5.9 Puffer und kritischer Pfad
Reiner Sonnenschein hat sich im vorherigen Kapitel mit dem Thema Vorgangsverknüpfungen beschäftigt. Neben den rein logischen Gedanken zur Anwendung von Vorgangsverknüpfungen bei der Darstellung von Abhängigkeiten sollten aber auch die Begrifflichkeiten Puffer und kritischer Pfad berücksichtigt werden. Im Folgenden werden sie kurz vorgestellt.
5.9.1 Puffer
Die Pufferzeit ist ein zeitlicher »Spielraum« eines Vorgangs oder Meilensteins vor einem vorgegebenen Endtermin. Reiner Sonnenschein plant in seinem Projekt z.B. mehrere Vorgänge parallel. Diese Vorgänge haben eine unterschiedliche Dauer. Der Vorgang »Rollbahnen anlegen« benötigt 2 Monate für die Fertigstellung. Die Vorgänge »Start- und Landebahn anlegen« benötigen 4 Monate, »Vorfeld anlegen« und »Rollgassen anlegen« benötigen maximal nur 3 Monate. Alle Vorgänge beginnen zum gleichen Zeitpunkt und müssen spätestens abgeschlossen sein, wenn der nachfolgende Meilenstein »Fertigstellung Flachbauten« beginnt. So könnten die kürzeren Vorgänge also auch eine Woche länger dauern oder eine Woche später anfangen, ohne den nachfolgenden Meilenstein zu gefährden (siehe Abbildung 5.24). Der Spielraum, über den die kürzeren Vorgänge hier verfügen, nennt sich Puffer. Der Puffer nennt sich in der Programmsprache von Microsoft Project Freie Pufferzeit.
Abbildung 5.24 Darstellung von kritischen Vorgängen und Vorgängen mit Puffer
In Project stehen weitere Felder für die Informationen zum Vorgangspuffer bereit:
- Freie Pufferzeit: Die im Project-Plan dargestellte Freie Pufferzeit bezeichnet die Zeitspanne, um die sich ein Vorgang verschieben kann, ohne dass dies zu einer Verzögerung des direkt nachfolgenden Vorgangs führt.
- Gesamte Pufferzeit: Dieses Feld gibt an, um wie viel sich der Vorgang verschieben lässt, ohne das Projektende zu gefährden. Der Puffer gilt also vorgangsübergreifend unabhängig vom direkt nachfolgenden Vorgang.
Für die Darstellung des Puffers können die jeweiligen Datenspalten Freie Pufferzeit und Gesamte Pufferzeit in die aktuelle Vorgangstabelle eingeblendet werden. Hierfür klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf, auf dessen linker Seite Sie die Spalte einfügen wollen (siehe Abbildung 5.25).
Abbildung 5.25 Kontextmenü für das Einfügen von Spalten
In dem dann erscheinenden Auswahlfeld geben Sie den gewünschten Feldnamen an und bestätigen die Auswahl mit (¢) (siehe Abbildung 5.26).
Abbildung 5.26 Auswahl des Feldnamens für die einzufügende Spalte
Einfacher ist jedoch der Wechsel der Anzeigetabelle über Ansicht • Tabelle: Berechnete Termine. In den letzten beiden Spalten werden die Werte Gesamter Puffer und freier Puffer angezeigt. Zusätzlich werden die Datumsfelder Spätester Anfang und Spätestes Ende angezeigt.
Ausblenden des Puffers
Manchmal mag es auch sinnvoll sein, den Puffer im Projekt auszublenden, um den Projektfortschritt nicht zu sehr zu gefährden: »Man hat ja bei dem Puffer noch so viel Zeit …« Rein theoretisch und vielleicht auch sehr selten kann das Bewusstsein über vorhandenen Puffer bei den Projektmitarbeitern zu einer zu entspannten Einstellung zum Projekt führen. Dies kann durchaus ein Risiko darstellen, da der Puffer in der Regel kurz vor Projektabschluss durch diverse Verzögerungen oft wieder verbraucht wird.
5.9.2 Kritischer Pfad
Durch die Verknüpfung von Vorgängen kann sich, wie eben beschrieben, durch verfügbare Zeitfenster der oben beschriebene Puffer ergeben. Sind Vorgänge dagegen so verknüpft, dass sich zwischen Vorgängern und Nachfolgern kein Puffer befindet, spricht man vom kritischen Pfad (siehe Abbildung 5.27). Vorgänge, die keinen Puffer haben, werden als kritisch bezeichnet.
Abbildung 5.27 Direkt verknüpfte Vorgänge im kritischen Pfad
Verlängert sich nur ein Vorgang im kritischen Pfad, so hat dies unmittelbare Auswirkung auf alle nachfolgenden Vorgänge. Dieser kritische Pfad kann in Project in zwei Varianten genutzt werden:
- Kritischer Pfad für das Gesamtprojekt: Der kritische Pfad verläuft durch das gesamte Projekt und berücksichtigt alle in einer Reihe direkt und indirekt (unterhalb von Sammelvorgängen) verknüpften Vorgänge.
- Kritischer Pfad für Teilprojekte/Phasen: Im Projektplan können mehrere kritische Pfade dargestellt werden. Möchte Reiner Sonnenschein z.B. für einzelne Module seines Projektplans den kritischen Pfad darstellen, obwohl das gesamte Projekt nicht kritisch ist, so kann er diese separate Darstellung wie folgt einstellen: Wählen Sie im Menübandbereich Datei den Unterpunkt Optionen aus. Es öffnet sich der Dialog Project-Optionen. Hier wiederum wählen Sie den Unterbereich Erweitert. Aktivieren Sie nun unten den vorletzten Auswahlpunkt Mehrere kritische Wege berechnen (siehe Abbildung 5.28).
Größere Projekte brauchen größere Puffer
Ein Vorgang wird als kritisch angezeigt, sobald sein Puffer gleich 0 ist. Bei größeren Projekten, die über mehrere Wochen oder Monate laufen, sollten Sie sich den kritischen Pfad jedoch schon anzeigen lassen, wenn die Puffergröße bereits ein bestimmtes Maß unterschreitet, z.B. 1 Woche. Die Einstellung für die Sensibilität des Puffers können Sie im oben vorgestellten Dialog Project-Optionen • Erweitert ganz unten unter Vorgänge sind kritisch, falls Puffer kleiner oder gleich ändern (siehe Abbildung 5.28).
Abbildung 5.28 Einstellungen von Optionen für den kritischen Pfad und die Toleranz des kritischen Pfades