Como usar o e-mail
sem diminuir a produtividade
Se existe uma coisa que rouba a energia, a produtividade e muitas vezes a paciência das pessoas, sem dúvida é o e-mail! Um profissional chega a gastar até três horas por dia respondendo, enviando e organizando suas mensagens. A média diária nas empresas fica em torno de duas horas! É muito tempo. Existem dezenas de formas de melhorar o uso do e-mail; selecionei aquelas que classifico como “essenciais” e que podem ajudar você a utilizá-lo melhor e diminuir esse tempo.
Reduza o volume de e-mails. Se você não quer gastar tanto tempo com eles, precisa ter menos e-mails. Para fazer isso, comece por separar o que é profissional do que é pessoal e do que é totalmente descartável. Tenha sempre três contas de e-mail: a da empresa em que você trabalha, que deve ser usada exclusivamente para fins profissionais; uma conta pessoal, que de preferência não seja de um provedor pago – utilize serviços como Outlook.com, Gmail e Yahoo, que são grátis e melhores do que a maioria dos provedores pagos; e uma outra conta grátis também, para sites que exigem e-mail para receber conteúdo, como, por exemplo, sites de compra coletiva, promoções, etc. Coloque os assuntos nessas três caixas e mantenha esse padrão! Quando algo cair na caixa errada, avise o remetente para alterar; se for spam, mais do que imediatamente adicione à pasta de spams. Caso não queira mais participar de alguma lista, clique na opção de descadastramento que a maioria dos e-mails traz.
Controle seu e-mail racionalmente. A maior parte das pessoas é totalmente dominada pelo e-mail. Quando surge uma nova mensagem, tudo para até que ela seja lida. Não pode ser assim. Sua atenção é muito cara para ser usada com e-mails a todo momento. Eu sempre recomendo que você estabeleça horários para verificar seus e-mails: de hora em hora, por exemplo, depois mude esse intervalo para duas horas, depois três. Caso isto não seja possível ou seu vício seja tão grande a ponto de não conseguir praticar o desapego, use o e-mail no intervalo entre tarefas. Começou a fazer o relatório? Feche o e-mail. Terminou? Abra novamente. Claro que, para essa dica funcionar, você precisa desabilitar o aviso de novas mensagens. Se não souber como, pergunte à equipe de TI de sua empresa, pois sem isso você vai ficar louco.
Mantenha sua Caixa de Entrada de dieta. Ter milhares de e-mails na caixa de entrada é um passo para se perder e gastar tempo à toa. No momento em que verificar seus e-mails, faça algo com aquele e-mail que você abrir: arquive nas pastas, responda ou crie uma tarefa/reunião para fazer em outro momento. Se você seguir essas dicas simples, vai ter sempre pouquíssimas mensagens no fim do dia. Nada de abrir e-mail e marcar como não lido para ler depois, hein?!
Eu nunca uso a cópia aberta. Se mando um e-mail em cópia aberta para dez pessoas, eu tenho a chance de receber dez mensagens de retorno. Não sei por quê, mas o ser humano adora copiar todo mundo. Já que não podemos lidar de forma simples com a carência humana, proteja-se usando a cópia oculta, assim você evita uma enxurrada de mensagens desnecessárias. Caso os destinatários precisem saber quem está sendo copiado, coloque o nome das pessoas (copie e cole dos e-mails em cópia) na primeira linha do e-mail.
Você não pode tirar o e-mail de sua vida, mas pode poupar tempo aplicando boas práticas. Experimente as estratégias acima e veja como o seu volume de mensagens irá reduzir significativamente. Não guarde as dicas só para você, empreste o livro para alguém e multiplique essa corrente de bom senso!
Atualmente o Microsoft Outlook é um dos softwares de e-mail mais utilizados no ambiente corporativo, por isso selecionei algumas dicas que vão ajudá-lo a turbinar o seu. A maior parte dessas dicas funciona no Microsoft Outlook 2007 ou em versões mais avançadas, por isso você não deve ter problemas no acesso. Talvez um ou outro nome no menu indicado seja diferente, dependendo da versão, mas com uma rápida pesquisa você vai conseguir aplicá-las no seu software.
1. Desative o aviso de novas mensagens. Conforme mencionei anteriormente, se você mantiver o aviso para cada e-mail que chega, trabalhar será uma tarefa árdua. Para desabilitar o aviso, posicione o cursor em Arquivo, selecione Opções e clique em E-mail. Nesta área existe uma opção chamada “Quando uma nova mensagem chegar”: desabilite todas as opções abaixo desse texto. Simples, e sua vida em breve retornará ao normal.
