För att företaget ska bli lönsamt måste du kontrollera alla kostnader och se till att de inte är högre än intäkterna. Låter det enkelt och kanske till och med lite trivialt? Ändå finns det flera exempel på företag som arbetar planlöst och överraskas av hur helheten blir när man sammanställer resultatet.
För inte så länge sedan stötte jag på ett företag som just förlorat över 3 miljoner kronor på detta arbetssätt … Därför är det viktigt att göra en budget, det vill säga en ekonomisk plan, för den kommande perioden.
Budgetering är känt som en omfattande process, vilket ofta skrämmer företagen att avstå. Det påstås att det tar mycket tid, och dessutom att budgeten sedan inte stämmer med verkligheten. Men oftast beror dessa problem på en dålig struktur på budgetprocessen och ett överdrivet intresse för detaljer. Här gäller verkligen ansatsen ”bättre nästan rätt än exakt fel”.
Gör hellre en enkel budget än ingen alls!
Det viktigaste är att skapa en översiktlig bild av verksamheten, så att man vet vad som måste uppnås. Räcker det att sälja för en miljon kronor? Har vi råd med en säljare till? Hur mycket ska han i så fall sälja för, och till vilka kunder? Vilket pris ska vi sätta på våra produkter och tjänster? Budgeten väcker ett antal kritiska frågor som måste besvaras om företaget ska bli lönsamt.
Låt dig inte nedslås av att det kan bli fel, utan tänk i stället på hur fel det kunde blivit om det inte hade funnits någon plan alls!
En enkel budget kan upprättas på följande sätt:
Punkt 5 är viktig, eftersom budgetering alltid är lättare i ett kortare tidsperspektiv. Genom att planera för de närmaste månaderna blir träffsäkerheten ofta större, och då fungerar också budgeten mycket bättre.
Ett annat stort värde med budgeten är att den pekar ut målen, och vart vi vill komma med verksamheten. Detta är mycket viktigt, och en direkt förutsättning för att motivera och styra personal och övriga resurser att försöka nå dit man vill. Att driva ett företag är en sorts tävling, där krafterna ska disponeras för starten, loppet och spurten mot mål. Men hur ska detta gå till, om ingen vet var målet finns?
I den fantastiska sagan om Alice i underlandet är Alice vid ett tillfälle vilse, och vill komma vidare. Hon kommer till ett vägskäl där en listig katt sitter och ler mot henne, samtidigt som det finns vägar åt olika håll.
”Hur ska jag komma härifrån?” frågar Alice.
”Det beror lite på vart du vill komma”, svarar den listiga katten då.
”Det spelar ingen roll, bara jag kommer härifrån”, säger Alice.
”Då spelar det heller ingen roll vilken väg du tar”, säger katten och ler …
Det finns en speciell teknik som kan användas i budgetarbetet som kallas för nollbasbudgetering. Namnet ger lätt en känsla av en teoretisk och abstrakt metod. Men detta är i själva verket ett av de mest konkreta sätten att öka vinsten.
Nollbasbudgetering betyder att en budget med noll som bas ska upprättas. Vid planering av nästa års kostnader utgår du inte från den nivå som du hade föregående år och justerar till att bli årets värden. I stället börjar du från noll och försöker bedöma nyttan av att öka kostnaden (från noll) för varje konto. En satsning på att öka marknadsandelen får till exempel inte kosta mer än vinsten från den ökade försäljningen. Annars blir ju satsningen inte lönsam!
Därefter sker en kostnadsanalys som innebär att orsak/verkansambanden ifrågasätts. Får du ut något för de kostnader som du hade på detta område förra året? Hur många företag betalar inte slentrianmässigt utan att kontrollera effekten av vad de får? Ett vanligt exempel är förnyelse av annonsering i olika tidningar utan att kontrollera vem (om ens någon) som läser annonserna.
En enkel budget av ovanstående typ kan du göra på en halv dag, det vill säga till en kostnad av cirka 2 000 kronor om man sätter timkostnaden till 500 kronor. Sannolikheten att spara mer än 2 000 kronor borde i de flesta företag vara nära 100 procent!