1    Einführung

In diesem Kapitel erfahren Sie einiges über die Entstehung dieses Buches und lernen die Autoren kennen. Im Weiteren wird ein erster Überblick über das Werkzeug Project in den Varianten »Stand-Alone«, Project Server und Project Online bereitgestellt. Und natürlich stellen wir Ihnen die Beispielstory für dieses Buch vor.

Wozu wird überhaupt ein Projektmanagement-Werkzeug benötigt? Schließlich basiert die Kunst der erfolgreichen Projektrealisierung nicht allein auf dem Erstellen von Balkendiagrammen am Rechner und dem kreativen Zuordnen von Projektressourcen zu Vorgängen.

Wenn man die großen Projekte aus der Vergangenheit betrachtet, von den Pyramiden bis zum Panamakanal, vom Petersdom bis zum Eiffelturm, dann stellt man fest, dass all diese Vorhaben tatsächlich ohne ein IT-gestütztes Projektwerkzeug, ja tatsächlich sogar ohne Microsoft Project erfolgreich umgesetzt wurden. Wie kann das sein? Wie war das möglich? Für einen Erklärungsversuch schauen wir uns zwei historische Projekte aus deutschen Landen an (siehe Abbildung 1.1):

Zwei historische Projekte auf einem Blick

Abbildung 1.1    Zwei historische Projekte auf einem Blick

Beide Vorhaben konnten seinerzeit in einem deutlich großzügiger bemessenen Zeitrahmen realisiert werden. Beim Kölner Dom waren dies im Zeitraum des ersten Bauabschnitts immerhin ca. 300 Jahre. Bei der Hohenzollernbrücke dauerte der Bau immerhin noch ca. vier lange Jahre. In der Vergangenheit war der Begriff »Zeit« einfach großzügiger definiert als heute, und die Arbeitskräfte standen in großer Zahl und »kostengünstiger« zur Verfügung. Hinzu kam, dass viele Aufgaben lange nicht so arbeitsteilig definiert waren.

Erwähnenswert ist noch ein Projekt aus neuerer Zeit, welches auf dem Bild gerade über die alte Hohenzollernbrücke fährt: der ICE 3, ein Sinnbild moderner Eisenbahntechnik. Dieser hätte möglicherweise ohne eine DV-gestützte Projektmanagement-Software nicht entwickelt werden können, da die Anforderungen an Zeit, Qualität und Kosten deutlich anspruchsvoller kalkuliert und die Komponenten deutlich kleinteiliger sind. Hinzu kommt, dass eine erfolgreiche Projektdurchführung in Zeit und Budget auch unter Wettbewerbsaspekten nicht zu unterschätzen ist. Dauert das Projekt einfach zu lang und erhöht sich das Budget ungeplant, so kann sich das Projektergebnis später auch nur schwerlich am Markt behaupten. Daher ist heute nur schwer vorstellbar, dass Projekte ab einer gewissen Größenordnung ohne Einsatz eines IT-gestützten Planungswerkzeugs zum Erfolg geführt werden können.

Welche Funktionen muss ein Werkzeug entsprechend der heutigen Anforderungen bereitstellen? Die folgende Übersicht bietet, stark vereinfacht, eine kleine Auswahl von beispielhaften Anforderungen aus den operativen Projektphasen:

Können diese Anforderungen überhaupt mit Microsoft Project abgebildet werden, handelt es sich hierbei doch, umgangssprachlich ausgedrückt, um ein einfaches »Balkenschubserprogramm«?

Nun hat sich Microsoft Project im Laufe der letzten Jahre umfangreich weiterentwickelt, und der Funktionsumfang wächst von Version zu Version weiter. Und gerade durch den Einsatz von Project in einer Client-Server-Variante als Project Server oder über Project Online bieten sich diverse neue Anwendungsszenarien für eine komplexe Projektorganisation im Gesamtkontext eines wirklichen Projektportfoliomanagements. Im Gegensatz zu vielen Produkten von Drittanbietern lässt sich das Produkt aus dem Hause Microsoft umfangreich und sehr flexibel anpassen und erweitern. So sind Project und natürlich auch der Project Server oder Project Online nicht als Nischenprodukt, sondern als weitverbreitete Standardwerkzeuge im branchenübergreifenden Einsatz zu finden.

Das vorliegende Buch versucht nun, Ihnen als Leser einen möglichst umfangreichen Einblick in die Anwendung Microsoft Project als lokales Werkzeug und natürlich auch im vernetzten Einsatz in Anbindung an den Microsoft Project Server oder Project Online zu geben.

