Så snart företaget får mer än en anställd måste man tänka noga på hur organisationen ska se ut och fungera. Vem ska göra vad?
Alltför många företag har en otydlig organisation, som inte är uppdaterad till dagens arbetssituation. Speciellt märks detta i de mindre och medelstora företagen, där organisationen ofta är starkt knuten till grundaren som finns kvar i företaget. Jag har träffat på företag som har 20 anställda, men bara en chef (grundaren) och 19 hjälpredor …
Ett företag fungerar precis som ett fotbollslag – alla har en viktig uppgift, och den måste utföras och lämnas vidare till nästa spelare för att laget ska fungera och vinna matchen. Därför är det viktigt att se över organisationen löpande, så att företagets viktigaste resurs, nämligen de anställda, kan användas på rätt sätt.
Börja med att fördela företagets huvudområden såsom inköp, produktion, försäljning och administration på den befintliga personalen. Har vi rätt personer på varje plats? Stämmer deras bakgrund, utbildning och erfarenhet med vad de gör och passar bäst för? Rita upp det med kommentarer på ett stort papper, så att du ser bilden som en stor karta!
I ett företag där man gjorde just en sådan här utvärdering fanns en vaktmästare som var mycket utåtriktad. Han hade funnits i företaget länge, och kunde det väl.
Vid genomgången beslutade man att han i stället skulle få ansvar för delar av försäljningen, på grund av hans utåtriktade läggning och stora kunskap om företaget. Resultatet blev mycket bra!
Väl motiverade människor kan uträtta oerhört mycket, så rätt person på rätt plats är mycket mer än ett talesätt. Prata öppet och våga förändra – du kan bli överraskad över kraften i de resurser ditt företag redan har om de utnyttjas rätt. Tänk på vaktmästaren!
I de flesta mindre företag arbetar man inte alls med sin organisation, utan fyller bara på med nyanställda när arbetsvolymen blir för stor. Men varje sådant beslut måste föregås av en intern genomgång av de resurser som finns. Ett bra sätt är att börja med att kartlägga hur arbetsflödet ser ut idag och hur tiden fördelas på olika arbetsuppgifter. Inför en enkel tidsredovisning under tre månader – chansen är stor att du kommer att bli förvånad!
I många fall har analyser av tidsanvändningen visat att olika anställda dels gör andra saker än vad ägare och ledning förväntar sig, dels ägnar mer tid åt vissa sysslor än man borde göra.
Många av oss är fast i egna rutiner och mönster, till exempel för mycket tid i telefon eller för mycket tid på vissa klienter. Dessa mönster är svåra att bryta om man inte gör en samlad ansats att kartlägga arbetsflödet och den tid som läggs ned på olika moment.
Ibland upptäcker man att vissa funktioner inte längre passar in. Det kan till exempel vara en del av produktionen eller administrationen som på grund av utvecklingen eller kostnadsläget inte lönar sig att göra själv längre. Kanske ska vissa funktioner outsourcas till någon utanför företaget? Här kan finnas pengar att tjäna samtidigt som du förbättrar din organisation.
På detta område finns inga patentlösningar, men det är ingen ursäkt för att låta din organisation växa som ogräs i en trädgård. De anställda och din organisation är din finaste planta, och den behöver skötas väl. Men så kan den också överraska dig med ovanligt fina blommor!