Minden sikeres ember alapos. A zsenialitás azt jelenti, hogy végtelen fájdalmat képesek vagyunk magunkra venni... Minden nagy teljesítményt a rendkívüli odafigyelés, a vég nélküli és a legapróbb részletekbe menő aprólékosság jellemez. Elbert Hubbard
A siker „mesterkészsége" egyenlő a célállítással és a célok elérését lehetővé tevő tervek kovácsolásával. Nincs más olyan készség, amely többet segít a benned rejlő lehetőségek kiaknázásában és mindannak megvalósításában, aminek lehetősége benned rejlik.
Minden nagy teljesítmény „multitasking" eredménye manapság. Olyan lépéssorozatokból állnak, amelyeket bizonyos módon kell végrehajtani ahhoz, hogy jelentős siker legyen a végeredmény. Még ahhoz is több feladat összehangolt végrehajtása szükséges, amikor valaki recept alapján készít el egy ételt a konyhában. A több feladatból álló munkák megtervezésének és végrehajtásának képessége teszi majd lehetővé, hogy sokkal többet tudj teljesíteni, mint az átlagember - ami elengedhetetlen a sikeredhez.
Az a tervezés célja, hogy a nagy, meghatározó célodat szervezett, összehangolt feladat-végrehajtássá alakítsa át, amelyben konkrét lépések vannak az elején, a közepén és a végén - mindvégig tiszta, világos határidőkkel és részhatáridőkkel. Szerencsére olyan készségről van szó, amely tanulható, és amely gyakorlás révén elsajátítható. Ez a készség az egyik leghatékonyabb és legbefolyásosabb emberré fog tenni a vállalkozásodban vagy a vállalatnál, ahol dolgozol, és minél többet gyakorlod, annál jobban fog menni.
JÓL RAKD ÖSSZE A TERVET
Szerencsére a korábbi fejezetekben már azonosítottuk és összegyűjtöttük azokat az összetevőket, amelyek ahhoz kellenek, hogy terveket tudj kovácsolni a célod vagy céljaid eléréséhez.
1. Mostanra már világosan látod a várt végeredményt, másképpen a célodat, mégpedig az értékeid alapján. Tudod, hogy mit akarsz, és miért pont azt akarod.
2. Leírtad a céljaidat, fontossági sorrendbe raktad őket, és kiválasztottad a nagy, meghatározó célodat.
3. Olyan intézkedéseket és mérőeszközüket vezettél be, amelyekkel mérni tudod a haladást, és határidőket, részleges határidőket rendeltél hozzá a célokhoz.
4. Mostanra már azonosítottad a legfontosabb akadályokat, nehézségeket és korlátokat, amelyek közötted és a célod között állnak, s ezeket fontossági sorrendbe is raktad.
5. Azonosítottad azokat az alapvető tudásokat és készségeket, amelyekre szükséged lesz célod eléréséhez.
6. Ezeket a kompetenciákat fontossági sorrendbe raktad, és kidolgoztál egy tervet mindannak megtanulására, amire szükséged van a siker érdekében.
7. Azonosítottad azokat az embereket, csoportokat és szervezeteket, akik és amelyek segítsége, együttműködése jól jön majd neked mind az szűkebb, mind a tágabb területeden. Elhatároztad, melyek lesznek azok a konkrét lépések, amelyek segítségével megszerzed ezeknek az embereknek a támogatását és segítségét céljaid elérése érdekében.
A folyamat során végig jegyzeteltél, így megvannak a nyers adataid és eszközeid ahhoz, hogy elkészítsd a végrehajtási tervet.
Készen állsz tehát a cselekvési terv kidolgozására.
AZ ELENGEDHETETLEN TERVEZÉSI FOLYAMAT
Nemrégen az Inc. magazin egy olyan vizsgálatot ismertetett, amelyet ötven startup-céggel végeztek. A vállalatok fele jó néhány hónapot, sokszor még ennél is többet szánt a működési tervek kidolgozására, mielőtt valójában dolgozni kezdett volna, A vizsgálati csoport másik fele részletes üzleti tervek nélkül fogott bele tevékenységbe, és egyszerűen csak reagáltak a mindennapi munka során adódó jelenségekre.
