Capitolo 1

Ambiente di lavoro

L’interfaccia di PowerPoint 2019 non presenta grandi stravolgimenti rispetto alla versione 2016 e alla precedente versione 2013, che risultava invece decisamente evoluta rispetto al passato: all’epoca erano state infatti introdotte le funzionalità per soddisfare le esigenze di chi lavora con dispositivi con schermo sensibile al tocco (touchscreen), come gli smartphone e i tablet.

È comunque sempre utile, per iniziare, riesaminare le diverse funzionalità messe a disposizione dall’interfaccia di questa applicazione, affinché sia facile seguire le spiegazioni esposte nei capitoli successivi.

Barre dell’interfaccia

Nelle trasformazioni subite nel corso degli anni dalla suite Office, oltre all’aumento del numero di funzioni, è stata modificata strutturalmente l’interfaccia dei programmi: dai canonici menu in alto con gli elenchi a discesa che si aprono quando si fa clic su una delle voci si è passati alla barra multifunzione (Figura 1.1).

Figura 1.1 La barra multifunzione di PowerPoint.

L’innovazione consiste in un’organizzazione completamente nuova della posizione delle funzioni e dei comandi. Il loro numero, infatti, era talmente elevato che per molti era diventato piuttosto difficile trovare il comando che serviva per risolvere l’esigenza sorta in un certo momento del lavoro.

La nuova architettura dell’interfaccia ha l’obiettivo di permettere una migliore interattività con l’utente. Nelle versioni più recenti, poi, l’impostazione è stata resa ancora più intuitiva nell’interazione anche grazie all’utilizzo di colori che segnalano in modo netto le aree di servizio rispetto a quelle delle funzioni operative.

Barra del titolo

Nella finestra di lavoro di PowerPoint, la prima riga in alto della finestra è la barra del titolo, che al centro mostra il nome del documento aperto in quel momento e quello del programma (Figura 1.2).

Figura 1.2 La barra del titolo di PowerPoint.

Sulla destra, oltre ai canonici pulsanti per ridurre a icona la finestra, ingrandirla a schermo intero o ripristinarla e a quello per chiudere il programma, è presente il pulsante Opzioni visualizzazione barra multifunzione, da utilizzare per gestire appunto la barra multifunzione. Non è detto, infatti, che tale barra debba essere sempre presente in tutta la sua altezza, togliendo spazio all’area di lavoro del documento. Scegliendo opportunamente tra le voci del menu a discesa che appaiono facendo clic sul pulsante delle opzioni, la barra multifunzione può essere:

• nascosta (Nascondi automaticamente la barra multifunzione), per apparire nuovamente quando si fa clic sulla parte superiore della finestra;
• visualizzata solo con i nomi dei menu (Mostra schede) per recuperare spazio in altezza;
• visualizzata in modo completo, voci di menu sopra e schede con tutti i comandi visibili in basso (Mostra schede e comandi).

All’estrema sinistra della barra del titolo sono presenti le icone dei comandi più utilizzati. Sono raccolte in un gruppo che fa parte della barra di accesso rapido, completamente personalizzabile dall’utente (Figura 1.3).

Per aggiungere o rimuovere icone dalla barra occorre fare clic sul pulsante con la freccia rivolta verso il basso a destra delle icone. Il menu a discesa che si apre contiene i nomi dei comandi con accanto lo spazio per l’eventuale inserimento di un segno di spunta.

Figura 1.3 La barra di accesso rapido.

Se si fa clic per attivare il segno di spunta, quell’icona va a far parte della barra di accesso rapido. Facendo clic per togliere la spunta, viene rimossa anche l’icona.

SUGGERIMENTO Avere “a portata di clic” le icone dei comandi più utilizzati fa risparmiare una notevole quantità di tempo nella gestione delle presentazioni. Di conseguenza, non appena ci si accorge che si esegue un’operazione con una certa frequenza, conviene inserire quanto prima la sua icona nella barra di accesso rapido.

Barra di stato

La barra di stato è l’ultima riga nella parte inferiore della finestra. Contiene informazioni operative e strumenti importanti per le attività di lavoro quotidiane con le presentazioni (Figura 1.4).

Figura 1.4 La barra di stato di PowerPoint.

