Desenvolvendo confiança em sua equipe
Nós já discutimos como a autoconfiança é um elemento fundamental de classe. Nós analisamos formas de desenvolver autoconfiança e autoestima em sua carreira e sua vida pessoal. Mas quando se trata de se tornar inesquecível, o desenvolvimento dessas qualidades é apenas o início. Uma pessoa com verdadeira classe também sabe como inspirar os outros a se aperfeiçoar. Esse é o melhor e mais amplo sentido da expressão “formar uma equipe”.
A exata definição de formação de equipe é um complexo problema filosófico. No dia a dia, contudo, é muito simples. Qualquer um pode ser um formador e líder de uma equipe eficaz. Essa é uma boa notícia, porque sua tarefa é extrair todo o potencial das pessoas a seu redor. Elas precisam encontrar o equilíbrio entre os aspectos sociais, morais e comerciais da formação de equipes, e você pode ajudá-las a atingir esse equilíbrio.
O primeiro passo – e com certeza o mais importante – é estabelecer um bom exemplo. Líderes eficazes agem de acordo com o que falam, e isso naturalmente convida os outros a fazer o mesmo. Então, quando líderes com classe veem mudanças positivas em sua equipe, nunca deixam de recompensar ou cumprimentar todos que conseguem um bom desempenho. Por outro lado, em termos de crítica construtiva, formadores inesquecíveis de equipes são os primeiros a admitir quando estão errados. Nós já discutimos o conceito de enganos enquanto experiências de aprendizado que promovem o progresso. Quando você age de acordo com esse princípio, as pessoas sen-tem-se à vontade para pedir sua ajuda e seu conselho nas situações difíceis.
O QUE É NECESSÁRIO
Competências interpessoais são os elementos mais importantes da formação de equipe, em parte porque muita gente tem dificuldade para lidar com as pessoas à sua volta. Dwight Eisenhower estava certo quando disse que formar equipes é conseguir que os outros façam o que você quer porque acham que é o que eles querem. Com as melhores competências interpessoais, as pessoas vão dar o seu melhor porque estarão fazendo algo por elas mesmas. Além do princípio muito importante de dar o exemplo, diversas qualidades pessoais podem ajudar você a ser uma influência positiva na vida dos outros.
Flexibilidade é, com certeza, uma dessas qualidades. Você costuma se adaptar bem às situações? Você consegue fazer novos planos quando um problema imprevisto pede uma mudança de rumo? Se você precisa de ajuda nessa área, procure fazer planos alternativos, que atendam a desenlaces alternativos, para algo que está tentando pela primeira vez.
A capacidade de decisão também é importante na formação de equipes, e a falta dela pode ser a ruína de muitos líderes e executivos. Não há como formar equipe se você não é capaz de tomar decisões importantes. Infelizmente, muitas decisões importantes são também difíceis. Ninguém mais quer tomá-las. Esteja disposto a tomar atitudes audaciosas da forma que considerar a mais adequada. É claro que, quando fizer isso, não haverá garantias de que todos concordarão que você tomou a decisão correta. Mas saber lidar com isso é característico de uma pessoa de classe.
Outras qualidades de um formador de equipes de classe mundial são:
Pontualidade: desenvolva a reputação de ser pontual e ganhará o respeito de outros profissionais organizados. Principalmente em reuniões, quando os outros chegam no horário, eles esperam que você também não se atrase. Nada é mais frustrante para uma equipe do que estar sempre esperando por um membro atrasado.
Consideração: sempre cumprimente as pessoas com uma saudação pessoal e amistosa. Você terá tempo para fazer isso da forma correta se chegar um pouco mais cedo às reuniões e cumprimentar os outros à medida que chegam.
Deferência: Em sua casa ou seu escritório você é responsável por fazer todos se sentirem confortáveis e produtivos. No território dos outros você deve recuar e permitir-lhes que estabeleçam o tom.
Aparência: quando ocasiões específicas pedirem traje formal de negócios ou roupa à vontade, você deve procurar se adequar. Se for esperado traje formal, vista-o; se está vindo de um canteiro de obras, passe no banheiro para tirar a poeira e se ajeitar.
Atenção: escute duas vezes mais do que fala. Faça três perguntas em uma conversa antes de começar a falar de si mesmo.
Etiqueta: seja uma reunião social ou de trabalho, faça as devidas apresentações antes de começar. Ao final, não saia correndo como se não pudesse esperar – mesmo que não possa!
TREINAMENTO EFICAZ
Como formador de equipe, seu compromisso deve aparecer não só em sua liderança diária, mas também através de programas de treinamento que deem aos membros de sua equipe confiança e técnicas que eles precisam para também se tornarem líderes.
