I många branscher har företagen en ojämn belastning av arbetet under året. Typiska exempel är fjällhotell och campingplatser, men även andra branscher har olika toppar i verksamheten. Exempelvis har redovisningsbyråer mycket att göra med bokslut och deklarationer varje vår. Tillfälliga toppar kan också uppstå vid genomförande av olika projekt, eller vid större ordrar inom tillverkande företag.
Om dessa företag har fast anställd personal måste de betala lön både för normal arbetstid och för övertiden vid den extra belastningen. Den extra lönen blir dessutom ibland ännu mer kostsam på grund av övertidstillägg.
I en del branscher där dessa svängningar är regelbundna och mycket stora löser företagen problemet genom att ha en liten bas av fast anställda, som sedan kompletteras med tillfällig personal under högsäsong. Fjällhotell och campingplatser kan arbeta så här.
Men alla branscher kan inte använda denna lösning. Antingen på grund av att svängningarna inte är tillräckligt stora eller regelbundna, eller att kundkontakten kräver en kontinuitet som bara kan uppnås om samma person sköter kunden. Det senare är det typiska fallet inom konsultverksamhet.
I dessa situationer kan lösningen vara att använda ett system som gör att övertiden vid de olika topparna byts mot betald ledighet vid ett senare tillfälle.
Ditt företag har normalt högre belastning under våren. Du har fyra anställda, som mellan januari och april måste arbeta 100 timmar övertid vardera. Kostnaden för totalt 400 timmar inklusive övertidstillägg och sociala avgifter blir 120 000 kr.
Dessutom måste du betala normal lön under lågsäsongen på hösten, trots att företaget då inte har full beläggning. Om du kan komma överens med personalen om att de i stället för övertidsersättning tar ut 400 timmars ledighet på hösten med normal lön kan företaget spara 120 000 kr.
Om du lägger upp en plan för ledigheten, till exempel tredagarsvecka under vissa tider, kan det skötas med minimal administration, samtidigt som det kan vara trevligt för personalen att få mera fritid under hösten. Observera att varje person i det första alternativet också får 100 timmar mindre fritid per år om man arbetar övertid och sedan tar ut den som lön.
Principen är enkel – det är dyrt att betala mer än årslönen bara för att arbetsbelastningen inte är helt jämn över året!
Beroende på när övertiden uppstår och vilken sorts tjänst och avtal personalen har kommer kompensationen för övertiden att bli med ett visst påslag i stället för timme mot timme. Det kan betyda att 400 timmars övertid leder till 600 timmars betald ledighet. Men om den lägre beläggningen under hösten tillåter att sådan ledighet kan tas ut så kvarstår det faktum att företaget har sparat 120 000 kronor, samtidigt som personalen får ökad fritid.
Dessutom finns naturligtvis mellanlösningar, där en del tas ut i ledighet och en del som övertidslön. Här kan planering löna sig!