Am Flughafen, im Auto, an öffentlichen Plätzen, auf dem Computerbildschirm, auf dem Handy und an unserem Handgelenk - überall sind Uhren. Uhren, die uns gnadenlos zeigen, wie spät es ist, wie schnell die Zeit vergeht. Uhren, die uns ständig daran erinnern, dass wir uns beeilen müssen. Die Uhr bestimmt den rasanten Takt unseres Lebens. Die Zeit verfolgt uns.

»Keine Zeit!« - so lautet der kollektive Seufzer des modernen Menschen. Doch das ist falsch. Wir haben mehr Zeit, als wir denken.

Noch nie hatten wir so viel freie Zeit zur Verfügung wie jetzt! Den Beweis liefern die Statistiken: Ende des 19. Jahrhunderts war ein Arbeitstag von dreizehn oder vierzehn Stunden absolut normal. Und heutzutage? Heute können wir etwa sechs Stunden Freizeit täglich genießen! Davon konnten frühere Generationen wirklich nur träumen. Aber wir haben noch einen großen Vorteil gegenüber unseren Vorfahren: Unsere Lebenserwartung ist deutlich höher! Sie ist seit 1900 in Deutschland um über 30 Jahre gestiegen. l leute liegt die Lebenserwartung für Männer bei 74 Jahren und für krauen sogar bei 80 Jahren. Und obwohl wir immer ii 11 c r werden, ist die Lebensarbeitszeit drastisch gesunken. Zudem erleichtert

der rasante technische Fortschritt lästige, aber notwendige Arbeiten und hilft uns so, viel Zeit zu sparen: Waschmaschine, Spülmaschine, Staubsauger und Zentralheizung - alles Garanten für mehr freie Zeit. Dennoch sehen die meisten nichts als Zeitmangel, Zeitnot oder Zeitstress! Aber so verstellen wir unseren Blick für das großzügige Zeitbudget, das wir jeden Tag geschenkt bekommen.

Wenn der Zeitdruck wieder einmal ganz besonders schlimm ist, sollten Sie immer daran denken: Eigentlich haben Sie Zeit im Überfluss! Und es liegt allein an Ihnen, die freie Zeit für sich zu entdecken und auszukosten! Genau dabei kann das neue Zeitmanagement uns unterstützen. Denn es geht nicht darum, immer mehr in einen ohnehin schon übervollen Tag zu packen. Es geht darum, unsere Zeit mit dem zu füllen, was für uns wesentlich ist.

Kapitel 4

Planung statt Chaos:

Zeit gewinnen mit Zeitmanagement

Wie schafft man es, sich Zeit für das Wesentliche zu nehmen? Auch wenn es zunächst banal klingen mag: das A und 0 ist Planung. Denn: Wer nicht plant, der wird verplant!

Zeitplanung ist der Schlüssel, um Zeit produktiver, intensiver und zufriedener zu erleben. Dennoch glauben viele, dass sie sich die Zeit für ihre Planung sparen können. Sie fürchten, dass sie sich durch Planung der Tyrannei des Terminkalenders unterwerfen, dass sie keinen Freiraum mehr für Kreativität und Spontaneität haben. Doch das ist ein gewaltiger Irrtum.

Vorausschauende, überlegte Planung schafft nicht nur Raum und Zeit für Termine und Aufgaben, sondern auch für Ungeplantes, für spontane Aktivitäten und kreative Momente. Wer täglich nur acht Minuten in seine Planung investiert und diese dann konsequent umsetzt, gewinnt nachweislich jeden Tag eine volle Stunde für die wirklich wichtigen Dinge!

1. Geplant durch den Tag: Tagesplanung

»Gegenüber der Fähigkeit, die Arbeit eines einzigen Tages sinnvoll zu ordnen, ist alles andere ein Kinderspiel«, stellte einst Johann Wolfgang von Goethe fest.

Goethe hat recht: Die Planung des Tages ist der erste wichtige Schritt in Sachen Zeitplanung und somit auch der ideale Einstieg in Ihr ganz persönliches Zeitmanagement. Wenn Sie Ihren Tag richtig planen, bekommen Sie fast automatisch die notwendige Routine für Ihre spätere Wochen-, Monats- und Jahresplanung.

Die große Herausforderung bei der Tages|>humng. bestell darin, das Beste aus jedem einzelnen Tag :tu inat licn iiiid su li Zeit für das Wesentliche zu nehmen.

Wenn Sie Ihren Tag planen, sollten Sie sieh unbedingt /.eil für die folgenden Dinge reservieren:

Tragen Sie alle anstehenden Termine in Ihren Tagesplan ein. Benutzen Sie dazu einen Bleistift. Viele Termine werden verschoben oder entfallen. Wenn Sie einen Bleistift verwenden, können Sie diese Termine einfach ausradieren.

Notieren Sie sich alle Aufgaben, die Sie an einem Tag erledigen wollen. Schreiben Sie aber nicht bloß

Unerledigtes vom Vortag Vergessen Sie nicht, Dinge, für die Sie am Vortag keine Zeit hatten, erneut einzuplanen. Aber überlegen Sie genau: Muss das wirklich noch gemacht werden oder hat es sich inzwischen von selbst erledigt?

K Tätigkeiten auf. Versuchen Sie, Resultate festzulegen. Schreiben Sie nicht: »Telefonat mit Herrn Bär.« Notieren Sie: »MeetingAgenda für Vertriebsleitertagung mit Herrn Bär abstimmen.«

Planen Sie genügend Zeit für Unvorhergesehenes, Störungen und Probleme ein. Sonst ist Zeitdruck vorprogrammiert.

Ein Bereich, für den wir oftmals zu wenig Zeit in unserer Planung einrechnen, ist Kommunikation. Vergessen Sie also nicht, Zeit für Telefonate, Gespräche mit Kunden, Kollegen oder Vorgesetzten und für Ihre Korrespondenz freizuhalten.

Planen Sie auch Leerzeiten, etwa Reise- oder Wartezeiten zwischen zwei Terminen. Überlegen Sie, wie Sie solche Leerzeiten sinnvoll füllen können. Reservieren Sie diese Zeiten beispielsweise für liegen gebliebene Akten oder Fachartikel.

Gönnen Sie sich auch Zeit für Pausen. Denn Pausen sind keine Zeitverschwendung. Im Gegenteil: Pausen bringen neuen Schwung und neue Energie. Legen Sie alle 90 Minuten eine kurze Pause ein. Sonst lässt die Konzentration nach, —i r\ ^,:tät Ihrer Arbeit leidet. Die Folge:

Planen Sie nicht nur Ihren Arbeitstag. Ein Tag sollte schließlich ja nicht nur aus Arbeit bestehen. Überlegen Sie sich auch, wie

Sie Ihre Freizeit sinnvoll gestalten können Ni I1111111 Sn- su li ausreichend Zeit für ihre Familie, l'ieunde, h iness und .d"'"• was Ihnen sonst noch Spaß macht.

Halten Sie sich jeden Abend mindestens zehn Minuten frei, um Bilanz über den vergangenen Tag zu ziehen und den nächsten Tag zu planen.