Quanto mais alto você estiver na escada corporativa, mais você deve se envolver na aplicação de programas de treinamento. Se, por exemplo, você for o CEO de sua empresa, sua presença vai garantir que o treinamento seja levado a sério por pessoas que querem subir na empresa.
Quando você começar a desenvolver programas de treinamento e formação de equipes, é importante se concentrar tanto nos valores quanto nas técnicas. Por exemplo, o primeiro valor que você precisa identificar pode ser “o que define a competência para formar equipes?”
Garanta que seu programa de treinamento esteja alinhado com a missão da empresa e sua estratégia de negócios. E considere que seu plano deve ser mais do que uma relação professor-aluno. Treinamento desse tipo não deve acontecer apenas uma vez por ano, durante o fim de semana de integração da empresa. Ele deve fazer parte do dia a dia corporativo. Os membros da equipe devem receber tarefas para desenvolvimento, cursos externos e, para os que estiverem mais alto na escada, reuniões com seus pares internacionais e avaliação completa de suas competências. Isso torna seu programa e sua liderança mais fortes.
TORNAR NOVOS MEMBROS PARTE DA EQUIPE
Os membros da equipe são a espinha dorsal de qualquer empreendimento bem-sucedido. Embora os líderes tomem todas as grandes decisões, os membros da equipe fazem o trabalho necessário à execução do planejamento. Sem bons empregados uma empresa não funciona direito. Infelizmente, muitos empregados esquecem-se do trabalho duro que executaram assim que assumem posições de liderança. É por isso que o treinamento e o desenvolvimento de empregados são essenciais para uma empresa ser bem-sucedida. Quando os funcionários são bem-sucedidos, a empresa compartilha desse sucesso.
Em muitas empresas líderes de mercado, os novos funcionários devem participar de seminários de treinamento imediatamente após sua contratação. Uma grande quantidade de informação precisa ser passada o quanto antes. Um seminário é uma oportunidade de aprender os detalhes sobre como a empresa trabalha. Os novos funcionários também podem aprender o que se espera deles.
Essa orientação é benéfica, mas deveria ser parte de um processo contínuo de integração. Infelizmente, muitas empresas param no início. Ao criar e manter programas de treinamento, um formador de equipe precisa ter duas coisas em mente. O programa precisa ser uma prioridade ao mesmo tempo em que se integra na rotina diária de trabalho. Programas de treinamento de empregados são importantes para fazer os novos contratados saberem como a empresa opera e o que ela espera deles, além de manter os empregados estabelecidos na cadeia de conhecimento e comunicação. Programas eficazes melhoram a comunicação e a compreensão entre indivíduos e departamentos. Contudo, se os formadores de equipes não compreenderem a importância que os programas de treinamento têm para empregados e empresa, esses programas nunca se realizarão plenamente. Dependendo do tamanho da empresa, pode ser boa ideia manter coordenadores de treinamento. Suas responsabilidades devem incluir programação e planejamento de cada fase do programa, para que cada empregado tenha o máximo de benefício.
Empregados que compreendem sua função e o que é esperado deles são mais propensos a gostar de seu trabalho e a ser mais produtivos. Com um programa de treinamento de empregados as empresas podem esperar que aumentem suas vendas e sua produtividade geral.
FORMAÇÃO DE EQUIPE E
GERENCIAMENTO DE TEMPO
As pessoas tendem a mostrar uma atitude contraditória a respeito do gerenciamento de tempo. Elas sabem que é importante – e que pode ser a diferença entre um gerente médio e um alto executivo –, mas ainda assim desperdiçam tempo todos os dias. Como formador de equipe, você pode ajudar seu time a conseguir o máximo de cada minuto implementando os seguintes princípios e técnicas de gerenciamento de tempo:
Uma hora de planejamento pode economizar dez horas de execução. Não comece grandes projetos sem determinar os objetivos, como fará para realizá-los e, o mais importante, os prazos para implementação. Isso irá lhe economizar muito tempo de análise de momento – o que faz o projeto se alongar.
Melhore sua velocidade de leitura. A velocidade média de leitura é de 1.200 caracteres por minuto. A maioria das pessoas tem que ler pelo menos duas horas por dia de trabalho. Um curso de leitura dinâmica pode dobrar sua velocidade de leitura. Isso lhe daria mais uma hora para outras atividades produtivas.
Dedique uma hora por dia a seu desenvolvimento pessoal. Se você dedicar uma hora por dia a uma competência que deseja melhorar, isso significa sete horas por semana (quase um dia inteiro de trabalho) e 365 horas por ano (mais do que duas semanas sem dormir). Assim você pode dominar a competência que escolher.