Come la barra di accesso rapido, anche la barra di stato è totalmente personalizzabile. Facendo clic con il pulsante destro del mouse in un punto qualsiasi della barra viene visualizzato il menu di scelta rapida con le voci degli elementi che possono essere visualizzati nella barra di stato. Per personalizzarla, l’utente deve fare clic per attivare una voce e un altro clic per disattivarla.

Per esempio, togliendo il segno di spunta dalla voce Indicatore visualizzazione, scomparirebbe la dicitura Diapositiva x di x visibile all’estrema sinistra della barra, che indica il numero della diapositiva corrente e il numero totale di diapositive nel documento.

Zoom e visualizzazioni

Nella parte destra della barra di stato si trovano le icone per passare da un tipo di visualizzazione a un altro, il dispositivo di scorrimento per variare la percentuale di zoom e il pulsante per adattare le dimensioni della diapositiva a quelle della finestra.

Lo zoom viene gestito tramite un cursore che può essere trascinato per modificare il valore da 10% a 400%. La posizione centrale è segnata da una lineetta che fa da riferimento per il 100%. L’utente stabilisce il valore dello zoom spostando il cursore e visualizzando direttamente l’effetto della variazione sulla diapositiva presente nella zona centrale della finestra.

È inoltre possibile impostare lo zoom affinché la diapositiva sia sempre visualizzata per intero nella finestra: è sufficiente fare clic sull’ultima icona a destra della barra di stato, Adatta la diapositiva alla finestra corrente.

Scheda File

Facendo clic sull’etichetta File nella barra multifunzione la finestra con la diapositiva viene sostituita da una finestra di lavoro nella quale sono elencati svariati comandi utili per la gestione della presentazione (Figura 1.5).

Figura 1.5 La scheda File.

SUGGERIMENTO La freccia verso sinistra in un cerchio è il comando per tornare all’area di lavoro delle diapositive.

Facendo clic su uno dei comandi a sinistra, nello spazio rettangolare a destra appaiono caselle e pulsanti per lavorare con le funzioni relative alla voce attivata.

Ci sono due eccezioni. La prima è Chiudi, che viene utilizzata solo per chiudere la presentazione corrente, lasciando la finestra di PowerPoint aperta e il programma in esecuzione. La seconda eccezione è Salva: quando si fa clic sulla voce, PowerPoint salva la presentazione corrente e torna all’area di lavoro per lavorare con le diapositive.

NOTA Nelle pagine successive vengono descritti sinteticamente i singoli comandi con le loro funzionalità, per avere una panoramica delle caratteristiche disponibili. Più avanti nel testo, le singole funzioni vengono illustrate in maggiore dettaglio per esplorarne al meglio le potenzialità.

Informazioni

Aprendo la pagina Informazioni (già mostrata nella Figura 1.5) si possono gestire le caratteristiche che riguardano la presentazione corrente e la sua protezione, intesa anche come compatibilità nel trasferimento di file di PowerPoint tra diversi computer.

Nella sezione Proprietà a sinistra sono disponibili alcune caselle che mostrano (e consentono di modificare) le proprietà assegnate al file aperto. Un clic sulla scritta sottolineata Mostra tutte le proprietà provoca la visualizzazione di tutti i dati gestibili con il programma.

SUGGERIMENTO Alla presentazione possono essere associate, utilizzando la casella Tag, anche dei metadati, ossia parole chiave legate ai contenuti delle diapositive che ne permettono una migliore indicizzazione e ricerca.

Facendo clic sul pulsante Proteggi presentazione si apre un menu con cinque voci. Segna come finale serve per impostare la presentazione in “sola lettura”, in modo da considerare come definitiva la versione a cui si è giunti ed evitare di intervenire con ulteriori modifiche. Crittografa con password permette di crittografare il documento, rendendolo incomprensibile a chi non conosce la password. Limita accesso fa in modo che la presentazione possa essere visualizzata solo da un determinato gruppo di utenti, mentre la funzione Aggiungi firma digitale permette di rendere un file valido a termini di legge.

NOTA La firma digitale è un algoritmo che viene utilizzato per rendere certi l’integrità del contenuto, l’autore e la non ripudiabilità del contenuto.