Bestens bewährt bei der Tagesplanung hat sich die einfache, aber höchst effektive ALPEN-Methode. Mit dieser Methode investieren Sie täglich nur wenige Minuten in Ihre Planung, gewinnen aber sehr viel Zeit für das Wesentliche:

Halten Sie alle Aktivitäten, Aufgaben und Termine, die Sie für einen Tag einplanen, schriftlich fest. Zeitpläne, die nur im Kopf existieren, werden meist ganz schnell verworfen. Schreiben Sie aber nicht bloß Tätigkeiten auf. Versuchen Sie, Resultate festzulegen. Fragen Sie sich schon bei der Planung, was das Ziel einer Tätigkeit ist, was Sie damit erreichen wollen.

Benutzen Sie nur einen Tagesplan, in den Sie alle Aktivitäten sorgfältig eintragen. Und vergessen Sie auch Routineaufgaben und scheinbare Kleinigkeiten nicht. Nur so behalten Sie den Überblick und können absehen, was der Tag hringen wird.

Starten Sie unbedingt mit einem sclirißliclicn Plan in den Tag. Am besten, Sie erstellen Ihren Tagesplan schon am Vorabend.

I ;iiH',r/l Lnu r einschätzen Notieren Sie hinter jeder einzelnen Aktivität, wie viel Zeit Sie dafür veranschlagen müssen. Leider nehmen sich die meisten von uns viel zu viel vor. Das frustriert. Kalkulieren Sie Ihren Zeitaufwand großzügig und setzen Sie sich für jede Aufgabe ein realistisches Zeitlimit. Achten Sie darauf, dieses Limit auch einzuhalten.

»Die Arbeit dehnt sich aus, bis sie die Zeit ausfüllt, die für ihre Ausführung zur Verfügung steht.«

Cyril N. Parkinson

Und: Denken Sie in Sachen Zeitlimit unbedingt an das Parkinson-Gesetz. Es besagt, dass jede Arbeit so lange dauert, wie man Zeit dafür hat. Wenn Ihnen also jemand einen Monat für eine bestimmte Aufgabe zubilligt, dann werden Sie auch einen ganzen Monat dafür brauchen! Hätte man Ihnen nur eine Woche Zeit gegeben, hätten Sie es sicher auch in einer Woche geschafft. Also: Planen Sie realistisch, gehen Sie aber nicht verschwenderisch mit Ihrer Zeit um!

Verplanen Sie Ihren Tag nicht bis auf die letzte Minute. Denken Sie unbedingt an Pufferzeiten. Riskieren Sie nicht, dass Ihr Tagesplan durch die kleinste Störung völlig aus den Fugen gerät. Kluge Zeitplanung berücksichtigt auch Unvorhergesehenes. Denn: Egal, wie gut wir planen - Überraschungen wird es immer geben.

I lallen Sie sich an die bewährte Fifty-Fifty-Regel und verplanen Sie keinesfalls mehr als 50% Ihres Tages. Reservieren Sie 50% Ihrer Zeit für geplante Aktivitäten und 50% für Unvorhergesehenes, die berühmkaberücliliglen /.nldn Ih mli i i i nen kurzen Plausch mit den Kollegen. F1em• 11 Srn mi li nliei den Zeitgewinn, wenn Sie Ihre Zeilreseiven im lil .mgu-ileu müssen.

Ein guter Tagesplan sollte grundsätzlich nur das enlhallen, was Sie an diesem Tag erledigen wollen - und vor allem auch können. Deshalb sollten Sie Ihren Aufgabenkatalog unbedingt auf ein realistisches Maß zusammenstreichen. Richten Sie Ihr Tagespensum konsequent auf das Wesentliche aus.

Gerade in besonders hektischen Zeiten mit hoher Arbeitsbelastung ist es hilfreich, ein bis zwei Tagesprioritäten festzulegen. Selbst wenn der Tag höchst chaotisch verläuft, haben Sie gute Chancen, Ihre Tagesprioritäten zu erledigen. So können Sie Ihren Tag mit dem guten Gefühl abschließen, das Wichtigste geschafft zu haben.

/	Verplanbare Zeit	\
	für eigene Aktivitäten
V	ca. 50%	J

• Unvorhergesehenes

• Störungen, Ablenkungen

• Spontane, kreative Dinge

• Soziale Kommunikation

ea. SO%

Zur Tagesplanung gehört natürlich auch die Nachkontrolle. Ziehen Sie jeden Abend ehrlich Bilanz, und kontrollieren Sie, ob Sie Ihr Tagespensum erfüllen konnten. Vergessen Sie nicht, Liegengebliebenes auf den nächsten Tag zu übertragen. Und: Überlegen Sie auch, warum Sie die eine oder andere geplante Aufgabe nicht erledigen konnten:

• Haben Sie sich ablenken lassen und so Ihren Tagesplan aus den Augen verloren?

Finden Sie heraus, wo es noch Verbesserungspotenzial in Ihrer Planung und auch in Ihrer Arbeitsweise gibt. Vielleicht können Sie manche Aufgaben vereinfachen und schneller erledigen?

Überlegen Sie auch, welche Qualität, welchen Wert der Tag für Sie hatte. Haben Sie sich auf das wirklich Wichtige konzentriert? Sind Sie Ihren Zielen ein Stückchen nähergekommen? Wenn nein, warum nicht? Und: Was können Sie am nächsten Tag besser machen, damit sich das ändert?

Mit der ALPEN-Methode können Sie Ihren Tag optimal planen. Aber werden Sie nicht zu einem Planungsfetischisten, der jede einzelne Minute, jede Sekunde verplant und sich dann auch noch sklavisch an seine Pläne hält. Ganz wichtig ist, dass Sie trotz aller Planung darauf achten, im Tagesgeschehen flexibel zu bleiben.

Kluge Zeitplanung darf nicht einschränken. Sie soll Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen und Ihnen mehr Zeit-Souncrii nität und damit auch mehr Lebensqualität ermöglichen.

Deshalb genügt es nicht, wenn Sie Ihren Tag optimal pla nen. Ihr Tag sollte auch wirklich perfekt für Sie sein. Machen Sie aus jedem Tag einen glücklichen Tag:

Achten Sie darauf, dass Ihr Tagespensum nicht nur aus beruflichen Terminen und Verpflichtungen besteht! Lassen Sie nicht zu, dass Ihnen keine Zeit für Privates bleibt. Nur, wer einen Ausgleich zur täglichen Arbeit schafft, kann auf Dauer leistungsfähig und erfolgreich sein. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Kalender auch ganz viele Termine für Geselligkeit, Wohlbefinden, Spaß und Lebensfreude enthält.

Mein Tipp: Reservieren Sie feste Termine für Ihr Privatleben. Vereinbaren Sie Verabredungen mit sich selbst. Blocken Sie private Termine in Ihrem Kalender. Egal, ob das Tennismatch mit dem besten Freund, das Schachspiel mit dem Sohn oder der Besuch im Fitness-Studio - halten Sie private Termine genauso gewissenhaft ein wie geschäftliche Verpflichtungen.

