Kapitel 16

Zehn Anzeichen dafür, dass Sie KI in Ihre Arbeit einbinden sollten

IN DIESEM KAPITEL

• Schreibblockaden überwinden
• Entscheidungsfindung beschleunigen
• Ablenkungen minimieren

KI-Tools sind relativ neu am Arbeitsplatz. Vielleicht zögern Sie, etwas einzusetzen, das noch nicht gründlich getestet und erprobt ist. Einige Unternehmen sind auf den Zug aufgesprungen, andere sind skeptisch. Wo stehen Sie?

Sind Sie der Meinung, dass der Einsatz von KI-Tools Ihren Arbeitsablauf verbessern könnte? Oder sind Sie sich nicht sicher, ob es von Vorteil ist, sich die Zeit zu nehmen, um zu lernen, wie man sie einsetzt? Hier sind zehn Anzeichen beschrieben, die darauf hindeuten, dass es an der Zeit ist, den Einsatz von KI-Tools in Ihre Arbeit einzubeziehen. Überlegen Sie, wie viele davon auf Sie zutreffen.

Sie verbringen zu viel Zeit mit sich wiederholenden Aufgaben

Müssen Sie ständig so lästige Aufgaben wie das Formatieren von Dokumenten, das Planen von Besprechungen oder das Ausfüllen von Formularen erledigen? Diese Tätigkeiten sind zwar notwendig, nehmen aber Zeit in Anspruch, die besser für Dinge wie Kundenkontakt oder Problemlösung genutzt werden könnte. Die gute Nachricht ist, dass KI Ihnen helfen kann, diese Aufgaben zu automatisieren.

KI-gestützte Software kann die Textformatierung (ohne menschliches Zutun) problemlos übernehmen und spart Ihnen damit Stunden an Zeit ein. Darüber hinaus können KI-gesteuerte Kalender-Apps Besprechungen auf der Grundlage der Verfügbarkeit der Teilnehmer planen. Sie können Zeitzonen und bevorzugte Besprechungszeiten berücksichtigen und geeignete Orte oder virtuelle Plattformen vorschlagen. Außerdem kann KI Arbeitsabläufe mithilfe von Lösungen zum Ausfüllen von Formularen rationalisieren, was den Prozess beschleunigt und das Risiko menschlicher Fehler ausschließt.

Sie kämpfen mit einer Schreibblockade

Eine Schreibblockade ist ein Problem, mit dem selbst die erfahrensten Schriftsteller zu kämpfen haben. Sie kann sich darin äußern, dass Sie keine Ideen mehr haben, oder dass Sie die eigenen Gedanken nicht adäquat formulieren können. KI-Schreibassistenten sind wertvolle Werkzeuge zur Überwindung dieses Problems. Die Software kann Ihren Text analysieren und Vorschläge unterbreiten. Sie kann Ihnen auch beim Brainstorming von Ideen und Inhalten helfen, wenn Sie nicht weiterkommen.

Für Geschäftsleute können KI-Tools verschiedene Möglichkeiten vorschlagen, ein Thema anzugehen oder sogar Links zu Webartikeln als Vorschläge anbieten. Sie können Ihnen helfen, Ihre Texte zu strukturieren, wenn es schwierig ist, Ihre Gedanken zu ordnen. Darüber hinaus können KI-Schreibassistenten Vorschläge machen, die Ihre Stimme und Ihren Tonfall unterstützen. Diese personalisierte Unterstützung kann Ihnen helfen, wieder ambitioniert zu schreiben.

Sie brauchen Hilfe bei der Beantwortung ständiger Routinefragen

Fühlen Sie sich überlastet, wenn Sie ständig irgendwelche allgemeine Fragen beantworten müssen? Diese Fragen sind für das Kundenengagement oder die allgemeine Informationsweitergabe unerlässlich, erfordern aber viel Zeit und Energie. KI-Chatbots können eine Lösung für dieses Problem sein.

Sie können Chatbots für die Bearbeitung häufig gestellter Fragen (FAQs) trainieren, damit Sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Der Einsatz von Chatbots zur Bearbeitung von FAQs rund um die Uhr stellt sicher, dass kein menschliches Eingreifen erforderlich ist. Tatsächlich können Chatbots Muster in den gestellten Fragen erkennen und sogar Fragen auf der Grundlage des Kontexts vorhersagen, was die Kundeninteraktion effektiver macht.

Sie haben mehr kreative Ideen als Zeit, sie umzusetzen

Es ist wunderbar, wenn Sie viele Ideen haben, aber die Herausforderung besteht darin, die Zeit zu haben, sie umzusetzen. Die Umsetzung einer Idee in tatsächliche Inhalte ist zeitaufwändig. An dieser Stelle kann generative KI (GenKI) hilfreich sein – sie kann Ihre Ideen schnell in Inhaltsentwürfe verwandeln.

GenKI ist darauf ausgelegt, den Kontext zu verstehen und Text auf der Grundlage von Prompts zu erstellen. Wenn Sie eine neue Idee für eine Marketingkampagne haben, können Sie Ihre Idee in ein GenKI-Tool eingeben und innerhalb von Minuten einen brauchbaren Entwurf erhalten. Je nachdem, wie Sie den Prompt formulieren, kann der Entwurf Schlüsselbotschaften, Überschriften und sogar Handlungsaufforderungen (Calls to Action, CTAs) enthalten. Jetzt können Sie Ihre Zeit damit verbringen, Ihrer Arbeit den letzten Schliff zu geben, statt sie zu recherchieren.

In Kapitel 2 finden Sie weitere Informationen zu den Grundlagen von GenKI.