2. Faça a cópia oculta aparecer. Dê preferência a e-mails enviados com cópia oculta, a fim de evitar uma enxurrada de respostas desnecessárias. Para ter essa opção visível, quando for escrever um e-mail, selecione o menu Opções e clique no botão CCo; isto habilitará a cópia oculta na escrita do e-mail. Ao lado desse botão, existe um outro chamado “De:”, que lhe permite habilitar a conta da qual pretende enviar o e-mail. Caso você tenha, por exemplo, a conta profissional e a pessoal configuradas no mesmo Outlook, poderá escolher o remetente da mensagem.
3. Crie uma pasta “SAVETIME”. Boa parte dos e-mails que você envia diariamente são respostas para as mesmas perguntas que já lhe fizeram dezenas de vezes, ou pequenas adaptações desse texto. Toda vez que me fazem uma pergunta ou que escrevo algo que sei que precisarei reescrever em um futuro próximo, eu faço uma redação cuidadosa do e-mail e me coloco na cópia oculta. Quando o e-mail chega, eu o movo para a pasta SAVETIME. Sempre que a pergunta é refeita, eu vou nessa pasta, escolho o e-mail similar e economizo um tempão.
4. Autotexto. Além da pasta SAVETIME, você pode criar pequenas partes de texto que podem ser inseridas no momento da escrita do e-mail ou numa reunião. Por exemplo, toda vez que passo o endereço do escritório, eu envio um ou dois parágrafos explicando como chegar e também o link no GoogleMaps. É sempre o mesmo texto, sem modificações. Então, para não ter que redigitar, selecione o trecho que quiser do e-mail, vá no menu Inserir do novo e-mail e selecione a opção “Quick Parts” (Partes Rápidas) e clique na opção Adicionar a Galeria de Partes Rápidas. Isto faz com que o texto fique gravado ali. A próxima vez que precisar do texto, basta ir nessa mesma opção e selecionar na lista da galeria. Você pode fazer isso com imagens e textos.
5. Classifique suas atividades. Lembra da dica de classificação pela Tríade que mencionei no início do livro? Você pode usar o MS Outlook para criar categorias associadas à Tríade. Para isso vá na Caixa de Entrada, clique no botão Categorizar e escolha a opção Todas as Categorias. Selecione, por exemplo, a cor vermelha e clique no botão Renomear e digite Urgente, a cor azul para Importante e a amarela para Circunstancial. Agora você poderá associar a Tríade a e-mails, tarefas e compromissos, visualizando por cores como anda sua agenda! Claro que quanto mais azul melhor! Você também pode usar categorias para projetos, metas, etc.
6. Pastas Favoritas. Se você tem centenas de pastas para armazenar seus e-mails, pode ficar perdido para localizar uma delas no meio de tantas outras. O Outlook tem um recurso chamado Pastas Favoritas, que cria um atalho para a pasta no lado esquerdo superior, assim você não precisa localizar a pasta para arrastar o e-mail, pois ela sempre ficará visível e acessível. Para adicionar uma pasta às Pastas Favoritas, selecione o menu Pastas (Folder), localize a pasta que deseja e clique no botão Mostrar nos Favoritos. Para excluir, basta clicar novamente nesse botão.
7. Pastas de Pesquisas. Se você se perde localizando itens recorrentes no Outlook, você pode criar uma pasta que contenha a pesquisa que costuma fazer. Por exemplo, vamos supor que você sempre procure e-mails que contenham o assunto: “SENHA” ou “Projeto ABC”. Você pode criar uma pasta que localiza esses e-mails e os mostra automaticamente. Para fazer isso no menu Pasta, clique no botão Nova Pasta de Pesquisa, escolha a opção desejada e clique OK. Para quem vive perdido, este recurso ajuda a ganhar tempo.
8. Transforme seus e-mails. Um dos recursos que mais uso no Outlook é a transformação de e-mails em reuniões, tarefas ou contatos. Esta é uma dica que, mostrando, fica mais fácil, então experimente clicar em um e-mail e arrastá-lo para o menu esquerdo na opção Calendário ou Tarefas. O Outlook cria um novo compromisso ou uma nova tarefa com o texto e o assunto do e-mail. Extremamente útil, este recurso ainda ajuda você a diminuir o volume de e-mails na Caixa de Entrada. Observação importante: fazer isso não apaga o e-mail, apenas copia seu conteúdo.
