Kapitel 1:
Aufgaben und Rechtsgrundlagen der Buchführung

Die ‌Buchführung zu verstehen, hilft uns, wirtschaftliche Zusammenhänge besser zu begreifen. In diesem Kapitel wird die ‌doppelte Buchführung, die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sowie die Systematik der Bücher und des Kontenrahmenplans erklärt.

1.1  Die Buchführung hilft, wirtschaftliche Vorgänge zu verstehen

Viele Menschen empfinden die Buchhaltung, auch als Buchführung bekannt, oft als uninteressant und lästig – ein notwendiges Übel, das vom Gesetzgeber gefordert wird. Doch wer die systematische Struktur der Buchführung durchdringt, wird ein tieferes Verständnis für die wirtschaftliche Welt erlangen.

Die Ursprünge der Buchführung gehen bis ins späte 13. Jahrhundert nach Venedig zurück. Dort begannen venezianische Kaufleute, weltweit zu agieren, und benötigten eine Methode, um den Überblick über ihren Warenbestand und ihr Kapital zu behalten. Sie hielten ihre Transaktionen fest – ein Prinzip, das auch heute noch das Fundament der Buchhaltung bildet. Jede Aktion, wie ein Wareneinkauf, erfordert stets zwei Buchungen. Einerseits steigt der Warenbestand, andererseits verringert sich das investierte Kapital.

Die ursprüngliche Idee hinter der Buchführung besteht darin, eine kontrollierende Instanz für das Unternehmen zu schaffen, um sicherzustellen, dass nicht mehr Geld ausgegeben wird, als das Unternehmen besitzt. Dieses Prinzip gilt auch heute noch als Grundlage. Während es leicht ist, den Überblick über persönliche Ausgaben zu behalten, sei es im eigenen Portemonnaie oder auf dem Bankkonto, gestaltet sich dies bei Unternehmen deutlich komplexer. Sie verfügen über materielle und immaterielle Vermögenswerte sowie Eigen- und Fremdkapital. Täglich finden zahlreiche Transaktionen statt, die eine Veränderung des Vermögens und Kapitals bedeuten. Die Dokumentation dieser wirtschaftlichen Vorgänge ermöglicht einen umfassenden Einblick in die wirtschaftliche Gesundheit des Unternehmens. Durch die Verwendung von Zahlen zur Erfassung der wirtschaftlichen Vorgänge wurde eine finanzielle Gewinnberechnung ermöglicht.

Heute ist das Streben nach Gewinn zur Grundhaltung geworden, das im marktwirtschaftlichen System verankert ist. Durch die doppelte Buchführung kann berechnet werden, wie viel Arbeitskraft und Geld die Unternehmung einsetzen muss, um letztlich Profit zu erzielen.

Die Bewertung von Staaten erfolgt anhand des Bruttoinlandsprodukts, das als Indikator für den wirtschaftlichen Wohlstand einer Nation dient. Unternehmen hingegen werden an ihrem Gewinn gemessen, und dieser Faktor beeinflusst den Erfolg. Ein höherer Gewinn führt zu einem positiven Image und einer besseren Reputation.

Unsere wirtschaftliche Struktur zielt darauf ab, stetig Mehrwert zu generieren. Dieser Mehrwert wird in Zahlen ausgedrückt, um eine einfache Vergleichbarkeit zu gewährleisten – und diese Zahlen stammen aus der Buchführung. Der Kapitalismus und die doppelte Buchführung sind eng miteinander verknüpft. Das Streben nach höherem Gewinn bildet das Hauptziel eines Unternehmens. Individuen verfolgen das Prinzip des Kosten-Nutzen-Kalküls, um höhere Positionen anzustreben und dadurch ein besseres Einkommen sowie gesellschaftliche Anerkennung zu erlangen.

Wir haben diese Denkweise internalisiert, und Unternehmen streben danach. Ihre Leistung wird anhand dieser Prinzipien gemessen, und die entsprechenden Zahlen stammen aus einer ordnungsmäßig geführten Buchführung.