Két-három év múlva a kutatók újra jelentkeztek a cégeknél, hogy megnézzék, mennyire sikeresek és jövedelmezők ezek a vállalatok. Érdekes dolgot találtak. A világos, írásos, átgondolt és részletes üzleti tervvel rendelkező vállalatok sokkal sikeresebbek és jövedelmezőbbek voltak, mint a spontán módon működő vállalatok, amelyek mindvégig csak rögtönöztek.
A „söralátéten” elkezdett vállalatok csaknem egytől egyig bukdácsoltak, amelyek vezetői „nem értek rá" leülni és részletesen átgondolni a stratégiai terveket. Sok volt közöttük, amely a vizsgálat idejére csődöt jelentett vagy éppen akkor húzták le a rolót.
Ám ami a legérdekesebbnek bizonyult: amikor a cégvezetőkkel beszélgettek, feltették nekik azt a kérdést, hogy milyen gyakran veszik elő stratégiai tervet a cég napi működtetése során?
A cégvezetést ellátó vállalkozók és vezetők csaknem kivétel nélkül azt mondták, hogy hiába készültek el több hónappal korábban a stratégiai tervek, azóta hozzájuk sem nyúltak. Bekerültek a fiókba, és a következő évig alig kerültek elő onnan akkor is csak azért, mert a cégvezetés újból végigcsinálta a stratégiai tervezési folyamatot.
Az volt a legérdekesebb eredmény, hogy magát a tervet ritkán vették elő, de a vállalkozás kulcsfontosságú összetevőinek szisztematikus átgondolása elengedhetetlen sikertényező volt.
A sikeres normandiai partraszállás után megkérdezték Dwight D. Eisenhower tábornokot, hogy mi a véleménye a partraszállás részletes tervezetéről. „A tervek nem fontosak, de a tervezési folyamat kritikus volt" - felelte.
Az elején az üzleti terv minden egyes alapvető Összetevőjének átgondolása és megbeszélése minden másnál fontosabb. Ezért mondhatta Alex Mackenzie, aki az időgazdálkodás egyik szakértője: „Minden kudarc oka a tervezés nélküli cselekvés."
Régi katonai axióma, hogy „nincs olyan terv, amely túlélné az ellenséggel való első harcérintkezést". Attól az első naptól kezdve, hogy az ember elkezdi a tényleges üzleti működést, olyan gyorsan változnak a helyzetek, hogy a terv néhány nap - sőt sokszor néhány óra - alatt elavulttá válik. A tervezés folyamata viszont akkor is fontos marad. Scott McNealy, a Sun Microsystems egyik szakembere szokta mondani: „Egy startupnál háromhetente le kell cserélni az összes addigi előfeltevést.”
Minden nagy teljesítmény alapja
Minden sikeres ember írott tervek alapján tevékenykedik. Az emberiség nagy sikerei a piramisoktól kezdve a modern kor nagy ipari műveleteiig mind-mind részletes terveken alapultak, amelyeket az elejétől a végéig alaposan átgondoltak - mégpedig jó előre.
Tény, hogy a tervezésre fordított minden egyes perc tízpercnyi munkát spórol meg. A cselekvés előtt a gondolkodásra és tervezésre fordított idő nagyon sok megtakarítást hoz időben, pénzben és energiában, miközben jóval közelebb lendít az áhított célok megvalósításához. Ezért mondják, hogy „aki nem tervez, az a bukást tervezi”.
A TERVEZÉS IDŐT ÉS KÖLTSÉGET TAKARÍT MEG
A kudarc elsődleges oka a tervezés nélküli cselekvés. Szükségtelen hibákra, nagy idő-, pénz- és energiaveszteségekre kell készülniük azoknak az embereknek akik azt állítják, hogy nincs idejük leülni és előre tervezni.