Es kostet viel Disziplin, seine Zeitplanung und damit sein Leben konsequent auf das Wesentliche auszurichten. Deshalb sollten Sie sich Tag für Tag einen Motivationsschub verschaffen. Ziehen Sie jeden Abend Bilanz. Seien Sie ganz ehrlich zu sich selbst. Richten Sie Ihren Blick ganz bewusst auf Ihre Erfolge. Notieren Sie, wann immer Sie es geschafft haben, berufliche Anforderungen und private Wünsche in Einklang zu bringen, wann Sie Ihren Zielen ein Stück näher gekommen sind. Halten Sie jeden noch so kleinen Erfolg fest - das ist Motivation pur!

Mein Tipp: Übertragen Sie die nebenstehende kleine Checkliste in Ihren Timer, dann haben Sie die Punkte immer zur Hand.

Welche Punkte auf meinem Tagesplan habe ich heute abgearbeitet?

Kennen Sie das auch? Obwohl Sie sich den ganzen Tag abgerackert haben, wissen Sie abends nicht, was Sie eigentlich getan haben. Sie haben zwar viel gemacht, aber die wirklich wichtigen Dinge sind wieder einmal liegen geblieben. Vielleicht sind Sie ja in eine der folgenden Zeit-Fallen getappt?

• Arbeiten Sie ständig an mehreren Aufgaben gleichzeitig und verzetteln sich?

• Schätzen Sie den Zeitaufwand für bestimmte Arbeiten falsch ein und geraten in Zeitdruck?

• Schaffen Sie es nicht, einzelne Arbeitsabschnitte effizient zu koordinieren?

• Sind Sie schlecht organisiert und müssen häufig Ihre Unterlagen zusammensuchen?

Wenn Sie Ihren Tag Revue passieren lassen, sollten Sie immer an diese Zeit-Fallen denken. Finden Sie heraus, in welche Sie besonders oft tappen. Überlegen Sie, was Sie tun können, um das in Zukunft zu vermeiden!

An manchen Tagen läuft einfach alles schief: Das Meeting platzt, der Computer lässt wichtige Daten einfach so verschwinden und auch scheinbar einfache Aufgaben ziehen sich ewig in die Länge. Frustration pur! Selbst bei perfekter Planung schleichen sich immer mal wieder solch rabenschwarze Tage ein. Aber was soll's. Das ist doch kein Weltuntergang. Morgen ist ein neuer Tag. Morgen haben Sie eine neue Chance, das Beste aus Ihrem Tag zu machen.

2. Geplant durch die Woche: Wochenplanung

Mit der Tagesplanung richten wir unseren Blick vor allem auf das, was unmittelbar vor uns liegt So besteht die Gefahr, dass wir unseren Tag komplett mit eiligen Dingen füllen und keine Zeit mehr für das Wesentliche finden.

Oft passt einfach nicht alles Wichtige in einen Tag: Wir können nicht jeden Tag an unserer Karriere basteln, un s der Familie widmen oder unsere Fitness verbessern. Ganz anders sieht es da bei der Wochenplanung aus - die Wochenplaming ist der Joker gegen den Zeitdruck und die Hektik des Alltags. Hier gilt: Für alles, was uns wichtig ist, sollten wir uns rnirr destens einmal in der Woche Zeit nehmen.

Wenn Sie klare Wochenziele und Prioritäten festlegen, dann wird Ihr Wochenplan zu einem wertvollen Kompass, der Ihnen den Weg zum Wesentlichen weist

Um Woche für Woche Zeit für das Wesentliche zu gewinnen, müssen Sie bei der Wochenplanung ganz gezielt vorgehen. Wenn Sie die folgenden drei Schritte berücksichtigen, wird es Ihnen ganz bestimmt gelingen, jede Woche ausreichend Zeit für Ihre ganz persönlichen Ziele und Interessen zu finden:

Nehmen Sie sich genügend Zeit für Ihre Wochenplanung. 30 Minuten sollten Sie schon investieren, um Ihre Woche sinnvoll zu gestalten. Ganz wichtig: Planen Sie nicht nur Ihre »Arbeitswoche«, sondern auch das Wochenende. Berücksichtigen

Damit Sie bei Ihrer Wochenplanung nichts vergessen, sollten Sie sich eine Checkliste anlegen. Halten Sie Ihre Checkliste immer parat, und notieren Sie sofort, wenn Ihnen etwas einfallt, was in der kommenden Woche zu erledigen ist. Wann Sie Ihre Woche dann planen, das liegt natürlich ganz bei Ihnen. Wichtig ist, dass Sie Ihre Woche im Voraus planen und nicht erst zur Wochenmitte hektisch aufschreiben, was bis Freitag noch alles zu tun ist.

Bedenken Sie auch, dass Sie einige private oder geschäftliche Termine sicher vorher mit anderen abstimmen müssen. Diese Terminvereinbarungen müssen Sie treffen, bevor Sie sich an Ihre Wochenplanung begeben.

Gehen Sie bei der Wochenplanung möglichst systematisch vor. Lassen Sie nicht zu, dass sich die ganze Woche wie von

Wer es nicht ^schafft innerhalb ein^erW_0Che etwas ^{für die}Dinge zu tun, ^die_ihm wirklich ^wichtig_si_nd, hat sein ^Lebennicht im ^Griff.

selbst mit dem üblichen, meist belanglosen Aktionismus füllt. Überlegen Sie: Was ist mir diese Woche ganz besonders wichtig? Was will ich unbedingt erreichen? Reservieren Sie zuerst Terminefür das Wesentliche! Orientieren Sie sich dabei an Ihrer Lebensvision und Ihren Zielen. Gehen Sie

alle Lebensbereiche durch und entscheiden Sie, wofür Sie sich diese Woche besonders engagieren wollen.

Größere Projekte verlangen kontinuierliches Arbeiten. Die Vorbereitung auf das Ingenieursdiplom lässt sich ebenso wenig in ein paar Tagen bewerkstelligen wie der Bau eines Hauses. Für Ihre Wochenplanung bedeutet das: Nehmen Sic Ihre langfristigen Ziele Woche für Woche ins Visier und überlegen Sie, was Sie tun müssen, um Ihre Projekte voranzutreiben.

Sicher gibt es auch viele Dinge, für die Sie sich jede Wo ehe Zeit nehmen wollen. Hier hat es sich bestens bewährt, rnit wöchentlichen Fixterminen zu arbeiten. Nehmen Sie sich /um Beispiel jeden Donnerstag von IO Uhr bis 12 Uhr Zeit für Ihn-wöchentliche Teamsitzung oder erklären Sic den Freitag zum Jour fixe für die Akten-Ablage. Übrigens: Wöchentliche Fix termine sind auch im Privatleben äußerst hilfreich.

Natürlich gilt auch bei der Wochenplanung: Nehmen Sie sich nicht zu viel vor. Schließlich hat jedes Jahr 52 Wochen, eigentlich genügend Zeit, um seine Ziele nach und nach zu verwirklichen.

