3.8    Vorgehensmodell für die Einführung von Projektmanagement-Werkzeugen

Wenn Sie die Roadmap für Ihr Unternehmen festgelegt und sich für Microsoft Project Server oder Microsoft Project Online entschieden haben, müssen Sie noch überlegen, wie Sie dieses System als zentrales Projektmanagement-Werkzeug in Ihre Organisation einführen. Hierfür gibt es auf Microsoft Project Server bzw. Microsoft Project Online spezialisierte Anbieter, die auf Basis ihrer Erfahrungen Vorgehensmodelle entwickelt haben. So schlägt auch Ida Burchhardt vor, ein erprobtes Vorgehensmodell aus ihrer Beratungspraxis zu nutzen (siehe Abbildung 3.4).

Abbildung 3.4    Vorgehensmodell zur Einführung von Microsoft Project Server 2016 oder Microsoft Project Online

Dieses Vorgehensmodell zeichnet sich auf der einen Seite durch eine klare Struktur mit aufbauenden Phasen und eindeutigen Meilensteinen aus. Auf der anderen Seite berücksichtigt es jedoch auch die Möglichkeit des iterativen Vorgehens. So durchläuft hier jede Iteration das Vorgehensmodell von der Phase »Define« bis zum »Roll Out« mit der Option eines »Assess & Refine« am Ende. Vor der ersten Iteration steht die Phase »Vision«, in der mit der Roadmap als zentrales Instrument eine Gesamtstrategie für den Systemaufbau und -ausbau definiert wird.

Im Folgenden erläutern wir Ihnen die Phasen kurz:

• Phase 1: »Vision« – Erarbeitung einer Einführungsstrategie
  Vor der ersten Iteration erarbeiten Sie eine generelle Einführungsstrategie, wie oben skizziert.
• Phase 2: »Define« – Anforderungsprofil und »rapid prototype«
  In dieser Phase erarbeiten Sie die Anforderungen Ihrer Organisation an ein zukünftiges Microsoft-Project-Server-Pilotsystem in Workshops und setzen diese in einen »rapid prototype« um
• Phase 3: »Design« – Prototyping
  Aufbauend auf den Ergebnissen der Phase »Define«, wird der Prototyp agil weiterentwickelt, bis das System für einen (produktiven) Pilotbetrieb freigegeben werden kann. Abschließend wird das Gesamtsystem in einer Systembeschreibung dokumentiert.
• Phase 4: »Pilot«
  Nach Produktivsetzung des freigegebenen Systems muss sich dieses mit ausgewählten Projekten bzw. Projektgruppen in einer Pilotphase bewähren. Am Ende dieser Phase werden anhand der Erfahrungen der Pilotgruppe Verbesserungen in der Systemkonfiguration identifiziert und umgesetzt.
• Phase 5: »Roll Out«
  In der Phase »Roll Out« wird der Microsoft Project Server bzw. Microsoft Project Online für alle betroffenen Bereiche des Unternehmens in Betrieb genommen.
• Phase 6: »Assess & Refine«
  Nach der ersten Betriebsphase für den entsprechend erweiterten Nutzerkreis werden gegebenenfalls erforderliche Nacharbeiten umgesetzt sowie Dokumente wie Verantwortlichkeiten »in die Linie« übergeben. Außerdem kann in dieser Phase das nächste Projekt entlang der Roadmap vorbereitet werden, sofern Sie Pausen zwischen den Iterationen vorsehen. Diese Phase kann optional bei mehreren unterbrechungsfrei hintereinander umgesetzten Iterationen auch als einzelne Projektabschlussphase im Anschluss an alle Iterationen durchgeführt werden.