Azt mondják, hogy minden kezdő vállalkozás „versenyfutás az idővel ". Az első naptól azzal küzdenek a cégalapítók, hogy több pénzt keressenek annál, amennyibe a piacon maradás kerül. Ha sikerül kitalálniuk a „haszon-termelés modelljét", és elkezdenek nagyobb bevételeket termelni, mielőtt elfogy a kezdeti tőke, akkor lábon maradhat a cég és sikeres lehet. Ám ha előbb fogy el a pénz, mint ahogyan kitalálták volna, hogyan tudja túlszárnyalni a bevétel a kiadásokat, akkor úgy fog megbukni, ahogyan egy zuhanó repülő: becsapódik és elég.
A SIKER KÉPLETE
Angolul van egy hat P-ből álló képlet, amely mind a személyes, mind az üzleti sikert meghatározza: „Proper Prior Planning Prevents Poor Performance", vagyis az alapos, előrelátó tervezés megakadályozza a gyatra teljesítményt.
Hét előnnyel jár, ha valaki „előrelátóan és alaposan" tervez.
Először is a tervezési folyamat rákényszeríti az embert a gondolkodásra, kénytelen azonosítani azokat a kulcstényezőket, amelyekkel foglalkozni kell a cél sikeres elérése érdekében.
Másodszor: ha átgondoljuk, amit a cél elérése érdekében meg kell tennünk, akkor alaposan és előre meg tudjuk tervezni azt, amit majd tennünk kell, így rengeteg időt, munkaerőt és pénzt tudunk megtakarítani.
Harmadszor: az alaposan átbeszélt és gondosan kiértékelt jó terv lehetővé teszi, hogy azonosítsuk azokat a hibákat és hiányosságokat, amelyek végzetesnek bizonyulhatnak a későbbiek folyamán. Feltehetjük a „mi lenne, ha...?" kezdetű kérdéseinket. Például: „Melyek a legrosszabb lehetséges dolgok, amelyek akkor történnének, ha azt csinálnánk, hogy...?”
Az alapos tervezés negyedik előnye, hogy már idejekorán azonosítani lehet a terv hiányosságait, és gondoskodni lehet arról, hogy valami ellensúlyozza ezeket a hiányosságokat Gyakran felfedezhető valami „végzetes hiba", amely az egész vállalkozás bukását okozhatná, ha nem figyelnénk oda rá. Mindez csak akkor lehetséges, ha szisztematikusan végigmegyünk a tervezési szakaszon.
A tervezés ötödik előnye, hogy segítségével azonosítani tudjuk az erősségeinket és a potenciális lehetőségeinket, amelyeket a siker valószínűségének növelése érdekében ki lehet használni. Gyakran nem is vagyunk tudatában, hogy milyen erőink vannak, és nem tudatosulnak bennünk a helyzetben rejlő előnyök, csak akkor, ha a tervezés folyamatán végighaladunk.
Hatodszor: a tervezés lehetővé teszi a pénz és az idő összpontosítását, így az összes erőforrásunkat egy két olyan tervre lehet koncentrálni, amelyeket teljesítenünk kell a vállalkozás sikere érdekében. Világos fókusz és Összpontosítás hiányában hajlamosak vagyunk elpazarolni az energiáinkat, és aki sokat markol, az keveset fog.
A tervezésnek az a hetedik előnye, hogy elkerülhetetlenül órákat, heteket és hónapokat ment meg az összezavarodottságtól, a hibázástól és az idő, a pénz elfecsérlésétől.
Sok esetben történik az, hogy a gondos tervezés és elemzés eredményeképpen rájönnek a döntéshozók, hogy a rendelkezésre álló idő- és erőforráskeretek birtokában, vagy az adott körülmények között lehetetlenség elérni egy bizonyos célt. Néha az a legjobb üzleti döntés, ami meg sem valósul.
Néhány évvel ezelőtt dolgoztam egy gazdag ember vállalkozásában, akinek tanácsát soha nem fogom elfelejteni: „Mindig könnyebb beszállni valamibe, mint aztán kiszállni belőle." Megtanított arra, hogyan kell jó előre gondosan mérlegelni, mielőtt az ember leköti az erőforrásokat és az embereket - nem pedig utólag.