Manchmal werden sich bei Ihrer Wochenplanung auch einige Lücken in Ihrem Terminplan auftun. Nutzen Sie diese unverplante Zeit ganz bewusst für das Wesentliche - für Ihre Ziele, für Ihre Familie oder einfach auch einmal zum Nichtstun.

Ein gut strukturierter Wochenplan ist kein starres Korsett. Im Gegenteil, er ist vor allem dann hilfreich, wenn Flexibilität gefragt ist. Wenn Sie klare Wochenziele und Wochenprioritäten festgelegt haben, können Sie ganz gezielt auf Unvorhergesehenes reagieren.

Die Woche hat sieben Tage. Sicher! Ein guter Wochenplan hat allerdings höchstens sechs Tage, zumindest was die Arbeit betrifft. Einmal pro Woche sollte sich jeder einen freien Tag gönnen. Und dieser Tag muss wirklich frei sein. Frei für Familie und Freunde, frei für Muße, frei für Kreativität, frei für alles, was das Leben schöner macht. An diesem Tag wird nicht gearbeitet. Auch nicht ein oder zwei Stunden. Nur wenn Sie sich die Zeit nehmen, um sich ganz entspannt auszuruhen und neue Energie zu tanken, können Sie sich wieder mit voller Kraft daran machen, Ihre Pläne zu verwirklichen und Ihre Ziele zu erreichen.

Direkt ans Werk

Montagmorgen: Sie haben Ihre Woche vorausschauend geplant und auch der Tagesplan für heute sieht gut aus. Und dennoch: Irgendwie kommen Sie nicht richtig in die Gänge. Da hilft

»Die Zeit verlängert sich für alle, die sie zu nutzen wissen.«

Leonardo da V/nc/

nur eines: Einfach loslegen. Wenden Sie das Direkt-Prinzip an. Nehmen Sie sich eine halbe Stunde Zeit, und erledigen Sie einige Aufgaben, die nur wenige Minuten beanspruchen, sofort. So stellen sich ganz schnell Erfolgserlebnisse ein, und Sie haben das Gefühl, die Kontrolle über den Tag zurückzugewinnen. Das motiviert und gibt neuen Schwung!

• Wenn man eine Aufgabe sofort erledigt, geht esviel schneller. Schließlich hat man die Lösung ja schon im Kopf und man muss sich nicht wieder eindenken.

• Viele Aufgaben wachsen in dem Maß, in dem wir Sie vor uns hcrsrhic ben. Erledigen wir etwas hingegen sofort, können wir es mit mimrn.i lem Aufwand bewältigen.

• Soforterledigung erleichtert die Übersicht Alles, was sofort rrletlii|i wird, kann auch sofort abgelegt oder entsorgt werden.

• Was sofort erledigt wird, blockiert weder Ihren Schreibtisch no (\ Ihren Kopf.

Achtung: Direkt-Prinzip bedeutet nicht, einfach wild draullos-zuarbeiten, sobald eine kleinere Aufgabe auf Ihrem Schreibtisch landet. Vielmehr hilft es Ihnen, Mini-Aufgaben in einem Zuge abzuarbeiten. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Aufgaben, die nicht länger als drei Minuten beanspruchen, sofort komplett zu erledigen. In drei Minuten können Sie eine ganze Menge schaffen: Excel-Listen aktualisieren, Anfragen beantworten oder Bestellungen aufgeben.

3. Geplant durch das Jahr: Langfristig planen

Je länger der Planungszeitraum, desto wichtiger ist es, dass das Wesentliche - Ihre Ziele, Wünsche und Träume - seinen Platz findet. Und hier hat die Jahresplanung natürlich einen besonderen Stellenwert. Denn: Wir messen unsere Lebenszeit nicht in Wochen oder Monaten, sondern in Jahren.

In einem Jahr kann man unglaublich viel erreichen: Ein unsportlicher Mensch kann in einem Jahr zum Marathonläufer werden. Eine kleine Firma kann nach einem Jahr erste Erträge erbringen. Und: Wenn ein Unternehmen saniert wird, erwartet man nicht schon nach einem Monat oder dem ersten Quartal Erfolgsmeldungen. Nach einem Jahr allerdings schon. Das Jahr ist ein ganz entscheidender Zeitraum für unser persönliches Zeitmanagement

Um längere Zeiträume zu planen, hat es sich bewährt, erst einmal Bilanz ziehen. Blicken Sie auf die Erfolge und die Misserfolge des vergangenen Jahres zurück - in allen Lebensbe-rcichcn. Wo standen Sie vor zwölf Monaten? Welche Ziele hatten Sie? Haben Sie diese Ziele inzwischen erreicht? Überlegen Sie:

• Welche Konsequenzen ziehe ich aus diesen Erfolgen für das kommende Jahr - beruflich und privat?

• Welche Konsequenzen ziehe ich aus diesen Misserfolgen für das kommende Jahr - beruflich und privat?

Leiten Sie aus Ihren Erfolgen, aber auch aus Ihren Misserfolgen Ihre Jahresziele ab. Setzen Sie sich herausfordernde Ziele für alle Lebensbereiche. Vergessen Sie nicht, lhre Lebensvision zu berücksichtigen. Sonst laufen Ihre Pläne schnell ins Leere.

Ein Jahresrückblick ist ungemein motivierend. Denn: Zwölf Monate sind ein herausfordernder Planungshorizont, in dem sich sehr viel bewegen lässt.

Monatsplanung ist nichts anderes, als den Jahresplan durch zwölf zu teilen? Nicht ganz, denn: Natürlich können Sie Ihre Jahreszielplanung, Ihre Pläne und Projekte nicht in genau zwölf gleiche Teile zerlegen. Deshalb muss auch der Monat -genau wie der Tag und die Woche - eigenständig geplant werden. Am einfachsten geht das, wenn Sie hierbei folgendermaßen vorgehen:

• Legen Sie die nächsten konkreten Schritte zur Umsetzung Ihrer Jahreszielplanung fest.

Mein Tipp: Legen Sie eine Monatsmappe mit 31 Fächern für die einzelnen Tage an. Bewahren Sie dort alles auf - von Einladungen zu Meetings, über Theaterkarten und Protokollen bis hin zu Anfahrtsskizzen. Wenn Sie jeden Morgen den entsprechenden Tag zur Hand nehmen, haben Sie alles, was ansteht, gleich griffbereit. Die Zeit der hektischen Suche in unübersichtlichen Stapeln ist endgültig passe.

Übrigens: Eine Monatsmappe leistet nicht nur im Büro, sondern auch zu Hause gute Dienste.

4. Auswahl: Zeit für Prioritäten

Wer seinen Tag, seine Woche und natürlich auch sein Leben sinnvoll planen will, muss sich auf die Dinge konzentrieren, die ihm wirklich wichtig sind. Nur, wer ganz gezielt Prioritäten setzt, kann auch selbstbestimmt mit seiner Zeit umgehen. Denn: Erfolgreiches Zeitmanagement ist im Grunde genommen nichts anderes als konsequentes Prioritäten-Manage-ment. Doch wie schafft man es, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren? Wie findet man heraus, was Vorrang hat?