Sie möchten Ihre Marketing-Aufgaben automatisieren

Mithilfe von Software-Tools können Sie alltägliche Marketingaufgaben automatisch ausführen lassen, um Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern. Denken Sie zum Beispiel an die Vorteile für das E-Mail-Marketing. Das Versenden von E-Mails ist eine Voraussetzung, um mit Ihren Kunden in Kontakt zu bleiben. Die Automatisierung hilft Ihnen, E-Mails dann zu versenden, wenn sie am ehesten geöffnet werden. Die Automatisierung kann sogar Folge-E-Mails senden, je nachdem, ob der Benutzer die erste E-Mail geöffnet hat.

Soziale Medien sind ein weiterer Bereich, in dem Sie von der Automatisierung profitieren können. Mit den richtigen KI-Tools können Sie Beiträge auf verschiedenen Plattformen planen und Erwähnungen Ihrer Marke verfolgen. So ist sichergestellt, dass Sie in den sozialen Medien einheitlich präsent sind.

Ihr Job erfordert die Analyse komplexer Daten

Wenn Sie bei Ihrer Arbeit mit vielen komplexen Daten konfrontiert sind, können KI-Tools eine große Hilfe sein. Wenn Sie beispielsweise eine Kalkulationstabelle mit Tausenden von Zeilen und Spalten haben, kann es Stunden oder sogar Tage dauern, bis Sie sie durchschaut haben. Ein KI-Tool kann diese Aufgabe in wenigen Minuten erledigen, was Ihnen eine enorme Zeitersparnis bringt. Da KI gut darin ist, Muster zu erkennen, kann sie auch schnell Trends oder Beziehungen in den Daten identifizieren, die Sie vielleicht übersehen.

KI kann Ihnen auch helfen, die Daten so zu visualisieren, dass sie leicht zu verstehen sind. Viele KI-Tools verfügen über Funktionen, die komplexe Daten in leicht lesbare Grafiken oder Diagramme umwandeln können. Das macht alles einfacher zu verstehen. Und das Beste ist, dass KI-Tools mit der Zeit lernen und sich verbessern.

Sie sind ständig abgelenkt

Bei all den täglichen Unterbrechungen, mit denen wir konfrontiert werden, ist es schwer, sich zu konzentrieren. KI-Tools können Ihnen helfen, sich zu konzentrieren. Der Schlüssel liegt darin, klein anzufangen, mit einem einzigen Tool, zum Beispiel einem Kalender oder einer To-Do-Liste. Analysieren Sie dann, welche Ablenkung Sie am meisten stört, und suchen Sie eine App, die sich auf diesen Bereich spezialisiert. Wenn Sie so weitermachen, können Sie im Laufe der Zeit eine personalisierte Suite von KI-Produktivitäts-Tools aufbauen.

Eine App kann die Planung und Optimierung übernehmen, sodass Sie nur den Vorschläge folgen müssen. Eine KI-Produktivitäts-App kann beispielsweise Ihre To-Do-Liste priorisieren und große Aufgaben in kleinere unterteilen. Da die KI die lästigen Aufgaben erledigt, können Sie sich auf kreativere Arbeiten konzentrieren.

Sie wollen Ihre Karriere zukunftssicher gestalten

Wenn Sie verstehen, wie KI funktioniert, haben Sie bessere Chancen, einen neuen Job zu finden oder Ihren jetzigen zu behalten. Da KI sich wiederholende Aufgaben erledigen und viele Daten analysieren kann, besteht die Gefahr, dass Arbeitsplätze, die diese Art von Aufgaben beinhalten, durch KI eliminiert werden.

Für die Verwaltung dieser KI-Systeme wird jedoch weiterhin Personal benötigt. Genau hier können Sie einen Mehrwert schaffen. Wenn Sie wissen, wie man mit KI arbeitet, können Sie Aufgaben übernehmen, bei denen es weniger wahrscheinlich ist, dass sie automatisiert werden, was Ihren Arbeitsplatz sicherer macht. Außerdem können Sie mit KI-Kenntnissen oft ein höheres Gehalt verhandeln als ohne.

Sie stellen erhebliche Verzögerungen bei der Entscheidungsfindung fest

Wenn Sie sich von all den Informationen, die Sie durchforsten müssen, erschlagen fühlen, ist es eine gute Idee, KI in Ihren Arbeitsablauf zu integrieren. Sie hilft Ihnen, Entscheidungen schneller zu treffen und verbessert die Qualität dieser Entscheidungen.

KI-Tools können Muster, Trends und Dinge erkennen, für die Menschen Stunden oder Tage brauchen würden, um sie zu bemerken. KI kann auch Forschungsarbeiten, Artikel oder Nachrichten lesen und die wichtigsten Punkte zusammenfassen. Darüber hinaus können Sie Ihre Entscheidungsfindung visuell unterstützen, indem Sie die Erkenntnisse auf Dashboards anzeigen.

Sie wollen Ihre Arbeit innovativ gestalten

KI-Tools können Ihnen auf vielfältige Weise helfen, neue Ideen zu entwickeln. Sie können Informationen schnell analysieren und Muster finden, die Sie selbst vielleicht nicht erkennen. Das hilft Ihnen, bessere Entscheidungen darüber zu treffen, was als Nächstes zu tun ist. KI kann Ihnen auch helfen, die Meinungen der Menschen über Ihr Produkt oder Ihre Ideen im Internet zu verstehen. Sie kann Kommentare in den sozialen Medien lesen und analysieren, was Ihnen helfen kann, Ihre Produkte zu verbessern.

Darüber hinaus kann KI Ihnen helfen, schnell Testversionen Ihrer Ideen zu erstellen, sei es für eine neue App oder ein physisches Produkt. Dies beschleunigt den Prozess, Ideen auszuprobieren und iterativ zu verbessern.