Il secondo pulsante nella pagina Informazioni è chiamato Verifica documento. Il sottomenu contiene le voci seguenti:

• Controlla documento, per controllare ed eventualmente eliminare le proprietà associate al documento, soprattutto quelle nascoste agli occhi dell’utente;
• Verifica accessibilità, per valutare se sia possibile fruire del contenuto della presentazione anche da parte di persone con disabilità, ricevendo suggerimenti su come è necessario intervenire;
• Verifica compatibilità, per controllare se i contenuti della presentazione siano leggibili e modificabili con versioni precedenti di PowerPoint.

Il pulsante Gestisci presentazione, infine, permette di recuperare eventuali presentazioni che sono state chiuse senza prima salvarle, per esempio se si è verificata un’interruzione improvvisa dell’energia elettrica.

Nuovo

La voce di menu Nuovo (Figura 1.6) serve per creare una nuova presentazione. PowerPoint propone modelli di pagina e temi grafici, a volte già completi di segnaposto per il contenuto da inserire.

Facendo clic sulla miniatura di un tema viene visualizzata una finestra di anteprima del tema scelto, con due pulsanti che permettono di passare al tema precedente e a quello successivo. Subito sotto l’anteprima del titolo, altri due pulsanti consentono di visualizzare altre immagini dello stesso tema, per esempio le pagine interne con grafici e immagini. Sulla destra, invece, quattro miniature mostrano l’effetto che avrebbe lo stesso tema con diverse combinazioni di colori.

Figura 1.6 La finestra per creare una nuova presentazione.

Apri

Facendo clic su Apri nella scheda File è possibile aprire una presentazione precedentemente salvata sul computer o in rete (Figura 1.7).

Selezionando la voce Recenti, nella colonna a destra vengono visualizzati i nomi dei file su cui si è lavorato negli ultimi tempi. Le voci dell’elenco sono riportate in ordine cronologico, per cui l’ultima presentazione appare in alto, la penultima al secondo posto e così via.

Facendo clic su OneDrive - Personale, si possono cercare le presentazioni salvate in OneDrive, il servizio cloud di Microsoft nel quale chiunque può memorizzare file e, se lo ritiene, condividerli, con altri utenti.

Un clic su Questo PC, invece, provoca la visualizzazione sulla destra della cartella corrente e di quelle aperte di recente. Simile è l’uso del pulsante Sfoglia, che permette di cercare la presentazione che si desidera aprire sul proprio computer o sui computer connessi in rete.

Facendo clic su Aggiungi una posizione, infine, c’è la possibilità di aggiungere altri servizi cloud, in particolare Office 365 SharePoint (il servizio professionale di condivisione file di Microsoft).

Figura 1.7 La finestra per aprire una presentazione esistente.

Alla fine, per aprire il file è sufficiente selezionarlo ed eventualmente fare clic su Apri.

Salva e Salva con nome

Facendo clic su Salva si attiva direttamente il salvataggio della presentazione corrente (a condizione che la stessa sia già stata salvata in precedenza; diversamente, la procedura è la stessa descritta di seguito per il comando Salva con nome).

Salva con nome è il comando da utilizzare per il primo salvataggio di una presentazione o se si desidera salvare una copia della presentazione con un nome diverso oppure in un percorso o in un formato differente. I comandi sono molto simili a quelli visti in precedenza per Apri (Figura 1.8).

Figura 1.8 La finestra per salvare una presentazione.

Stampa

Con il termine “stampa” si indica materialmente l’azione con la quale si invia una presentazione a una stampante. Il risultato è la produzione di un certo numero di pagine di carta o, al più, di plastica trasparente (i cosiddetti “lucidi”), sulle quali sono riprodotti i contenuti delle diapositive.

Si può scegliere se stampare una diapositiva per pagina, produrre degli stampati (ovvero gruppi di due, quattro, sei o più diapositive per pagina), oppure una diapositiva per pagina con le note del relatore in basso, utili per rammentare gli argomenti a chi deve esporre i contenuti della presentazione al pubblico (Figura 1.9).

Figura 1.9 Le opzioni per la stampa.