Um in der Hektik des Alltags den Überblick zu behalten, ist es hilfreich, zwischen »dringlichen« und »wichtigen« Aufgaben zu unterscheiden. Diese Unterscheidung - übrigens eine Erfindung des amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisen-hower - ist überaus praktisch, wenn schnell geklärt werden muss, was Vorrang hat.

Wichtig erscheinen zunächst alle Aufgaben. Wirklich wichtig ist jedoch nur, was uns unseren Zielen, Träumen und Wünschen näher bringt. Ganz besonders wichtig sind: Zukunft, Werte, Menschen, Gesundheit, Ziele, Ergebnisse und Erfolg.

Dringlich sind alle Aufgaben, die bis zu einem bestimmten Termin erledigt sein müssen. Dringliches erfordert unsere unmittelbare Aufmerksamkeit. Daher steht dringlich für Zeitdruck, Soforterledigung, Stress und Probleme.

Folgt man dem Eisenhower-Prinzip, ergeben sich vier Hauptkategorien für ein effektives Prioritäten-Management:

A-Aktivitäten sind äußerst wichtig und noch dazu mit einem festen Termin gekoppelt. A-Aufgaben müssen Sie selbst in Angriff nehmen. Meist handelt es sich um Probleme, denn: Eigentlich sollten wir dafür sorgen, dass Wichtiges nicht auch noch dringlich wird und dann unter extrem hohem Zeitdruck erledigt werden muss. Ziel: A-Aufgaben reduzieren!

B: Wichtige, aber nicht dringliche Aufgaben B-Aktivitäten sind wichtig, haben jedoch keinen festen Termin. Und genau das ist das Problem. Denn: Die Gefahr ist groß, dass wir unwichtigen, aber dringlichen Aufgaben den Vorzug geben. Geben Sie deshalb Ihren B-Aktivitäten einen ganz konkreten Termin. Stellen Sie diese Aufgaben nicht allzu lange zurück! Sonst werden sie ohne Not dringlich, wandern in Kategorie A und müssen unter hohem Zeitdruck erledigt werden. Ziel: B-Aufgaben präferieren!

C: Dringliche, aber unwichtige Aufgaben C-Aktivitäten beanspruchen den größten Teil unserer Zeit, bringen uns aber bei näherer Betrachtung nicht wirklich weiter. Hier stecken unsere Zeitreserven, daher sollten wir C-Auf-gaben möglichst streichen, reduzieren oder aber anderen übertragen. Ziel: C-Aufgaben minimieren!

P: Aufgaben, die weder wichtig noch dringlich sind P-Aktivitäten können ohne Bedenken vernachlässigt werden. Deshalb gilt hier: Mut zum Papierkorb! Die meisten P-Auf-gaben können Sie bedenkenlos in der »Ablage P« entsorgen. Stellt sich im Nachhinein etwas doch noch als wichtig oder dringlich heraus, wird Sie ganz sicher jemand daran erinnern. Ziel: P-Aufgaben eliminieren!

Sicher haben Sie die Steuererklärung schon lange vor sich hergeschoben. Nun ist aus einer wichtigen Sache auch noch eine höchst dringende Angelegenheit geworden. Da hilft nur eines: Sofort erledigen!

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Wenn Sie schon vorher wissen, dass Ihre Teilnahme an einem Meeting überflüssig ist, sollten Sie sich diesen Termin sparen.

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Sammeln Sie Ideen für neue Visitenkarten, und setzen Sie sich einen Termin, bis wann die neuen Karten fertig sein sollen.

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4. Ihr Partner wünscht sich, dass Sie sich wieder einmal ein langes Wochenende in dem romantischen kleinen Hotel gönnen, das Sie beide so lieben.

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»Asap - as soon as possible« ist heute das Maß aller Dinge in Sachen Termine und Zeitvorgaben. Jeder will alles - und zwar sofort! Alles ist dringlich, doch unsere eigenen Prioritäten bleiben dabei auf der Strecke. Häufig sind wir den ganzen Tag nur damit beschäftigt, Dinge zu erledigen, die andere von uns einfordern. Wir richten unser Tun an der Dringlichkeit anderer aus und investieren so den Großteil unserer Zeit in unwichtige C-Aktivitäten. Erfolgreiche Menschen verbringen ihren Tag mit wichtigen Dingen - weniger erfolgreiche verbringen ihren Tag mit dringlichen Dingen. Die Unterscheidung zwischen wichtig und dringlich ist die Entscheidung zwischen leben und gelebt werden.

Und Sie? Leben Sie oder werden Sie gelebt? Bestimmen Sie, womit Sie Ihre Zeit verbringen oder tun es die anderen? Machen Sie den Test:

Nehmen Sie ein Blatt Papier und teilen es in zwei Hälften. Notieren Sie auf der einen Hälfte/««/ Dinge, die Ihnen besonders wichtig sind. Auf die andere Hälfte schreiben Sie, womit Sie Ihre Zeit in den letzten vier Wochen tatsächlich verbracht haben.

Stimmen Ihre Listen überein? Leider tun sie das meist nur teilweise oder überhaupt nicht. Denken Sie daran: Sie setzen in Ihrem Leben die Prioritäten - nicht die anderen! Ihre ureigensten Prioritäten haben Vorfahrt!

Da wir unsere Zeit nun einmal nicht beliebig vermehren können, ist es umso wichtiger, unsere Prioritäten so zu setzen, dass uns möglichst viel Zeit für das Wesentliche bleibt. Aber wie geht das?

Vier Rezepte gegen C-Aufgaben

Investieren Sie möglichst wenig Zeit in C-Aktivitäten. Mit den folgenden vier Rezepten weisen Sie dringliche, aber unwichtige Tätigkeiten in ihre Schranken:

Überlegen Sie, ob etwas wirklich so dringlich ist, wie es auf den ersten Blick scheint, oder ob Sie es nicht doch auf einen anderen Zeitpunkt verschieben können:

Versuchen Sie, dringliche Aufgaben möglichst rationell zu erledigen. Vereinfachen Sie, wo es nur geht:

Übrigens sind diese vier Rezepte nicht nur ein gutes Mittel gegen (-Aktivitäten. Sie sollten sie eigentlich bei allem, was Sie tun, anwenden.

• Überlegen Sie, welche Konsequenzen zu erwarten sind, wenn Sie eine Aufgabe nach hinten terminieren.

• Machen Sie sich bewusst, dass Sie nicht immer allen Anforderungen von außen gerecht werden können.

»Keine Zeit« qilil es nicht. Nur nnden-Prio ri tä ten!

Michael A. Dcnck

Natürlich können wir uns nicht den ganzen Tag nur A- oder B-Aufgaben widmen und Aktivitäten mit der Priorität C ganz aus unserer Zeitplanung streichen. Deshalb ist es hilfreich, wenn Sie Ihre Aktivitäten nach dem sogenannten Kieselprinzip planen.