Allerdings wird an dieser Stelle angemerkt, dass Faktoren wie Gesundheit, Bildung, Umwelt, Boden, Trinkwasser und Klima weitgehend unberücksichtigt bleiben. Kritiker behaupten, dass die Buchführung oft die Realität nicht adäquat erfasst. Wie können wir immer nach Wachstum streben, wenn die Ressourcen begrenzt sind? Es gibt viele, die sich vom Kapitalismus distanziert haben und nach alternativen Ansätzen suchen. Dies wird zu einer bedeutenden Debatte in unserer zukünftigen Gesellschaft führen. Jeder Einzelne wird darüber nachdenken müssen, welches Lebenskonzept verfolgt werden soll und inwieweit Umweltkosten in die persönliche Buchführung einbezogen werden sollen.

Es ist zwar möglich, die Welt ohne Buchführung zu begreifen, dennoch erleichtert sie das Verständnis für die wirtschaftliche Welt und unsere kapitalistische Gesellschaft erheblich. Die Beherrschung der Buchführung ermöglicht fundierte Entscheidungen, beispielsweise ob eine Unternehmensbewertung anhand von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung sinnvoll ist.

1.2  Die doppelte Buchführung

Jede Handlung, die eine Veränderung des Vermögens oder Kapitals eines Unternehmens zur Folge hat, wird als ‌Geschäftsvorfall oder ‌Geschäftsfall bezeichnet. Diese Handlungen müssen stets durch Belege nachweisbar sein.

Wenn ein Kunde bei einem Unternehmen anruft und sich ein Angebot über Waren schicken lässt, wird bisher noch kein Vermögen oder Kapital verändert. Dies stellt zwar eine Handlung dar, aber noch keinen Geschäftsfall. Wenn das Angebot an den Kunden verschickt, der Kunde die Ware bestellt und das Unternehmen sie ausgeliefert hat, ist jetzt ein Geschäftsfall daraus geworden. Denn das Vermögen hat sich verändert: Im Unternehmen verbleibt weniger Ware als vor der Auslieferung und das Unternehmen fordert die Bezahlung der Rechnung über den Warenwert.

Jeder Geschäftsfall wird zweifach gebucht, nämlich einmal im Soll und einmal im Haben. Soll bedeutet links und Haben bedeutet rechts. Eine genauere Erklärung erfolgt im Abschnitt 4.2 »Vom Geschäftsfall zum Buchungssatz«. Zum Beispiel, wenn wir einen Kredit mithilfe unseres Bankguthabens begleichen, verringert sich sowohl der Kredit als auch unser Bankvermögen. Beide Handlungen werden erfasst.

Wenn ein Unternehmen ein Grundstück erwirbt und dafür einen Kredit aufnimmt, wird dieser Vorgang in der Buchführung sowohl bei der Zunahme der Grundstücke als auch bei der Zunahme des Kredits erfasst.

Ebenso, wenn ein Unternehmen selbst hergestellte Produkte verkauft und der Kunde bar bezahlt, wird dieser Vorgang sowohl bei der Steigerung der Umsatzerlöse durch eigen erzeugte Produkte als auch bei der Steigerung des Bargeldbestandes erfasst.

Doppelte Buchführung bedeutet, dass jeder Geschäftsfall einmal im Soll und einmal im Haben erfasst wird.

1.3  ‌Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung

1.3.1  Gesetzliche Vorschriften

Jede ‌Kauffrau und jeder ‌Kaufmann ist gemäß gesetzlicher Vorgaben verpflichtet, eine sorgfältige und ‌ordnungsmäßige Buchführung zu führen. Die rechtliche Grundlage ist im ‌Handelsgesetzbuch (HGB) verankert.

Die Bezeichnung Kaufmann oder Kauffrau wird im alltäglichen Sprachgebrauch oft anders verwendet, als es der Gesetzgeber definiert, wie in § 1 Absatz 1 HGB präzisiert wird.