Elengedhetetlen alapelv
A tervezés egyszerre alapelv és készség. Szokás és kompetencia. Ez azt jelenti, hogy tanulható, és ismétlés, gyakorlás révén magas szinten művelhető. A tervezés uralható készség, amely sokszor könnyebb, mint ahogy az ember várná.
Sorolj fel minden feladatot és tevékenységet
A terv legegyszerűbb változata egy felsorolás, amely minden olyan tevékenységet tartalmaz, amelyet az elejétől a végéig végre kell hajtani egy bizonyos cél vagy részcél elérése érdekében. Azzal kezdjük a tervezés folyamatát, hogy fogunk egy darab papírt, és felsorolunk rajta mindent, ami csak eszünkbe jut arról, hogy mit kell tenni a cél elérése érdekében.
Amikor új tételek jutnak eszedbe, add őket a listához. Folyamatosan nézegesd a felsorolást, és az információid bővülésével párhuzamosan mindig nézd át a tételeket és a lépéseket. Ez a lista lesz az „álomházad" - vagyis a tervezett célod vagy a végeredmény - tervrajza.
Most az a lépés következik a tervezés folyamatában, hogy fontossági sorrendbe állítsd a listád tételeit. Ehhez meg kell állapítanod, hogy melyik feladat vagy tevékenység fontosabb, mint a többi. Az első lesz a legfontosabb, második az utána következő, és így tovább egészen a legkevésbé fontosig.
Lényeges az egymás után következés (előfeltételek) sorrendje is: meg kell határoznod, mit kell tenned más tevékenységek előtt és után. Gyakran előfordul, hogy az egyik feladatot nem tudod addig elvégezni, amíg más feladatokat ki nem pipáltál. Az is megtörténhet, hogy egyetlen feladat lesz az egész folyamat szűk keresztmetszete.
A tervezés sikere gyakorta azon múlik, hogy sikerül-e elérni a tervbe foglalt célt vagy részcélt, amely lehet például egy új iroda, egy bolt vagy egy gyár megépítése. Lehet az első elkészült termék kiszállítása vagy szolgáltatás nyújtása. Lehet egy értékesítési szint elérése egy bizonyos határidőre. Lehet egy fontos munkakör betöltése új szakemberrel. A tervezés folyamata segít azonosítani a terv életfontosságú részeit, így jobban tudjuk a legfontosabb feladatokra és tevékenységekre összpontosítani az időnket és a figyelmünket, amelyeket teljesíteni kell, mielőtt beköszönt a siker.
Egyetlen terv sem tökéletesnek készül. A legtöbb új dolgot megcélzó terv eleinte kudarcot kudarcra szokott halmozni. Ennyi várható tőle. A siker kulcstényezője, hogy el tudd fogadni a visszajelzést és el tudd végezni a szükséges kiigazításokat.
Mindig azt kérdezd magadtól, hogy mi az, ami működik, és mi nem működik benne? Több figyelmet fordíts arra, ami jól működik, mint arra, ami nem.
Ne feledd a régi mondást: „Vissza a tervezőasztalhoz!" Amikor kudarcot vall a terved, nyugi! Végy egy mély levegőt, és fuss neki még egyszer.
Amikor gondod van, határozd el, hogy a megoldást fogod keresni. A folyamat részeként készülj a nehézségekre, és határozd el, hogy hatékonyan fogsz rájuk reagálni. Ha nem éred el időben a céljaidat, akkor tedd fel a kérdéseket: „Mi a gond? És mi még a gond? Melyek a megoldások? Milyen megoldás van még? Mit tehetünk most? Mi lesz a következő lépés?"
Úgy tűnik, hogy amikor elkezdesz egy új cél elérésén dolgozni, azonnal nehézségekbe, akadályokba és ármeneti kudarcba fogsz ütközni, visszaesésre számíthatsz. Óriási erőfeszítésre van szükséged ahhoz, hogy valami új dologba kezdj és azt sikerre is vidd. Ám ez az ára annak, hogy elérd a magad elé állított célokat.