Stellen Sie sich Ihr Zeitbudget einfach als Eimer vor. Füllen Sie Ihren Eimer immer nach dem Kieselprinzip. Legen Sie zuerst die großen Kiesel, die für wichtige Prioritäten stehen, in den Eimer. Erst wenn die großen Kiesel Platz gefunden haben, sind die kleinen Steinchen dran. So finden Sie garantiert Zeit für das Wesentliche!

Ist Ihnen das zu theoretisch? Dann werden Sie doch einfach konkret. Der nachfolgende Tagesplan ist ganz konsequent nach dem Kieselprinzip

Ein Tag für das Wesentliche

Pause und nutzen Sie die Zeit bis 16:00 Uhr für Ihre strategisch wichtigen B-Aktivitäten. Arbeiten Sie voll konzentriert, lassen Sie möglichst keine Ablenkungen, Störungen und Unterbrechungen zu. Sie wissen: Hier arbeiten Sie chon heute an den Erfolgen von morgen.

nen wir zu wenig Zeit für Kommunikation rm, Also: Nehmen Sie sich noch einmal eine Stunde Zeit für Gespräche, Meetings oder Telefonate

Hand und kontrollieren Sie, ob Sie Ihr Pensum geschafft haben. Erstellen Sie Ihre Tagesbilanz, und machen Sie dann den Plan für den nächsten Tag.

Sie Ihren Tag nicht nur m Geschäftlichem. Reservie ren Sie auch Ihrem Privai leben ausreichend Zeit!

Eine nach dem Kieselprinzip ausgerichtete Zeitplanung mit eindeutigen Prioritäten und ausreichend Zeitfenstern für das wirklich Wichtige ist der Schlüssel für eine ausgewogene Zeit- und Lebensbalance. Planen Sie also nicht nur Ihren Tag, sondern auch Ihre Woche und Ihr Leben nach dem Kieselprinzip. Nehmen Sie sich immer zuerst Zeitfür die großen Kieselsteine.

A, B oder C? Diese Unterscheidung ist das Erfolgsgeheimnis, wenn es darum geht, schnell und einfach herauszufinden, was wichtig ist. Manchmal - besonders in Sachen Lebensprioritäten - sollte man jedoch genauer hinsehen. Hier empfehle ich die 1 bis 10-Methode. Auch sie funktioniert

Geben Sie allen Aufgaben und Zielen eine Note. 10 steht für sehr wichtig - 1 für völlig unwichtig,

ja überflüssig. Achten Sie darauf, nicht alles im Mittelmaß mit 4, 5 oder 6 zu bewerten. Machen Sie klare Unterschiede, nur so trennen Sie die Spreu vom Weizen!

Wie wichtig es ist, sich auf die großen Kieselsteine, also auf das Wesentliche zu konzentrieren, belegen die Erkenntnisse des italienischen Volkswirtschaftlers Vilfredo Pareto. Dieser hat im 19. Jahrhundert Erstaunliches herausgefunden - nämlich, dass 20 Prozent der Menschen 80 Prozent des Besitzes ihr Eigen nennen. Und das Erstaunliche: Das sogenannte Pareto-Prinzip -auch 80/20-Regel genannt - lässt sich auf viele andere Lebensbereiche übertragen:

Zeit

Ergebnisse

Für unseren Umgang mit der Zeit bedeutet das: In 20 Prozent der aufgewendeten Zeit erzielen wir 80 Prozent der Ergebnisse. Dennoch verbringen viele ihre Zeit mit nebensächlichen Aufgaben und unwichtigen Problemen - reine Zeitversehwendung!

Mein Tipp: Finden Sie heraus, wo bei Ihnen die entscheidenden 20 Prozent liegen. Meist sind es die Dinge:

Setzen Sie klare Prioritäten, und investieren Sie lhre Zeit in die entscheidenden 20 Prozent. Nutzen Sie Ihre Zeit für:

• alles, was Ihnen hilft, Zeit zu sparen oder Arbeitsergebnisse zu optimieren,

Eigentlich ist es gar nicht so schwer, den entscheidenden 20 Prozent auf die Spur zu kommen. Suchen Sie einfach nach den Erfolgen, die Sie mit einem sehr guten Zeit-Nutzen-Verhältnis erzielen konnten. Erstellen Sie eine Liste und vergleichen Sie diese Erfolge. Können Sie ein Prinzip entdecken? Dann haben Sie es gefunden: Ihr persönliches Erfolgsprinzip. Wenden Sie es in Zukunft so oft wie nur möglich an!

Wer sich auf das Wesentliche konzentrieren will, muss die richtigen Dinge tun. Auch ausgeklügelte Zeitpläne bringen uns nicht weiter, wenn wir uns mit Nebensächlichkeiten aufhalten. Sicher bekommen wir unseren Alltag mit unseren Zeitplänen besser in den Griff. Wir steigern unsere EJjizini/ und tun das, was wir tun, richtig. Wenn wir uns d ;il>e i je doch auf die falschen Dinge konzentrieren, dann haben wir nach wie vor massive Probleme, unsere Zeit sinnvoll mul richtungsweisend zu nutzen. Allerdings sind wir dabei wv sentlich besser organisiert!

»Man kann alles richtig machen und doch das Wichtigste versäumen.«

Alfred Andersch

Effizienz allein führt also offenbar nicht zum erhofften Erfolg. Stellen Sie sich vor, Sie legen in Rekordgeschwindigkeit eine bestimmte Strecke zurück, merken dann jedoch, dass Sie nicht am angestrebten Ziel angekommen sind. Wenn Sie sich nur auf Effizienz konzentrieren, kann Ihnen genau das passieren. Ohne sich Gedanken über das Ziel zu machen, führen die meisten Wege in die Irre und sind oft - obwohl hoch effizient beschritten - sinnlose Kraft- und Zeitverschwendung.

Es geht nicht allein darum, die Dinge richtig zu tun. Nein! Es kommt auch darauf an, die richtigen Dinge zu tun! Und das ist keine Frage der Effizienz, sondern der Effektivität:

Dabei kommt die Effektivität vor der Effizienz. Wichtig ist also, dass wir nicht nur unsere Effizienz, sondern auch unsere Effektivität steigern. Denn nur, wenn wir die richtigen Dinge richtig tun, führt Zeitmanagement auch zum Wesentlichen und wird so zum Lebensmanagement!

5. Entlastung: Ein Nein für das Wesentliche

Brötchen holen, Kaffee machen, Müll wegbringen: Warum erwischt es immer ausgerechnet Sie? Ganz einfach! Weil Sie nicht Nein sagen können! Und: Die anderen wissen das! Geben Sie anderen nicht länger eine Blankovollmacht über Ihre Zeit. Denn: Wer sich auf das Wesentliche konzentrieren will, der muss Nein sagen können.

Leider fallt es den meisten von uns sehr schwer, Nein 111 sagen. Doch das Nein-Sagen kann man lernen.