Gemäß § 238 Abs. 1 Satz 1 HGB ist jeder Kaufmann dazu verpflichtet, Bücher zu führen in denen seine Handelsgeschäfte sowie die Vermögenslage gemäß den Prinzipien ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich sind. Hierbei sind die folgenden Bestimmungen im Handelsgesetzbuch zu beachten:

• §§ 238 bis 263 HGB: Allgemeine Vorschriften für alle Kaufleute

• §§ 264 bis 289f: Ergänzende Vorschriften für Kapitalgesellschaften und bestimmte Personenhandelsgesellschaften

Im weiteren Verlauf des HGB werden ergänzende Bestimmungen für Konzernabschlüsse, Prüfung und Offenlegung, eingetragene Genossenschaften, Kreditinstitute, Finanzdienstleistungsinstitute, Wertpapierinstitute, Zahlungsinstitute, E-Geld-Institute, Versicherungsunternehmen, Pensionsfonds und ausgewählte Unternehmen des Rohstoffsektors erläutert. Es ist anzunehmen, dass zukünftige gesetzliche Anpassungen in diesen Bereichen vom Gesetzgeber vorgenommen werden. Es empfiehlt sich daher stets, die aktuell gültigen Gesetze zu konsultieren, beispielsweise auf der Website: https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/

Die ergänzenden Vorschriften sind präziser als die allgemeinen Regelungen und müssen entsprechend beachtet werden. Weitere Vorgaben finden sich im Einkommens- und Umsatzsteuergesetz.

In § 241a HGB ist festgelegt, wer von der Buchführungspflicht und der Erstellung eines Inventars befreit ist. Diese Befreiung hängt von der Höhe des Umsatzes und des Jahresüberschusses ab. Sofern die festgelegten Grenzen nicht überschritten werden, genügt eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EUR), die dem Finanzamt vorgelegt wird.

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) werden in § 238 Absatz 1 HGB erwähnt. Viele dieser Prinzipien sind auch für die Erstellung des Jahresabschlusses relevant. Die Einhaltung der GoB ist unabdingbar. Die Buchführung muss so gestaltet sein, dass auch eine sachkundige externe Person die Zahlen erfassen kann. Wenn jedes Unternehmen eigene Buchführungsmethoden nutzen würde, würde dies die Finanzbehörden mehr damit beschäftigen, die Zahlen zu interpretieren, statt sie zu prüfen. Gleiches gilt für potenzielle Investoren oder Kreditgeber, die Zugang zu den Jahresabschlüssen erhalten können. Die GoB wurden mit dem Ziel entwickelt, eine klare und geordnete Buchführung zu ermöglichen, um einen zügigen Überblick zu gewährleisten.

Das HGB gilt für alle deutschen Unternehmen. Kapitalmarktorientierte Unternehmen dürfen bei Konzernabschlüssen auch internationale Bestimmungen anwenden. Für weiterführende Informationen zu internationalen Abschlüssen empfiehlt es sich, die folgenden Quellen zu konsultieren: https://www.drsc.de/ und https://www.ifrs.org/.

1.3.2  Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung als Rechtsnorm

1. Quelle: Gesetz

2. Quelle: Rechtsprechung

3. Quelle: Handelsbrauch

Die grundlegenden Prinzipien, die in der Buchführung Anwendung finden, werden in der sogenannten ersten Quelle, den Gesetzen, wie dem HGB dargelegt. Gesetze bündeln Rechtsvorschriften zu bestimmten Rechtsgebieten.

Die zweite Quelle dient der Weiterentwicklung und detaillierten Ausarbeitung der Gesetze. Hier werden Rechtsprechungen etabliert, die dann allgemeine Gültigkeit erlangen können. Beispielsweise werden Urteile zur Verbuchung von Geschäftsvorfällen gefällt. Als oberste Instanz fungiert der Bundesfinanzhof. Gelegentlich scheinen Gesetze und Rechtsprechungen miteinander in Konflikt zu geraten. In einem fortlaufenden Dialog zwischen Wissenschaft und Praxis werden Detailfragen präzisiert.

Die dritte Quelle sind die etablierten Handelsbräuche. Hierbei handelt es sich um übliche Verhaltensmuster zwischen Kaufleuten, die allgemein anerkannt sind, jedoch nicht explizit im Gesetz verankert wurden.