Mindig írd le a gondolataidat. A folyamat minden lépésénél készíts listákat, és minden pont alatt sorold fel, ami odatartozik. Mindig legyen naprakész a terv és folyamatosan csiszolgasd, hogy egyre jobb, s végül tökéletes lehessen.
Ne feledd, hogy a tervezni tudás egy készség, amelyet teljes mértékben el lehet sajátítani. A gondolkodási, tervezési, szervezési és cselekvés-kezdeményezési képességed végül szakmád legfelső 10 százalékába fog juttatni, de ahhoz idő kell.
A „papíron gondolkodás" egyik módja a projekttervezési lap vezetése a sok feladatból álló cél elérése érdekében. Ily módon vizuálisan is megjeleníted a célodat, valamint az eléréséhez szükséges lépéseket Ez nagyon hasznos lehet, mert rányitja a szemedet a tervezési folyamat erős és gyenge pontjaira.
A PROJEKTTERVEZÉSI MODELL
Amikor projektet tervezünk, a lap tetejére írjuk azokat a napokat, heteket és hónapokat, amennyire szerintünk szükség lesz a projekt befejezéséhez. Ha egy év kell a végrehajtásához vagy a cél eléréséhez, akkor az előttünk álló hónapok nevét írjuk fel. Ez alkotja a projekt idővonalát.
A bal oldali oszlopban soroljuk fel a megfelelő sorrendben mindazokat a feladatokat, amelyeket el kell végezni. Mivel kell kezdeni? Mi lesz a második lépés? És így tovább.
A jobb alsó sarokba világosan fel kell írni a végcélt: hogyan is fog kinézni a végeredmény? Minél világosabban fogalmazzuk meg a vágyott célt, annál könnyebben fogjuk tudni elérni.
Már tudsz vízszintes csíkokat használni a szükséges idő jelzésére, amelyek mutatják, hogy elejétől a végéig mennyi időre lesz szükséged egy feladat elvégzéséhez. A feladatok egy részét párhuzamosan is lehet végezni, másokat pedig csak azután, hogy valami mással már elkészültünk. A feladatok egy része magas prioritású, mások pedig nem annyira fontosak. A projekttervező lapon - amelyet mindenki elkészíthet egy darab papíron - azonban most már egészen világosan egyben lehet látni, hogy mivel jár együtt a célunk.
ÖSSZE KELL RAKNI A CSAPATOT
Mindenkit be kell vonni a projekttervezés folyamatába, akire a terv egy részének végrehajtása hárul. Egészen általános szokott lenni az a hiba, hogy azt hiszik, rövid idő alatt és könnyedén el lehet végezni egy feladatot, aztán megütköznek rajta, hogy ami egyszerűnek és könnyűnek tűnt, az valójában több hónapos munka, ha rendesen megcsinálják. A terv kritikus részénél érezhető időkorlát miatt lehetséges, hogy teljesen újra kell gondolnunk a tervet.
Az egyik alám beosztott vezető elhatározta, hogy hírlevelet küld ki a vállalkozás egyik új fejleményéről. Felhívta az egyik grafikust és mondta neki, hogy a hét végére szüksége van az anyagra.
Elképedve kellett rájönnie, hogy egy profin megírt, megtervezett és elkészített hírlevél kinyomtatása és postázása 6-8 heti munkát igényel, a költségek pedig 2000 dollár körül alakulnak. A projekt azon nyomban megbukott.
Amikor nekiülsz a tervezés folyamatának, arra figyelj legjobban, hogy a lehető legpontosabban azonosítsd a megteendő lépéseket, valamint hogy pontosan mennyi időre lesz szükség az egyes lépések végrehajtásához. Megvan az ideje a derűlátásnak, és megvan az ideje a realizmusnak is a cél elérésének megtervezése során. A tervezés minden egyes lépésénél teljesen őszintének kell lenned önmagaddal, és soha nem bízhatod a szerencsére vagy a jó reménységre, hogy a kedvedért majd megszűnnek egy kicsit a természet törvényei.
