1

Utveckla redovisningssystemet

Allt som företaget gör hamnar i redovisningen. För att kunna följa och styra utvecklingen måste redovisningen därför kunna ge en så bra bild av företaget som möjligt.

EXEMPEL

Ett företag har följande resultaträkning:

Totala intäkter	+ 500 000
Totala kostnader	– 400 000
Resultat	= 100 000

Vad kan man utläsa om företaget från denna sammanställning, utöver slutresultatet?

Svaret är enkelt – ingenting. För att analysera bruttovinster, personalkostnader, räntor och så vidare måste redovisningen göras mer detaljerad. Det gäller speciellt företag som säljer mer än en produkt eller tjänst.

I de flesta datorprogram för redovisning kan du registrera affärshändelser med mycket hög detaljeringsgrad, till exempel bensin per bil eller omsättning per säljare. Det är alltså inte speciellt komplicerat att få en uppföljning av verksamheten som verkligen visar var du tjänar pengar, och vad som måste förbättras.

Följande tips ger exempel på olika möjligheter att utveckla redovisningssystemet:

• Se till att alla viktiga områden och nivåer i företaget kan särredovisas för att se var vinsten är bra eller var förlusten uppstår.
• Bygg upp två rapportnivåer, en detaljerad och en översiktlig snabbrapport.
• Se till att redovisningen innehåller jämförelsetal mot budget och/eller föregående år.
• Använd grafik för att visa pågående trender tydligare.
• Se till att redovisningen uppdateras i takt med företagets behov. När företaget förändras måste också den ekonomiska redovisningen förändras. Redovisningen ska vara ett dynamiskt system – inte statiskt.
• Bestäm regelbundna tidpunkter, till exempel månadsvis eller per kvartal, då du ska gå igenom redovisningen för att följa utvecklingen. Det behöver inte ta mer än 15–20 minuter och kan påverka hela företagets framtid!