De anställda i ett företag arbetar alla med samma uppdrag och mot samma mål, nämligen att utifrån sitt eget ansvarsområde bidra till företagets utveckling på bästa sätt. Säljarna försöker uppnå och överträffa budgeterad försäljning, inköparna försöker få så bra priser som möjligt, produktionen försöker nå bästa kvalitet till lägsta kostnad och ekonomiansvariga försöker administrera och styra verksamheten så att likviditeten balanseras och så att interna rutiner fungerar så bra som möjligt.
Alla försöker således att bidra på sitt sätt, men det arbetssätt som de använder är inte alltid valt av dem själva. Oftast har ledningen organiserat arbetet för hela verksamheten och utifrån sitt perspektiv.
Utifrån sitt eget perspektiv kan dock enskilda anställda se nya möjligheter att lösa företagets problem.
Det egna perspektivet är inte alltid den bästa lösningen, eftersom alla funktioner i företaget dessutom måste samarbeta, och enskilda lösningar nästan alltid utgår från den egna funktionen. Men ibland kan väsentliga förbättringar ske baserat på förslag från enskilda anställda. Ibland är förslagen färdiga, och ibland behöver de bearbetas eller justeras för att fungera i helheten.
Ett företag tillverkar ljusstakar av trä. Ett vanligt problem är att limmet rinner utanför och försvårar för den målning som ska ske i nästa moment. För varje ljusstake måste därför limmet slipas bort före målning, vilket tar ca 1 minut per ljusstake.
Den som ansvarar för målningen föreslår därför att målningen sker innan delarna limmas samman. På det sättet kan företaget spara 1 minuts slipning per ljusstake. Om man tillverkar 100 000 st/år innebär det en besparing på 1 667 timmar/år. Det motsvarar ungefär en årsarbetare, vilket vid en månadslön på 20 000 kr plus 40 % sociala avgifter innebär en årlig besparing på 336 000 kr. Även små förändringar kan visa sig mycket värda!
Denna typ av förslag finns hos alla som arbetar i företagen, och det är därför viktigt att ledningen skapar forum där förslagen kan komma fram. Ett sätt är att hålla regelbundna (månadsvis/halvårsvis/helårsvis) utvecklingssamtal med hela personalen, där man förutom den normala diskussionen om den anställdes egen situation och utveckling aktivt efterlyser förslag som kan förändra och förbättra verksamheten eller arbetsflödet.
Ett annat sätt är att sätta upp så kallade tips- eller idélådor, där anställda kan lämna förslag till förbättringar. Använd även belöningssystem för att premiera bra förslag.
Det är ledningens ansvar att styra verksamheten, men man vet aldrig vem som plötsligt får en bra idé – och systemet är helt gratis att underhålla. Genom att aktivt uppmuntra engagemang i form av goda idéer skapas dessutom ett ökat intresse för den egna arbetsinsatsen och dess roll i helheten. Och en aktiv och motiverad personal är en förutsättning för lönsamhet.
Att engagera personalen på detta sätt har lönat sig för många företag – nästa gång kan det vara din tur!