Azonosítsd az esetleges szűk keresztmetszetet
A tervezés folyamatába általában bele szokott kerülni egy olyan nagy probléma, amelyet meg kell oldani, mielőtt a többire sor kerülhet. Rendszerint van egy nagyobb horderejű cél, amelyet el kell érni, mielőtt a többi célt elérjük. Szokott lenni egy kritikus eleme a tervnek, amellyel foglalkozni kell, mielőtt a terv többi részét sikerre vihetjük.
Például sok vállalat lép úgy piacra, hogy minden részlet a helyén van, csak éppen egy szakszerűen megszervezett értékesítési folyamat hiányzik belőle, amely a bevételeket biztosítaná. A vállalat már vígan tervezi a stratégiáját, bérli az irodáját, rendezi be bútorokkal, állítja hadrendbe a szükséges számítógépeket és a termék vagy szolgáltatás leszállításához szükséges berendezéseket, veszi fel az adminisztratív munkaerőt és a vezetőket, indítja a könyvelést és a reklámozást. Azonban hiányzik az első osztályú értékesítési folyamat, és néhány héten vagy hónapon belül recsegve-ropogva megáll az egész gépezet, mert elmaradnak a működéshez szükséges bevételek. Nagymértékben ez volt a felelős azért, hogy a dotcom-üzlet dotcum-lufivá vált és kidurrant.
Határozd meg a kritikus eredményeket
Melyek azok a kritikus eredmények, amelyeket mindenképpen el kell érni az út egyes lépésein ahhoz, hogy a végén eljussunk a célig? Hogyan lehet ezeket belefoglalni a tervbe, fontossági sorrendbe rendezni, és gondoskodni róla, hogy minden időre elkészüljön? Mi a terv arra az esetre, ha valami félremegy? Mit fogsz tenni, ha sokkal tovább tart, a költségek pedig feljebb kúsznak, amikor ezeket a célhoz elengedhetetlenül szükséges kritikus részcélokat teljesíted? Mi a vészforgatókönyv? Van egy angol mondás, amely szerint „a nagyszerű életet nem szabad egyetlen reményre (hope) vagy egyetlen kötélre (rope) bízni, ahogyan egy nagyszerű hajót sem".
A TERVEZÉS A SIKER KULCSA
Az a jó hírem van, hogy már maga a tervezés folyamata is javítja és egyszerűsíti a cél elérésének egész folyamatát. Minél gyakrabban és minél gondosabban tervezel, mielőtt belevágnál, annál jobb lesz az egész tervezési folyamat. Minél jobban tervezel az elején, annál jobb ötleteket és lehetőségeket fog vonzani a terved, és annál nagyobb, jobb dolgokat tudsz majd elérni.
A személyes hatékonyságod és a jó teljesítmény elengedhetetlenül megköveteli, hogy képes legyél pontosan meghatározni, mit akarsz, azt írásba foglald, és készíts rá egy tervet, amelynek mentén célba érsz. Ezek tanulható jártasságok, amelyeket mesteri szinten el tudsz sajátítani. Ezek segítségével szinte szempillantás alatt átalakítod az életedet vagy a vállalkozásodat, megduplázod a forgalmadat vagy a termelékenységedet, eléred a céljaidat és kiteljesíted a benned lévő lehetőségeket.
1 Készíts listái mindenről, ami csak eszedbe jut arról, hogy mire lesz szükséged egy bizonyos cél elérése érdekében. Semmit ne hagyj ki.
2. Rendezd el az elemeit a fontosságuk szerint: mi a legfontosabb feladat vagy tevékenység? Mi a második? És így tovább.
3. Rendezd el a listádat az alapján, hogy mi minek az előfeltétele: mit kell elvégezni, mielőtt másra sor kerülhetne.
4. Határozd meg, mennyi idő és pénz kell ahhoz, hogy elérd a célodat vagy végrehajtsd a feladatodat. Van annyi időd és egyéb erőforrásod, amennyi a sikerhez kell?
5. Rendszeresen nézd át újra a tervezetet, különösen akkor, ha új információ birtokába jutsz, vagy ha nem úgy mennek a dolgok, ahogyan szeretted volna. Készülj fel a változtatásra, hátha szükség lesz rá.