Sicher fallt es Ihnen viel leichter, Ja zu sagen. Richtig? Gm: Bevor Sie Nein sagen, sagen Sie laut und deutlich Ja! Nicht /ii anderen, sondern zu sich selbst! Sagen Sie:

Haben Sie Ja zu sich, zu Ihren Zielen, zu Ihren Wünschen, zum Wesentlichen gesagt? Dann sollten Sie nun ganz gezielt Nein sagen. Nein zu:

Ganz wichtig: Wenn jemand etwas von Ihnen möchte, lassen Sie sich nicht überrumpeln. Nehmen Sie sich Zeit für Ihre

Antwort. Erbitten Sie eine angemessene Bedenkzeit und nutzen Sie diese Zeit, um sich klar darüber zu werden, welche

• Handelt es sich um einen einmaligen Gefallen oder um eine Bitte, die auch zukünftig immer wieder an mich herangetragen wird?

• Wem tue ich mit meinem Ja einen Gefallen? Wird sie oder er sich bei mir revanchieren?

Lassen Sie sich nicht zu einem schnellen Ja hinreißen. Vergessen Sie nicht: Es ist nicht schlimm, Nein zu sagen. Es ist viel schlimmer, Ja zu sagen und dann sein Versprechen nicht oder nur halbherzig einhalten zu können.

Kleiner Nein-Ratgeber

Ein charmantes Nein geht wesentlich leichter über die Lippen. Und es kommt bei Ihrem Gegenüber auch wesentlich besser an.

Zeigen Sie Verständnis für das Anliegen, das man an Sie heranträgt. I ot mulieren Sie Ihr Nein etwa so: »Ich kann gut verstehen, dass Sie Hilfe brau chen. Aber im Moment habe ich leider selbst so viel um die Ohr n, dass irh Ihnen nicht weiterhelfen kann.«

Eine schöne Geste ist es, sich dafür zu bedanken, dass man Ihnen eine bestimmte Aufgabe zutraut: »Danke, dass Sie an mich hl haben¹Ich würde diese Herausforderung auch sehr gerne annehmen, doc h leider platzt mein Terminkalender aus allen Nähten.«

Besonders weich lehnen Sie eine Bitte ab, wenn Sie dabei gleich einen anderen Lösungsvorschlag anbieten. So zeigen Sie, dass das Anliegen des anderen Ihnen nicht egal ist: »Ich kann Ihnen leider nicht weiterhelfen. Aber ich kann Ihnen einen externen Dienstleister empfehlen, der das schnell und preiswert für Sie erledigen könnte.«

Ganz elegant können Sie ein Nein abfedern, wenn Sie Entgegenkommen signalisieren: »Diesmal kann ich Sie leider nicht unterstützen. Diese Woche habe ich einfach viel zu viel zu tun. Aber wenn das Problem nächste Woche noch immer akut ist, sprechen Sie mich doch einfach noch einmal an.«

Manchmal muss es gar kein striktes Nein sein. Vielleicht sind Sie ja bereit, einen Teil der Bitte zu erfüllen? Tun Sie dies aber nur, wenn Sie es auch wirklich wollen!

Sagen Sie ehannanl Nein, ohne Ihr Gegenüber zu verletzen. Denken Sie immer daran, Ihre ablehnende Haltung klar zu begründen, denn für ein wohlbegründetes Nein hat fast jeder Verständnis. Entschuldigen Sie sich nicht andauernd für Ihr Nein. Jeder hat das Recht, auch einmal eine Bitte abzulehnen oder Zeit für sich zu beanspruchen. Lernen Sie »Nein« zu sagen - höflich, aber bestimmt und vor allem ganz ohne Schuldgefühle. Beherzigen Sie das einfache, aber höchst wirkungsvolle Motto: »Ja« sagen, wenn nötig, »Nein« sagen, wenn möglich!«

Und falls Sie doch einmal Ja sagen, dann beachten Sie unbedingt die Plus-Minus-Null-Regel. Egal, ob im Job oder im Privatleben - wenn Sie eine neue Aufgabe übernehmen, dann geben Sie immer ganz konsequent eine alte Verpflichtung dafür ab!

Nein sagen kann ^man ub^en. Fangen Sie mit ^{kleinen alltag}liehen Ding^{en an:}

• Im Restaurant. w^{enn der Tisch}_in der dunklen Ecke fü^{nen nicht}gefällt.

Um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, muss man auch loslassen können und bereit sein, anderen Aufgaben und Verantwortung zu übertragen. Leider sind die meisten von uns ewige »Selbermacher«. Doch: Warum scheuen sich so viele, Aufgaben zu delegieren? Ganz einfach: Sie befürchten, dass bestimmte Aufgaben nicht so erledigt werden, wie sie es sich vorstellen. Und: Sie glauben, dass sic selbst cs viel lies ser können als die anderen. Das ist fatal! Nicht immer sind die Ergebnisse »einsamer« Arbeit die besten. Im Gcgcnlcil: ln den meisten Fällen ist geteilte Arbeit doppelter Erfolg! Jeder lut das, was er am besten kann, und alle haben das schöne Gefühl, an einem Strang zu ziehen. So bereitet die Arbeit nicht nur weniger Stress, sondern macht auch wesentlich mehr Spaß.

»loh arbeite nach dem Prinzip, dass man niemals etwas selbst tun soll, w.i'> jemand anderes für e ine n erledigen kann.«

John 0. Rocketclh'i

Sind Sie auch ein Selbermacher? Dann sollten Sie überlegen, warum es Ihnen so schwerfällt, Aufgaben abzugeben. Vielleicht machen Sie sich ja gerne unentbehrlich? Vielleicht geben Sie ungern Kompetenzen und damit auch Herrschaftswissen ab? Vielleicht möchten Sie auch nicht, dass andere Ihre Lorbeeren ernten? Sie finden, das sind ganz schön provokante Thesen? Mag sein, doch: Nur wenn Sie ganz ehrlich sind, können Sie erkennen, was Sie daran hindert, Aufgaben zu delegieren. Und: Nur so können Sie das in Zukunft ändern!

Um zu erfahren, ob Sie delegieren können oder nicht, zählen Sie einfach Ihre Ja-Antworten zusammen:

3-5 Ja-Antworten: Hin und wieder gelingt es Ihnen, Aufgaben abzugeben. Doch: Sie haben noch Abgabepotenzial.

6-9 Ja-Antworten: Sie sind ein echter Delegations-Muffel und haben große Probleme damit, anderen Aufgaben und Verantwortung zu übertragen. Setzen Sie Ihr Delegations-Problem ganz oben auf Ihre Prioritätenliste. Überlegen Sie, welche Aufgaben Sie zukünftig besser anderen übertragen sollten.

Grundsätzlich gilt: Delegieren kann man eigentlich (fast) alles. Um herauszufinden, welche Arbeiten Sie abgeben können, sollten Sie sich zunächst einen Überblick verschaffen. Am besten, Sie erstellen einen Plan, in dem Sie alle Ihre Aufgaben notieren. Versuchen Sie dann, die einzelnen Tätigkeiten in verschiedene Kategorien zu unterteilen:

Sicher haben auch Sie eine ganze Menge Kmilineaidg.ilien auf Ihrer Liste. Routineaufgaben sind meist nielil all/ti ;m spruchsvoll und laufen immer nach dem gleielicn St liem.i .il>. Diese Arbeiten kann man in der Regel iimhlrnih" itlnfi lwii

Aber: Übertragen Sie diese eher simplen Tätigkeiten nicht immer ein- und derselben Person - das kann für den anderen auf Dauer sehr frustrierend sein.