Entre todas as opções de e-mail gratuito em nuvens, sem dúvida o Gmail do Google se tornou uma das mais consistentes. Se você utiliza o Gmail, separamos algumas dicas para obter uma performance melhor nos e-mails:
1. Use um e-mail diferente para assuntos diferentes. Um dos recursos mais interessantes do Gmail é poder utilizar e-mails diferentes para receber mensagens específicas e com isso criar regras para pastas específicas. Vamos supor que você queira assinar a newsletter da Triad e seu e-mail seja: joaonaoexiste@gmail.com. O Google aceita qualquer derivação no seu e-mail após o símbolo “+”. Você pode então assinar a newsletter com o email joaonaoexiste+Triad@gmail.com ou joaonaoexiste+Triadnews@gmail.com. Você pode usar isso para newsletters, clientes ou o que sua imaginação mandar.
É automático e não exige qualquer configuração. Com isso, você pode criar filtros e mover automaticamente suas mensagens ou usar uma estratégia pessoal de organização.
2. Agilize suas buscas. Se você precisa achar um e-mail, basta digitar, no campo de busca, qualquer coisa que lembre o conteúdo da mensagem, o assunto ou o destinatário, que o Gmail rapidamente localiza os e-mails relacionados (incluindo alguns anúncios estratégicos).
O problema nessa localização é que, às vezes, o Gmail inclui muito conteúdo e a busca continua difícil de ser feita. Para facilitá-la, você pode usar alguns “filtros” que ajudam a refinar a pesquisa, como “from”, “to”, “is”, “in”, “has”, “after”, “before”.
Para isso, basta digitar, no campo Pesquisar, os itens que deseja, como no exemplo:
To: me, from: nomecliente@meuclientexpto.com.br in:inbox after:2/2/2011
Ele vai procurar na pasta Inbox todos os e-mails enviados para você do cliente com o e-mail acima que entraram depois de 2/2/2011. Você pode utilizar essas opções juntas ou isoladamente. Se não funcionar, a saída é a busca avançada ou olhar e-mail por e-mail.
3. Melhore o recurso de e-mail prioritário. Um recurso legal do Gmail é o e-mail prioritário, que identifica, através do uso (como respostas e leituras) e de alguns sinais, os e-mails que são prioritários e os seleciona para você. Isto permite, por exemplo, que você receba apenas e-mails importantes na Inbox.
Para ajudar o Google nesse processo, marque seus e-mails importantes, clicando na mensagem, na opção Mais e na opção “Marcar como Importante”. Caso a mensagem não seja importante, use o mesmo procedimento, mas clique na opção “Desmarcar como Importante”.
Quanto mais você usar esses recursos, mais foco o Gmail dará aos e-mails realmente significativos.
4. Organize suas mensagens com Marcadores. Você pode categorizar suas mensagens no Gmail através do recurso de marcadores. O Gmail traz alguns por padrão como Travel, Personal, Notes, etc. Você pode criar novos marcadores se desejar ou até modificar os atuais.
Cada marcador pode ter uma cor específica e as mensagens selecionadas podem ser ocultadas da Caixa de Entrada, tornando-se visíveis apenas quando se clicar no respectivo marcador.
No meio de tantas mensagens que as pessoas recebem atualmente, o que garante que um e-mail será lido? Como obter a atenção do destinatário? Como ter sua mensagem transformada em alguma ação de fato? Não há uma fórmula mágica que garanta a leitura, a compreensão e a execução da mensagem, porém algumas práticas ajudam seu e-mail a se destacar no meio da multidão. As dicas a seguir servem para ambientes de trabalho, sem nenhuma técnica específica de marketing de atração ou subliminar. Há apenas estratégias que fazem a diferença na boa redação.
A primeira coisa que você deve levar em conta é o tipo de fonte que utiliza. As fontes não serifadas (ou não desenhadinhas) são as melhores. Utilize sempre fontes como Calibri, Arial, Verdana ou Heveltica. Evite utilizar fontes como Times New Roman, Bell, etc. O corpo do texto também não pode ser menor do que 10 nem maior do que 14. O ideal é a dobradinha fonte Calibri tamanho 11, em fundo branco (nada de usar bonequinhos, fundos de papel de carta ou outra coisa qualquer).