1.3.3  Grundsätze

Im Gesetz werden überwiegend drei Prinzipien geklärt:

1. Ordnungsmäßige ‌Inventur

2. Ordnungsmäßige ‌Dokumentation

3. Ordnungsmäßige ‌Bilanzierung

Das Prinzip der ordnungsmäßigen ‌Inventur beinhaltet das ‌Belegprinzip, das besagt, dass sämtliche Buchungen auf Belege zurückzuführen sein müssen. Es definiert die Anforderungen an die Erstellung einer Inventur sowie die zulässigen Verfahren.

Die ordnungsmäßige Dokumentation umfasst das ‌Klarheitsprinzip. Dies erfordert eine eindeutige Kennzeichnung der relevanten Konten und eine Erläuterung im Kontenplan. Buchungen werden im Grund- und Hauptbuch vorgenommen (s. Abschnitt 1.4 »Das System von Büchern, Kontenrahmen und Kontenplan«).

Zur ordnungsmäßigen Bilanzierung zählen ‌Prinzipien ‌der Vollständigkeit, ‌der Richtigkeit, ‌der Identität und ‌der Vorsicht. Sämtliche Geschäftsfälle, die Einfluss auf Vermögen und Erfolg haben, müssen erfasst werden, um als vollständig zu gelten. Alle Geschäftsvorfälle sind auf dem richtigen Konto und in korrekter Höhe zu verbuchen. Das Identitätsprinzip verlangt, dass der Anfangsbestand der Konten zum Jahresbeginn mit dem Schlussbestand des Vorjahres übereinstimmt, d.h. identisch ist. Keine Veränderungen an den Konten dürfen zwischen dem Abschluss des Vorjahres und der Eröffnung des neuen Geschäftsjahres vorgenommen werden.

Das ‌Vorsichtsprinzip zählt zu den bedeutendsten Grundsätzen bei der Erstellung des Jahresabschlusses. Es besagt, dass eine vorsichtige Bewertung notwendig ist (§ 252 Absatz 1 Nr. 4 HGB).

Dies bedeutet, dass sämtliche Verluste, unabhängig davon, ob sie realisiert wurden oder nicht, ausgewiesen werden müssen. Nicht realisierte Gewinne hingegen werden nicht erfasst, es sei denn, sie wurden realisiert, d.h. durch Umsätze realisiert. Dies führt bewusst zu einer gewissen Ungleichheit: Gewinne werden eher vorsichtig niedrig und Verluste eher vorsichtig hoch ausgewiesen. Dies wird auch als Imparitätsprinzip bezeichnet.

1.4  Das System von Büchern, Kontenrahmen und Kontenplan

Die Buchführung besteht aus verschiedenen Büchern: Grundbuch, Hauptbuch und Nebenbücher.

Das ‌Grundbuch, auch als Journal bezeichnet, erfasst sämtliche Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge.

Das ‌Hauptbuch verzeichnet dieselben Geschäftsvorfälle wie im Grundbuch, jedoch werden sie nach Sachkonten erfasst. Angenommen es wurden Rohstoffe eingekauft und per Banküberweisung bezahlt, so würde dieser Vorgang im Grundbuch mit Datum des Rohstoffkaufs erfasst und im Hauptbuch unter den Konten »Rohstoffe« und »Bank«.

Die ‌Sachkonten werden in sogenannte ‌T-Konten geführt. T-Konto heißt das Konto, weil die beiden Striche, die das Konto darstellen, wie ein T aussehen. Das ist auch die einzige Erklärung. In dem obigen Beispiel gibt es ein Rohstoffkonto und ein Bankkonto.

Je nach Unternehmensgröße und Rechtsform sind ‌Nebenbücher erforderlich. Ein Anlagenbuch könnte erforderlich sein, um Zugänge und Abgänge des Anlagevermögens unter Berücksichtigung der Abschreibungen zu dokumentieren. Nebenbücher bieten detailliertere Informationen im Vergleich zum Hauptbuch. Wenn das Unternehmen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt, ist ein Nebenbuch für die Lohn- und Gehaltsbuchung erforderlich.

