2.5    Idee und Positionierung von Microsoft Project und Project Online

Die Idee hinter Microsoft Project ist kurz definiert: Mit einem einfach zu bedienenden Werkzeug sollen ohne viel Aufwand Projekte geplant und gesteuert werden können. Der Einsatz des Microsoft Project Servers oder alternativ Project Online ist hier etwas umfangreicher zu beschreiben:

• Alle Projekt- und Ressourcendaten werden in einer zentralen Datenbank verwaltet und bereitgestellt.
• Über einfache webbasierte Sichten können alle Projektbeteiligten auf diese Daten rechte- und rollenabhängig zugreifen.
• Das System kann iterativ eingeführt werden und lässt sich bereits mit Bordmitteln einfach anpassen und erweitern.

Für das vernetzte Projekt- und Ressourcenmanagement wird am Markt eine Vielzahl von verschiedensten Werkzeugen mit unterschiedlichsten Ausprägungen angeboten. Grundsätzlich lassen sich die Werkzeuge in drei Kategorien aufteilen:

Abbildung 2.6    Positionierung des Project Servers und Project Online im Wettbewerb mit anderen Produkten

Im Folgenden werden die drei Varianten vorgestellt:

• Variante 1 Variante 1 beschreibt im Großen und Ganzen alle am Markt verfügbaren Projektmanagement-Lösungen außer Project Server und Project Online sowie den SAP-Projektmanagement-Komponenten. Diese Werkzeuge verfügen über einen sehr hohen Grad an Funktionalitäten, bieten feinstes Terminmanagement, eine umfangreiche Ressourcenabstimmung und produktabhängig eine komplette Faktura und Prozessabbildung. Sie werden in der Regel direkt vom Hersteller angeboten, implementiert und angepasst. Sollte ein Werkzeug aus dieser Variante zu 100 % Ihre Anforderungen treffen, so könnte eine Implementierung durchaus sinnvoll sein.
  Mögliche Nachteile können sein: Da die Lösung direkt vom Hersteller implementiert wird, werden auch Anpassungen ausschließlich durch ihn vorgenommen. So kann sich eine gewisse Abhängigkeit vom Hersteller ergeben. Dieser ist oftmals mehr an der Weiterentwicklung seines Produkts und weniger an Anpassungen interessiert. Auch im Rahmen der Preisgestaltung für Beratung und Anpassungen kann es durch nicht vorhandenen oder sehr überschaubaren Wettbewerb Nachteile geben. Dies sind natürlich nur Annahmen, welche jedoch bei einer Werkzeugrecherche berücksichtigt werden sollten.
• Variante 2 Variante 2 beschreibt Projektmanagement-Werkzeuge, welche über SAP bereitgestellt werden. Diese sind optimal in das Gesamtpaket SAP eingebettet und bieten einen großen Funktionsumfang. Kritisch wird oftmals der Aufwand für Anpassungen sowie die Komplexität und die aufwendige Handhabung angemerkt. Durch die umfangreiche Einbettung in Prozesse lassen sich Projekte, Ressourcenmanagement, Szenarien etc. nicht »mal eben« realisieren, sondern es sind umfassende Anpassungen nötig. Diese Aussage kann nicht verallgemeinert werden, sollte jedoch ebenfalls bei der Recherche berücksichtigt werden.
• Variante 3 Die 3. Variante beschreibt Project Server oder alternativ Project Online. Die Meinungen über dieses Produkt gehen weit auseinander. Die eine Seite kritisiert den zu hohen Funktionsumfang und die unübersichtlichen Automatismen, die andere Seite wiederum bemängelt zu wenig Funktionalitäten und Prozessabbildungen. Die Ursachen hierfür liegen oft in der nicht ausreichenden Ausrichtung von Project Server und Project Online an die tatsächlichen Erfordernisse. Project Server, Project Online und vor allem der Client Microsoft Project werden oft »mal eben so nebenbei« installiert und gleich für die Anwendung freigegeben. Project Server und Project Online können, müssen aber nicht zwingend sofort angepasst werden. Sie eignen sich durchaus für eine iterative Einführung, im ersten Schritt z.B. für die einfache Datenkonsolidierung von lokalen Plänen auf einer zentralen Instanz. Weitere Anpassungen können Schritt für Schritt, bedarfsgerecht und oftmals auf Basis von Office-Techniken sowie Microsoft Visual Studio angepasst werden, wobei die Anpassungsmöglichkeiten bei Project Server grundsätzlich größer bzw. einfacher umzusetzen sind als bei Project Online. Am Markt existiert eine Vielzahl von Implementierungs- und Lösungspartnern. Auch diese Punkte sollten im Vergleich mit den beiden ersten Varianten berücksichtigt werden.

Zusammenfassend können folgende Argumente, je nach Anforderung, für die Implementierung eines Microsoft Project Servers sprechen:

• Transparenz Alle Projekt- und Ressourcendaten können per Browser, Microsoft Excel, Microsoft Reporting Services, Power BI etc. für alle Projektbeteiligten bereitgestellt werden.
• Know-how in der Bedienung weitverbreitet Grundkenntnisse in Project sind weitverbreitet, Seminare und Literatur werden in unzähligen Varianten angeboten. Das Unternehmen, das einen Project Server oder Project Online einsetzt, hat selbst die Möglichkeit, die offene Architektur an die eigenen Erfordernisse anzupassen.
• Beliebige Skalierbarkeit Der Project Server basiert auf Microsoft SharePoint Server und dem Microsoft SQL Server und kann so wie diese auch nahezu beliebig skaliert werden. Anwenderzahlen im höheren vier- bis fünfstelligen Bereich sind erfolgreich in vielen großen Unternehmen bereits realisiert. Project Online kann entsprechend der Cloud-Kapazitäten ebenfalls beliebig skaliert werden.
• Einbettung in SharePoint Durch die Einbettung in SharePoint sind eine Vielzahl von Individualisierungen für verschiedenste Projektorganisationen und Branchen möglich. Prozesse nach PMI, Prince2 etc., projektbegleitendes Kommunikationsmanagement, Informationsmanagement sowie die Verwaltung von projektbegleitenden Informationen können beliebig realisiert werden.

Der einfachste Mehrwert des Einsatzes von Project Server und Project Online wird in Abbildung 2.7 dargestellt. Durch die Nutzung von Microsoft Project quasi als Office-Werkzeug werden Pläne einfach nur zentral auf einem Project Server oder Project Online anstatt wie bisher lokal gespeichert. Durch eine einfache Veröffentlichung des Plans können so alle relevanten Projekt- und Ressourceninformationen rechteabhängig per Browser bereitgestellt werden. Die Projekt- und Ressourcendaten können so per Standardschnittstelle nach Microsoft Excel oder erweitert über die Microsoft Reporting Services, Power BI oder Microsoft Excel Services für Auswertungen herangezogen werden. Solch ein Grundsystem kann bereits mit überschaubarem Aufwand eingeführt werden.

Abbildung 2.7    Projektübersicht mit Microsoft Project Web App