Seja objetivo e conciso no seu texto. E-mail não é áudio nem vídeo, por isso as pessoas não têm muita paciência de ficar lendo cartas de amor nele. Tente limitar sua mensagem a três ou quatro parágrafos no máximo. Se precisar de mais conteúdo que isso, quebre seu e-mail em mensagens específicas ou, melhor ainda, procure ligar para a pessoa ou use o Skype (ou ferramenta similar que sua empresa possa disponibilizar para troca de mensagens ou videoconferência).
Quando estiver redigindo o texto, dê espaço entre os parágrafos e também utilize tópicos numerados para assuntos específicos e bullets (•) para destacar itens. Visualmente, espaços, tópicos e bullets proporcionam uma leitura mais fluente e prazerosa.
Todo e-mail é uma fonte de informação que contém duas partes: o conteúdo e a ação a ser realizada. Existem mensagens que são apenas informativas, sem ações posteriores, e outras que contêm as duas coisas. Em geral, quando precisamos que algo seja feito, temos a tendência a ter pressa na escrita e damos ou só a informação ou só a ação, deixando a pessoa perdida na hora de responder ou fazer. Para evitar isso, coloque sempre na primeira linha o que deve ser feito, por exemplo: AÇÃO – Revisar este texto e enviar para a gráfica; AÇÃO – Revisar planilha de custo e me enviar até 2/11.
E, por último, mas não menos importante, está o assunto da mensagem. Lembra, na época da escola, quando sua professora de redação dizia que o título era a última coisa a ser pensada? Então, assunto de e-mail é igualzinho. Escreva primeiro o e-mail e depois pense numa frase que sintetize seu conteúdo. O erro que as pessoas cometem é escrever assuntos genéricos como: “Vendas”; “Olá”; “Saudade”; “Tá por aí?”, etc. Eu recomendo a inclusão de uma palavra que resuma o assunto, antes do texto do assunto, algo como: [PROJETO XPTO]; [CLIENTE: ABC LTDA]. Isso deixa a mensagem mais organizada e também destaca-se na lista de e-mails.
Além de ter muitos e-mails, as pessoas, para piorar a situação, ainda criam muitas pastas para armazená-los. O problema é que, uma hora depois de isso feito, a pessoa já não sabe mais em que pasta o colocou. Já reparou como isso acontece?
O fato de ter pastas não garante que você saiba organizar seus e-mails, muito pelo contrário. Se você não tiver uma estratégia, infelizmente as pastas, na maior parte das vezes, prejudicam a organização. Eu acredito que, num futuro próximo, os softwares de e-mail terão um recurso para associar tags (estilo Flickr ou delicious.com) a e-mails, mas por ora o recurso de pastas precisa ser bem utilizado.
No livro A Tríade do Tempo, eu recomendo, na fase de Organização da metodologia, uma estratégia para organização de pastas chamada Taxonomia Pessoal, que consiste em ter um mapa, um plano da sua organização em todos os aspectos, seja ela de e-mails, papelada, arquivos, etc. O conceito diz que, se tivermos a mesma “hierarquia de organização” para tudo o que arquivamos na vida, ficará muito mais fácil achar as coisas.
Para criar sua taxonomia, você pode pegar uma folha de papel e desenhar suas “categorias” no formato de um organograma. Por exemplo, você pode ter na categoria Pessoal uma pasta chamada Financeiro e, dentro dela, um nível chamado Contas a Pagar, Contas a Receber e Notas Fiscais. Esse “esquema” pode ser utilizado na suas pastas físicas, no seu e-mail e na sua pasta de arquivos. Fica mais fácil e simples se houver uma estratégia preconcebida.
Crie suas categorias principais com base em “macroassuntos”, tente não ultrapassar o limite de 10 a 12 categorias e detalhe os “microassuntos” (na horizontal) dentro dessas pastas. Aplique no seu Microsoft Outlook ou Gmail e nos seus ambientes.
Revise constantemente suas pastas. Caso uma delas não tenha sido utilizada por mais de cinco anos, delete a pasta ou mova-a para um “arquivo morto”. O Microsoft Outlook vem com um recurso chamado Autoarquivamento, que faz isso automaticamente.
Se você lida com clientes ou projetos, é válido criar uma pasta para cada um deles, separadamente. Isto facilita o arquivamento e agiliza a localização. Porém evite pastas com nomes de pessoas, pois se uma delas sair da empresa ou mudar de área a pasta exigirá um nível maior de manutenção. Dê preferência a pastas com “assuntos” em vez de “pessoas”.