Der ‌Kontenrahmen dient als branchenspezifisches Verzeichnis zur Orientierung. Eine ungeordnete Aufzeichnung im Grund- und Hauptbuch kann schon bei wenigen Konten zur Unübersichtlichkeit führen und benötigt viel Zeit. Die Verwendung eines systematischen Kontenrahmens erleichtert das Auffinden der Konten während der Buchung und ermöglicht Dritten, wie neuen Mitarbeitern oder Gläubigern, eine bessere Einsicht.

Der ‌Kontenrahmenplan für die Industrie folgt der Einteilung in Kontenklassen. Konten des Anlagevermögens erhalten Nummern von 0 bis 1, Konten des Umlaufvermögens 2, Eigenkapital und Rückstellungen 3 usw. Zuerst werden die Aktiva und Passiva aus der Bilanz aufgeführt. Die Reihenfolge entspricht der Bilanz und wird durchnummeriert. Die Begrifflichkeiten werden im Abschnitt 2.3 »Aufbau einer Bilanz« näher erläutert.

Der ‌Kontenplan ist die individuelle Anpassung des Kontenrahmenplans für das jeweilige Unternehmen. Jedes Unternehmen hat eigene Besonderheiten, die sich in den Konten widerspiegeln. Falls das Unternehmen verschiedene Bankkonten besitzt, die getrennt voneinander gebucht werden, erhalten diese jeweils eigene Konten mit individuellen Nummern. Der Kontenplan ist eine sortierte Liste, die Konten nach Anlage- und Umlaufvermögen sowie Erfolgs- und Aufwandskonten ordnet. Die grundlegende Systematik des Kontenrahmens wird beibehalten, um externe, brancheninterne Vergleiche zu ermöglichen.

Eine eindeutige Nummerierung der Hauptbuchkonten ist unerlässlich und wird im Kontenplan festgehalten. Diese Nummerierung sollte im Sinne des Stetigkeitsgebots nicht verändert werden.

1.5  Trotz DV-gestützter Buchführung die Grundlagen verstehen

Heutzutage wird in Unternehmen für die Buchführung spezialisierte Software eingesetzt. Diese Software erleichtert die Erfassung von Buchungen im Grund- und Hauptbuch erheblich. Bei einem Geschäftsfall müssen lediglich die betreffenden Konten mit dem entsprechenden Betrag eingegeben werden, woraufhin die Buchung automatisch sowohl im Grund- als auch im Hauptbuch erfolgt.

Die naheliegende Frage ist jedoch, warum der Weg überhaupt noch manuell gegangen wird. Prognosen deuten darauf hin, dass künstliche Intelligenz (KI) wahrscheinlich in absehbarer Zukunft solche Buchungen effizienter erledigen kann als Menschen. Immerhin kann sich ein Zahlendreher bei manuellen Eingaben leicht einschleichen, was dazu führen kann, dass der Betrag versehentlich auf einem völlig anderen Konto gebucht wird.

Wie in Abschnitt 1.1 bereits erwähnt, ist es wichtig, die Grundlagen zu verstehen, um die wirtschaftlichen Vorgänge nachvollziehen zu können. Bis KI jedoch ein Niveau erreicht, auf dem sie Buchhalter in vielen Aspekten übertreffen kann, werden manuelle Eingaben weiterhin erfolgreich funktionieren – solange, bis ein Fehler auftritt. In solchen Fällen beginnt die mühsame Suche nach dem Fehler, die mitunter dem sprichwörtlichen Suchen der Nadel im Heuhaufen ähnelt. Wenn die Person, die den Fehler sucht, die Grundprinzipien der Buchführung und der Kontenstruktur nicht verstanden hat, gestaltet sich die Fehlersuche nahezu unmöglich.

Besonders bei komplexen Geschäftsvorfällen ist es umso bedeutsamer, dass die buchende Person auch wirklich versteht, was sie tut. Die derzeit verfügbare Software automatisiert zwar Prozesse, doch die korrekte Eingabe muss nach wie vor von der kompetenten Person vorgenommen werden.

Überprüfen Sie Ihr Wissen zu diesem Kapitel:

https://learningapps.org/watch?v=pttdoesrn24