Aventure-se. Encare as mudanças como desafios e transformações. Dedique-se ao planejamento e à preparação. Explore novos horizontes que aparecerem em sua carreira. Veja tudo isso como uma aventura, não uma obrigação.
Pratique o descontentamento construtivo. Em vez de se agarrar ao status quo, pergunte-se: “Como posso mudar para melhor? De que forma posso mudar a mim mesmo para ajudar minha equipe a melhorar?”
Experimente algo novo todos os dias. Quando as pessoas vão além de sua zona de conforto, elas tendem a construir uma nova zona de conforto o mais depressa possível. Desafie-se a tentar pelo menos uma nova forma de fazer as coisas todos os dias.
Peça opiniões. Peça ideias, sugestões e opiniões sobre como você se ajusta às mudanças. Períodos de mudança são momentos para se construir pontes, não muralhas. Esses são momentos para se estar aberto às opiniões. Assumindo essa atitude, você aponta a mesma direção para sua equipe.
Use uma lista de tarefas, que também se tornará uma lista de tarefas concluídas. Uma lista dessas é tão importante que a discutire-mos em detalhes. Isso parece algo tão simples que chega a ser risível. No entanto, pouca gente possui o nível básico de organização que uma lista de tarefas oferece. A maioria de nós trabalha em mais de uma coisa ao mesmo tempo ou (o que é pior) não está fazendo nada. Comprometa-se com uma coisa: a lista.
Uma das regras mais interessantes do comportamento no trabalho diz:
“O trabalho se expande para preencher o tempo disponível”. Se tiver duas semanas para completar um projeto, você o terminará em duas semanas.
Mas o mesmo projeto pode demorar um mês se você tiver todo esse tempo. Se você puser apenas um item na sua lista de tarefas irá, provavelmente, ocupar seu dia todo para fazê-lo. Se você acrescentar outro item à sua lista diária, é provável que conseguirá fazer as duas coisas. Se tiver seis ou sete coisas na lista, ainda assim poderá conseguir fazê-las todas em um dia. Esse é um grande progresso sobre aquela única tarefa que iria fazer antes.
Lembre-se que gerenciamento de tempo não diz respeito apenas a fazer seu trabalho com mais rapidez, mas também se trata de fazer as coisas corretamente da primeira vez. Então, organize sua lista de acordo com os parâmetros abaixo.
RESPONSABILIDADE COMPARTILHADA
Assim como uma lista de tarefas é ferramenta essencial para a produtividade individual, equipes dentro de uma empresa também podem ter objetivos coletivos e períodos de tempo compartilhados nos quais realizarão esses objetivos. Como formador de equipe, sua tarefa é identificar os objetivos, compreendê-los e ajudar os membros da equipe a fazer o mesmo.
Algumas dicas:
Priorize os objetivos. O primeiro passo é fazer um brainstorm para gerar uma lista de tudo que você espera realizar. Isso pode ser feito com sua equipe e as pessoas que lhe passam os projetos. Depois de gerar essa lista, arrume todas as ideias em categorias – urgente, importante e desnecessária. Agora você pode fazer uma lista numerada de objetivos específicos com tudo que precisa ser feito.
Estabeleça um cronograma de produção com objetivos intermediários. Agora que você tem uma lista do que precisa ser feito, faça um cronograma para que possa atribuir datas às ideias. Objetivos urgentes precisam ser enfrentados logo, então é importante atribuir prazos para esses objetivos. Além disso, ao estabelecer etapas intermediárias para seus objetivos maiores você terá melhores condições de avaliar o progresso e saber se a produção precisa ser alterada para cumprir os prazos. Esses objetivos intermediários também lhe permitem avaliar o desempenho da equipe e determinar quais táticas são eficazes para completar as tarefas.
Discuta os objetivos e o sistema com a equipe. Certifique-se de que todos os membros da equipe compreendem a importância dos objetivos e de seu cronograma de implementação. Estimule os membros da equipe a opinar sobre as melhores formas de se realizar esses objetivos. Finalmente, designe os membros de sua equipe para trabalhar em aspectos específicos dos objetivos maiores e faça-os saber pelo que são responsáveis.
Recompense o sucesso. Estabelecer objetivos é uma das partes mais fáceis de seu trabalho como formador de equipe. Depois é necessário manter sua equipe e você mesmo motivados para realizar as tarefas apesar das constantes mudanças no trabalho. Uma das motivações mais fortes é recompensar cada objetivo alcançado. Não precisa ser algo de valor tangível. O reconhecimento mais eficaz é, frequentemente, um simples bilhete ou e-mail de congratulação. Apenas deixe claro que esse membro da equipe saiba que você valoriza seus esforços.