Condividi

Salvando una presentazione in OneDrive è possibile condividerla con altri utenti, indicati dall’autore del salvataggio. La condivisione di una presentazione permette a più persone dello stesso gruppo di lavoro di accedere allo stesso documento disponibile in Rete. Ognuno può visualizzarlo o modificarlo per intervenire sui suoi contenuti, sulla struttura e sulla grafica, ciascuno secondo le proprie competenze. La finestra Condividi (Figura 1.10) offre numerose opzioni per mettere la presentazione realizzata a disposizione di altri utenti.

Figura 1.10 Le opzioni per la condivisione.

Esporta

La sezione Esporta della scheda File (Figura 1.11) ospita le funzioni per esportare i file di PowerPoint in numerosi altri formati.

Figura 1.11 Le opzioni per l’esportazione.

Le diapositive possono essere convertite in filmati video, pacchetti di presentazione da registrare su supporti ottici per distribuirli ai clienti di un’organizzazione, oppure in file PDF o XPS, in immagini JPG e in altri formati utili per allargare la condivisione della presentazione al maggior numero di persone possibile.

Account

La sezione Account consente di eseguire due operazioni (Figura 1.12): impostare l’aspetto grafico della finestra di lavoro e dell’interfaccia e accedere alle risorse di Office su Internet.

Il pulsante Aggiungi servizio permette di usufruire in PowerPoint di alcuni dei più famosi servizi web. A titolo di esempio, dal sottomenu Immagini e video è possibile integrare YouTube in PowerPoint, così da poter creare un video della presentazione e pubblicarlo direttamente su questa famosa piattaforma.

Figura 1.12 La finestra di gestione dell’account personale.

Opzioni di PowerPoint

PowerPoint fornisce una serie di opzioni da configurare per personalizzare il funzionamento del programma, conformandolo alle caratteristiche di chi ci lavora. Conoscendole, si riesce a organizzare l’insieme delle opzioni per ottenere risultati più semplicemente e impiegando il minor tempo possibile.

Si può intervenire anche per rendere più gradevole o più funzionale l’aspetto della finestra. Tutte queste scelte vengono operate nella finestra Opzioni di PowerPoint, che viene aperta facendo clic su Opzioni nella scheda File (Figura 1.13).

La colonna di sinistra riporta un menu di voci relative ai gruppi di scelte disponibili. Nella sezione di destra compaiono invece le opzioni vere e proprie, sotto forma di caselle di controllo, di testo o di riepilogo. Una trattazione approfondita di ogni opzione disponibile va oltre l’ambito di questo libro; ci limiteremo pertanto a descrivere quelle più utili o interessanti.

Figura 1.13 La finestra Opzioni di PowerPoint.

Opzioni generali

Nella sezione Generale (già mostrata nella Figura 1.13) sono disponibili le opzioni di carattere generale, alcune delle quali sono relative all’aspetto estetico e della struttura della finestra di lavoro.

La prima casella di controllo serve per attivare o meno la barra di formattazione rapida quando si seleziona un testo. Si tratta della barra che viene affiancata al menu contestuale e che contiene i comandi più utilizzati da applicare ai caratteri del testo, come il grassetto, il colore e il tipo di font.

La casella di controllo Attiva anteprima dinamica permette di stabilire se PowerPoint deve visualizzare il risultato di una diversa formattazione applicata all’elemento selezionato direttamente nell’area di lavoro. La sua disattivazione potrebbe favorire chi ha un computer con caratteristiche tecniche tali da impedire una buona velocità di esecuzione, rendendo più rapide le attività in fase di modifica.

Le caselle di riepilogo Sfondo Office e Tema di Office permettono di modificare l’aspetto della finestra di PowerPoint e delle altre applicazioni del pacchetto Office.

Strumenti di correzione e lingua

La sezione Strumenti di correzione (Figura 1.14) comprende scelte che tendono a ridurre errori ortografici e sintattici nel testo delle diapositive. Per giungere a questo risultato, in PowerPoint sono disponibili gruppi di funzioni che attivano interventi di correzione automatica. Ognuno di essi può essere attivato o meno dall’utente che, in molti casi, può gestirne anche le modalità di funzionamento.

Figura 1.14 Gli strumenti di correzione di PowerPoint.

