laute Umgebung

• Ohrstöpsel
• Wechsle deinen Arbeitsplatz in einen ruhigeren Raum
• Kopfhörer
• Tue wichtige Dinge sehr früh am Morgen, mittags oder in der Nacht
• Wenn es wirklich fies wird, mache du einen Spaziergang, um “Deine Gedanken zu sammeln.”

Angst, Fehler zu machen

• Wir befinden uns alle in einem ständigen Lernprozess, also bitte um Hilfe wenn du welche brauchst! dein Chef wird es zu schätzen wissen
• Denke daran: Es ist besser, einmal nervös zu sein, als es später zu bereuen
• Wenn das Schlimmste passiert... philosophisch denken: Wir lernen mehr aus unseren Fehlern
• Spreche mit deinem Chef und erkläre, welche Bereiche Hilfe benötigen (Training, Mentoring, Coaching, etc.)

Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung/Vergessen der Probleme der Kunden

• Verwenden eines elektronischen Kalenders
• Plane die Nachverfolgung auf die gleiche Weise, wie du eine Besprechung oder eine andere Aufgabe planen würdest
• Einstellen eines Telefonalarms
• Notiere dir das “Problem” als Aufgabe und achte darauf, dass du es nachverfolgst und erledigst

Zu neugierig, um eingehende E-Mails nicht zu überprüfen

• Ton eingehender E-Mails abschalten
• Lege bestimmte Zeiten während des Tages für den Zugriff auf deine E-Mail-Adresse fest
• Verpflichte dich, E-Mails nicht zu überprüfen. Niemand kann dich dazu zwingen, das zu tun, was du nicht tun willst
• Belohne dich, wenn du lange keinen Blick in den e-mail Posteingang geworfen hast
• Verfolge die Zeit, die du damit verbringst, hin und her zu schalten, um deine E-Mails anzusehen, und vergleiche sie mit der Zeit, die du brauchst, wenn du dich auf deine Aufgaben konzentrierst und deine E-Mails nur ein paar Mal pro Tag überprüfst.

Zu viele Meetings oder Besprechungen

• Bewerte, ob du wirklich an allen Meetings teilnehmen musst
• Wenn du teilnimmst... Musst du während der gesamten Besprechung bleiben?
• Versuche, Tage ohne Besprechungen zu planen, in denen du dich auf deine anderen Aufgaben konzentrieren kannst
• Delegiere an andere, die an Besprechungen oder anderen Aufgaben teilnehmen können