ESCREVENDO UM PLANO DE DESENVOLVIMENTO PROFISSIONAL
Um documento razoavelmente formal sobre os planos, sonhos e as esperanças dos membros da equipe pode ser bastante útil. Esse Plano de Desenvolvimento Profissional é uma ferramenta excelente para manter os membros da equipe concentrados em seus objetivos.
O primeiro passo é a autoavaliação. Esta deve focar não os objetivos ou cronograma, mas os pontos fortes da pessoa. Os membros da equipe têm que pensar em que são bons! É mais fácil fazer coisas que se ama do que arriscar o desempenho em atividades pelas quais não se tem interesse ou naquelas em que não se é bom. Não se pode esperar que alguém seja bom em tudo. Assim, reconhecer fraquezas é algo válido, mas o melhor é se concentrar em pontos fortes e habilidades.
Encoraje seus membros de equipe a pensar em algo que gostariam de aprender – uma nova competência ou até uma função inteiramente nova. Eles devem pesquisar o que seria necessário para esse aprendizado. Desenvolvimento profissional efetivo só acontece com formação contínua. Os membros podem pesquisar em revistas técnicas, descrições de emprego e guias profissionais. Se um indivíduo está querendo subir na escada corporativa, ele deve se informar sobre o que outras pessoas fizeram para conseguir o mesmo.
O próximo passo é escrever planos e objetivos. Os membros da equipe devem criar uma lista de objetivos que gostariam de cumprir em um ano, cinco anos e ao final da carreira. Esta lista, junto com o Plano de Desenvolvimento Profissional, deve ser guardada em um lugar seguro onde possam ser facilmente encontrados e consultados com regularidade.
Quando a lista de objetivos de longo prazo estiver completa, metas mais imediatas – que possam ser realizadas dentro de um ano – devem ser contempladas. Os membros da equipe devem garantir que pelo menos uma dessas metas mais imediatas os ajudem a alcançar um ou mais objetivos de longo prazo. O Plano de Desenvolvimento Profissional deve ser reavaliado e possivelmente revisado com certa frequência.
LIDANDO COM CONFLITO
Uma das qualidades mais importantes de uma pessoa inesquecível é a capacidade de resolver conflitos. No ambiente de trabalho essa habilidade não é apenas importante, mas essencial. Embora a resolução de conflitos possa ser vista como algo desagradável, ela é, na verdade, um dos aspectos mais recompensadores da formação de equipes.
Quando você tiver que lidar com pessoas na condição de mediador ou supervisor, é muito útil ter em mente as orientações a seguir.
Estabeleça sintonia. Comece deixando o membro da equipe à vontade. Procure reduzir sua ansiedade. Uma forma de conseguir isso
é começar com o reconhecimento sincero, baseado em evidências, de suas qualidades e seus esforços.
Concentre-se na situação. Procure se concentrar na situação e não nas personalidades. Você deve informar ao membro da equipe sobre o que já sabe do problema e dar-lhe uma oportunidade de explicar o que aconteceu. Ao se evitar conclusões apressadas e tentar reduzir a atitude defensiva espera-se que apareçam pontos de vista diferentes e que, assim, a causa do problema possa ser encontrada e tratada.
Tranquilize o membro da equipe e restaure seu desempenho. A pessoa que está passando por problemas precisa saber que isso, por si só, não quer dizer que ela fez algo de errado. Ela precisa saber que conta com seu apoio, ao mesmo tempo em que é tranquilizada quanto ao valor e a importância que tem na equipe.
Quando necessário, remova o membro da equipe da função que desempenha. Às vezes você descobrirá que um membro da equipe não se encaixa, seja em uma tarefa ou na organização como um todo. Quando isso acontecer, terá que avaliar os pontos fortes, interesses e objetivos dessa pessoa. O próximo passo pode ser uma mudança nas atribuições e responsabilidades dela. Em outros casos pode ser interessante para todos que esse funcionário saia da organização.
Desejar se tornar um ser humano inesquecível é mais do que um processo apenas interno. Isso significa interagir e estabelecer conexão com outras pessoas de todas as áreas de sua vida. Significa extrair o melhor delas enquanto procura dar o melhor de si mesmo. Para pessoas com verdadeira classe o sucesso dos outros é tão importante quanto o seu próprio. O propósito deste capítulo foi ressaltar esse ponto, além de fornecer ferramentas e técnicas para colocar essa ideia em ação. O resto é com você!