Per esempio, facendo clic sul pulsante Opzioni correzione automatica si apre un’ulteriore finestra di dialogo divisa in diverse schede (Figura 1.15). La prima, Correzione automatica, consente di correggere la doppia maiuscola a inizio parola, forzare la maiuscola a inizio frase, forzare l’iniziale maiuscola per il nome dei giorni, nonché correggere automaticamente l’utilizzo del blocco delle maiuscole.

Una funzione piuttosto utile è la sostituzione automatica di determinati gruppi di caratteri con altri.

Figura 1.15 Le opzioni di correzione automatica.

Può tornare comoda in tante situazioni, per esempio per correggere una parola o un termine scritto spesso e involontariamente in modo sbagliato (“perchè” anziché “perché”, “qual’è” anziché “qual è”), ma anche per generare una scritta lunga utilizzata spesso digitando solo qualche carattere, in modo da inserire testi più velocemente e senza errori (per esempio, si può sostituire “aca” con “alla cortese attenzione di” oppure “pp19” con “PowerPoint 2019”).

La sostituzione automatica avviene non appena l’utente inserisce uno spazio, aggiunge un segno di interpunzione come una virgola o un punto, oppure preme Invio per andare a capo dopo l’inserimento del testo in questione.

Anche nella gestione della formattazione di caratteri e paragrafi PowerPoint fornisce implementazioni di automatismi gestibili come opzioni. Tra queste, nella scheda Formattazione automatica durante la digitazione c’è la possibilità di sostituire le virgolette semplici con quelle inglesi e quella di attivare automaticamente il collegamento ipertestuale quando si scrive un indirizzo Internet.

Ai fini della correzione ortografica del testo nei documenti, nella sezione Strumenti di correzione principale sono disponibili caselle di controllo da attivare per evitare di controllare e segnalare come errate le parole scritte completamente in maiuscolo, ignorare le parole che contengono numeri, ignorare indirizzi Internet e percorsi di cartelle del file system di un computer o segnalare i termini che risultano scritti due volte di seguito. Altre scelte riguardano impostazioni relative a lingue straniere, come il francese e il tedesco, e dizionari personalizzati, per esempio quelli dei settori medicina e informatica.

Dato che le regole dell’ortografia sono diverse da una lingua a un’altra, è opportuno verificare nella sezione Lingua quali lingue sono impostate per i documenti PowerPoint (Figura 1.16).

Figura 1.16 Le opzioni per la lingua.

Salvataggio

Nella sezione Salvataggio (Figura 1.17), la prima opzione permette di impostare il formato da utilizzare per impostazione predefinita per salvare le presentazioni di PowerPoint 2019.

Figura 1.17 Le opzioni di salvataggio.

NOTA Dei formati dei file e delle loro caratteristiche si parla più diffusamente nei capitoli dedicati al salvataggio dei file.

Il salvataggio della presentazione corrente è automatico con intervalli di tempo pari al numero di minuti riportato nella casella Salva informazioni di salvataggio automatico ogni. A seguire sono visualizzati anche i percorsi predefiniti nei quali i file vengono salvati dal programma. Altre opzioni sono riferite alla condivisione dei documenti con i sistemi di gestione dei documenti Microsoft, per esempio i server SharePoint.

Un’impostazione controlla la funzione di incorporazione delle famiglie di caratteri utilizzate nella presentazione all’interno del file che viene salvato in un supporto di memoria. L’esigenza può sorgere quando la presentazione viene trasferita in un computer diverso, nel quale qualcuna delle famiglie di caratteri della presentazione non è installata. Questo può accadere se la versione o la configurazione del sistema operativo è diversa. In questo caso, chi apre la presentazione non può vedere l’aspetto e la posizione delle scritte così come sono state impostate dall’autore della presentazione originale.

ATTENZIONE Come contropartita, le dimensioni del file diventano inevitabilmente maggiori rispetto a quelle della sola presentazione.

Salvataggio automatico

Una novità di Office 2019 è la possibilità di salvare automaticamente anche i file che vengono archiviati nel cloud e condivisi con altri utenti: quando due persone collaborano alla stessa presentazione, grazie al salvataggio automatico vedranno sempre, nel giro di pochi secondi, tutte le modifiche apportate dall’altro utente. Per abilitare questa funzione, è sufficiente spostare il dispositivo di scorrimento visibile in alto, a sinistra della barra di accesso rapido.

