9

Fakturera oftare

Företagen arbetar alltid löpande men man fakturerar ofta periodvis, till exempel månadsvis i efterskott. Det innebär att företaget i genomsnitt inte kan uppnå den kredittid som man erbjuder sina kunder, även om kunderna alltid betalar i rätt tid. I detta läge är det i stället företagets egna administrativa rutiner som kan kosta mycket pengar.

Varför uppnås inte kredittiderna om alla kunder betalar i rätt tid?

Att kredittiderna inte uppnås beror på att de flesta av fakturorna är gamla redan när faktureringen påbörjas!

Om företaget säljer med 30 dagars kredit, och fakturerar månadsvis i efterskott, är ju de arbeten som gjordes i början på månaden redan 30 dagar gamla, och det är ju inte möjligt att skicka en faktura som har förfallit redan när den kommer fram.

Om kunden betalar detta arbete enligt fakturan kommer därför pengarna in först 60 dagar efter att arbetet utfördes. Bara de arbeten som utfördes vid månadens slut kommer att betalas inom 30 dagar. Genom att fakturera oftare kan den effektiva betalningstiden minskas och vinsten ökas.

Det är antalet faktureringstillfällen och kreditvillkoren som tillsammans ger den effektiva betalningstiden:

EXEMPEL

Vid 30 dagars kredit och fakturering månadsvis i efterskott blir därför den effektiva tiden:

Tänk dig att ditt företag omsätter 4 000 000 kr/år. Med ett pålägg av 25 % moms blir faktureringen totalt 5 000 000 kr. Du erbjuder 30 dagars kredit, men fakturerar månadsvis i efterskott, det vill säga i praktiken kan du inte få betalt förrän 45 dagar ((30 + 60) / 2) efter att arbetet har utförts.

Om du i stället börjar fakturera två gånger per månad, sjunker den effektiva betalningstiden till 37,5 dagar ((15 + 60) / 2), det vill säga en minskning med 7,5 dagar.

Detta innebär att kundfordringarna blir 104 167 kr (5 000 000 × 7,5 / 360) mindre. Med en ränta på checkkrediten på 6 % innebär det en räntebesparing på 6 250 kr/år. Dessutom ökar tillgången på kapital med drygt 100 000 kr, utan att du tar några nya lån i banken.

Förutom räntebesparingen uppnår du också andra fördelar, som lägre risk för kundförluster och en jämnare ström av inbetalningar.

Motargumentet brukar vara att det är dyrt att fakturera så ofta. Detta argument faller med ett modernt datorprogram, där faktureringen kan köras automatiskt direkt från registrerade arbeten.

Ett annat motargument brukar vara att det är dyrt att uppdatera och gå igenom faktureringsunderlaget oftare. Detta kan enkelt lösas genom att skicka a conto-fakturor som sedan stäms av i efterskott. Detta är dessutom ett bra sätt att undvika kundförluster, speciellt vid större projekt som löper över en längre tid.

Att kunden inte förväntar sig att bli fakturerad så ofta, är ett tredje motargument. Förklara då för kunden att det hjälper till att hålla priset på en så låg nivå som möjligt, så att båda parter kan öka sin vinst.