Einen Brief beantworten, einen Termin vereinbaren, Blumen besorgen - immer wieder gibt es relativ einfache Aufgaben, die nur ein einziges Mal zu erledigen sind. Eigentlich könnte diese Einmalaufgaben gut ein anderer für uns übernehmen. Oft ist die Delegation solcher Aufgaben jedoch sehr aufwändig, sodass man sie schneller selbst erledigt hat. Hier gilt es abzuwägen, ob es nicht effektiver ist, das Ganze selbst zu tun.

Spezialistenaufgaben müssen von einem Spezialisten erledigt werden. Und: Wenn Sie nicht über die entsprechenden Spezialkenntnisse verfügen, müssen Sie diese Arbeiten unbedingt abgeben. Sonst sind Pannen vorprogrammiert.

Komplexe und wichtige Aufgaben Komplexe und wichtige Aufgaben muss man meist selbst erledigen. Doch: Auch hier gibt es oft Teilaufgaben, die man abgeben kann. Wenn Sie solche Aufgaben abgeben, müssen Sie darauf achten, ganz konkrete Erledigungsziele festzusetzen, und regelmäßig überprüfen, ob auch alles nach Plan läuft.

Aufgaben, die Sie selbst erledigen müssen Manche Aufgaben muss man einfach selbst erledigen. Oft hat man niemanden, der etwas für einen übernehmen kann, manchmal ist man der Einzige, der über die nötigen Kenntnisse und Fähigkeiten verfügt. Aber Achtung: Meist fallen unter diese Kategorie längst nicht so viele Aufgaben, wie man auf den ersten Blick denkt. Hier gilt es also, genau hinzusehen und eine ganz bewusste Auswahl zu treffen.

Aufgaben, die Sie selbst erledigen wollen Ja, und dann sind da noch die Aufgaben, die man einfach gerne selbst erledigen will. Arbeiten, die einem richtig Spall machen. Es kann manchmal ganz schön schwer sein, e i n e Aufgabe abzugeben, die man besonders gut und gerne erledigt. Dennoch sollte man auch hier mit Bedacht auswählen und ganz klare Prioritäten setzen. Ansonsten läuft man Gefahr, sich mit Arbeit zu überfrachten.

Entscheiden Sie bei jeder Aufgabe, die Sie erledigen sollen: Muss ich das wirklich selbst machen oder könnte das ein anderer für mich übernehmen? Achten Sie in den nächsten beiden Wochen einmal genau darauf, welche Arbeiten Sie abgeben könnten. Wenn Sie noch nicht besonders delegationsfreudig sind, dann beginnen Sie einfach damit, anderen relativ unwichtige Aufgaben zu übertragen. Steigern Sie sich Schritt für Schritt, bis Sie schließlich auch bereit sind, anderen wichtigere Aufgaben anzuvertrauen.

Mein Tipp: Erstellen Sie eine Delegationsliste. Halten Sie fest, welche Tätigkeiten Sie abgeben wollen, und überlegen Sie auch, wer dafür geeignet sein könnte. Führen Sie eine Art Kompetenz-Verzeichnis, in dem Sie notieren, wer was besonders gut kann.

Wenn Sie eine Aufgabe abgeben wollen, wissen ^ Sie ganz schnell, wer dafür in Frage kommt.

Aber Vorsicht: Strategisch wichtige Aufgaben wie Zielsetzung oder Prioritätenplanung haben auf Ihrer Delegationsliste nichts verloren. Und natürlich müssen Sie auch vertrauliche Angelegenheiten unbedingt selbst erledigen.

• Übertragen Sie anderen Aufgaben nur, wenn sie diese Aufgaben erledigen wollen und auch können. Überlegen Sie genau, wer eine Aufgabe am besten für Sie übernehmen kann.

• Erläutern Sie beim Abgeben einer Aufgabe ganz klar, was Sie erwarten. Wichtig ist eine eindeutige Aufgabenstellung mit konkreten Rahmenbedingungen und Zielvorgaben. Aber:

Notfall die erforderliche Unterstützung, aber übernehmen Sie keinesfalls die Problemlösung. Sonst delegieren Sie die Aufgabe ja wieder an sich zurück.

• Vermitteln Sie nicht das Gefühl, dass Sie nur unliebsame Tätigkeiten abwälzen. Sagen Sie immer, warum es sinnvoll ist, dass jemand eine Aufgabe übernimmt - das motiviert.

• Geben Sie nicht nur dringliche Aufgaben ab, sondern auch Arbeiten, die mittel- oder langfristig zu erledigen sind.

• Legen Sie für komplexe Delegations-Aufgaben einen Zeitplan fest. Greifen Sie ein, wenn der Zeitplan gefährdet ist.

• Aber: Kontrollieren Sie nicht jedes Detail. Delegieren Sie nicht nur Aufgaben, sondern auch Verantwortung, Wissen und Kompetenz. Und: Sparen Sie nicht mit Lob, wenn ein anderer eine Aufgabe zu Ihrer Zufriedenheit erledigt hat.

B-Aufgaben		A-Aufgaben
Agieren		Managen
Terminieren		Sofort tun
		C-Aufgaben
	P	Delegieren
		Reduzieren

8:00 - 10:00 Uhr	First Things first! Arbeiten Sie an einerA-Auf-gabe. Konzentrieren Sie sich gleich zu Beginn desTages aufdas Wesentliche. Lassen Sie sich nicht ablenken!
10:00- 11 :00 Uhr	Kommunikation statt Konzentration! Legen Sie Ihre A-Aufgabe nun zur Seite. Machen Sie eine kurze Pause, und widmen Sie sich etwas weniger anstrengenden Tätigkeiten. Nehmen Sie sich nun Zeit für Gespräche, Telefonate und Korrespondenz.
11:00- 12:00 Uhr	Das Wesentliche im Blick! Schließen Sie den Vormittag mit voller Konzentration auf das Wesentliche. Machen Sie noch einmal eine kleine Pause, und widmen Sie sich dann voll und ganz wieder einer Ihrer A-Aufgaben.
12:00 - 13:00 Uhr	Regeneration! Gönnen Sie sich eine ausreichende Mittagspause. Vielleicht gehen Sie ja ein paar Schritte um den Block? Frische Luft setzt neue Energien für den zweiten Teil des Tages frei.
13:00- 14:00 Uhr	Zeit für Dringliches! Widmen Sie sich eine volle Stunde Ihren C-Aufgaben, E-Mails und Posteingängen. Alles, was Sie in dieser Stunde nicht schaffen, sollten Sie sich für den nächsten Tag vornehmen, an andere delegieren oder noch besser ganz von Ihrer Ta-da-Liste streichen. J

Das ist mir wichtig:	Damit verbringe ich meine Zeit:
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Die eigene Zeit neu organisieren