Impostazioni avanzate

L’aggettivo “avanzate” lascia intendere subito che le opzioni relative a questa voce riguardano aspetti evoluti di gestione delle presentazioni. Per di più, sono veramente numerose (Figura 1.18).

Figura 1.18 Le impostazioni avanzate.

Un libro di questo genere non può offrire una descrizione dettagliata di tutte le opzioni. Per cogliere i vantaggi di ognuna delle proprietà gestite in Impostazioni avanzate, così come di quelle disponibili in ogni sezione della finestra Opzioni di PowerPoint, potrebbe essere utile provarne l’effetto dopo aver letto il testo descrittivo che appare posizionando il puntatore del mouse sull’opzione.

Personalizzazione delle barre degli strumenti

In PowerPoint sono due le barre che contengono gli strumenti di lavoro con i quali si interviene sui contenuti e sulla struttura di una presentazione: una è la barra multifunzione, che comprende una serie di schede contenenti i pulsanti per tutte le funzioni di PowerPoint; l’altra è la barra di accesso rapido, che contiene le icone dei comandi più utilizzati dall’utente. Per entrambe è possibile gestire il numero e il tipo di oggetti che devono essere visualizzati, personalizzandole secondo le proprie necessità operative.

Dalla sezione Personalizzazione barra multifunzione della finestra Opzioni di PowerPoint si accede a una pagina divisa in due riquadri rettangolari, separati al centro da una coppia di pulsanti (Figura 1.19).

Figura 1.19 La personalizzazione della barra multifunzione.

Nel riquadro di sinistra sono elencati tutti i comandi disponibili in PowerPoint; in quello di destra appaiono i gruppi e i sottogruppi di menu con, all’interno, i comandi che appartengono a quella scheda o gruppo. A sinistra dei gruppi, ci sono il segno più (+) e una casella di controllo. Se nella casella c’è il segno di spunta, quella scheda e i relativi comandi sono attivi.

In caso contrario, le voci delle schede e i comandi sottostanti non sono visualizzati nella barra multifunzione. Quando si fa clic sul segno più, la riga si espande per mostrare i sottolivelli di quella voce di scheda fino a giungere ai singoli comandi.

Per modificare il numero e il tipo di icone presenti, si lavora selezionando i comandi su cui intervenire e poi facendo clic su uno dei due pulsanti centrali. Per aggiungere un comando in una scheda o in un gruppo di PowerPoint si procede come segue.

1. Individuare il comando nel riquadro di sinistra.
2. Selezionarlo con un clic.
3. Selezionare la scheda o il gruppo di destinazione nella colonna a destra.
4. Fare clic sul pulsante Aggiungi al centro.

Per rimuovere un comando da una scheda o un gruppo, si eseguono operazioni quasi del tutto analoghe a quelle precedenti, ma nella sequenza inversa: occorre individuare il comando nel riquadro di destra, selezionarlo con un clic e fare clic sul pulsante Rimuovi al centro.

Dei comandi presenti in un gruppo si può stabilire l’ordine di visualizzazione, selezionandone la riga e poi spostandola nell’elenco tramite i due pulsanti freccia all’estrema destra.

Barra di accesso rapido

La barra di accesso rapido è quella collocata in alto a sinistra della barra del titolo e contiene le icone dei comandi utilizzati più spesso in assoluto dall’utente.

In PowerPoint i comandi più frequenti predefiniti sono Salva, Annulla, Ripristina/Ripeti e Avvia dall’inizio. Per aggiungerne altri occorre fare clic su Barra di accesso rapido nella finestra Opzioni di PowerPoint, dove sulla destra appaiono due riquadri rettangolari con i pulsanti Aggiungi e Rimuovi al centro, in modo del tutto analogo a quelli visualizzati per la personalizzazione della barra multifunzione descritta in precedenza.

Componenti aggiuntivi

I componenti aggiuntivi sono elementi software che si possono integrare in PowerPoint per estendere le funzioni di base del programma, aggiungendovene altre non previste originariamente nell’applicazione Microsoft.