1.1    Ausgangslage und Entstehung dieses Buches

Circa im Jahr 2007 formulierte der Verlag Galileo Press, heute Rheinwerk Verlag, aus Bonn das Ziel, auch ein Buch über Microsoft Project und Microsoft Project Server zu veröffentlichen. Nur woher bekommt man den geeigneten Autor für solch komplexe Themen? Zeitgemäß startete die Suche u.a. über XING. Gefunden wurde der mögliche Autor Jürgen Rosenstock. Aufgrund der Umfänglichkeit von Project und Project Server wurde gleich am Anfang diskutiert, das Buch idealerweise von einem Autorenteam schreiben zu lassen. Dadurch ließen sich alle Themen rund um Project, u.a. die verschiedenen Anwendungsbereiche, die Implementierung und Administration, noch tiefer gehend beschreiben. Auch die dritte Auflage dieses Buches wurde von einem Autorenteam geschrieben.

Aber von Anfang an:

Jürgen Rosenstock beschäftigt sich seit Ende der 1980er-Jahre mit dem Thema Microsoft Project. Anfang der 1990er-Jahre als Freiberufler aktiv in Beratung und Schulungen rund um Microsoft Project tätig, gründete er 1996 gemeinsam mit zwei Partnern das Unternehmen SOLVIN. Heute berät die SOLVIN GmbH als Beratungsunternehmen ihre Kunden rund um das Projekt- und Portfoliomanagement. Für die Anwendung von Methoden und Prozessen setzt SOLVIN auf die Werkzeuge Project und SharePoint. Seit Anfang der 2000er-Jahre ist SOLVIN Microsoft-Partner, seit 2006 auch zertifiziert als Gold-Partner für Projekt- und Portfoliomanagement für erfolgreiche und vor allem nachhaltige Implementierungen von Microsoft Project und Microsoft Project Server in vielen namhaften deutschen und internationalen Unternehmen.

Wie bereits erwähnt, war bereits am Anfang deutlich, dass ein Buch über Project nur schwerlich von einer einzelnen Person geschrieben werden kann. Zu umfangreich sind die verschiedensten Themenbereiche, die sich mit Project beschäftigen. Schließlich soll es bei dem Buch nicht nur um die Anwendung von Microsoft Project und Microsoft Project Server gehen. Zusätzlich sollen neben Grundlagen zur Anwendung auch die Einführung des Systems sowie die Themen Installation und Anpassung umfassend und praxisnah behandelt werden.

So entstand die Idee, die Kollegen von Jürgen Rosenstock aus dem Consulting-Team der SOLVIN GmbH mit in das Buchprojekt einzubinden. So war es möglich, für jeden Themenbereich des Buches einen verantwortlichen und erfahrenen Spezialisten auszuwählen. Die an diesem Buch beteiligten Koautoren werden im folgenden Abschnitt vorgestellt.

In Absprache mit dem Verlag entschied man sich, kein Buch über Microsoft Project in der Version 2007 zu schreiben, sondern sich auf die kommende Version Microsoft Project Server 2010 zu konzentrieren. So entstand das seinerzeit seiten- und vielleicht auch inhaltsstärkste Buch über Microsoft Project und Microsoft Project Server in deutscher Sprache.

Im Jahr 2011 zeichnete sich die neue Version von Microsoft Project und Microsoft Project Server mit der Nummer »2013« ab. Auf Basis des Erfolgs des ersten Buches haben Verlag und Autoren ohne langes Überlegen mit dem neuen Buch begonnen, welches im Jahr 2013 erschien.

Sowohl bei Project 2010 als auch bei Project 2013 kam es dem Autorenteam zugute, dass durch die enge Zusammenarbeit mit Microsoft viele Funktionen sehr zeitig bereitgestellt wurden. Gleiches gilt auch für das aktuelle Project 2016. So konnten bereits im Jahr 2014 und 2015 erste Erfahrungen zur »damals kommenden« Version gesammelt werden. Und nach den ersten auch offiziellen Informationen über Project 2016 konnten erste umfangreiche Evaluierungen mit bestehenden Project-Kunden den Erfahrungshorizont der Autoren erweitern. Die vielfältigen fachlichen und beruflichen Erfahrungen der Autoren kommen Ihnen beim Lesen dieses Buches hoffentlich zugute.