Selezionando Componenti aggiuntivi nella finestra Opzioni di PowerPoint viene visualizzato l’elenco dei moduli software già installati con una serie di informazioni utili per la loro gestione (Figura 1.20).

Figura 1.20 La gestione dei componenti aggiuntivi di PowerPoint.

Nella parte inferiore della pagina un elenco a discesa mostra diversi tipi di componenti; selezionandone uno e facendo clic su Vai, si apre una finestra di dialogo nella quale si possono aggiungere e rimuovere componenti, così come attivare quelli che sono presenti, ma non operativi.

Centro protezione

Facendo clic su Centro protezione nella finestra Opzioni di PowerPoint, viene visualizzata una pagina solo apparentemente scarna. A prima vista appaiono solo alcuni collegamenti ipertestuali che aprono pagine web contenenti documenti informativi di Microsoft sul trattamento dei dati personali degli utenti e altre informative che si riferiscono ad attività relative all’accesso ai contenuti del sito Office.com.

Facendo clic sul pulsante Impostazioni Centro protezione, però, appare la finestra di dialogo Centro protezione (Figura 1.21), anch’essa divisa in pagine alle quali si accede tramite il menu laterale della colonna a sinistra. Qui sono riportate parecchie impostazioni relative alla sicurezza informatica, gestibili da parte dell’utente.

Figura 1.21 Le impostazioni per la sicurezza di PowerPoint.

Per le prime voci dell’elenco (Autori attendibili, Posizioni attendibili e Documenti attendibili), si tratta di valutare quali siano gli autori, i percorsi e i documenti che sono ritenuti “affidabili” ed eventualmente gestire quelli che non lo sono quando se ne viene a conoscenza. Per le macro, occorre decidere se permettere che vengano eseguite e in quali condizioni.

NOTA Le macro sono piccole sequenze di comandi che vengono registrate sotto un’unica voce, da eseguire con un solo clic allo scopo di velocizzare operazioni ripetitive o eseguire controlli in modo automatico. Sono dei veri e propri programmi, anche se in genere di piccole dimensioni.

Nella pagina Visualizzazione protetta sono selezionate per impostazione predefinita le caselle che impongono specifiche limitazioni quando si avviano file di presentazione, evitando che vengano aperti senza avviso quelli provenienti da Internet, memorizzati in percorsi ritenuti non sicuri o ricevuti come allegati di posta elettronica Microsoft Outlook.

In Impostazioni di blocco dei file si può decidere di bloccare l’apertura e/o il salvataggio di file di determinati formati come, per esempio, quelli creati con versioni datate di PowerPoint e le pagine web. Le caselle e i pulsanti in Opzioni della privacy permettono di stabilire in che modo si possono eseguire azioni come le ricerche in Internet, partecipare o meno ad attività di analisi automatiche di utilizzo del programma con dati inviati via Internet, installare nuovi servizi nel riquadro delle ricerche e attivare il controllo dell’eventuale presenza e la rimozione dei dati personali che verrebbero registrati nei file quando vengono salvati.

Modalità di visualizzazione

In PowerPoint sono disponibili svariate modalità per visualizzare la presentazione su cui si sta lavorando. Per passare da una visualizzazione all’altra è possibile utilizzare i pulsanti specifici nell’angolo inferiore destro della finestra di PowerPoint (Figura 1.22), oppure fare clic sulla scheda Visualizza e utilizzare i pulsanti del riquadro Visualizzazioni presentazione.

Figura 1.22 I pulsanti per cambiare la visualizzazione di PowerPoint.

La visualizzazione predefinita è chiamata Normale ed è utilizzata per lavorare alla creazione e alla modifica delle diapositive. In questa modalità la finestra è divisa in due parti: nella colonna di sinistra appaiono le miniature delle diapositive, mentre a destra è visibile la diapositiva selezionata in cui si possono inserire e modificare contenuti (Figura 1.23).

La seconda modalità è Struttura: se l’area di destra rimane uguale a quella della visualizzazione Normale, nella colonna di sinistra le diapositive sono sostituite dalla struttura della presentazione, ovvero dall’elenco dei contenuti testuali rientrati in base alla loro importanza (Figura 1.24).

Figura 1.23 Una presentazione nella visualizzazione Normale.

Figura 1.24 Una presentazione nella visualizzazione Struttura.

SUGGERIMENTO Questa modalità può essere sfruttata per inserire scritte nelle diapositive in un tempo molto ridotto rispetto a quello che si impiegherebbe passando da una diapositiva all’altra e modificandone il contenuto.

La terza modalità di visualizzazione è chiamata Sequenza diapositive: le diapositive sono mostrate sotto forma di miniature nella loro sequenza naturale (Figura 1.25). Viene utilizzata per avere una visione di insieme delle diapositive e offre l’opportunità di riorganizzare la sequenza di presentazione.

Figura 1.25 Una presentazione nella visualizzazione Sequenza diapositive.

La diapositiva corrente viene mostrata con un bordo di colore diverso, in modo da essere individuata rapidamente per vari tipi di attività. Il numero delle diapositive visualizzato per riga viene modificato variando la percentuale di zoom, tramite il cursore in basso a destra nella barra di stato.

NOTA Facendo doppio clic su una miniatura nella sequenza diapositive, questa viene aperta nella finestra nella visualizzazione Normale.

Proseguendo in sequenza si arriva alla visualizzazione Pagina note (Figura 1.26): è una modalità particolare da utilizzare per creare i cosiddetti stampati, ovvero pagine contenenti sia l’immagine della diapositiva che sarà mostrata al pubblico sia le note che sono state aggiunte alle varie dispositive e che devono essere viste esclusivamente dal relatore.

Figura 1.26 Una presentazione nella visualizzazione Pagina note.

SUGGERIMENTO Le note possono essere inserite in qualsiasi visualizzazione. Nella visualizzazione Pagina note è sufficiente fare clic nel riquadro Fare clic per inserire testo, mentre nelle modalità Normale e Struttura è disponibile una casella sotto la diapositiva (contenente l’indicazione Fare clic per inserire le note).

Visualizzazioni di lettura e Presentazione

La visualizzazione di lettura (Figura 1.27) consente di farsi un’idea più accurata di come apparirà il proprio lavoro al pubblico prima di presentarlo effettivamente ai destinatari.

Figura 1.27 Una presentazione nella visualizzazione di lettura.

In questa modalità lo schermo è interamente occupato dalla diapositiva corrente. A sinistra della barra di stato compaiono il numero della diapositiva corrente e il totale di quelle che fanno parte della presentazione. Sulla destra, invece, appaiono le frecce per spostarsi nella presentazione, l’icona Menu per aprire il menu contenente le operazioni che si possono eseguire in questa modalità e infine le icone per passare da un tipo di visualizzazione a un’altra.

La visualizzazione Presentazione è molto simile alla prima. La presentazione viene mostrata a schermo intero e comprende tutti gli eventuali effetti, per esempio animazioni, transizioni ed effetti sonori.

Guida di PowerPoint

Se durante il lavoro su una presentazione è necessario un aiuto per portare a termine un compito, è possibile utilizzare la Guida di PowerPoint, che contiene tutte le informazioni sui comandi e sulle funzioni disponibili nel programma. La funzionalità della Guida in linea non è cambiata rispetto alle versioni precedenti di Office, ma è stata aggiunta una possibilità per accedervi più facilmente con la casella Cerca/Cosa vuoi fare? sulla barra multifunzione.

Per consultare la guida è sufficiente inserire l’argomento cercato nella casella Cosa vuoi fare?. La sua particolarità è che permette di digitare frasi complete, che il sistema analizza per comprendere l’esigenza dell’utente. Quindi, se si desidera capire come creare un album di foto, è possibile digitare nella casella la richiesta come creare un album di foto. PowerPoint esamina la richiesta e propone alcuni comandi utili per eseguire l’operazione desiderata. Nell’esempio, il primo comando proposto è Album foto, a cui seguono comandi correlati come Nuovo da modello, che permette di creare una nuova presentazione basata su un modello.

Qualora le proposte non fossero soddisfacenti, è possibile fare clic sul comando Visualizza la Guida per aprire la guida in linea di PowerPoint e visualizzare tutti gli argomenti relativi alla richiesta effettuata.